Proces oceny projektu: definicja, metody i kroki

Zarządzanie projektem z dużą ilością ruchomych części może być co najmniej trudne, ale ocena projektu ma na celu znacznie ułatwić ten proces. Każdy projekt zaczyna się od starannego zaplanowania — to on wyznacza etap realizacji projektu, podczas gdy szacunki, plany i harmonogramy kierują zespołem projektowym podczas wykonywania zadań i produktów dostarczanych.

Ale nawet przy wdrożonym procesie oceny projektu pomyślne zarządzanie projektem nie jest tak proste, jak się wydaje. Menedżerowie projektów muszą śledzić koszty, zadania i czas przez cały cykl życia projektu, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem. W tym celu wykorzystują proces oceny projektu i oprogramowanie do zarządzania projektami, aby pomóc w zarządzaniu pracą zespołu, a także w planowaniu i ocenie wyników projektu.

Co to jest ocena projektu?

Ocena projektu to proces mierzenia sukcesu projektu, programu lub portfela. Odbywa się to poprzez zbieranie danych o projekcie i stosowanie metody oceny, która pozwala ewaluatorom znaleźć możliwości poprawy wydajności. Ocena projektu ma również kluczowe znaczenie dla informowania interesariuszy o statusie projektu i wszelkich zmianach, które mogą być wymagane w budżecie lub harmonogramie.

ProjectManager to solidne oprogramowanie do zarządzania projektami, które posiada wszystkie funkcje śledzenia i raportowania potrzebne do procesu oceny projektu. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym pozwala śledzić koszty, zadania i budżety oraz tworzyć raporty w ciągu kilku minut. Rozpocznij za darmo już dziś!

Każdy aspekt projektu, taki jak koszty, zakres, ryzyko czy zwrot z inwestycji (ROI) jest mierzony w celu określenia, czy przebiega zgodnie z planem. W przypadku wybojów na drodze dane te mogą informować o możliwości poprawy projektów. Zasadniczo zadajesz projektowi serię pytań mających na celu odkrycie, co działa, co można poprawić i czy projekt jest użyteczny. Narzędzia, takie jak pulpity nawigacyjne i narzędzia do śledzenia projektów, pomagają w procesie oceny, zapewniając łatwy dostęp do kluczowych danych.

Proces oceny projektów trwa tak długo, jak same projekty. Ale jeśli chodzi o naukę o zarządzaniu projektami, ewaluację projektu można podzielić na trzy główne typy lub metody: ewaluację przedprojektową, ewaluację bieżącą i ewaluację poprojektową. Przyjrzyjmy się procesowi ewaluacji projektu, co to za sobą pociąga i jak możesz poprawić swoją technikę.

Kryteria oceny projektu

Szczegółowe szczegóły kryteriów oceny projektów różnią się w zależności od projektu lub organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, proces oceny projektu wykracza poza ograniczenia projektu, w tym czas, koszt, zakres, zasoby, ryzyko i jakość. Ponadto organizacje mogą dodawać własne cele biznesowe, cele strategiczne i inne metryki.

Metody oceny projektów

W projekcie są trzy punkty, w których ocena jest najbardziej potrzebna. Chociaż możesz ocenić swój projekt w dowolnym momencie, są to punkty, w których powinieneś oficjalnie zaplanować proces.

1. Ocena przedprojektowa

W pewnym sensie dokonujesz wstępnej oceny projektu podczas pisania karty projektu, aby przedstawić interesariuszom. Nie możesz efektywnie zaplanować, obsadzić i kontrolować nowego projektu, jeśli wcześniej go nie oceniłeś. Ocena przedprojektowa to jedyny pewny sposób, w jaki można określić skuteczność projektu przed jego realizacją.

2. Bieżąca ocena projektu

Aby upewnić się, że Twój projekt przebiega zgodnie z planem i osiąga wszystkie wyznaczone etapy harmonogramu i budżetu, ważne jest, aby stale monitorować i raportować swoją pracę w czasie rzeczywistym. Tylko za pomocą metryk projektu możesz zmierzyć sukces swojego projektu i to, czy spełniasz cele i założenia projektu. Zdecydowanie zaleca się korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami do bieżącej i bieżącej oceny projektu.

3. Ocena poprojektowa

Pomyśl o tym jako o sekcji zwłok. Ocena poprojektowa polega na przejrzeniu dokumentacji projektowej, przeprowadzeniu wywiadu z zespołem projektowym i zasadach oraz przeanalizowaniu wszystkich istotnych danych, abyś mógł zrozumieć, co zadziałało, a co poszło nie tak. Tylko poprzez rozwinięcie tego jasnego obrazu możesz rozwiązać problemy w nadchodzących projektach.

Etapy oceny projektu

Niezależnie od tego, kiedy zdecydujesz się przeprowadzić ewaluację projektu, proces zawsze składa się z czterech faz: planowania, realizacji, zakończenia i rozpowszechniania raportów.

1. Planowanie

Ostatecznym celem tego kroku jest stworzenie planu oceny projektu, dokumentu, który wyjaśnia wszystkie szczegóły procesu oceny projektu w Twojej organizacji. Planując ewaluację projektu, ważne jest, aby zidentyfikować interesariuszy i jakie są ich cele krótko- i długoterminowe. Musisz upewnić się, że Twoje cele i zadania projektu są jasne i bardzo ważne jest ustalenie kryteriów, które powiedzą Ci, czy te cele i zadania są osiągane.

Dlatego będziesz chciał napisać serię pytań do postawienia interesariuszom. Zapytania te powinny obejmować takie tematy, jak ramy projektu, najlepsze praktyki i wskaźniki decydujące o sukcesie.

Włączając interesariuszy do planu ewaluacji projektu, otrzymasz wskazówki w trakcie trwania projektu, jednocześnie rozwijając relacje z interesariuszami. Będą oni otrzymywać od Ciebie raporty z postępów we wszystkich fazach projektu, a budując tę ​​wstępną relację, prawdopodobnie zyskasz ich przekonanie, że możesz zarządzać projektem w sposób satysfakcjonujący.

2. Wdrożenie

Podczas trwania projektu musisz monitorować wszystkie aspekty, aby upewnić się, że spełniasz harmonogram i budżet. Jedną z rzeczy, które powinieneś monitorować podczas projektu, jest procent ukończenia. To jest coś, co powinieneś zrobić podczas tworzenia raportów o stanie i spotkań ze swoim zespołem. Aby upewnić się, że wszystko jest na dobrej drodze, pociągnij zespół do odpowiedzialności za terminowe wykonywanie zadań i utrzymuj daty bazowe, aby wiedzieć, kiedy zadania są należne.

Nie zapomnij zwracać uwagi na jakość. Nie ma znaczenia, czy dostarczysz projekt w wyznaczonym czasie, jeśli produkt jest kiepski. Utrzymuj przeglądy jakości i nie deleguj tej odpowiedzialności. Zamiast tego weź to na siebie.

Utrzymywanie ścisłej relacji z budżetem projektu jest tak samo ważne, jak śledzenie harmonogramu i jakości. Miej oko na koszty. Będą się zmieniać w trakcie projektu, więc nie panikuj. Bądź jednak przejrzysty, jeśli zauważysz potrzebę rosnącej ilości środków. Jak najszybciej poinformuj o tym swój komitet sterujący, aby nie było niespodzianek.

3. Zakończenie

Kiedy skończysz z projektem, nadal masz pracę do wykonania. Będziesz chciał zebrać dane zebrane podczas oceny i wyciągnąć z nich wnioski, aby rozwiązać problemy, które wykryłeś w trakcie procesu. Określ krótko- i długoterminowe skutki tego, czego nauczyłeś się podczas ewaluacji.

4. Raportowanie i rozpowszechnianie

Po zakończeniu oceny musisz zapisać wyniki. W tym celu stworzysz raport z oceny projektu, dokument zawierający lekcje na przyszłość. Dostarcz raport swoim interesariuszom, aby na bieżąco informowali ich o postępach w projekcie.

Jak zamierzasz rozpowszechnić raport? W Twojej organizacji może istnieć już odpowiedni protokół. Być może interesariusze wolą spotkanie, aby uzyskać wyniki twarzą w twarz. A może wolą pliki PDF z czytelnymi wykresami i wykresami. Upewnij się, że znasz swoich odbiorców i dostosuj do nich raport.

Korzyści z oceny projektu

Ewaluacja projektu jest zawsze wskazana i może przynieść Twojej organizacji wiele korzyści. Jak wspomniano powyżej, istnieje wiele aspektów, które można zmierzyć w procesie oceny projektu. Decyzja o najważniejszych czynnikach do rozważenia należy do Ciebie i Twoich interesariuszy. Oto niektóre z głównych korzyści z wdrożenia procesu oceny projektu.

• Lepsze zarządzanie projektami: Ocena projektu pomaga łatwo znaleźć obszary poprawy, jeśli chodzi o zarządzanie kosztami, zadaniami, zasobami i czasem.
• Poprawia wydajność zespołu: Ocena projektu pozwala śledzić wydajność zespołu i zwiększa odpowiedzialność.
• Lepsze planowanie projektu: ułatwia porównanie planu bazowego projektu z rzeczywistą wydajnością projektu w celu lepszego planowania i szacowania.
• Pomaga w zarządzaniu interesariuszami: Dobre relacje z interesariuszami są kluczem do sukcesu jako kierownik projektu. Stworzenie raportu ewaluacyjnego projektu jest bardzo ważne, aby je aktualizować.

Jak ProjectManager usprawnia proces oceny projektu

Aby przenieść ocenę projektu na wyższy poziom, będziesz potrzebować ProjectManager, narzędzia do zarządzania pracą online z pulpitami nawigacyjnymi na żywo, które dostarczają dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz monitorować to, co dzieje się teraz, w przeciwieństwie do tego, co wydarzyło się wczoraj.

Dzięki pulpitowi nawigacyjnemu ProjectManager w czasie rzeczywistym, ocena projektu jest mierzona w czasie rzeczywistym, aby być na bieżąco. Liczby są następnie wyświetlane na kolorowych wykresach i wykresach. Przefiltruj dane, aby wyświetlić te, które chcesz lub przeanalizuj, aby uzyskać głębszy obraz. Te wykresy i wykresy można również udostępniać za pomocą naciśnięcia klawisza. Możesz śledzić obciążenie pracą i zadania, ponieważ Twój zespół aktualizuje swój status w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie się znajdują i o której godzinie kończą swoją pracę.

Ocena projektu za pomocą pulpitu nawigacyjnego ProjectManager w czasie rzeczywistym ułatwia przejście przez proces oceny podczas ewolucji projektu. Dostarcza również później cennych danych. Proces oceny projektu może być nawet zabawny, biorąc pod uwagę odpowiednie narzędzia. Zachęcamy do korzystania z naszych zautomatyzowanych narzędzi do raportowania, aby szybko tworzyć tradycyjne raporty projektowe, co pozwala poprawić zarówno dokładność, jak i wydajność procesu oceny.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zawiera zestaw potężnych narzędzi dla każdej fazy projektu, w tym pulpity nawigacyjne na żywo i narzędzia do raportowania. Nasze oprogramowanie zbiera dane projektowe w czasie rzeczywistym i jest stale zasilane informacjami przez Twój zespół w miarę postępów w realizacji swoich zadań. Zobacz, jak monitorowanie, ocena i raportowanie można usprawnić, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś!