Elevate Your Email Game: Jak napisać wiadomość e-mail, która przynosi rezultaty

Czy chcesz wiedzieć, jak napisać atrakcyjny e-mail, który buduje relacje i przynosi rezultaty? Jesteś we właściwym miejscu. Pisanie niesamowitego e-maila jest podobne do pisania biuletynu — musisz ustrukturyzować swój przekaz, używać skutecznego języka i sprawdzać do perfekcji. Istnieje jednak kilka wyjątkowych niuansów e-maili, które odróżniają niechlujne, nieprofesjonalne wiadomości, które lądują w koszu, od dobrze napisanych, skutecznych e-maili, które wyróżniają się w zatłoczonej skrzynce odbiorczej. W tym przewodniku udostępnimy szczegółowe podsumowanie, które pomoże Ci ulepszyć grę e-mailową, omawiając te wskazówki i inne najlepsze praktyki. Zacznijmy.

Krok 1: Utwórz konspekt wiadomości e-mail

Twój e-mail może być jedyną okazją do nawiązania kontaktu z odbiorcą, dlatego ważne jest, aby:

• Zastanów się, co chcesz przekazać za pośrednictwem poczty e-mail
• Dopasuj kopię e-maila do głównego przekazu — zoptymalizuj każde słowo, aby odbiorca podjął zamierzone działanie

Najłatwiejszym sposobem wdrożenia tych wskazówek jest zdefiniowanie celu wiadomości e-mail i stworzenie zarysu jej wyglądu.

Poznaj odbiorcę

Do kogo piszesz e-mail? Czy to ze względów biznesowych? Kontaktowałeś się już z tą osobą? Jeśli piszesz zimny e-mail, użycie oficjalnego języka i tonu ma sens, ponieważ jest to pierwszy kontakt z odbiorcą. Podobnie swobodny lub przyjazny ton jest odpowiedni, gdy wysyłasz e-mail do znajomego lub osoby, z którą prowadzisz interesy od jakiegoś czasu. Następnie pomyśl o akcji, którą chcesz, aby wykonał odbiorca. Chcesz podzielić się informacjami, zaprosić ich na wydarzenie, umówić spotkanie lub zrobić coś innego? Zdefiniowanie intencji Twojego e-maila pomoże Ci ustawić właściwy ton i poprawnie sformułować swój e-mail.

Zdefiniuj temat wiadomości e-mail

Aby Twój e-mail przebił się przez cały bałagan w skrzynce odbiorczej odbiorcy, musisz opanować sztukę zwięzłego, przekonującego tekstu. Aby to zrobić, musisz najpierw określić cel i cel swojego e-maila – i trzymać się tego. Możesz ulec pokusie, aby uwzględnić wszystkie wspaniałe rzeczy dotyczące Twojej firmy. Pomyśl: historia Twojej marki, referencje od klientów i ekspertów pracujących w Twojej firmie. Ale Twój e-mail nie jest miejscem na wszystkie te informacje. Być może podczas pisania bloga lub strony „O nas” Twojej firmy, ale na pewno nie e-maila. Na przykład, jeśli chcesz, aby odbiorca umówił się na spotkanie, nie podawaj mu swojego biografii, wprowadzenia na temat Twojej firmy i wszystkiego, co osiągnęła. Zamiast tego krótko przedstaw się i opowiedz o problemie, który może rozwiązać Twój produkt. Chcesz zapewnić wartość bez rozpraszania uwagi odbiorcy.

Utwórz zarys mentalnego e-maila

Po zdefiniowaniu odbiorców i celu wiadomości e-mail rozważ następujące pytania, aby stworzyć mentalny obraz tego, jak powinien wyglądać Twój e-mail:

• Czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy?
• Jaki język lub punkty wyzwalające mogą skłonić odbiorcę do działania zgodnie z zamierzonym celem wiadomości e-mail (na przykład zapisania się na seminarium internetowe lub zaplanowania spotkania)?
• Czy istnieje potrzeba dołączania załączników, takich jak studia przypadków, Dokumenty Google lub raporty biznesowe?
• Czy dodawać wezwania do działania (CTA) czy linki? Jeśli tak, ile?
• Jakie są najważniejsze punkty, które musi zawierać Twój e-mail?
• Czy zrzut ekranu lub obraz pomógłby dokładniej wyjaśnić te kwestie?

Powinieneś mieć krótki zarys, który poprowadzi proces pisania na tym etapie. Możesz także przekonwertować konspekt na szablon lub użyć go jako listy kontrolnej, dzięki czemu nie musisz zaczynać od zera za każdym razem, gdy piszesz wiadomość e-mail.

Krok 2: Napisz przyciągający uwagę temat wiadomości e-mail

Będąc pierwszą rzeczą, którą widzi odbiorca, temat wiadomości e-mail określa, czy ją otworzą. Badania sugerują, że 47% odbiorców wiadomości e-mail otwiera wiadomość e-mail, a 69% zgłasza ją jako spam — wszystko to na podstawie tematu. Ta linia powinna być wystarczająco przekonująca, aby odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Ale jednocześnie powinien wyświetlać podgląd wiadomości, którą chcesz przekazać. Jeśli Twój temat nie zaintryguje, Twój e-mail wyląduje w koszu. Nie ma znaczenia, jak dobrze napisana jest aktualna kopia. Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać:

Najlepsze praktyki dotyczące linii tematu wiadomości e-mail

• Pisz krótko, do dziewięciu słów i 60 znaków. W przeciwnym razie wiersz tematu może zostać przycięty w skrzynce odbiorczej.

Przykład: Przestań marnować czas na {Prospect Pain Point}

• Podkreśl cel swojego e-maila w jednym zdaniu. Zaoferuj konkretny haczyk, który komunikuje zalety Twojego produktu lub zwraca ich uwagę na konkretne oferty.

Przykład: poproś o obecność na {Event}

• Być specyficznym. Unikaj niejasnego języka lub puchu.

Przykład: Ostatnia szansa! {Offer or Discount} na {Product Name} tego lata

• Dodaj spersonalizowany akcent. Rozważ użycie imienia odbiorcy, aby przyciągnąć jego uwagę.

Przykład: {Nazwa wzajemnej osoby kontaktowej} zalecił skontaktowanie się z Tobą, {Nazwa odbiorcy}

• Użyj słów mocy, aby wywołać działanie. Jeszcze lepiej, jeśli zaczniesz od czasownika czynności.

Przykład: poznaj lepszy sposób {Nazwa zadania} Pro Tip: Wypróbuj bezpłatnie Tester wiersza tematu CoSchedule, aby pomóc w stworzeniu przyciągającego wzrok wiersza tematu.

Krok 3: Powitaj odbiorcę wiadomości e-mail

Twój e-mail powinien zaczynać się od odpowiedniego powitania, które obejmuje pozdrowienie i zdanie otwierające. Omówmy szybko, jak prawidłowo ustawić każdy element.

Ustaw odpowiedni ton z pozdrowieniem

Twój wybór powitania powinien zależeć od sytuacji. Na przykład, jeśli piszesz oficjalną wiadomość e-mail, lepszym sposobem na rozpoczęcie wiadomości jest „Drogi {Nazwa odbiorcy}”. Ale jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś, kogo znasz, preferowane jest użycie „Cześć {Nazwa odbiorcy}” lub „Cześć {Nazwa odbiorcy}”. Nie pisz błędnie czyjegoś imienia ani nie zwracaj się do niego z niewłaściwym zwrotem grzecznościowym. Jest to szczególnie ważne przy wysyłaniu zimnych e-maili, ponieważ decyduje o możliwości uzyskania odpowiedzi. Trener biznesu Barbara Pachter w swojej książce The Essentials of Business Etiquette zaleca wyeliminowanie nieformalnych wyrażeń, takich jak „Hej” i „Yo”. Oto kilka zwrotów grzecznościowych, których należy unikać:

• Zbyt formalne zwroty grzecznościowe, takie jak „Sir” i „Madame”
• Korzystanie z ogólnych i nieciekawych otwieraczy, takich jak „Do kogo to może dotyczyć”
• Pozdrowienia określone w czasie, takie jak „Dzień dobry” lub „Dobranoc” (jeśli nie znasz strefy czasowej odbiorcy)
• Wskazanie stanowiska odbiorcy (Dear job_title)
• Zakończenie wykrzyknikami („Cześć Nathan!!!”)

Wymyśl przyciągający uwagę otwieracz

W tym momencie masz tylko siedem sekund, aby przykuć uwagę odbiorcy i zmusić go do dalszego czytania reszty wiadomości e-mail. Mocny wers otwierający to przepustka do przyciągnięcia uwagi czytelnika, na przykład ten: Jeśli się przedstawiasz, zacznij od czegoś, co wzbudzi zainteresowanie odbiorcy. Oto szablon wiadomości e-mail, który wspomina, w jaki sposób możliwość partnerstwa może przynieść korzyści odbiorcy: Poniżej przedstawiono kilka standardowych najlepszych praktyk, które należy zastosować podczas pisania wstępów w wiadomościach e-mail:

• Ogranicz swój wstęp do 1-2 zdań.
• Unikaj dodawania nieistotnych informacji lub zbędnych szczegółów.
• Rozważ utworzenie hiperłącza do swojego profilu lub witryny na LinkedIn, aby uzyskać więcej informacji o sobie.
• Jeśli spotkałeś lub rozmawiałeś z odbiorcą wcześniej, krótko wspomnij o tej instancji, aby znaleźć wspólny punkt styku.

Unikaj wysyłania ogólnego wprowadzenia, które sprawia, że ​​czytelnik czuje się jednym z wielu odbiorców. Zamiast tego zrób mały research (pomyśl: przeszukaj profile w mediach społecznościowych lub odnieś się do wspólnego współpracownika), aby dodać spersonalizowany akcent. Pomiń tę część, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś, kto już Cię zna. W takim przypadku zacznij od uprzejmości (na przykład: „Mam nadzieję, że masz wspaniały dzień!) i przejdź od razu do ciała.

Krok 4: Napisz treść swojego e-maila

To jest soczysty fragment Twojego e-maila, w którym udostępnisz całą wiadomość. Twój czytelnik prawdopodobnie nie ma czasu na czytanie długiego e-maila. Jeśli nie chcesz, aby przejrzeli Twoją wiadomość — lub całkowicie ją pominęli — postaraj się, aby była zwięzła i na temat. Użyj strategii BLUF, aby pomóc im zrozumieć intencje Twojego e-maila, co obejmuje napisanie dolnej linii z przodu , aby szybko odpowiedzieć na 5W odbiorcy: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Oto świetny przykład: Źródło Powinieneś także zoptymalizować swój e-mail pod kątem czytelności i możliwości skanowania. Oto kilka wskazówek, jak napisać doskonałą treść wiadomości e-mail:

• Staraj się, aby zdania i akapity były krótkie
• Dodaj punktory, jeśli to możliwe
• Unikaj technicznego żargonu i kłaczków
• Użyj standardowego formatowania; użyj pogrubienia, kursywy i podkreślenia, aby podkreślić ważne punkty
• Nie zakładaj wiedzy czytelnika; zawsze podziel swój tekst i podaj niezbędne informacje

Trzeba przyznać, że sekcja treści wiadomości e-mail może być trudna. Najlepszym sposobem na napisanie tego jest:

1. Zastanów się nad głównym wnioskiem z Twojego e-maila
2. Pomyśl o konkretnym wezwaniu do działania, które ma przyjąć odbiorca
3. Napisz wiadomość e-mail, upewniając się, że każda dodana linia pomaga w spełnieniu dwóch powyższych wskazówek

Krok 5: Zakończ skutecznym wezwaniem do działania i podpisem

Sposób, w jaki kończysz e-mail, jest tak samo ważny jak sposób, w jaki zaczynasz. Nie zostawiaj odbiorcy w zawieszeniu po przekazaniu wiadomości. Podsumuj wszystko w jednym lub dwóch zdaniach i dodaj wezwanie do działania, podając kolejne kroki. Przykłady obejmują:

• Czy byłoby możliwe umówić się na spotkanie przy kawie, aby omówić to dalej?
• Prosimy odpowiedzieć na tę wiadomość e-mail, podając wymagane informacje.
• Proszę zarezerwować miejsce w moim Calendly, aby umówić się na rozmowę w tej sprawie.

Upewnij się, że wezwanie do działania jest przekonujące i podkreśla znaczenie działania. Zrób to dobrze, a będziesz miał dużą szansę na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi. Następnie dodaj uwagę końcową (na przykład „Czekam na współpracę z Tobą” lub „Czekam na Twoją pozytywną odpowiedź, aby kontynuować”) i podpis w zależności od celu wiadomości e-mail i relacji z odbiorcą. Myśleć:

• Z wyrazami szacunku
• Gorące pozdrowienia
• Pozdrowienia
• Z poważaniem
• To, co najlepsze
• Serdeczne pozdrowienia
• Dzięki
• Dzięki
• Z szacunkiem
• Porozmawiamy wkrótce

Nie zapominaj o końcowych wypowiedziach. Niewłaściwy podpis może zrobić złe wrażenie, sprawiając, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie lub zbyt znajomo.

Krok 6: Sprawdź i edytuj swój e-mail

Wyobraź sobie, że spędzasz godziny na tworzeniu idealnego e-maila, który zostaje zignorowany, ponieważ jest pełen błędów gramatycznych. Dlatego bardzo ważne jest, aby sprawdzić swój e-mail. Ale sama korekta nie wystarczy; powinieneś również upewnić się, że kopia e-maila brzmi jak człowiek. Oto kilka wskazówek dotyczących pisania wiadomości e-mail, które sprawią, że kopia wiadomości e-mail będzie efektowna i wykonalna:

Unikaj powtórzeń

Przeczytaj głośno swoje zdania. Czy powtarzasz słowa w tym samym akapicie, a może nawet w zdaniu? Chociaż nie jest to najgorsze wykroczenie w pisaniu, może sprawić, że twoja kopia będzie brzmiała powtarzalnie i sprawi, że czytelnik się wyłączy. Zwróć uwagę na następujące najczęściej powtarzane słowa:

• Tylko
• Informacja
• Również
• Tylko
• Przedmiot
• Zamówienie
• Nawet
• Wniosek
• Raport
• Zawsze

Możesz również uruchomić swoją kopię przez współpracownika przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”. Druga para oczu pomoże ci usunąć nadużywane lub powtarzające się słowa, które mogłeś przegapić.

Użyj przecinka oksfordzkiego

Myśląc o tym, jak napisać e-mail, ludzie zazwyczaj chwalą lub unikają przecinka oksfordzkiego. Możesz też mieć pewne zdecydowane opinie na ten temat, ale zazwyczaj dobrze jest używać ich w wiadomościach e-mail, aby uniknąć nieporozumień lub nieporozumień.

Skróć zbyt długie zdania

Często otrzymujemy e-maile, które są po prostu ogromnymi blokami tekstu. Ale jak często po prostu go przeglądałeś, zamiast czytać całość? Zamień trudne do zrozumienia lub niejasne zdania na zwięzłe zdania, które koncentrują się na danej sprawie, aby uzyskać satysfakcjonującą odpowiedź — lub jakąkolwiek odpowiedź. Zakończ wezwaniem do działania, aby czytelnik wiedział, co dalej robić, i daj jasno do zrozumienia, że ​​jesteś otwarty na pytania i dalsze działania, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Sprawdź formatowanie i czcionkę

Jak zareagujesz, jeśli otrzymasz następujący e-mail: Prawdopodobnie usuń go i załóż, że to oszustwo, prawda? Nie ma nic złego w dodawaniu obrazów lub GIF-ów do wiadomości e-mail, ale jest na to sposób, aby nie rozpraszać uwagi ani nie drażnić. Na przykład używanie kilku różnych rozmiarów i kolorów czcionek może wydawać się przytłaczające. Twoja wiadomość prawdopodobnie zaginie wśród wielu elementów walczących o uwagę czytelnika. Z reguły lepiej trzymać się jednego stylu, rozmiaru i koloru czcionki.

Dźwięk ludzki

Twój odbiorca to rzeczywista osoba, więc używaj języka, który brzmi jak coś, co byś powiedział. Pisanie zdań, które brzmią, jakby napisał je robot lub są prosto z epoki wiktoriańskiej, nie przyniesie ci żadnej przysługi w uzyskaniu dobrej odpowiedzi od czytelnika. Zamiast tego nadaj swojemu e-mailowi ​​bardziej naturalny efekt. Pisz tak, jakby osoba, z którą rozmawiasz, siedziała obok ciebie w kawiarni. Na przykład zamiast mówić: „Pozdrowienia, mam nadzieję, że pogoda jest ładna tam, gdzie mieszkasz”, powiedz coś w stylu: „Cześć, mam nadzieję, że u ciebie wszystko dobrze”.

Krok 7: Użyj profesjonalnego podpisu e-mail

Chociaż nie jest to konieczne, profesjonalny podpis e-mail pomaga ustalić Twoją autentyczność. Daje również odbiorcy więcej kontekstu na temat Twojej roli i firmy. Weźmy na przykład ten: Obejmuje to osoby:

• Strzał w głowę
• Pełne imię i nazwisko
• Rola
• Firma
• Strona internetowa
• Informacje kontaktowe
• Linki do profili w mediach społecznościowych

Masz wszystko, czego potrzebujesz, aby się skontaktować, wszystko w jednym miejscu. Inteligentne, prawda? Co więcej, większość usług i platform pocztowych, takich jak Gmail i Outlook, umożliwia dołączanie automatycznych podpisów do każdej wiadomości e-mail, dzięki czemu nie trzeba dodawać ich ręcznie do każdej wiadomości e-mail. Oczywiście zawsze możesz wprowadzić zmiany w zależności od celu wiadomości e-mail, aby uzyskać lepszą odpowiedź i dołączyć dodatkowe informacje dostosowane do celu.

Twoja kolej na wysłanie doskonałego e-maila

Pisanie dobrych e-maili to sztuka, która wymaga czasu, ale jeśli będziesz sumiennie postępował zgodnie z naszym procesem, zauważysz drastyczną poprawę współczynnika otwarć i kliknięć. Życzę Ci lepszych odpowiedzi!