Jak napisać profesjonalny list i zrobić trwałe wrażenie
Opublikowany: 2023-02-14
Prawdopodobnie nadejdzie czas w Twojej karierze, kiedy będziesz musiał napisać list zawodowy - czy ubiegać się o pracę, poprosić o przysługę, a nawet grzecznie zrezygnować. Napisanie profesjonalnego listu może początkowo wydawać się trudnym zadaniem. Być może zadajesz sobie pytanie:- Jakie informacje muszę zawrzeć?
- Jaki powinien być mój ton głosu?
- Jak mogę przekazać swój punkt widzenia, nie brzmiąc na zbyt wymagającego?
Jak napisać list zawodowy
Pisanie profesjonalnego listu to umiejętność sama w sobie. Jeśli jednak wiesz, jak napisać post na blogu lub w przeszłości pisałeś biuletyn dla listy e-mailowej swojej firmy, prawdopodobnie wiesz już coś o formalnym pisaniu.Napisanie dobrze napisanego listu składa się z czterech kluczowych elementów:
- Określ cel swojego listu
- Zbierz niezbędne informacje i badania
- Sporządź pismo
- Edytuj i popraw list
1. Określ cel swojego listu
Jeśli zastanawiasz się, jak napisać profesjonalny list, prawdopodobnie masz na myśli konkretny cel. Z mojego doświadczenia wynika, że cel twojego listu zazwyczaj mieści się w jednym z trzech wiader:- O coś prosisz
- Dostarczasz informacji
- Odpowiadasz na prośbę
Cel nr 1: prośba o coś
Jeśli prosisz o coś w liście, powinieneś nadać mu następującą strukturę: Wstęp: Podaj cel listu, wyjaśnij, dlaczego piszesz i zaoferuj odbiorcy jakąś wartość w zamian. Treść: Podaj szczegółowe informacje o swojej prośbie i wszelkie istotne informacje ogólne. Wniosek: ponownie sformułuj prośbę i podaj jasne wezwanie do działania.Cel nr 2: Dostarczanie informacji
Jeśli przekazujesz informacje w liście, powinieneś mieć następującą strukturę listu: Wprowadzenie: Podaj cel listu i powiedz, czego dotyczy informacja. Treść: Podaj informacje, które udostępniasz. Wniosek: Podziękuj czytelnikowi za poświęcony czas i uwagę oraz podaj wszelkie niezbędne dane kontaktowe.Cel nr 3: Odpowiadanie na prośbę
Jeśli odpowiadasz na prośbę w liście, powinieneś mieć następującą strukturę listu: Wprowadzenie: Potwierdź prośbę i podziękuj czytelnikowi za zapytanie. Treść: Odpowiedz na prośbę. Wniosek: Powtórz swoją odpowiedź i uprzejmie poproś czytelnika o skontaktowanie się z Tobą, jeśli będzie potrzebował dalszych wyjaśnień.2. Zbierz niezbędne informacje i badania
Ten krok jest moim zdaniem najważniejszą częścią całego procesu pisania listu. Dzieje się tak dlatego, że faza wyszukiwania pozwala uzyskać informacje o osobie, do której się zwracasz, aby pomóc w budowaniu relacji. Załóżmy na przykład, że piszesz dokumenty techniczne dla firm, które przynoszą dużą liczbę konwersji, i chcesz dotrzeć do potencjalnego klienta, który Twoim zdaniem byłby odpowiedni. Ogólny list z prośbą o 15 minut ich czasu prawdopodobnie nie wygeneruje odpowiedzi. Jeśli jednak możesz zbadać potencjalnego klienta, znajdując niektóre z jego wcześniejszych prac i zastanawiając się, co lubi, a czego nie lubi, możesz zbudować jego „osobowość online”, że tak powiem. Kilka świetnych miejsc do rozpoczęcia zbierania informacji znajduje się na LinkedIn lub jeśli firma napisała wnikliwą stronę o nas. Używając mojego własnego profilu LinkedIn jako przykładu, możesz przewinąć w dół do sekcji publikacji, aby zobaczyć, czy Twój potencjalny klient nie opublikował ostatnio żadnych artykułów.
Źródło Możesz następnie przeczytać te artykuły i pochwalić, zadać pytanie lub podać wnikliwe dane bezpośrednio w swoim liście. Postaraj się być tutaj jak najbardziej konkretny i nie napisz czegoś w stylu: „Przeczytałem jeden z twoich artykułów i bardzo mi się podobał!”. To zbyt ogólne i sprawia wrażenie, że w ogóle nie przeczytałeś artykułu. Zamiast tego spróbuj napisać coś, co zapewni im taką wartość: „Przeczytałem twój artykuł [nazwa artykułu] i pomyślałem, że wskazówka nr 7 na temat [temat] była świetna. Mam własne dane, którymi chciałbym się z tobą podzielić, aby pomóc wzmocnić twoją argumentację, jeśli jesteś zainteresowany?”. Od samego początku zapewniasz wartość odbiorcy swojego listu, zwiększając w ten sposób swoje szanse, że przeczyta resztę Twojego listu i podejmie działania zgodnie z Twoją prośbą. Możesz także skorzystać ze strony O nas firmy, aby zebrać więcej informacji o osobie, z którą się kontaktujesz. Weźmy na przykład stronę O nas Canny'ego: 
Źródło Strona zawiera kilka danych osobowych o każdej osobie w zespole. Rzeczy takie jak ich hobby, przeszłe doświadczenia zawodowe i zabawna anegdota. To kolejna świetna metoda budowania „internetowej osobowości” osoby, do której piszesz list.3. Przygotuj list
Teraz, gdy określiłeś cel swojego listu i zebrałeś wstępne informacje, przejdźmy do tego, jak dokładnie napisać profesjonalny list, sekcja po sekcji.Sekcja 1: Nagłówek
Pierwsza część profesjonalnego listu powinna zawierać dane kontaktowe zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Ta informacja mówi czytelnikowi dokładnie, od kogo pochodzi list i kto jest zamierzonym odbiorcą. Ta sekcja powinna zawierać następujące elementy:- Twoje imię
- Twoje stanowisko
- Nazwa Twojej firmy (jeśli dotyczy)
- Twój pełny adres
- Twoje dane kontaktowe (telefon i e-mail)
- Data
- Nazwisko odbiorcy
- Stanowisko odbiorcy
- Nazwa firmy odbiorcy
- Adres firmy odbiorcy
Sekcja 2: Powitanie
W większości listów zawodowych pozdrowienie zaczyna się od „Drogi”, po którym następuje:- Pan.
- Pani.
- Chybić.
- SM.
- Dr.
- lub tytuł (np. profesor)
Sekcja 3: Treść listu
To jest główna część listu, w której przekazujesz swoją wiadomość. Treść powinna zawierać następujące cztery akapity:- W pierwszym akapicie należy szybko się przedstawić, a następnie zdanie, które ma wartość dla odbiorcy. * Nie musisz tego robić, jeśli odpowiadasz na prośbę lub przekazujesz informacje. Jeśli jednak o coś prosisz, podanie wartości zwiększy szanse na uzyskanie odpowiedzi.*
- Drugi akapit powinien wyjaśniać, dlaczego kontaktujesz się z odbiorcą.
- Trzeci akapit powinien zawierać jedno lub dwa zdania o Tobie lub Twojej firmie, aby przekazać odbiorcy pewne podstawowe informacje.
- Czwarty akapit powinien powtórzyć Twoją prośbę i wyjaśnić korzyści dla nich, a następnie krótkie wezwanie do działania.
Sekcja 4: Zamknięcie
Na zakończenie powinieneś podziękować odbiorcy za poświęcony czas i zakończyć list prostym „Z poważaniem” lub „Pozdrowienia”.Sekcja 5: Podpis
Dołącz swój odręczny podpis, a następnie wydrukowane imię i nazwisko.Sekcja 6: Obudowy (opcjonalnie)
Jeśli dołączasz do listu jakiekolwiek dokumenty lub materiały, powinieneś je tutaj wymienić. Mogą to być CV, referencje, broszura handlowa lub inne dokumenty.Sekcja 7: Dopisek (opcjonalnie)
Postscriptum to krótka wiadomość dodawana na samym końcu listu. Zwykle dodaje dodatkowe informacje lub podkreśla określony punkt. Ta sekcja jest opcjonalna, ale pomaga wyróżnić Twój list.4. Edytuj i popraw list
Po napisaniu ostatecznej wersji roboczej nadszedł czas na edycję i korektę listu. Ten krok jest niezbędny niezależnie od tego, co piszesz, czy jest to komunikat prasowy, kampania e-mailowa, czy referencje dla poprzedniego współpracownika. Redagowanie polega na poprawianiu treści listu, aby upewnić się, że jest jasny, zwięzły i dobrze napisany. Aby pomóc w procesie redagowania, lubię wklejać treść mojego listu do aplikacji Hemingway. Ta aplikacja zapewnia ocenę czytelności, aby powiedzieć, jak łatwo jest czytać. Podkreśla również pasywny głos, użycie przysłówków i alternatywy słów.
Źródło Gdy osiągnę zadowalający wynik w zakresie czytelności, wkleję zawartość do Grammarly w celu sprawdzenia. Ta aplikacja doskonale nadaje się do wyłapywania wszelkich błędów gramatycznych lub ortograficznych, które mogłeś popełnić po drodze. Dobrym pomysłem jest również, aby przyjaciel lub członek rodziny również przeczytał Twój list. Świeże spojrzenie może często wychwycić błędy, które mogłeś przegapić. Poświęć trochę czasu na dokładne przejrzenie i korektę listu przed wysłaniem go, aby upewnić się, że jest dopracowany i wolny od błędów. Ten krok pomoże wywrzeć pozytywne wrażenie i zwiększyć szanse na to, że list osiągnie zamierzony skutek.Przykładowy szablon
Bez przykładu może być trudno wyobrazić sobie dokładnie, jak napisać profesjonalny list. Poniżej stworzyłem przykładowy szablon, który przedstawia, jak powinien wyglądać standardowy list zawodowy. W zależności od celu twojego listu, części ciała mogą wymagać modyfikacji. Ten szablon da ci punkt wyjścia.
Nagłówek Twoje imię i nazwisko Stanowisko Nazwa firmy (jeśli dotyczy) Twój pełny adres (lub adres firmy) Twój numer telefonu Twój adres e-mail Pełna data (np. 3 stycznia 2023 r.) Imię i nazwisko odbiorcy Stanowisko odbiorcy Nazwa firmy odbiorcy (jeśli dotyczy) Adres lub adres firmy Zwrot grzecznościowy Szanowny [Imię odbiorcy], Treść listu Nazywam się [Twoje imię] i uważam, że w swoim najnowszym [filmie, artykule, podkaście] na temat [Temat] poruszyłeś kilka ważnych kwestii. [Dostarcz jedno wartościowe zdanie związane z tematem, aby pomóc w budowaniu relacji i zachęcić ich do powrotu do Ciebie]. Piszę do Ciebie dzisiaj z prośbą [Twoja prośba w jednym lub dwóch zdaniach]. Jestem [opisz siebie lub swoją firmę w jednym zdaniu]. Uważam, że [wyjaśnij, dlaczego uważasz, że Twoja prośba jest odpowiednia lub jakie korzyści przyniesie im w jakiś sposób]. Z przyjemnością porozmawiam z Tobą o tym dalej i odpowiem na wszelkie pytania. Zamykanie Dziękuję za poświęcony czas i czekam na kontakt z Państwem wkrótce. Z poważaniem Podpis [Podpis] [Twoje imię i nazwisko] Załączniki , które załączyłem [podaj listę wszelkich dodatkowych dokumentów, które dołączyłeś do listu] Postscriptum PS [Dołącz krótki postscriptum, aby Twoja wiadomość się wyróżniała. Spróbuj włączyć coś, co znalazłeś w fazie badań].Wydrukuj i wyślij list
O ile twoje pismo odręczne nie jest najwyższej jakości, jest więcej niż prawdopodobne, że będziesz pisać list na komputerze, a następnie drukować ostateczną wersję, aby dodać swój podpis. Ale za wszelką cenę, jeśli potrafisz odręcznie napisać cały list z doskonałym kunsztem, to śmiało! Z pewnością nada Twojej korespondencji osobisty charakter.Czcionka
Zanim pobiegniesz do drukarki i odbierzesz świeżo wydrukowany profesjonalny list, musisz upewnić się, że ogólna estetyka Twojego listu jest odpowiednia. Ponieważ prawdopodobnie nie będziesz dodawać żadnych obrazów ani kolorów, wszystko sprowadza się do wybranej czcionki. Kilka typowych czcionek używanych w profesjonalnych listach to:- Czcionka Times New Roman
- Arial
- Verdana
- Kalibr
Papier
Wybierając papier, ważne jest, aby wybrać coś wysokiej jakości, co świadczy o profesjonalizmie. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:- Powinien być gruby, najlepiej ze znakiem wodnym.
- Kolor powinien być neutralny, na przykład biały lub kość słoniowa.
- Rozmiar powinien ogólnie wynosić 8,5 x 11 cali.