13 narzędzi komunikacji wewnętrznej, których powinien używać każdy zespół

Komunikacja jest sercem większości organizacji.

Tak przekazujesz instrukcje. W ten sposób rozwiązujesz problemy. W ten sposób wyrażasz obawy. Tak budujesz więzi.

To wszystko.

Jeśli więc Twoja strategia komunikacji wewnętrznej nie działa – lub nie działa tak skutecznie, jak chcesz – może to spowodować duże problemy dla Twojej firmy.

Na szczęście dostępnych jest wiele narzędzi komunikacji wewnętrznej, które pomogą Ci rozwiązać te problemy.

Najlepsze narzędzia komunikacji wewnętrznej

Jakie są więc najlepsze narzędzia komunikacji wewnętrznej?

1. Slack (najlepsza aplikacja do czatu).

Czasami miło jest zadać szybkie pytanie i uzyskać szybką odpowiedź. Lub rozpocznij otwartą dyskusję na temat błahego problemu z najbliższą grupą współpracowników. Aplikacje do czatu są idealne, gdy potrzebujesz szybkiej, nieformalnej rozmowy.

W dzisiejszych czasach Slack jest królem czatu biznesowego – nie jest idealny dla wszystkich i oferuje tylko kilka narzędzi komunikacyjnych, ale jest to świetny sposób na rozpoczęcie pracy.

2. Gmail (najlepszy klient poczty e-mail).

Jestem wielkim fanem poczty e-mail, ponieważ jest niezawodny, pozostawia trwały zapis rozmowy i można go łatwo śledzić. Za moje pieniądze Gmail nadal jest czołowym graczem w dziedzinie poczty e-mail.

Sprawdź mój ranking najlepszych klientów pocztowych.

A jeśli chcesz w pełni wykorzystać możliwości Gmaila, idealne narzędzie analityczne, takie jak EmailAnalytics, może pomóc Ci śledzić i analizować całą aktywność związaną z pocztą e-mail Twojego zespołu, ostatecznie pomagając Twojemu zespołowi (a nawet całej organizacji) w zwiększeniu produktywności.

3. Jostle (najlepsze narzędzie intranetowe).

Intranet działa jak scentralizowane centrum, w którym wszyscy pracownicy mogą komunikować się w dowolny sposób. W intranecie możesz udostępniać pliki, takie jak zdjęcia, dokumenty i filmy, możesz skonfigurować określone kanały dla różnych grup osób w organizacji, a także usprawnić komunikację, jeśli chodzi o aktualizacje proceduralne i inne zmiany na wysokim poziomie .

Jednym z najlepszych przykładów oprogramowania intranetowego jest Jostle, który oferuje kompleksową funkcjonalność wewnętrznej komunikacji biznesowej.

4. Grupy dyskusyjne Google (dla biuletynów firmowych).

Często będziesz musiał przekazać konkretną wiadomość jednocześnie całemu zespołowi za pośrednictwem biuletynu dla pracowników.

Nie potrzebujesz konkretnej platformy, aby to zrobić; możesz zarządzać biuletynami swojej firmy za pomocą podstawowego szablonu i istniejącej platformy e-mail.

5. Dropbox (do udostępniania plików).

Będziesz także potrzebować sposobu na udostępnianie plików swoim pracownikom (a także klientom i partnerom zewnętrznym).

Przechowywanie plików, tworzenie kopii zapasowych, zapraszanie innych współpracowników do pliku, a nawet wysyłanie plików do innych osób często może odbywać się w tej samej lokalizacji.

Jeśli masz dostęp do zestawu narzędzi, takich jak Google Workspace lub Office 365, prawdopodobnie będziesz mieć wiele opcji udostępniania plików; w przeciwnym razie możesz dążyć do uzyskania dedykowanej platformy do udostępniania plików, takiej jak Dropbox.

6. Google Workspace (do współpracy przy zadaniach).

Platformy współpracy są idealne do jednoczesnej pracy nad projektami. Jeśli masz dwóch pracowników, którzy muszą jednocześnie pracować nad tym samym arkuszem kalkulacyjnym lub przygotować wspólną prezentację pokazu slajdów, potrzebują oni narzędzi, które pomogą im uniknąć powielania wysiłków, a zamiast tego koordynują ich pracę.

Google Workspace jest prawdopodobnie dominującym konkurentem w tej dziedzinie, ponieważ oferuje intuicyjne narzędzia do współpracy dla dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji Google i nie tylko.

7. Krosno (do nagrywania ekranu).

Chcesz porozmawiać bezpośrednio ze swoimi pracownikami bez otwierania rozmowy lub pisania biuletynu firmowego? Możesz tworzyć, hostować, przesyłać strumieniowo i nagrywać filmy, aby wykonać zadanie.

Nagraj oświadczenie dla firmy lub utwórz filmy szkoleniowe; Twoi pracownicy mogą oglądać i ponownie oglądać te filmy w dogodnym dla nich czasie.

Krosno to tutaj świetny wybór.

8. Zoom (do rozmów wideo).

Rozmowy e-mailowe i pisemne czaty nie mają języka ciała i wskazówek tonalnych obecnych w typowej rozmowie – dlatego czat wideo jest tak wspaniałym dodatkiem dla większości zespołów.

Dopóki Twoje kanały wideo nie są zagrożone opóźnieniami i problemami technicznymi, jest to szybki i satysfakcjonujący sposób komunikacji.

Obecnie Zoom jest jednym z najpopularniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej firmy do komunikacji wideo.

9. Asana (do współpracy i zarządzania projektami).

Platforma do zarządzania projektami pozwala scentralizować komunikację wewnętrzną, ustalać zadania (i terminy), rozmawiać o projektach w miarę ich rozwoju, a nawet przekazywać instrukcje.

Na rynku są dziesiątki świetnych narzędzi do zarządzania zespołem, ale Asana jest moją ulubioną.

10. Joomla (dla forów).

Fora wewnętrzne działają podobnie jak fora publiczne, dając pracownikom możliwość zadawania pytań, rozpoczynania dyskusji i wspólnej pracy nad rozwiązywaniem problemów.

Być może będziesz w stanie wykorzystać do tego swoją platformę intranetową, ale możesz również stworzyć stronę internetową specjalnie do tego celu za pomocą narzędzia takiego jak Joomla!

11. Audacity (najlepsze narzędzie do tworzenia podcastów).

Podcasty to świetne narzędzie do komunikowania się z masami. Ale często jest zaniedbywany jako jedno z najlepszych narzędzi komunikacji wewnętrznej dla pracowników.

Dyrektor generalny Twojej firmy lub inni liderzy mogą regularnie prowadzić podcast, aby porozmawiać o przyszłości firmy, ostatnich ważnych decyzjach, a nawet przeprowadzić wywiady z różnymi pracownikami, aby wewnętrzna kultura mogła się wzmocnić.

Co najważniejsze, nie potrzebujesz żadnych wymyślnych narzędzi, aby zacząć – wystarczy podstawowe oprogramowanie do nagrywania i edycji (takie jak Audacity).

12. Pączek (za przywracanie rozmów z wodą w świecie pracy zdalnej).

Czy zdarza Ci się tęsknić za rozmowami na temat „chłodnicy wody” z przypadkowymi współpracownikami, które pomogły Ci zbudować więzi i lepiej poznać współpracowników?

Niektóre wtyczki do łączenia zespołów i inne narzędzia komunikacji wewnętrznej koncentrują się na przywróceniu tego przypadkowego zdarzenia – i poprawie siły kultury Twojej firmy w tym procesie.

Na przykład Donut może być używany, aby pomóc pracownikom w Twojej firmie połączyć się ze sobą i prowadzić prawdziwe, ludzkie rozmowy w sytuacji, która inaczej by nie powstała.

13. TinyPulse (do ankiet pracowniczych).

Ankiety pracownicze pozwalają uzyskać krytyczne informacje zwrotne na temat firmy, dowiedzieć się, jak czują się Twoi pracownicy, a ostatecznie uzyskać wskazówki, jak wprowadzić bardziej pozytywne zmiany w organizacji.

Nawet kilka prostych pytań, rozsyłanych regularnie, może zasadniczo zmienić Twój biznes na lepsze.

Jeśli masz Google Workspace, Formularze to świetne narzędzie do użycia; w przeciwnym razie możesz użyć dedykowanego narzędzia ankietowego, takiego jak TinyPulse.

Korzyści z lepszej komunikacji wewnętrznej

Trudno przecenić, jak cenne mogą być narzędzia komunikacji wewnętrznej.

Dzięki lepszej komunikacji wewnętrznej zobaczysz:

• Wydajność. Ludzie pracują szybciej i robią więcej, gdy mają dobre narzędzia komunikacyjne do uziemienia się i łączenia się z innymi ludźmi.
• Efektywność. Złe narzędzia komunikacji lub brak narzędzi komunikacji wewnętrznej mogą skutkować stratą czasu i wysiłku. Wszystko działa znacznie płynniej, gdy masz odpowiednią infrastrukturę.
• Mniej błędów. Ile razy przegapiłeś termin lub zepsułeś zamówienie z powodu błędu w komunikacji? Lepsze narzędzia komunikacji wewnętrznej nie zmniejszą poziomu błędów do zera, ale mogą znacznie zmniejszyć ten poziom błędów.
• Wzmocnienie kultury firmy. Komunikacja wewnętrzna to także budowanie i wzmacnianie kultury firmy, budowanie więzi w zespole i wzmacnianie podstawowych wartości organizacji na każdym poziomie.
• Spójność. Im więcej Twoi pracownicy komunikują się, tym większą spójność zobaczysz wśród pracowników – i w swoich końcowych wynikach.
• Morale pracowników. Dobre narzędzia komunikacji wewnętrznej mogą nawet podnieść morale pracowników. Dzięki większej liczbie kontaktów i większej liczbie opcji komunikacji pracownicy czują się pewniej i lepiej „pasują” do miejsca pracy.

Chcesz przenieść komunikację wewnętrzną swojej firmy na wyższy poziom?

Wspaniały. Jesteśmy gotowi do pomocy.

Mam doskonałe następne narzędzie, które mogę dodać do twojego arsenału: EmailAnalytics.

Dzięki EmailAnalytics będziesz mógł przeglądać aktywność e-mail całego zespołu, w tym liczbę e-maili wysyłanych i odbieranych każdego dnia, ich najlepszych nadawców i odbiorców oraz średni czas odpowiedzi.

To idealny sposób na sprawdzenie wydajności komunikacji i wprowadzenie pozytywnych zmian w celu ulepszenia wewnętrznej infrastruktury.

Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny już dziś, aby zobaczyć, jak to działa!