10 najważniejszych dokumentów, które muszą przygotować menedżerowie produktu

Pisemna komunikacja z inżynierami jest lepsza, ponieważ jest bardziej spójna w całym zespole produktu, jest trwalsza i podnosi odpowiedzialność”. – Ben Horowitz

Jak trafnie podsumował Ben Horowitz, komunikacja pisemna jest jak rzeka, która zanurza każdego, kto wejdzie w jej kontakt. To samo dotyczy również scenariusza biznesowego.

Komunikacja pisemna jest rzeczywiście bardziej ujednoliconym sposobem wymiany informacji o oprogramowaniu, o którym powinien wiedzieć każdy członek zespołu. Dlatego menedżerowie produktu inwestują swój czas w prowadzenie dokumentacji każdego zadania dotyczącego oprogramowania.

Rozumie się, że tworzenie kilku dokumentów dla wielu procesów pomaga utrzymać porządek w całym procesie rozwoju, unikając nieprzewidzianych problemów spowodowanych nieporozumieniami.

Aby określić znaczenie dokumentacji dla menedżerów produktu, przyjrzyjmy się niektórym zaletom takiego postępowania.

Dlaczego menedżerowie produktu powinni skupić się na dokumentacji?

• Opracowanie precyzyjnej wizji produktu — dokumentacja pomaga menedżerom produktu w identyfikacji odpowiedzi na wszystkie pytania „dlaczego” w projektach dotyczących głównego produktu. Pisanie wszystkiego pomaga menedżerom produktu podejmować kluczowe decyzje i od razu uzyskiwać odpowiedzi na pytania typu „Dla kogo jest ten produkt? ” i „dlaczego aplikacja musi być rozwijana?”. Eliminuje to wszelkie ryzyko pomyłek i błędów.

• Duża pomoc w planowaniu — „Nie możesz zakładać, że Twój produkt jest najlepszym rozwiązaniem — musisz to zaplanować”. Teraz przede wszystkim planowanie jest najważniejsze. Kiedy menedżerowie dokumentują swoją wizję w jasny i elokwentny sposób, tworząc historie, sprinty i cele, cały zespół programistów jest w stanie stworzyć oprogramowanie dostosowane do potrzeb użytkowników.

• Obsługuje terminową realizację — plany są daremne, jeśli nie zostaną wdrożone na czas i we właściwy sposób. Aby zmienić wizję aplikacji w rzeczywistą i dobrze działającą aplikację, menedżer produktu wykorzystuje dokumentację i nawiązuje pisemną komunikację z projektantami, inżynierami itp., aby popchnąć ich we właściwym kierunku i wykonać dobrze sformułowane plany.

• Utrzymuje odpowiedzialność członków zespołu — utrzymując dokumentację wszystkich zadań związanych z produktem w stanie nienaruszonym, menedżer produktu może uzyskać dostęp do mnóstwa informacji o tym, co robią członkowie zespołu, i sprawić, że będą odpowiedzialni za swój udział w zadaniach. Prowadzenie ewidencji wszystkiego sprawia, że ​​wszystko jest proste i przejrzyste.

• Potrzeby klientów są zaspokajane — dzięki dokumentowaniu wszystkiego, od pomysłu na aplikację po planowanie, menedżerowie produktu mogą łatwo uzyskać dostęp do funkcji, które powinny być zawarte w aplikacji i jakie funkcje musi spełniać każda z nich. Później mogą przekazać tę ocenę zespołowi w szczegółowy i jasny sposób, aby produkt końcowy był dokładnie tym, czego potrzebują użytkownicy.

Najczęściej używane dokumenty przez menedżerów produktu

1. Dokumenty analizy konkurencji

„Jednym ze sposobów poznania swojej rzeczywistej przewagi jest przeprowadzenie analizy konkurencyjnej”.

Analiza konkurencji obejmuje badanie produktów i usług konkurentów, udziału w rynku oraz ich mocnych i słabych stron. Przygotowywany jest dokument analizy konkurencji zawierający wszystkie wyżej wymienione parametry do udostępnienia całemu rozwojowi. Menedżer produktu, dopiero po dokładnym przestudiowaniu konkurencji, finalizuje, jaka będzie ich aplikacja lub oprogramowanie.

Tabela konkurencji w dokumencie może wyglądać trochę tak:

• Imię i nazwisko zawodnika
• Adres URL strony internetowej Zawodnika
• Precyzyjną liczbę posiadanych użytkowników (w celu oszacowania skuteczności jej produktów i usług)
• Czas trwania obecności konkurenta na rynku
• Specyfika i specjalność konkurentów
• Koszt usługi/produktu
• Różne uwagi

Treść dokumentu może się znacznie różnić, ponieważ istnieje kilka rodzajów analiz, które wykonują menedżerowie produktu. Niektóre z najważniejszych to analiza możliwości, krajobraz konkurencyjny, analiza zróżnicowania konkurencyjnego, drabina imitowalności i analiza propozycji wartości.

2. Dokumenty dotyczące strategii produktu i wizji

Wizja produktu to coś, co maluje obraz przyszłości produktu, który staramy się stworzyć. Może mieć formę storyboardu, narracji lub prototypu, który ma zainspirować zespoły, inwestorów i partnerów do produktu.

Strategia produktu to sekwencja produktów, które mają zostać stworzone, aż do osiągnięcia produktu końcowego.

Jedną z najlepszych umiejętności kompetentnych menedżerów produktu jest tworzenie wizji produktu, ale nie tylko. Muszą również opracować przekonującą strategię produktu, aby nadać mu jasną perspektywę. Wizja produktu musi być inspirująca, a strategia produktu musi być bardzo celowa. Tworzone są więc dokumenty, aby rejestrować wszystkie dane związane z badaniem tego, czym może się okazać produkt i jak zamienić wizję w rzeczywistość. Przede wszystkim dokumenty te są udostępniane interesariuszom w celu uzyskania informacji zwrotnych.

3. Specyfikacje i dokumenty wymagań produktowych (PRD)

Dokumenty wymagań produktowych to dokumenty w jednym miejscu, które pozwalają zebrać różne elementy aplikacji w jednym miejscu. Dokument specyfikacji to najpopularniejsze typy dokumentów, które zawierają między innymi opis funkcji aplikacji.

Każdy PRD może się od siebie różnić. Dokumenty te zawierają opis problemów badawczych, mierniki sukcesu, listę funkcji MVP , szczegóły implementacji inżynierskiej i tak dalej.

PRD łączą każdy krok w pełnym obrazie produktu, wraz z wyborem włączenia lub wyłączenia niektórych funkcji oraz identyfikacją potencjalnych problemów. Menedżerowie produktu wizualizują czas potrzebny na procesy rozwoju projektu, rozumieją budżet potrzebny na procesy rozwoju i rozwijają wzajemne, kompleksowe zrozumienie między klientami a zespołem programistycznym za pomocą tego dokumentu.

4. OKR, KPI, mierniki sukcesu

OKR, skrót od Cel i kluczowy wynik, to metoda stosowana przez menedżerów produktu do ustalania celów, a następnie uzyskiwania dostępu do wyników trwającego procesu rozwoju produktu . Cel prowadzi zespół w kierunku celów, a wyniki pokazują, czy cele zostały osiągnięte, czy nie. Zawiera dwa pytania, na które w trakcie procesu udziela się odpowiedzi – „Gdzie chcesz się udać?” i „Dotarłeś tam, czy nie?”

Natomiast KPI (Key Performance Indicator) jest rodzajem pomiaru skuteczności trwającego procesu rozwojowego. Kilka przykładów KPI to Customer Lifetime Value i Trial-to-Customer Conversion Rate w sprzedaży, ruchu w sieci Web i Conversion Rate w marketingu itp. Odpowiednie dokumenty zawierają wszystkie te cele i ich wyniki osiągnięte w trakcie procesu.

5. Dokumenty dotyczące planów działania

Źródło obrazu: Plan produktu

RoadMaps to jeden z podstawowych i kluczowych dokumentów, które powinni przechowywać menedżerowie produktów. Mapa drogowa to sposób na poinformowanie zespołu o znaczeniu produktu.

Menedżer produktu opracowuje cykl życia produktu, wyjaśniając, co należy zrobić, kiedy i jak będzie przebiegał cały proces. Mapa drogowa to skompilowany dokument wszystkich projektów opracowanych w celu pomyślnego stworzenia oprogramowania lub aplikacji. Jest to ścieżka tworzona przez menedżerów produktu, którą podąża cały zespół. Można je tworzyć jako dokumenty i talie programu Word.

6. Dokumenty projektów i prototypów

Po raz pierwszy trudno coś przybić. Dotyczy to również projektowania produktów . Początkowy pomysł może nie być ostateczny, ponieważ w trakcie procesu zachodzą tysiące odmian. Dlatego menedżerowie produktu muszą przechowywać dokument zawierający wszystkie zmiany i modyfikacje wprowadzone w projekcie produktu.

Prototypowanie produktu różni się znacznie dla menedżerów produktu od inżynierów lub projektantów. Podczas tworzenia prototypów menedżerowie produktu ustalają właściwe oczekiwania i torują zespołowi ścieżkę, którą może podążać.

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego menedżer produktu musi stworzyć dokument dotyczący prototypu aplikacji, spójrz na kilka korzyści z tego płynących –

• Eliminacja ryzyka błędnej interpretacji
• Szybkie iteracje
• Uzasadnienie koncepcji na wczesnym etapie procesu
• Podwyższona jakość informacji technicznych

7. Dokumenty dotyczące podróży użytkownika i historii

Historie użytkowników i mapy podróży klientów to dwa ważne narzędzia przyczyniające się do płynnego rozwoju dowolnej aplikacji lub oprogramowania. Menedżerowie produktu tworzą i zarządzają dokumentami dla tych dwóch ról, aby zarejestrować każdy najmniejszy szczegół.

W dokumentach historyjek użytkownika badane są możliwości powodów, dla których użytkownik korzystałby z określonej funkcji. Menedżerowie produktu tworzą dokumentację każdego możliwego katalizatora, która prowadziłaby do użytkownika korzystającego z funkcji aplikacji. Moglibyśmy uznać to za podróż użytkownika na mikroskopijnym poziomie.

Podczas gdy na ścieżce użytkownika całość doświadczenia użytkownika, od zakupu/pobrania produktu po korzystanie z jego funkcji, jest odwzorowana w dokumencie. Pomaga to menedżerom produktu w dalszym wyjaśnianiu tego zespołowi i zainteresowanym stronom (interesariuszom itp.) oraz buduje zaufanie do produktu.

8. Informacje o wydaniu i zakres

Źródło obrazu: Plan produktu

Jak sama nazwa wskazuje, Informacje o wydaniu to dokumenty, które są udostępniane wraz z wydaniem improwizowanych aplikacji. Menedżerowie produktu tworzą ten dokument, aby informować użytkowników o nowych specyfikacjach, jakie błędy zostały naprawione i reklamować aplikację po aktualizacji. Żadne dwa dokumenty nie są takie same, ponieważ wnioski znacznie się od siebie różnią.

Uwagi dotyczące zakresu są również znane jako Zakres dokumentu roboczego. W ten sposób menedżerowie określają zakres funkcji, jakie posiada aplikacja lub oprogramowanie. Co te funkcje ułatwią i tak dalej.

9. Wewnętrzne przewodniki i często zadawane pytania

Te prywatne wewnętrzne często zadawane pytania są przygotowywane dla interesariuszy, aby były na bieżąco z całym procesem rozwoju produktu. Format tych FAQ jest bardzo uproszczony. Może to zawierać szkielety produktu z silnym komponentem UX lub łącze do dzielenia dokumentów szkieletowych.

Te wewnętrzne przewodniki zawierają wszystkie dane o tym, jak wszystko działa w procesie rozwoju. Pełni dwie funkcje, które są ważne dla menedżerów produktu – zapewnia, że ​​dane są rejestrowane w sposób ułatwiający przekazywanie innym członkom i stanowi punkt odniesienia dla ról skierowanych na zewnątrz, aby pomóc klientom, takim jak sprzedaż, marketing, obsługa klienta i etażerka.

10. Przewodnik skierowany do klientów

Przewodnik skierowany do klienta to instrukcja obsługi w prostych słowach. Zadaniem menedżerów produktu jest stworzenie tego dokumentu zawierającego instrukcje korzystania z opracowanej aplikacji.

Bez tego użytkownicy mogą znaleźć się w chaosie związanym z obsługą produktu, przynajmniej na początkowych etapach, dopóki sami nie zorientują się, jak sobie radzić. Jest więc całkiem jasne, dlaczego ten dokument jest tak ważny, że jest jednym z najczęściej używanych lub tworzonych dokumentów przez menedżerów produktów.

Końcowe przemyślenia

Podsumowując, było to 10 najlepszych dokumentów, z których kompetentni menedżerowie produktu korzystają najczęściej, aby cieszyć się efektywnym procesem zarządzania produktem.

{Sprawdź 5 najlepszych diagramów, z których korzystają menedżerowie produktu, aby wyjaśnić koncepcje zarządzania}

Segregując informacje o zadaniach w różne dokumenty, eliminują wszelkie szanse na nieporozumienia i rozbieżności. Zapewnia wysoce zorganizowany i płynny proces tworzenia, który jest rejestrowany na każdym kroku.

Często Zadawane Pytania

P. Jakie dokumenty powinien przechowywać kierownik projektu?

Nie od dziś wiadomo, że prowadzenie dokumentów to konieczność dla każdego sprawnego menedżera produktu. Pytanie brzmi, które dokumenty są najważniejsze. Oto lista ważnych dokumentów, które przechowuje każdy menedżer produktu.

• Dokumenty analizy konkurencji
• Strategia produktu i dokumenty dotyczące wizji
• Specyfikacje i dokumenty wymagań produktowych (PRD)
• OKR, KPI, mierniki sukcesu
• Dokumenty dotyczące map drogowych
• Projekty i prototypy Dokumenty
• Dokumenty dotyczące podróży użytkownika i historii
• Informacje o wydaniu i zakres
• Wewnętrzne przewodniki i często zadawane pytania
• Przewodnik skierowany do klientów

P. Jaki procent czasu należy poświęcić na planowanie?

Średni procent czasu spędzonego na planowaniu to 10%

P. Jaka jest różnica między MRD a PRD?

Chociaż czasami te dwa terminy mogą się zamieniać, mają zasadniczo różny charakter i służą różnym celom.

MRD jest znany jako dokument wymagań rynkowych i służy do sformułowania szczegółowej definicji rynku docelowego, profilu użytkowników i nabywców. Jest to dokument omawiający potrzeby i pragnienia użytkowników.

Natomiast PRD to dokumenty typu „wszystko w jednym”, które skupiają wszystkie różne elementy produktu w jednym miejscu. Dokument ten określa zarówno szerokość, jak i zakres produktu, tak aby cały zespół rozwojowy wiedział, jak opracować produkt.

P. Co sprawia, że ​​PRD jest dobry?

PRD jest ważnym dokumentem, ponieważ pomaga w namalowaniu całego obrazu tego, co i jak rozwijać produkt.