Jak napisać opis projektu: krótki przewodnik
Opublikowany: 2023-02-02Opis projektu wydaje się oczywisty, ale nie należy lekceważyć dobrze napisanego opisu projektu, ponieważ zapewnia on powodzenie projektu. Działa jako narzędzie komunikacji dla interesariuszy i przedstawia wizję projektu w jasny i praktyczny sposób.
Porozmawiajmy o tym, czym jest opis projektu, dlaczego jest tak ważny i jak napisać opis, który ma wpływ. Następnie dodamy kilka bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami, które pomogą Ci zacząć, i pokażemy, jak narzędzia do zarządzania projektami pomagają urzeczywistnić opis projektu.
Co to jest opis projektu?
Opis projektu przedstawia szczegóły jednego projektu, w tym wszystkie jego fazy i procesy, w jednym dokumencie. Odnosi się do problemu, który zainicjował projekt oraz pożądanych celów i zadań.
Ale to nie musi się na tym kończyć. Opis projektu może również przejść do planowania, w tym działań, które zespół wykona, harmonogramu, a nawet lokalizacji projektu. Korzyści z projektu są również przedstawione w opisie projektu.
Odbywa się to na etapie inicjowania projektu i będzie określane przez cały czas trwania projektu jako odświeżenie. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za napisanie opisu projektu i pomaga kierować kierownikiem projektu i jego zespołem przez cały cykl życia projektu.
W pewnym sensie opis projektu to konfiguracja, a wykonanie projektu to dostawa. Jednak opis projektu, jakkolwiek pomocny, nie będzie zarządzał i śledził projektu, aby pomóc mu dotrzymać harmonogramu. Potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami.
ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga planować, zarządzać i śledzić projekt w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje. Zmień opis swojego projektu w praktyczny plan dzięki naszym solidnym wykresom Gantta. Organizuj zadania na wizualnej osi czasu, łącz wszystkie cztery zależności i filtruj według ścieżki krytycznej. Następnie ustaw plan bazowy i śledź odchylenia w projekcie, aby lepiej zarządzać kosztami i czasem. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.
Opis projektu a propozycja projektu
Opis projektu jest częścią większego wniosku projektowego. Chociaż opis projektu obejmuje wiele zagadnień, jest to bardziej ogólne spojrzenie na projekt. Podczas gdy niektórzy rozszerzają opis, aby uwzględnić więcej planowania z celami, wciąż jest to pobieżne spojrzenie.
Propozycja projektu jest bardziej obszernym dokumentem. W tym kontekście opis projektu jest tylko podsumowaniem tego, co ma się znaleźć w propozycji większego projektu, która dopełni ten zarys. Propozycja projektu będzie czasami odwoływać się do opisu projektu jako streszczenia wykonawczego. Jakkolwiek to się nazywa, jest to wprowadzenie do szerszego obrazu.
Oczywiście propozycja projektu jest bardziej dogłębna. Istnieją sekcje dotyczące tła lub historii poprzednich projektów, wymagań dotyczących projektu, podejścia, takiego jak techniki i umiejętności w realizacji projektu i wreszcie, kim są decydenci w projekcie.
Opis projektu a podsumowanie projektu
Opis projektu nie jest podsumowaniem projektu, chociaż mogą brzmieć tak samo. Jak już omówiliśmy, opis projektu jest raczej ogólnym przeglądem proponowanego projektu. Zwykle jest to otwarcie propozycji projektu, gdy projekt jest przedstawiany.
Cel projektu jest wyjaśniony w opisie projektu. Opisuje również pokrótce, jak projekt będzie przebiegał i co planuje osiągnąć. Podsumowanie projektu jest znacznie bardziej szczegółowe. Jest bardzo podobny do propozycji projektu zdefiniowanej powyżej, ponieważ dotyczy tła, procesów i nie tylko.
Jednak terminy te są często używane do opisania różnych rzeczy. Streszczenie projektu jest częściej używane jako opis projektu jako wprowadzenie do propozycji projektu. Jakkolwiek to nazwiesz, w tym kontekście mają tę samą definicję bycia krótkim przeglądem projektu.
Jak napisać opis projektu: 6 kluczowych kroków
Napisanie opisu projektu jest trudniejsze niż mogłoby się wydawać. Tak, jest krótki, ale to oznacza, że każde słowo musi się liczyć. Aby to osiągnąć, musisz zrozumieć projekt wewnątrz i na zewnątrz, od jego celu po jego zakres. Ale projekt jest opisany po prostu, bez pomijania żadnych kluczowych szczegółów.
To powiedziawszy, należy uwzględnić wszystko, co jest krytyczne dla planu projektu. Nie chcesz pominąć niczego istotnego ani niczego, co jest nieaktualne. Wszystko w opisie projektu powinno łączyć się z celem projektu. Teraz możesz przystąpić do pisania opisu projektu, który powinien składać się z tych sześciu kroków.
1. Podsumuj
Rozpocznij od konspektu, który powinien mieć tylko kilka wierszy, ale zawiera odpowiedzi na pytanie, kto, co, gdzie, jak i dlaczego projekt.
2. Zdefiniuj
Wyjaśnij powód projektu, na przykład problem, który rozwiązuje lub niszę, którą wypełnia. To określi cel projektu.
3. Uzasadnij
Pokaż interesariuszom projektu, dlaczego warto zainwestować w ten projekt. Udowodnij, że uzyskają dobry zwrot i w razie potrzeby wyjaśnij swoje wskaźniki.
4. Oceń
Przeprowadź analizę kosztów i korzyści i pokaż, w jaki sposób planujesz zmierzyć te zyski w stosunku do kosztów projektu.
5. Wyjaśnij podejście projektowe
Tutaj chcesz krótko wyjaśnić, w jaki sposób osiągniesz cele i zadania projektu. Opisz metodologię zarządzania projektem i zasoby, które będą wykorzystywane.
6. Oszacuj oś czasu
Prognozuj czas trwania projektu, w tym godziny pracy i zasoby dla każdej fazy cyklu życia projektu.
Kiedy należy napisać opis projektu?
Teraz, gdy wiesz, dlaczego i jak w opisie projektu, nadszedł czas, aby zbadać, kiedy. Oczywiście opis projektu jest jedną z pierwszych rzeczy, które napiszesz, ponieważ często jest to wstęp do propozycji projektu.
Pisanie opisu projektu jest częścią początkowej fazy cyklu życia projektu. Jest to punkt, w którym projekt jest definiowany, oceniany i ewentualnie zatwierdzany przez sponsora projektu.
Najlepiej nie pisać podsumowania, dopóki nie wykonasz podstaw definiowania kluczowych rezultatów, ryzyka, oszacowania kosztów i zasobów. Ilość pracy, jaką to wymaga, zależy od tego, jak duży lub złożony jest projekt.
Dlaczego napisanie opisu projektu jest ważne?
Opis projektu jest początkiem twojej próby udowodnienia słuszności projektu i jego zwrotu z inwestycji (ROI). Powinno sprawić, że czytelnik, niezależnie od tego, czy jest klientem, sponsorem czy interesariuszem, zrozumie projekt i dlaczego jest dla niego odpowiedni.
Działa również prawie jak plan lub mapa drogowa dla projektu. Opis projektu zawiera ważne informacje o projekcie. Obejmuje to krótkie spojrzenie na koszty i czas trwania, z których wszystkie wyjaśnią, co będzie potrzebne do wdrożenia projektu.
To, co robisz, to nie tylko sprzedaż projektu, ale także ustalenie realistycznych oczekiwań projektowych. Bardzo ważne jest, aby interesariusze znali kluczowe cele oraz czas i koszty związane z ich osiągnięciem. W ten sposób, jeśli projekt zostanie zatwierdzony, łatwiej będzie zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, ponieważ masz już utworzony plan bazowy.
Darmowe szablony zarządzania projektami
Aby pomóc Ci napisać dokładny opis projektu, ProjectManager ma darmowe szablony, które dadzą Ci przewagę. Nasza witryna zawiera dziesiątki bezpłatnych szablonów zarządzania projektami dla programów Excel i Word, które obejmują wszystkie fazy projektu. Poniżej znajduje się tylko kilka, które odnoszą się do naszego tematu.
Szablon podsumowania wykonawczego
Streszczenie wykonawcze jest bardzo zbliżone do opisu produktu. Obejmuje podobny obszar i może być nawet wymienny z opisem projektu. Korzystając z naszego bezpłatnego szablonu podsumowania dla programu Word, znajdziesz wszystko, co musisz wypełnić, aby uzyskać dokładny opis projektu.
Szablon propozycji projektu
Opis projektu lub streszczenie wykonawcze to pierwsza sekcja każdego wniosku projektowego. Ponieważ musisz napisać opis i propozycję, nasz bezpłatny szablon propozycji projektu dla programu Word zawiera wprowadzenie i wszystkie inne ważne informacje, które musisz podać, aby uzyskać zatwierdzenie.
Szablon budżetu projektu
Będziesz musiał oszacować koszt projektu w opisie projektu. Nasz szablon budżetu projektu dla programu Excel jest bardziej szczegółowy niż to, czego potrzebujesz, ale cała ta praca przyda się, jeśli projekt zostanie zatwierdzony i konieczne będzie utworzenie budżetu.
Jak ProjectManager zamienia opis projektu w plan projektu
Opis projektu w idealnym przypadku prowadzi do zatwierdzonego projektu. Teraz będziesz musiał zamienić elementy, które poruszyłeś, w wykonalny plan projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które zawiera narzędzia działające w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci osiągnąć cele bez przekraczania harmonogramu lub budżetu.
Użyj narzędzi, które chcesz
Chociaż wykres Gantta jest świetny dla kierowników projektów do wizualnego planowania harmonogramu, nie jest najlepszy dla zespołu, gdy przydziela się zadania do wykonania. Dlatego oferujemy wiele widoków projektów, z których wszystkie są aktualizowane razem w czasie rzeczywistym. Teraz zespoły mogą wybrać narzędzia, z którymi wolą pracować, niezależnie od tego, czy są to nasze solidne listy zadań, czy wizualny przepływ pracy na tablicy Kanban.
Monitoruj postępy i wydajność w czasie rzeczywistym
Zapewnienie zespołom swobody pracy w dowolny sposób nie oznacza, że nie możesz nimi zarządzać. Nasz pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym automatycznie gromadzi dane dotyczące czasu, kosztów, obciążenia pracą i nie tylko. Następnie oblicza i wyświetla te wskaźniki na łatwych do odczytania wykresach i diagramach. A co najważniejsze, nie wymaga konfiguracji, jak w przypadku lekkich konkurentów. To plug-and-play.
Oczywiście interesariusze również będą chcieli być na bieżąco informowani o postępach. Nie będą potrzebować ogólnego widoku pulpitu nawigacyjnego, dlatego też mamy dostosowywalne raporty, które mogą dostarczać więcej szczegółów. Wystarczy kilka naciśnięć klawiszy, aby wygenerować raporty o stanie, raporty o odchyleniach w projekcie i nie tylko. Następnie łatwo udostępnij je zainteresowanym stronom.
Treść opisu powiązanego projektu
Dotknęliśmy streszczeń wykonawczych, propozycji projektów i nie tylko. Jeśli chcesz przyjrzeć się im bardziej szczegółowo, poniżej znajdziesz powiązane treści. Pamiętaj, ProjectManager to coś więcej niż oprogramowanie wzmacniające. Jesteśmy również internetowym centrum zarządzania projektami, publikujemy cotygodniowe blogi i oferujemy bezpłatne przewodniki i szablony.
- Jak napisać podsumowanie wykonawcze: krótki przewodnik
- Jak napisać propozycję projektu (w zestawie kroki i szablon)
- Przewodnik planowania projektu
- Przewodnik planowania projektów
- 7 kroków do udanego budżetu projektu
ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, zarządzać i śledzić projekty w czasie rzeczywistym. Nasze funkcje zarządzania ryzykiem, zarządzania zadaniami i zasobami zapewniają przestrzeganie harmonogramu i budżetu. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.