Przewodnik po sekwencjach HubSpot: Jak zwiększać efektywność sprzedaży (+ samouczki wideo)

Chcesz więc mieć pewność, że wszyscy Twoi klienci i potencjalni klienci będą szybko komunikowani się za pośrednictwem serii (a raczej sekwencji ) e-maili sprzedażowych.

Możesz skonfigurować przepływ pracy w HubSpot, aby automatycznie wysyłać wiadomości e-mail zgodnie z ustalonym harmonogramem w przypadku określonego wyzwalacza. Jednak nie jest to jedyne narzędzie w HubSpot, które może wysyłać ciągi e-maili do potencjalnych klientów i klientów — dostępne jest również narzędzie HubSpot Sequences.

Czym są sekwencje HubSpot? Czym różnią się od przepływów pracy? W jaki sposób zapewniają wartość dla Twojej firmy? Jak zacząć z nich korzystać?

Przyjrzyjmy się odpowiedziom na te kluczowe pytania dotyczące sekwencji HubSpot. Zapnij pasy, bo to będzie wycieczka.

Czym są sekwencje HubSpot?

Termin „sekwencja HubSpot” odnosi się do zautomatyzowanej serii e-maili sprzedażowych wysyłanych do kontaktów z adresu e-mail połączonego ze skrzynką odbiorczą HubSpot. Te sekwencje e-maili są zazwyczaj wyspecjalizowane i dotyczą konkretnych problemów zgłaszanych przez potencjalnego klienta, do którego wysyłany jest e-mail, w celu lepszego przeprowadzenia go na ścieżce sprzedaży.

Oczywiście sekwencja HubSpot nie musi składać się wyłącznie z e-maili. Można również skonfigurować sekwencję „wielokanałową”, która wysyła wiadomości różnymi kanałami komunikacyjnymi, takimi jak wiadomości tekstowe/SMS. Sekwencją może być także komunikacja wewnętrzna lub zadania obejmujące wysyłanie żądań InMail lub połączeń na LinkedIn (wymaga to połączonego profilu LinkedIn).

Uwaga: wysyłanie wiadomości tekstowych może wymagać osobnej zgody na komunikację od potencjalnego klienta lub potencjalnego klienta, do którego wysyłasz wiadomość, aby zachować zgodność z wytycznymi ustawy o ochronie konsumentów telefonicznych z 1991 r. (TCPA).

Czym sekwencje różnią się od przepływów pracy w HubSpot?

Tego narzędzia nie należy mylić z narzędziem przepływu pracy, które jest często używane do podobnych celów, ale ma funkcje wykraczające poza wysyłanie wiadomości e-mail. Przepływy pracy w HS mogą w rzeczywistości uzupełniać narzędzie sekwencji.

W rzeczywistości wielu użytkowników HS wykorzystuje przepływy pracy jako sposób automatycznego rejestrowania potencjalnych klientów w swoich sekwencjach HubSpot. Zwykle kontakt można zapisać w sekwencji tylko wtedy, gdy ktoś go do niego zarejestruje ręcznie.

Jaka jest największa praktyczna różnica między sekwencją a przepływem pracy w HubSpot? Wiadomość sekwencyjna jest zawsze wysyłana z adresu e-mail połączonego ze skrzynką odbiorczą HubSpot, natomiast e-maile dotyczące przepływu pracy można wysyłać bezpośrednio z HubSpot.

Inną istotną różnicą między sekwencjami a przepływami pracy jest to, że domyślnie sekwencja wyrejestrowuje kontakt, jeśli zarezerwuje on spotkanie lub odpowie na jeden z e-maili w sekwencji. Dzieje się tak dlatego, że e-maile sprzedażowe mogą śledzić te interakcje, podczas gdy e-maile marketingowe nie.

Jakie są korzyści biznesowe ze stosowania sekwencji?

Jakie są zatem korzyści z używania narzędzia sekwencji w HubSpot? Korzystanie z sekwencji może pomóc na kilka różnych sposobów, na przykład:

• Automatyzacja działań następczych dla Twojego zespołu. Zarówno marketerzy, obsługa klienta, jak i członkowie zespołów sprzedaży są niezwykle zajęci. Ręczne nadążanie za wysyłaniem e-maili pojedynczo, nawet tych opartych na szablonach, w których wystarczy zmienić kilka nazwisk w e-mailu, pamiętając o wysłaniu do potencjalnego klienta wiadomości „X” „Y” w przedziale czasowym „Z”, kiedy masz Ponad 100 potencjalnych klientów jest niezwykle trudne. Dzięki sekwencjom możesz po prostu zapisać kontakt w sekwencji i zautomatyzować każdy dodatkowy krok sekwencji, oszczędzając mnóstwo czasu i wysiłku, który można przeznaczyć na inne zadania.
• Pielęgnuj kwalifikowanych potencjalnych klientów. Przepływy pracy doskonale nadają się do śledzenia kwalifikowanych potencjalnych klientów marketingowych (MQL) i niekwalifikowanych potencjalnych klientów, ale co z kwalifikowanymi potencjalnymi klientami (SQL)? Prawdopodobnie chcesz, aby treść tych potencjalnych klientów była znacznie bardziej skupiona i specyficzna dla nich – w tym obszarze narzędzie do sekwencji jest doskonałe.
• Wgląd w interakcje sekwencji. Narzędzie sekwencji HubSpot śledzi wszystkie odpowiedzi i interakcje otrzymywane przez Twoje sekwencje. Jest to kluczowa różnica w stosunku do narzędzia przepływów pracy, które z natury nie śledzi interakcji w przepływie pracy — chociaż interakcje potencjalnego klienta z określonymi zasobami mogą nadal być śledzone w jego rekordzie kontaktu lub w raporcie wydajności tego zasobu. Te dane dotyczące interakcji mogą pomóc Ci zoptymalizować przyszłe wysiłki w zakresie pozyskiwania potencjalnych klientów, a nawet zaangażować się w marketing oparty na kontach, wykorzystując te dane do tworzenia specjalnie dla nich ukierunkowanych komunikatów.

Który poziom HubSpot odblokowuje sekwencje?

Jesteś zainteresowany utworzeniem sekwencji w HubSpot. Ale czy masz dostęp do narzędzia? Sekwencje są dostępne dla następujących typów subskrypcji HubSpot (koszty subskrypcji podane w nawiasach):

• Centrum sprzedaży. Professional (450 USD/mies.) lub Enterprise (1200 USD/mies.).
• Centrum usług. Professional (450 USD/mies.) lub Enterprise (1200 USD/mies.).

Jeśli posiadasz Sales Hub lub Service Hub na poziomie subskrypcji Professional lub Enterprise, gratulacje! Masz dostęp do sekwencji HubSpot. Aby uzyskać dostęp do narzędzia, musisz mieć przypisane „siedzisko sprzedażowe” lub „siedzisko serwisowe”. Jeśli jesteś w Sales Hub lub Service Hub i nie widzisz przycisku „Automatyzacja”, skontaktuj się z administratorem systemu i poproś go o sprawdzenie, czy przydzielono Ci miejsce w narzędziu.

Listę swoich miejsc, informacje o tym, kto je zajmuje, ile jest dostępnych miejsc i nie tylko, możesz znaleźć, klikając ikonę koła zębatego w portalu HubSpot, przechodząc do „Użytkownicy i zespoły” w sekcji „Ustawienia konta” w lewym panelu nawigacyjnym i kliknięcie zakładki „Miejsca”:

Uwaga: to narzędzie nie jest częścią pakietów CMS, Marketing ani Operations i nie jest dostępne na kontach poziomu „Początek”.

Jak utworzyć sekwencję?

Jak zatem utworzyć sekwencję w HubSpot? Zanim faktycznie zajmiemy się narzędziem i konfiguracją samej sekwencji, ważne jest, aby zacząć od przygotowań „przed sekwencją”.

Krok 1: Zacznij od Dlaczego?

Dlaczego chcesz wysłać sekwencję wiadomości do potencjalnych klientów? Jaki jest Twój ostateczny cel? Chociaż „pielęgnowanie potencjalnych klientów na ścieżce sprzedaży, aby stali się klientami” jest dość powszechnym celem, jakie konkretne działania chcesz, aby podjęli? Ważne jest, aby o tym pamiętać, ponieważ pomoże Ci to ustawić ton i kontekst dla wszystkich komunikatów w Twojej sekwencji.

Czy na przykład tworzysz sekwencję dalszych interakcji sprzedażowych? Możesz postawić sobie za cel nakłonienie potencjalnego klienta do zarezerwowania spotkania sprzedażowego lub demonstracji. Czy chcesz wesprzeć potencjalnego klienta, który właśnie został MQL, pobierając określoną ofertę treści? Możesz wyznaczyć sobie cel polegający na przekształceniu MQL w SQL poprzez zlecenie im wykonania innych działań w Twojej witrynie i dostosować komunikat sekwencji, aby zachęcać do tych działań.

Krok 2: Określ kryteria rejestracji.

Kto powinien otrzymać ten konkretny zestaw wiadomości? Podobnie jak przepływy pracy, sekwencje mogą wykorzystywać zautomatyzowane kryteria rejestracji, aby rozpocząć wysyłanie e-maili, SMS-ów i innych wiadomości, gdy potencjalny klient spełni określone warunki wyzwalające.

W przypadku sekwencji stanowiącej kontynuację spotkania sprzedażowego może to być tak proste, jak przedstawiciel handlowy odpowiedzialny za potencjalnego klienta ręczne zapisanie go do sekwencji. Możesz także ustawić sekwencję uruchamianą, gdy kontakt zrobi coś konkretnego, np.:

• Wypełniać formularz
• Odwiedzenie określonej strony – np. strony z cenami lub strony demonstracyjnej
• Wejście w nowy etap cyklu życia
• Rezerwacja spotkania ze swoim zespołem

Krok 3: Określ czas trwania sekwencji i liczbę wiadomości.

Oto często zadawane pytanie: Jak długa powinna być sekwencja wiadomości e-mail (lub wiadomości)? Odpowiedź brzmi: „to zależy”.

Różne sekwencje będą miały różne cele i odbiorców, a zatem będą wymagały różnych komunikatów, poziomów trwałości, a nawet działań w ramach sekwencji. Jak stwierdza HubSpot w swoim własnym artykule instruktażowym na temat korzystania z narzędzia sekwencji: „nie ma ustalonych ram czasowych ani liczby e-maili. Musisz strategicznie określić wymagane punkty kontaktu i ich częstotliwość.

W Twoim procesie zawsze będzie przynajmniej trochę prób i błędów, gdy odkryjesz, jaki rodzaj przekazu przemawia do odbiorców, jakie kanały komunikacji sprawdzają się najlepiej i kiedy należy do nich dotrzeć – chociaż jest to coś, co kreuje podróż kupującego i kupującego Dokumenty osobiste mogą Ci pomóc!

Krok 4: Napisz wiadomości dla sekwencji i prześlij je do HubSpot.

Teraz, gdy już wiesz, do kogo się zwracasz i dlaczego, czas zacząć pisać treść kolejnych e-maili, wiadomości SMS i powiadomień wewnętrznych. W tym przypadku przestrzeganie kilku najlepszych praktyk dotyczących tworzenia wiadomości e-mail może pomóc w tworzeniu wysokiej jakości wiadomości e-mail, które zwiększają zaangażowanie.

Aby faktycznie korzystać z tych wiadomości, musisz przesłać je do odpowiednich narzędzi w HubSpot. W przypadku wiadomości e-mail możesz wybrać szablon wiadomości e-mail w narzędziu sekwencji lub utworzyć nowy od podstaw. Oto przykład tego, jak to wygląda:

Ten przykład nie omawia wszystkich szczegółów, ale powinien szybko pokazać, gdzie można znaleźć to, czego potrzebujesz, aby od zera utworzyć wiadomość e-mail dotyczącą sekwencji sprzedaży.

Tworząc te szablony do e-maili sprzedażowych, często najlepiej jest zachować ich prostotę — tak, jakbyś właśnie napisał je ręcznie i wysłał szybką odpowiedź. Szczegóły zmienią się w zależności od tego, co wyzwala twoją sekwencję. Na przykład, jeśli śledzisz spotkanie sprzedażowe, możesz wyróżnić kolejne kroki po rozmowie. W międzyczasie wiadomość e-mail po prezentacji demonstracyjnej może zawierać prośbę o odpowiedź z informacją zwrotną.

Krok 5: Skonfiguruj każdy krok sekwencji.

Zacznij dodawać swoje e-maile i inne działania do sekwencji. Do sekwencji możesz dodać kilka kroków:

• Automatyczne e-maile . Gdzie wybierasz istniejący szablon sekwencji e-maili lub tworzysz nowy od podstaw.
• Ręczne zadania e-mailowe . Gdzie wysyłasz przypomnienie do właściciela kontaktu, aby ręcznie wysłać wiadomość e-mail do kontaktu. Jest to najbardziej przydatne w przypadku e-maili, które wymagają dużej personalizacji – na przykład w przypadku rozmów telefonicznych posprzedażowych, podczas których przedstawiciel handlowy ma podkreślić konkretne pytania i wątpliwości, które mogły pojawić się podczas rozmowy.
• Zadania wywoławcze . Ustaw przypomnienie, aby przedstawiciel handlowy/właściciel kontaktu zadzwonił w celu skontaktowania się z potencjalnym klientem o określonej godzinie.
• Zadania ogólne . Skonfiguruj ogólne przypomnienie o zadaniu dla właściciela kontaktu, które logicznie wynika z poprzednich działań w sekwencji — takich jak weryfikacja właściwości kontaktu potencjalnego klienta, aby upewnić się, że są one aktualne, dodanie potencjalnego klienta do ręcznie wybieranej listy lub przeprowadzenie badania lider inicjatyw marketingowych opartych na kontach.
• Zadania na LinkedIn . Jeśli połączyłeś swój profil konta LinkedIn, możesz wysyłać zadania InMail i zadania żądań połączenia za pomocą sekwencji HubSpot.

Aby rozpocząć, po prostu kliknij małą ikonę „+” w zakładce Kroki sekwencji:

Krok 7: Ustaw kryteria wyrejestrowania.

Pamiętaj, aby przejść do karty automatyzacji w narzędziu sekwencji, aby skonfigurować działania, które spowodują wypisanie potencjalnych klientów z sekwencji (aby nie wysyłać do nich wiadomości, gdy osiągnęli już cel sekwencji). Istnieją dwa rodzaje działań, których możesz użyć w sekwencji, aby wyrejestrować kontakty:

• Odpowiedź e-mail. Możesz ustawić tak, że jeśli kontakt odpowie na dowolny e-mail w sekwencji, zostanie automatycznie wyrejestrowany z tej sekwencji. Opcja ta jest domyślnie włączona w narzędziu sekwencji. Możesz także samodzielnie ustawić, aby w tym samym czasie wyrejestrowywały z sekwencji inne kontakty tej samej firmy.
• Spotkanie zarezerwowane. Możesz wypisać kontakt z sekwencji, jeśli zarezerwuje spotkanie z Twoim zespołem.

Możesz także użyć narzędzia przepływów pracy, aby uzyskać bardziej szczegółowe kryteria rejestracji i wyrejestrowania.

Krok 8: Testuj!

OK, dodałeś wszystkie kroki sekwencji, e-maile, przypomnienia o zadaniach – wszystko. Co teraz? Czas przetestować sekwencję, zanim udostępnisz ją klientom na żywo!

Przetestuj sekwencję przed jej uruchomieniem, aby sprawdzić, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Możesz to zrobić, wybierając konkretny „kontakt testowy” skonfigurowany w portalu HubSpot i ręcznie wybierając go do sekwencji. W idealnym przypadku ten fałszywy kontakt miałby adres e-mail, do którego można uzyskać dostęp w celu przetestowania automatyzacji i przechwytywania danych. Możesz nawet zapisać się do sekwencji, aby zobaczyć, jak się zachowuje.

Kiedy powinienem zapisać kontakt w sekwencji?

Oto częste pytania dotyczące sekwencji. Kiedy zapisać kogoś do sekwencji i kogo?

Po pierwsze: możesz zapisać kontakt tylko w jednej sekwencji e-maili na raz. Jeśli chcesz, aby kontakt wykonał wiele sekwencji, musisz najpierw upewnić się, że został wyrejestrowany z innych sekwencji.

Kiedy więc zapisać kontakt w sekwencji? Ogólnie rzecz biorąc, warto zapisać potencjalnego klienta do sekwencji po każdej większej interakcji na końcu ścieżki, takiej jak rozmowa sprzedażowa lub demonstracja. Na przykład, jeśli kontynuujesz rozmowę sprzedażową, warto jak najszybciej zapisać kontakt w sekwencji po rozmowie, aby móc uderzać, póki przysłowiowe żelazo jest gorące.

Dobra sekwencja e-maili i przypomnień o zadaniach dla zespołu sprzedaży może pomóc Twojej firmie utrzymać się w centrum uwagi w poszukiwaniu gorących potencjalnych klientów po interakcjach z BOFU.

Czy zespoły inne niż sprzedaż mogą używać sekwencji?

Tak, każdy członek dowolnego zespołu może wykorzystać sekwencje jako narzędzie pomagające utrzymać zaangażowanie kontaktów. Aby jednak tworzyć i wykonywać sekwencje, użytkownicy HubSpot muszą:

• Mieć przypisane stanowisko Sales Hub lub Service Hub (poziom Professional lub Enterprise).
• Połącz ich osobisty adres e-mail z HubSpot — adresu e-mail zespołu połączonego ze skrzynką odbiorczą rozmów nie można używać do wysyłania kolejnych wiadomości e-mail.
• Posiadaj uprawnienia do narzędzia Sekwencje.

Wymagania te nakładają twarde ograniczenie na liczbę członków zespołu, którzy mogą korzystać z narzędzia sekwencji w portalu HubSpot. Ponadto ze względu na ograniczenie polegające na tym, że potencjalni klienci mogą być rejestrowani tylko w jednej sekwencji na raz, ważne jest, aby zachować rozsądek w kwestii tego, kto może tworzyć sekwencje i w jakich momentach podróży kupującego rejestrujesz się w sekwencji.

Kolejną ważną informacją jest to, że wszelkie zadania w sekwencji zostaną przypisane do użytkownika HS, który zapisał kontakt w tej sekwencji. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że właściwi członkowie zespołu tworzą sekwencję i rejestrują do niej klientów/potencjalnych klientów.

Ile e-maili można użyć w sekwencji?

Być może zastanawiasz się, ile e-maili możesz wysłać w sekwencji. Chociaż możesz umieścić w sekwencji praktycznie nieograniczoną liczbę e-maili, istnieją sztywne ograniczenia dotyczące liczby e-maili w sekwencji, które możesz wysłać dziennie, w zależności od typu subskrypcji HubSpot i dziennych limitów wysyłania Twojego dostawcy poczty e-mail.

Oto sekwencja znaków e-mail dla użytkowników HubSpot:

• Specjalista ds. sprzedaży lub centrum serwisowego. 500/dzień
• Przedsiębiorstwo centrum sprzedaży lub centrum usług. 1000/dzień

Należy pamiętać, że „dzień” w tym kontekście oznacza kroczący okres 24 godzin — nie ma ustalonej pory dnia, w której limit jest resetowany.

Ponieważ te e-maile są wysyłane z Twojej osobistej skrzynki odbiorczej, możesz napotkać dalsze ograniczenia dotyczące liczby e-maili, które możesz wysłać. Oto lista limitów szybkości w HubSpot dla różnych dostawców poczty e-mail:

• Gmail za darmo: 350 dziennie
• Aplikacje Google: 1000 dziennie
• Skrzynka odbiorcza wymiany: 1000/dzień
• Ogólna skrzynka odbiorcza: 1000/dzień

Dlatego podłączając osobistą skrzynkę odbiorczą do użytku z sekwencjami, ważne jest, aby wziąć pod uwagę ograniczenia, jakie dostawca poczty e-mail nakłada na wysyłanie wiadomości e-mail jeden do jednego.

Wiadomości e-mail mogą również podlegać ograniczeniom rozmiaru w zależności od używanej skrzynki odbiorczej, dlatego dobrym pomysłem jest zminimalizowanie liczby wiadomości wysyłanych tam i z powrotem, aby uniknąć tych ograniczeń i aby każdy e-mail był możliwie krótki i treściwy.

Gdzie mogę zobaczyć wykonanie moich sekwencji?

OK, stworzyłeś swoją pierwszą sekwencję. Gdzie możesz sprawdzić jej działanie? Możesz to łatwo zrobić na karcie zarządzania w narzędziu sekwencji. Oto krótki przewodnik wideo pokazujący, jak sprawdzić wydajność sekwencji:

Krok po kroku polega na:

• Kliknij „automatyzacja” na pasku nawigacyjnym HubSpot
• Kliknij „sekwencje” w menu rozwijanym
  • Tutaj, w widoku głównym, możesz zobaczyć liczbę zapisów, liczbę odpowiedzi i liczbę spotkań.
• Przejdź i kliknij sekwencję, którą chcesz sprawdzić.
• Kliknij zakładkę „wydajność”.
  • Tutaj znajdziesz bardziej szczegółowe informacje na temat zapisów, współczynników otwarć, odrzuceń, współczynników braku odpowiedzi i wydajności poszczególnych kroków w sekwencji.

Możesz także sprawdzić ogólną wydajność sekwencji i wyświetlić listę bardzo zaangażowanych kontaktów, klikając „Analizuj” w widoku głównego menu sekwencji:

Jak edytować aktywną sekwencję?

Czy zapomniałeś o czymś w swojej sekwencji lub odkryłeś sposób na ulepszenie tego? Nie martw się, możesz edytować aktywną sekwencję. W rzeczywistości jest to całkiem proste — wystarczy przejść do zakładki „Kroki” aktywnej sekwencji i rozpocząć wprowadzanie dowolnych dodatków lub zmian.

Należy jednak pamiętać, że podczas edycji aktywnej sekwencji wszelkie zmiany zostaną odzwierciedlone TYLKO w przypadku zarejestrowanych kontaktów po zapisaniu zmian w sekwencji. Każdy, kto aktualnie uczestniczy w sekwencji, nadal otrzyma jej starą wersję i całą zawartość, która się w niej znajdowała.

Załóżmy na przykład, że wysłałeś dodatkowy e-mail, zmieniłeś treść kilku wiadomości i skróciłeś opóźnienia w pozostałych e-mailach w sekwencji, tak aby nadal był to ten sam łączny czas. Jeśli klikniesz „zapisz”, twoja sekwencja ulegnie zmianie, ponieważ każdy przyszły kontakt będzie miał dodatkowy e-mail, nową treść i krótsze opóźnienie wiadomości.

Jednak wszyscy, którzy już biorą udział w przepływie pracy, nadal otrzymają jego „przestarzałą” wersję. Jeśli chcesz, aby otrzymali zaktualizowaną wersję, musisz wyrejestrować się i ponownie przeprowadzić sekwencję.

Jak rejestrować i wyrejestrowywać kontakty sekwencyjnie?

W samym narzędziu sekwencji podstawową metodą zapisania kontaktu w sekwencji jest zrobienie tego ręcznie. Po prostu kliknij pomarańczowy przycisk „Wyślij kontakty e-mailem” i wybierz kontakty, które chcesz zarejestrować, z menu, które pojawia się po prawej stronie. Oto przykład, jak to zrobić:

Zauważysz, że zanim mogłem zapisać każdy kontakt w sekwencji, musiałem najpierw uzupełnić brakujące informacje. Dzieje się tak, ponieważ ta sekwencja zawierała wiadomość e-mail umożliwiającą śledzenie spotkania, więc przed wysłaniem musiałem przesłać notatki ze spotkania do tej sekwencji.

Wypisanie się z sekwencji następuje automatycznie za każdym razem, gdy kontakt odpowie na wiadomość e-mail z sekwencji lub zarezerwuje spotkanie. Oto film przedstawiający zakładkę automatyzacji w narzędziu do zarządzania sekwencją:

Być może zauważyłeś podpowiedzi informujące, że wyzwalaczy wyrejestrowania z odpowiedzi na e-mail i zarezerwowanego spotkania nie można wyłączyć, ponieważ oba są używane w każdej kolejności. Jednakże środkową opcję wyrejestrowania każdego kontaktu w tej samej firmie można włączyć lub wyłączyć według własnego uznania.

Jak kontrolować rejestrację za pomocą przepływów pracy

Możesz także używać przepływów pracy do rejestrowania kontaktów w sekwencji sprzedaży, więc praktycznie każdy wyzwalacz, którego możesz użyć w narzędziu przepływów pracy, może być również wyzwalaczem rozpoczęcia sekwencji sprzedaży.

Niektórzy użytkownicy HubSpot mogą uznać gałęzie logiczne przepływów pracy typu „jeśli/wtedy” za niezwykle przydatne w swoich sekwencjach sprzedaży. Załóżmy na przykład, że chcesz zmienić sposób obsługi kontaktu w zależności od tego, czy jest on nadal zapisany w sekwencji sprzedaży. W tym celu przejdziesz do narzędzia przepływów pracy i po części przepływu pracy, która rejestruje kontakt w sekwencji ustaw odpowiednie opóźnienie zakończenia sekwencji, a następnie użyj gałęzi logiki jeśli/wtedy, aby określić kolejne kroki.

W tym przykładzie zobaczysz, jak to wygląda, gdy opieram się na tym, czy kontakt jest aktualnie zapisany w sekwencji:

W tym miejscu mogę zapisać potencjalnego klienta w innej sekwencji, zmienić jego status cyklu życia lub dodać jeszcze więcej oddziałów typu „jeśli/wtedy” w celu uwzględnienia wyników określonych sekwencji.

Aby wymusić wyrejestrowanie za pomocą przepływów pracy, po prostu utwórz nowy przepływ pracy za pomocą wyzwalacza, którego chcesz użyć do wymuszenia wyrejestrowania. Ponieważ kontakty można zapisać tylko w jednej sekwencji na raz, nie są konieczne żadne inne regulacje.

Oto krótki samouczek wideo:

Dlaczego chcesz to zrobić? Jednym z powodów może być rejestrowanie kontaktów w innej kolejności. Powyższy przykład przepływu pracy wymusza wypisanie się z jednej sekwencji, dzięki czemu potencjalny klient może zostać zapisany do innej sekwencji, jeśli wykona określoną akcję na stronie internetowej (w tym przypadku wypełnienie formularza). W ten sposób przepływy pracy mogą pomóc w automatycznym ustalaniu priorytetów rejestracji kontaktów w określonej sekwencji na podstawie ich działań, zamiast zlecać komuś ręczne zarządzanie tym.

Jak wykorzystać sekwencje wielokanałowe?

Wykorzystanie sekwencji „wielokanałowej” jest tak proste, jak włączenie do sekwencji wiadomości SMS lub wiadomości w mediach społecznościowych oraz innych przypomnień o ręcznych zadaniach komunikacyjnych. Po prostu kliknij ikonę „+” i dodaj typ wiadomości, którą chcesz dołączyć, lub przypomnienie o zadaniu dla właściciela kontaktu, aby wysłać wiadomość na innym kanale.

Jak zarządzać kontaktami zarejestrowanymi w sekwencji?

Możesz ręcznie wyrejestrować, edytować lub wstrzymać sekwencję dla poszczególnych kontaktów z zakładki „Rejestracja”. Najedź kursorem na nazwę kontaktu, a wyświetli się przycisk „Akcja”. Kliknij ten przycisk, a będziesz mieć możliwość edycji, wstrzymania lub wyrejestrowania kontaktu z sekwencji. Oto krótki film:

Załóżmy, że zapomniałeś odpowiednio spersonalizować jeden z e-maili w sekwencji. Możesz edytować sekwencję dla tego konkretnego odprowadzenia, aby poprawić błąd, lub wstrzymać sekwencję, aby dać sobie trochę dodatkowego czasu.

Możesz także kliknąć nazwę kontaktu na karcie rejestracji, aby przejść bezpośrednio do rekordu kontaktu i wprowadzić w nim ręczne zmiany na podstawie odpowiedzi na e-maile z sekwencją lub inne komunikaty.

Jak Twój zespół sprzedaży powinien korzystać z sekwencji HubSpot?

Ponieważ Twój zespół sprzedaży będzie najczęściej korzystał z sekwencji ze wszystkich zespołów, jakie „najlepsze praktyki” powinni w tym przypadku zastosować? Oto kilka wskazówek, które pomogą Twojemu zespołowi w pełni wykorzystać narzędzie sekwencji:

• Upewnij się, że przedstawiciele handlowi mają zarówno stanowiska, jak i uprawnienia. Przed wykonaniem sekwencji przedstawicielowi handlowemu należy przypisać stanowisko sprzedażowe lub serwisowe w portalu HubSpot. Dodatkowo muszą mieć dostęp do narzędzia sekwencji w Twoim portalu. Jeśli którykolwiek z tych wymagań nie zostanie spełniony, nie będzie mógł korzystać z narzędzia – może nawet nie pojawić się w menu!
• Naprawdę poznaj persony swoich kupujących. Rozwijanie osobowości kupującego jest niezbędne do tworzenia znaczącego przekazu dla potencjalnych klientów. Wiedza o tym, kim są, jakie są ich największe obawy i jak z nimi rozmawiać, ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia zaangażowania w komunikację.
• Personalizuj treść e-maili. Pamiętaj, aby spersonalizować e-maile w kolejności odpowiadającej konkretnym obawom, o których wiesz, że potencjalny klient Ci przekazał. To naprawdę może pomóc Twojej sekwencji rezonować z odbiorcą.
• Oszczędzaj czas i twórz szablony e-maili. Twórz różnorodne szablony wiadomości e-mail z tokenami personalizacji i łatwymi miejscami do kopiowania/wklejania ważnych notatek ze spotkań do wiadomości e-mail. Pomoże Ci to zaoszczędzić trochę czasu. Ponadto, jeśli wiesz, jakiego rodzaju informacje należy uwzględnić w spersonalizowanych sekwencjach, możesz pisać notatki, mając na uwadze te symbole zastępcze.
• Podejmować właściwe kroki. Pamiętaj, aby w trakcie sekwencji ustawić zadanie przypominające, aby sprawdzić potencjalnego klienta i, jeśli to możliwe, skontaktować się z nim bezpośrednio. Czasami potencjalny klient może stracić kontakt z powodu sytuacji, na którą nie ma wpływu, i po prostu zapomina odpowiedzieć na e-mail (lub przegapił wiadomość, która trafiła do jego skrzynki odbiorczej). Wykonanie końcowego zadania typu „sprawdź tego potencjalnego klienta” pomoże Ci pozostać w kontakcie i mieć wszystko na uwadze.
• Twórz sekwencje przypomnień o spotkaniach. Zadbaj o to, aby Twoje kontakty rezerwujące spotkanie o tym nie zapomniały! Utwórz sekwencję przypomnień o spotkaniach, aby uniknąć przypadkowego podwójnego zarezerwowania daty lub przeoczenia godziny rozpoczęcia spotkania.

Najważniejsze sekwencje HubSpot, które musi utworzyć Twój zespół sprzedaży

Jakie są zatem najważniejsze rodzaje sekwencji, które Twój zespół sprzedaży musi teraz utworzyć? Z sekwencjami można zrobić wiele różnych rzeczy, ale niektóre z najpopularniejszych typów sekwencji, które warto utworzyć, to:

Pielęgnowanie sekwencji e-maili

Jest to sekwencja mająca na celu pozyskanie nowego kontaktu, który nie jest jeszcze całkiem „gotowy do sprzedaży”, i pomoc w przygotowaniu go na ścieżce do zostania specjalistą MQL lub SQL. HubSpot zaleca tego typu sekwencję „firmom, które mają krótkie cykle sprzedaży, takie jak wiele towarów pakowanych konsumenckich lub nawet proste technologie B2B”.

Sekwencje e-maili dotyczących zaangażowania

Chcesz zbudować relację z jednym ze swoich potencjalnych klientów? Sekwencja e-maili zaręczynowych może być dla Ciebie odpowiednia. Podobnie jak sekwencja e-maili pielęgnujących kontakt z potencjalnym klientem, sekwencja angażująca napędza interakcję z Twoją witryną i znajdującą się w niej treścią, dzięki czemu Twoja firma będzie „najwyżej w centrum uwagi” dla tego potencjalnego klienta. Tutaj szukasz kontaktów, które otwierają, klikają i odpowiadają na e-maile. To właśnie te kontakty powinny być traktowane priorytetowo przy zapisie do przyszłych sekwencji.

Sekwencje przypomnień o spotkaniach

Jak wspomniano wcześniej, jeśli ktoś zarezerwuje spotkanie, warto mieć pewność, że o tym nie zapomni! Utwórz sekwencję przypomnień o spotkaniach, która będzie wysyłać automatyczne przypomnienia o spotkaniach do kontaktów dzień wcześniej i rano w dniu spotkania, aby przypadkowo ich nie przegapili (w sekwencji wyślij także kilka przypomnień o zadaniach do swojego zespołu)!

Przepływy pracy mogą być przydatnym narzędziem do planowania rejestracji w tego rodzaju sekwencjach poprzez wymuszanie wyrejestrowania z innych sekwencji i rejestrowanie kontaktu w tej sekwencji.

Sekwencje uzupełniające spotkania

Nie pozwól, aby kontakt zapomniał o Tobie po zakończeniu spotkania! Utwórz sekwencję kolejnych spotkań sprzedażowych lub demonstracyjnych, która zapewni Tobie i Twoim kontaktom prostą listę „kolejnych kroków”, które będziesz mógł wykonać, aż do osiągnięcia upragnionego statusu „transakcja zamknięta”.

Sekwencje e-maili konwersji

Chcesz, aby Twoje kontakty wykonały określoną akcję (np. rezerwację spotkania, zaplanowanie demonstracji lub wypełnienie formularza/ankiety)? To zadanie dla sekwencji e-maili dotyczących konwersji! Upewnij się, że cała kopia sekwencji skupia się wokół żądanej akcji, aby nic nie rozpraszało.

Sekwencje przypomnień o zadaniu

Przedstawiciele handlowi są często niezwykle zajęci docieraniem do różnych potencjalnych klientów, żonglowaniem kalendarzami spotkań i ogólnie rzecz biorąc, są świetni w dostarczaniu klientom bekonu do domu. Dlatego przedstawicielowi zbyt łatwo może przypadkowo zapomnieć o skontaktowaniu się z konkretnym potencjalnym klientem lub zmianie właściwości kontaktu w narzędziu HubSpot po spotkaniu.

W tym miejscu pomocne może być utworzenie sekwencji przypomnień o zadaniu lub kroków przypominających o zadaniu roboczym w istniejącej sekwencji. Dzięki przypomnieniom o zadaniach Twój zespół będzie na bieżąco z najważniejszymi obowiązkami po interakcji.

Sekwencje e-maili zachęcających do ponownego zaangażowania

Powiedzmy, że potencjalny klient przestaje działać. Co możesz zrobić? Wysyłanie e-maili zachęcających do ponownego zaangażowania do potencjalnych klientów, którzy od jakiegoś czasu nie mieli kontaktu z Twoją marką, może być dobrym sposobem na przypomnienie im, kim jesteś, co możesz dla nich zrobić, i ponowne wzbudzenie zainteresowania.

Jeśli po zakończeniu sekwencji kontakt w dalszym ciągu nie nawiązuje kontaktu z Twoją marką, być może nadszedł czas, aby usunąć go jako kontakt marketingowy, aby utrzymać dobrą kondycję listy e-mailowej (i uniknąć wyczerpania limitu kontaktów).

Niezbędne zasoby dotyczące sekwencji HubSpot

Jeśli szukasz więcej samouczków i zasobów na temat używania sekwencji, oto kilka na dobry początek:

• Akademia HubSpot: Sekwencje
  • Zdobycie uwagi dzisiejszego silnego nabywcy
  • Organizowanie zasięgu za pomocą sekwencji i zadań
• Baza wiedzy HubSpot: Sekwencje
• Społeczność HubSpot: Sekwencje

Pułapki związane z sekwencją HubSpot, których należy unikać

Szybki dodatkowy czas na treść: jakich największych błędów należy unikać podczas korzystania z narzędzia sekwencji? Oto kilka z nich, których powinieneś unikać:

• Brak przeglądania szablonów wiadomości e-mail przed zarejestrowaniem kontaktu. Każdemu z nas przydarzyło się to w takim czy innym momencie: spieszymy się z wykonaniem zadania i klikamy „wyślij” w wiadomości e-mail lub sekwencji, gdy występuje w niej poważny błąd. Na przykład możesz przypadkowo wysłać przypomnienie o zakończeniu spotkania z tekstem zastępczym w miejscu, w którym powinny znajdować się Twoje obserwacje/notatki ze spotkania. Chociaż możesz edytować wiadomości w sekwencji dla konkretnego kontaktu po jego zarejestrowaniu, najlepszym rozwiązaniem jest ponowne sprawdzenie najpierw całej sekwencji, ponieważ będzie za późno na poprawienie otrzymanych już wiadomości.
• Błędy w temacie. HubSpot przygotował listę siedmiu grzechów głównych tematów wiadomości e-mail, które często powodują spadek otwarć wiadomości e-mail i współczynnika zaangażowania. Najważniejsze, których należy unikać, to:
  • Wiersze tematu są zbyt długie (maksymalnie 70 znaków, chociaż im krótsze, tym lepiej)
  • Wprowadzający w błąd temat (temat powinien dokładnie odzwierciedlać to, co zobaczy czytelnik po otwarciu wiadomości e-mail)
  • Bycie ZBYT sprzedawczym i brak odniesienia do powodu, dla którego się kontaktujesz (czytelnicy mają tendencję do automatycznego ignorowania lub usuwania e-maili, które w oczywisty sposób stanowią niezapowiedzianą próbę nawiązania kontaktu sprzedażowego)
  • Tematy są zbyt ogólne (potencjalni klienci o dużej wartości prawdopodobnie otrzymują co tydzień setki e-maili od osób z Twojej branży, więc Twoje e-maile muszą się wyróżniać)
• Bombardowanie odbiorców zbyt dużą liczbą e-maili. Po dodaniu dodatkowych kroków do sekwencji typowe opóźnienie wynosi domyślnie jeden dzień. Niektórzy odbiorcy mogą nie docenić tak częstego tempa komunikacji, chyba że mają pilną potrzebę, w której im pomagasz. Wysyłaj zbyt wiele e-maili w zbyt krótkim czasie, a liczba rezygnacji z subskrypcji może wzrosnąć.
• Niewystarczająco szybkie wysyłanie e-maili. Na drugim końcu spektrum znajduje się niewystarczająco szybkie wysyłanie e-maili do potencjalnego klienta. Zbyt długie opóźnienie po interakcji (zwłaszcza spotkaniu sprzedażowym lub demonstracyjnym) może zabić zaangażowanie w sekwencję. Dlatego ważne jest, aby jak najszybciej monitorować tego rodzaju interakcje. Pomocne w tym może być użycie przepływu pracy w celu utworzenia przypomnienia o zadaniu dla właścicieli kontaktów w celu zapisania podmiotu do sekwencji.
• Używanie Small Talk w sekwencyjnej wiadomości e-mail. Masz ograniczoną przestrzeń w sekwencji e-maili, a Twoi potencjalni klienci mają ograniczony czas i uwagę, aby Ci je zapewnić. Dlatego najlepiej unikać wdawania się w zbyt wiele „pogawędek” na początku kolejnego e-maila. Chociaż dołączenie odrobiny pogawędki opartej na rzeczywistym spotkaniu może być nieocenione przy tworzeniu spersonalizowanych treści, długa diatryba na temat pogody, uczuć lub innych niepowiązanych tematów sprawi, że czytelnik pośpiesznie sprawdzi.
• Próba zapisania kontaktu w wielu sekwencjach jednocześnie. Pamiętaj: kontakt może znajdować się tylko w jednej sekwencji na raz. Aby można było je umieścić w nowej sekwencji, należy je najpierw wypisać z sekwencji, w której się znajdują. Dlatego ważne jest, aby zachować rozsądek w swoich sekwencjach i uważać, aby nie umieszczać swoich kontaktów w zbyt wielu z nich w tym samym momencie.

Próbujesz opanować sztukę wykorzystania sekwencji HubSpot? Zwróć się o pomoc do ekspertów z Bluleadz! Nasz zespół sprzedaży cały czas korzysta z tego narzędzia, aby dotrzeć do klientów i potencjalnych klientów — i chętnie omówimy z Tobą kilka wskazówek!