Jak pisać skuteczne cele projektu za każdym razem?

Projekt ma początek i koniec, ale bez celu jest statkiem bez steru. Aby pomyślnie sterować projektem i wylądować w bezpiecznej przystani, będziesz musiał zdefiniować cele projektu.

Jakie są cele projektu?

Cele projektu określają krytyczne kroki, które należy podjąć, aby pomyślnie zrealizować plan projektu. Cele projektu mogą być namacalnym rezultatem lub niematerialnymi kamieniami milowymi, ale zawsze powinny być SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie) i powiązane z szerszymi celami projektu.

Cele projektu pozwalają komunikować się z zespołem i określać, które osoby są odpowiedzialne za jakie cele, aby lepiej spełniać oczekiwania interesariuszy dotyczące jakości. Twoje cele powinny zawierać wskaźniki KPI, takie jak budżet, jakość i czas potrzebny na ukończenie projektu.

Aby śledzić cele projektu, potrzebujesz solidnego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje profesjonalne narzędzia do śledzenia projektów, takie jak wykresy Gantta, listy zadań, kalendarze i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym. ProjectManager pozwala z łatwością śledzić, zarządzać i kontrolować cele projektu. Rozpocznij za darmo.

Zanim nauczymy się pisać cele projektu, musimy zdefiniować terminy. Wiele osób myli koncepcję celów projektu z powiązanymi koncepcjami zarządzania projektami, takimi jak cele projektu, produkty dostarczane i kamienie milowe.

Cele projektu a cele projektu

Cele projektu to stwierdzenia wysokiego poziomu, które mogą być nieco niejasne. Zapewniają jednak ogólny kontekst tego, co projekt ma osiągnąć i jak jest zgodny z celami biznesowymi.

Istnieją różne typy celów projektu, takie jak cele dotyczące wydajności, cele czasowe (odnoszące się do dat rozpoczęcia i zakończenia) oraz cele dotyczące zasobów. Te trzy rodzaje celów projektu konkurują ze sobą, więc zmienna z jednym będzie miała wpływ na pozostałe.

Cele są znacznie bardziej szczegółowe i proste, ponieważ wpływają na każdą decyzję w projekcie. Cele projektu można również zdefiniować jako kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć ogólny widok celów projektu.

Cele projektu a kamienie milowe projektu

Kamienie milowe projektu wyznaczają ważny moment w projekcie, często wyznaczając początek nowej fazy projektu. W planie projektu może być tyle kamieni milowych, ile uznasz za stosowne. Są korzystne, ponieważ rozkładają plan projektu na bardziej przyswajalne części.

Cele projektu a rezultaty projektu

Wyniki projektu to produkty z działań projektowych. W projekcie może być tyle elementów wynikowych projektu, ile potrzebujesz. Elementy dostarczane projektu przybierają różne formy, takie jak produkt, usługa, a nawet gotowy projekt infrastrukturalny.

Dlaczego cele projektu są ważne?

Niewątpliwie ważne są skuteczne cele. Im jaśniejsze cele projektu, tym większe prawdopodobieństwo ich osiągnięcia. Ponadto Twój projekt będzie o wiele łatwiejszy w zarządzaniu.

Cele są kluczowe, ponieważ oferują sposób na uporządkowanie projektu i potwierdzenie jego sukcesu. Pomyśl o tych celach jako o wytycznych, których musi przestrzegać Twój projekt. Przeprowadzą Cię przez każdy aspekt projektu i jego fazy. Oferują kierownikom projektów mierzalne cele, aby osiągnąć i sprawić, by zespoły zrozumiały, czego się od nich oczekuje.

Jak pisać cele projektu SMART

Każdy cel projektu musi spełniać kryteria SMART. Ten akronim poprowadzi Cię do skutecznych celów.

Jak? Upewniając się, że każdy cel jest konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie.

Oznacza to zdefiniowanie celu i upewnienie się, że istnieje miernik do mierzenia jego postępów, dzięki czemu można stwierdzić, czy spełnia on podstawowe oczekiwania.

Twoje cele projektu muszą być osiągalne, w przeciwnym razie będą niemożliwe do osiągnięcia, co spowoduje stratę czasu i zasobów. Upewnij się, że realistycznie podchodzisz do swoich celów i upewnij się, że są one odpowiednie zarówno do projektu, jak i strategii organizacyjnej firmy.

Wreszcie, twój cel musi mieć termin określony przez ograniczenie czasowe; nie może być nieograniczona. Może to być ograniczone w czasie miesiącami, tygodniami lub dniami w zależności od specyfiki Twojego projektu.

Przykłady celów projektu

1. Zadowolenie klienta

Cel projektu: Zwiększenie ogólnego poziomu satysfakcji klientów, przesyłając zgłoszenia pomocy technicznej za pośrednictwem witryny internetowej.
Cel projektu: Wdrożenie nowego systemu zgłoszeń online do określonej daty, aby osiągnąć czas reakcji zgłoszenia nie dłuższy niż godzinę

Teraz przeprowadź to przez SMART: czy jest konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i ograniczony czasowo? Jeśli spełnia te kryteria, jest to cel projektu SMART.

Jeśli chodzi o cel, w jaki sposób zostanie on odzwierciedlony w wydajności, czasie i zasobach? Zastanów się również, czy ten cel jest zgodny ze strategią firmy.

2. Nowy produkt

Cel projektu: Stworzenie nowego produktu, który zostanie wprowadzony na rynek na początku następnego kwartału, np. pary butów.
Cele projektu: W tym przypadku istnieje kilka celów projektu związanych z tym celem. Oto kilka przykładów celów projektu.

• Przeprowadź badania rynku dotyczące preferencji Twojego rynku docelowego
• Opracuj wizję produktu
• Stwórz prototyp produktu końcowego
• Przetestuj go pod kątem wydajności z grupami fokusowymi sportowców
• Stwórz ostateczną wersję produktu

3. Sprzedaż

Cel projektu: Wzrost sprzedaży o 30 procent w następnym kwartale.
Cele projektu: W tym przypadku istnieje kilka celów projektu związanych z celem. Oto kilka przykładów celów projektu.

• Wykorzystaj nowe strategie, aby zwiększyć liczbę leadów od zespołu marketingowego o 10 procent
• Zatrudnij dwóch nowych przedstawicieli handlowych
• Uruchom program lojalnościowy
• Otwarcie jednego nowego kanału dystrybucji do początku przyszłego kwartału

ProjectManager dla lepszych celów projektu

Jeśli chcesz zdefiniować i osiągnąć cele projektu, potrzebujesz dynamicznego narzędzia do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które śledzi Twoje cele i cele za pomocą wskaźników w czasie rzeczywistym na naszym pulpicie nawigacyjnym. Dzięki naszemu oprogramowaniu cele SMART są łatwe do ustalenia, śledzenia i osiągania.

Filtruj raporty, aby wyświetlić żądane dane i wygenerować raporty, które można udostępniać interesariuszom, za pomocą jednego kliknięcia. Skorzystaj z naszych narzędzi do zarządzania zasobami, aby zrównoważyć obciążenie pracą i utrzymać realizację projektu. Nasze wykresy Gantta online są zaplanowane na osi czasu i można je łatwo edytować, przeciągając i upuszczając daty rozpoczęcia i zakończenia.

Więcej o celach projektu

O czym jest Twój projekt? Cel projektu określa to przed rozpoczęciem projektu. Będzie to dokument, do którego będziesz powracał w projekcie raz po raz, aby utrzymać kurs. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy pracujesz w kaskadzie, czy w ramach zwinnych.

Cel projektu jest niezbędny, ponieważ został zaprojektowany, aby pomóc Twojemu zespołowi, interesariuszom (zwłaszcza, gdy żądają zmian) i kierownikowi projektu. Jeśli chcesz, aby cel projektu był jak najskuteczniejszy, obejrzyj ten krótki film autorstwa naszego eksperta ds. zarządzania projektami, Jennifer Bridges, PMP.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych.

Pro Tip: Nie zaniedbuj celów biznesowych. Jeśli cel projektu nie jest zgodny ze strategią firmy, to nie będzie skuteczny.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja:

Dziś mówimy o tym, jak za każdym razem pisać skuteczne cele projektu. Cóż, czasami ludzie mają problemy z pisaniem celów, ponieważ mylą ich z celami, a nawet z wizją. Więc chcę zacząć od wyjaśnienia, co oznacza każdy z tych terminów.

Tak więc deklaracja wizji jest deklaracją najwyższego poziomu. To, co robi, pokazuje kierunek i aspiracje. Może nawet nie zostać osiągnięty, ale cele są bardziej niejasne, ale nadal są na wysokim poziomie, zapewniają ogólny kontekst tego, co projekt ma osiągnąć i są zgodne z celami biznesowymi.

Cele są deklaracją niższego poziomu, opisują pożądany rezultat projektu i opisują konkretne namacalne produkty i rezultaty, które projekt dostarczy. Więc cele są bardziej niejasne, a cele nieco bardziej szczegółowe.

Dlaczego więc zależy nam na skutecznych celach?

Cóż, zarządzanie projektem wymaga jasnych celów. Im jaśniej możesz określić swoje cele, tym większe prawdopodobieństwo ich osiągnięcia. Są więc używane do ustrukturyzowania projektu i potwierdzenia Twojego sukcesu. Jak więc sprawić, by te cele były bardziej efektywne?

Cóż, używamy techniki SMART. Tak więc SMART oznacza określony, mierzalny, osiągalny, realistyczny i ograniczony w czasie. Więc kiedy mówimy o projektach i mówimy o celach i zadaniach, oto przykład.

Jeśli więc celem projektu może być zwiększenie ogólnej satysfakcji klientów przesyłających zgłoszenia pomocy technicznej za pośrednictwem strony internetowej, byłby to ogólny cel projektu.

Tak więc jednym konkretnym celem byłoby wdrożenie nowego systemu sprzedaży biletów online do 1 sierpnia, aby osiągnąć czas reakcji na zgłoszenie nie dłuższy niż jedna godzina. Sprawdźmy to. Więc czy to jest SMART?

Jest więc bardzo konkretny, mówi dokładnie, co się wydarzy, o której godzinie i jakie wyniki osiągniesz. Jest to również mierzalne. Możesz zmierzyć czasy odpowiedzi na zgłoszenia i upewnić się, że nie przekraczają one jednej godziny.

Są one również osiągalne za pomocą tego systemu biletowego, można je osiągnąć i są realistyczne dla twojego zespołu. A także ograniczony czasowo, wiesz, że zamierzasz wdrożyć to do 1 sierpnia. Teraz możesz zobaczyć różnicę między celem a tym, jak cel pomaga wesprzeć ten cel.

Jeśli potrzebujesz narzędzia do planowania projektu, które pomoże Ci udokumentować Twoje cele, ustrukturyzować projekt i zweryfikować swój sukces, zarejestruj się teraz w naszym oprogramowaniu w ProjectManager.