Jak napisać podsumowanie projektu (w zestawie bezpłatny szablon)

Uzyskanie zatwierdzenia projektu wymaga dużo pracy. Musisz przekonać interesariuszy lub klientów, że projekt jest wart zachodu. Należy to zrobić z góry i zwykle odbywa się to poprzez podsumowanie projektu.

To duża odpowiedzialność za podsumowanie projektu, które z definicji jest krótkim omówieniem projektu. Dlatego nic nie może się zmarnować. Każde słowo musi się liczyć, aby udowodnić, że projekt jest opłacalny i przyniesie zwrot z inwestycji.

Co to jest podsumowanie projektu?

Na początek zdefiniujmy termin. Podsumowanie projektu to dokument lub część większego dokumentu, który jest obszerny, ale zwięzły i zawiera przegląd proponowanego projektu, w tym najważniejsze szczegóły. Przedstawia również cele projektu, podstawowe informacje, aby umieścić je w kontekście, wymagania, problemy, analizę i kończy się wnioskiem.

Chociaż podsumowanie projektu może być samodzielnym dokumentem lub wstępem do innego rodzaju dokumentacji projektowej, jest najczęściej używane jako wprowadzenie do propozycji projektu. Jak już wspomniano, podsumowanie projektu musi przyciągnąć czytelnika. Podobnie jak pierwsze zdanie w książce, która zachęca do czytania, streszczenie projektu musi przykuć twoją uwagę i przeprowadzić cię przez propozycję projektu.

Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, podsumowanie projektu poprowadzi klienta przez propozycję projektu, a po zakończeniu zatwierdzi pracę. Dobrze jest mieć całą tę dokumentację w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby można było łatwo przekształcić podsumowanie projektu w plan projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z nieograniczonym miejscem na pliki, które działa jako centrum dokumentacji projektu. Jeśli zbierzesz propozycję projektu w naszym widoku listy, łatwo przełączysz się na wykres Gantta, na którym możesz utworzyć wizualny harmonogram na osi czasu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Kiedy należy używać podsumowania projektu?

Podsumowanie projektu jest tworzone podczas prezentacji projektu. Zapewnia pełny obraz projektu, w tym krótki opis i najważniejsze części. Od tego momentu zaczniesz definiować cele projektu, harmonogram zadań, które należy wykonać, aby projekt został zrealizowany, oszacować jego budżet itp., aby upewnić się, że wszyscy rozumieją podstawowy plan.

Podsumowanie projektu może być najważniejszą częścią Twojej propozycji projektu, ponieważ jest to pierwszy raz, kiedy czytelnik zetknie się z projektem i dlaczego uważasz, że warto go wykonać. Pamiętaj, aby przeprowadzić dokładne badania, aby stworzyć dobrze zaokrąglone podsumowanie projektu. Może to pomóc przekonać klienta lub interesariusza o wartości projektu.

Mimo że propozycja projektu otwiera się podsumowaniem projektu, często jest to ostatnia napisana sekcja. Jeśli dokładnie przestudiujesz temat, zajmiesz się problemami, które pojawiają się w innych sekcjach propozycji projektu. Dlatego po wypełnieniu wniosku będziesz mieć wszystkie informacje potrzebne do prawidłowego utworzenia streszczenia wykonawczego.

Co powinno znaleźć się w podsumowaniu projektu?

Podsumowanie projektu powinno być krótkie, ale nie chcesz skrócić projektu i nie dać podsumowaniu wystarczająco dużo miejsca, aby sprzedać projekt interesariuszowi lub klientowi. Będziesz chciał unikać żargonu i zastrzeżonych lub poufnych informacji, takich jak tajemnice handlowe. Pisz prostymi, zrozumiałymi zdaniami. Podsumowanie projektu nie powinno być trudne do zrozumienia.

Informacje o projekcie

Zaczniesz od przedstawienia ogólnych informacji o projekcie, w tym:

• Nazwa Projektu
• Menadżer projektu
• Sponsor projektu
• Data

Możesz dodać zespół projektowy, jeśli został zebrany w tym momencie. Dobrym pomysłem jest również przedstawienie krótkiego przeglądu projektu, celów, korzyści itp. Zanotuj, co zamierzasz osiągnąć iw jaki sposób. Ponadto, gdy masz do czynienia z projektami poza organizacją, wskazane jest posiadanie doświadczenia.

Harmonogram projektu

Harmonogram projektu to chronologiczna oś czasu, która przedstawia projekt od początku do końca. Na tej osi czasu znajdują się działania i zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć końcowy rezultat projektu. Obejmuje to daty, czas trwania, kamienie milowe i wszystkie rezultaty. Nie musisz być tak dokładny, jak przy planowaniu planu projektu, ale konieczny jest krótki zarys.

Budżet projektu

Budżet jest często zawarty w harmonogramie projektu i nie jest szczegółową prognozą kosztów, ale nadal jest ważnym elementem i powinien być uwzględniony. Będziesz chciał mieć pewne prognozy finansowe, aby pokazać, ile projekt będzie kosztował i jakiego rodzaju zwrot jest oczekiwany. Pomocna jest również linia bazowa budżetu.

Plan zasobów

Aby jeszcze bardziej pomóc interesariuszom w zrozumieniu projektu, chcesz dołączyć listę zasobów. Zasoby to wszystko, czego potrzebujesz do ukończenia projektu. Obejmuje to zespół projektowy, materiały, sprzęt itp.

Przegląd zarządzania ryzykiem

Każdy projekt ma nieodłączne ryzyko. Interesariusze chcą wiedzieć, jakie ryzyka identyfikujesz jako potencjalnie występujące w projekcie, ich wpływ i jak je złagodzisz. Obejmuje to przeszkody i wyzwania — wszystko, co wpłynie na zakres, koszt i czas projektu. Krótko opisz swój plan zarządzania ryzykiem. Możesz przejść do szczegółów, jeśli projekt zostanie zatwierdzony.

Jak napisać podsumowanie projektu

Omówiliśmy podstawowe elementy podsumowania projektu. Teraz przyjrzyjmy się, jak go napisać. Chociaż podsumowanie projektu jest z definicji krótkie, badania są obszerne. Wykonaj następujące kroki, aby upewnić się, że wykonałeś dokładną pracę.

1. Porozmawiaj ze swoim zespołem

Żadna osoba nie jest w stanie sprostać wyzwaniom związanym z podsumowaniem projektu. Musisz zebrać swój zespół projektowy. To oni będą, że tak powiem, realizować projekt na pierwszej linii frontu. Posiadają fachowość i wiedzę. Wykorzystaj je jako źródło informacji podczas badania projektu.

2. Poznaj swoich odbiorców

Badanie jest jednym z elementów przekonania interesariuszy o wartości projektu. Jak to przedstawisz to inna sprawa. Musisz mówić językiem interesariuszy. Ton, dobór słów i inne elementy ulegną zmianie niezależnie od tego, czy rozmawiasz z klientem, czy z interesariuszem. Dotyczy to zwłaszcza przemysłu. Zajmiesz się budownictwem inaczej niż produkcją czy IT.

3. Zdefiniuj swoje cele

Będziesz chciał wyjaśnić, jaki jest cel projektu i co wskazuje, że projekt został pomyślnie zakończony. Wymaga to udostępnienia metryk, których będziesz używać do mierzenia projektu. Musisz także znać intencje projektu, podobnie jak jego misję.

4. Napisz podsumowanie swojego projektu

Współpracuj ze swoim zespołem, aby napisać jasne i zwięzłe podsumowanie projektu. Upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie elementy, o których wspomnieliśmy powyżej. Nie zapomnij sprawdzić podsumowania projektu, ponieważ nic nie wygląda bardziej nieprofesjonalnie niż zła gramatyka lub błędy ortograficzne.

Szablon podsumowania projektu

Napisanie streszczenia projektu wymaga wielu przygotowań. Jedną rzeczą, o którą nie powinieneś się martwić, jest format. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu podsumowania projektu dla programu Word, a wystarczy wypełnić puste pola. Jest tam wszystko, czego potrzebujesz, a szablon podsumowania projektu można dostosować, dzięki czemu możesz dodać swoje logo i edytować dokument, aby dopasować go do konkretnych potrzeb proponowanego projektu.

Inne szablony zarządzania projektami pomocne w tworzeniu podsumowania projektu

Podsumowanie projektu to jeden z dziesiątek bezpłatnych szablonów zarządzania projektami, które mamy zarówno dla Excela, jak i Worda. Istnieją szablony dla każdej fazy projektu. Oto kilka, które odnoszą się do podsumowania projektu.

Szablon propozycji budżetu

Możesz oszacować koszt projektu za pomocą naszego bezpłatnego szablonu propozycji budżetu dla programu Excel. Pokazuje potencjalnym interesariuszom, ile będzie kosztował projekt, od wynagrodzeń po materiały i sprzęt. Jest też miejsce na dodanie kosztów podróży, komunikacji i innych kosztów bezpośrednich i pośrednich.

Szablon osi czasu projektu

Podsumowanie projektu musi zawierać krótki harmonogram projektu. Pomocny może być bezpłatny szablon osi czasu projektu dla programu Excel. Ma kolumnę po lewej stronie, w której możesz dodawać zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia, a także czas trwania, który następnie automatycznie wypełnia wizualną oś czasu po prawej stronie.

Szablon propozycji projektu

Podsumowanie projektu jest częścią większej propozycji projektu. Musisz go mieć, aby projekt został zatwierdzony i sfinansowany. Nasz bezpłatny szablon propozycji projektu dla programu Word zawiera wszystko, od podsumowania po rozwiązanie, wdrożenie i rezultaty.

ProjectManager jest idealny do śledzenia Twojego projektu

Szablony mogą pomóc w uporządkowaniu pomysłów i stworzeniu świetnego streszczenia projektu i propozycji, ale po ich zatwierdzeniu będziesz potrzebować oprogramowania do zarządzania projektami, aby planować, zarządzać i śledzić pracę. ProjectManager to oprogramowanie online, które umożliwia zespołom wydajniejszą pracę, jednocześnie dając menedżerom narzędzia do monitorowania ich pracy w czasie rzeczywistym.

Śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Po umieszczeniu harmonogramu projektu na naszym solidnym wykresie Gantta możesz ustawić linię bazową, która umożliwi śledzenie planowanego nakładu w stosunku do rzeczywistego nakładu w czasie rzeczywistym. Dane te są również przekazywane do naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym i są wyświetlane w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. Otrzymujesz ogólny wgląd w postęp i wydajność swojego projektu, kiedy tylko chcesz. W przeciwieństwie do konkurencyjnych produktów programowych nie ma czasochłonnej konfiguracji. Jest gotowy, kiedy jesteś.

Wejdź głębiej w dane dzięki konfigurowalnym raportom

Jeśli chcesz uzyskać więcej szczegółów niż pulpit nawigacyjny, wygeneruj raport. Możesz to zrobić za pomocą kilku naciśnięć klawiszy, a następnie dostosować każdy z nich, aby wyświetlał tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Uzyskaj raporty o statusie i portfelu, a także wariancje, obciążenie pracą i inne. Wszystkie raporty można łatwo udostępniać interesariuszom w różnych formatach, aby byli na bieżąco aktualizowani.

Oczywiście musisz zrobić coś więcej niż tylko monitorować i śledzić swój projekt w czasie rzeczywistym, aby zrealizować go na czas iw ramach budżetu. Dlatego mamy funkcje, które pomogą Ci zarządzać ryzykiem, zadaniami i zasobami. Nasze narzędzie ułatwia i przyspiesza wdrażanie zespołu oraz pomaga im współpracować, dodawać komentarze do zadań i udostępniać pliki. Pomożemy Ci zamienić podsumowanie projektu w sukces projektu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które zapewnia narzędzia do osiągnięcia celów i celów projektu. Uzyskaj dane w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci podejmować bardziej wnikliwe decyzje i zapewnij zespołom platformę współpracy, która pozwoli im lepiej współpracować. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które korzystają z naszego narzędzia. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.