Co to jest zarządzanie zapasami? Korzyści, wyzwania i wskazówki

Zarządzanie zapasami jest ważną częścią działalności każdej firmy. Pomaga zwiększyć zdolność firmy do wzrostu i rentowności, a także zapewnia sposób śledzenia aktywów i zasobów. Wiedza o tym, co jest w magazynie w danym momencie, może pomóc obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i zoptymalizować obsługę klienta.

Zarządzanie zapasami obejmuje zbieranie danych, analizowanie ich, a następnie podejmowanie inteligentnych decyzji. Celem jest utrzymywanie odpowiedniej ilości zapasów lub zasobów pod ręką przez cały czas, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów ogólnych. Aby to zrobić, firmy muszą monitorować poziomy zapasów i posiadać system umożliwiający planowanie przyszłych potrzeb. Może to obejmować prognozowanie, zamawianie i śledzenie poziomów zapasów.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to proces śledzenia zapasów firmy, takich jak surowce, wyroby gotowe i komponenty. Obejmuje to również zarządzanie łańcuchem dostaw, od zamówienia po magazynowanie i dostawę. Ponadto system zarządzania zapasami pomaga firmom lepiej zrozumieć potrzeby klientów i zaplanować przyszłe zapotrzebowanie.

Najskuteczniejsze systemy zarządzania zapasami wykorzystują oprogramowanie do zarządzania zapasami, które zostało zaprojektowane specjalnie pod kątem indywidualnych potrzeb firmy. Może to obejmować śledzenie poziomu zapasów w czasie rzeczywistym, dostarczanie dokładnych prognoz, optymalizację zarządzania łańcuchem dostaw i automatyzację procesów składania zamówień.

Właściwa kontrola zapasów jest niezbędna dla każdej firmy, która chce zmaksymalizować wydajność i zyski. Śledząc poziomy zapasów i zarządzając łańcuchem dostaw, firmy mogą mieć pewność, że otrzymają to, czego potrzebują ich klienci, kiedy tego potrzebują – a wszystko to przy zachowaniu niskich kosztów ogólnych. Nie tylko poprawia to zadowolenie klientów, ale także pomaga firmom zachować konkurencyjność na rynku.

Korzyści z systemu zarządzania zapasami

Wydajny system zarządzania zapasami jest niezbędny dla firm każdej wielkości, od małych start-upów po duże korporacje. Monitorując poziomy zapasów i zamawiając tylko to, co jest potrzebne, firmy mogą obniżyć koszty ogólne, eliminując nadwyżki zapasów i nadmiar zapasów.

Zarządzanie zapasami pomaga również firmom lepiej zrozumieć potrzeby swoich klientów. Śledząc trendy zakupowe i korzystając z prognoz popytu, firmy mogą dokładniej planować przyszłe poziomy zapasów i spełniać wymagania klientów. Prowadzi to do lepszego zadowolenia klientów, co z kolei prowadzi do wzrostu zysków.

Systemy zarządzania zapasami pomagają obniżyć koszty pracy poprzez automatyzację procesów składania zamówień, śledzenie poziomu zapasów w czasie rzeczywistym i dostarczanie dokładnych prognoz. Może to pomóc firmom usprawnić ich operacje, jednocześnie spełniając potrzeby klientów.

Jest to niezbędny element prowadzenia odnoszącego sukcesy biznesu. Pomaga firmom lepiej zrozumieć potrzeby klientów, obniżyć koszty i zmaksymalizować wydajność. Korzystając z odpowiedniego oprogramowania i procesów do zarządzania zapasami, firmy mogą mieć pewność, że otrzymają to, czego potrzebują ich klienci, a wszystko to przy zachowaniu niskich kosztów ogólnych.

Właściwe techniki zarządzania zapasami zależą od branży. Na przykład magazynowanie ropy naftowej może być kosztowne i ryzykowne ze względu na nieprzewidziane zdarzenia, takie jak pożar w 2005 r., który spowodował szkody i grzywny o wartości milionów funtów; zapewnia jednak również pewien poziom bezpieczeństwa, ponieważ duże ilości ropy można przechowywać przez dłuższy czas bez obawy o zepsucie lub utratę przydatności do spożycia.

W przypadku firm zajmujących się produktami z krótkim terminem przydatności do spożycia lub przedmiotami wymagającymi natychmiastowej uwagi, takimi jak kalendarze na 2021 rok lub modne ubrania, przechowywanie zapasów jest niewykonalne, a błędne obliczenie terminu lub ilości zamówienia może mieć szkodliwe konsekwencje.

Znajomość właściwej równowagi między unikaniem nadmiaru zapasów i niedoborów może być trudnym zadaniem dla firm ze skomplikowanymi łańcuchami dostaw i zaawansowanymi procedurami produkcyjnymi. Aby osiągnąć tę równowagę, firmy wdrożyły różne metody systemu zarządzania magazynem, takie jak just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP).

Metody zarządzania zapasami

Aby upewnić się, że ich zapasy są skutecznie zarządzane, firmy będą stosować różne metody w zależności od rodzaju działalności lub produktu, który oceniają.

Jeśli chodzi o zarządzanie zapasami, cztery najpopularniejsze metody to produkcja just-in-time (JIT), planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), ekonomiczna ilość zamówień (EOQ) i dni sprzedaży zapasów (DSI). Istnieje jednak kilka innych podejść do zarządzania, które również można wykorzystać.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z czterech rodzajów metod zarządzania zapasami.

1. Zarządzanie na czas (JIT)

Just-in-time (JIT) to system, w którym zapasy są zamawiane i dostarczane dokładnie w odpowiednim momencie, dokładnie na czas, aby można je było wykorzystać. Pomaga to obniżyć koszty zapasów, ponieważ firmy nie gromadzą nadmiernych zapasów produktów, które mogą stać się przestarzałe lub bezużyteczne.

Model produkcyjny, który znamy dzisiaj, wywodzi się z japońskich korzeni w latach 60. Japońska firma zaprojektowała system, w którym dostawcy ściśle współpracowali z fabrykami i dostarczali części dokładnie wtedy, gdy były potrzebne na linii produkcyjnej.

Proces ten ostatecznie obniżył koszty związane z utrzymywaniem zapasów i pozwolił na poprawę obsługi klienta.

2. Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP)

Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP) to system służący do planowania, zarządzania i śledzenia materiałów w procesie produkcyjnym. Pomaga firmom określić, które surowce są potrzebne, kiedy należy je zamówić i ile każdego elementu jest potrzebne do produkcji.

Systemy MRP wykorzystują przeszłe dane dotyczące sprzedaży w połączeniu z bieżącymi poziomami zapasów do prognozowania przyszłego popytu. Pozwala to firmom podejmować świadome decyzje dotyczące tego, kiedy zamówić więcej materiałów i ile jest potrzebne.

3. Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ)

Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ) to model zarządzania zapasami używany do określenia optymalnej ilości zapasów, które należy regularnie zamawiać. Pomaga firmom obniżyć koszty prowadzenia działalności poprzez ograniczenie ilości zapasów, które przechowują w zapasach.

Model EOQ opiera się na założeniu, że złożenie zamówienia kosztuje określoną kwotę, a następnie jest jeszcze koszt związany z przechowywaniem przedmiotów. Celem modelu jest znalezienie optymalnej równowagi między tymi dwoma kosztami poprzez znalezienie idealnej wielkości zamówienia.

4. Dni sprzedaży zapasów (DSI)

Dni sprzedaży zapasów (DSI) to miara używana do pomiaru średniej liczby dni potrzebnych firmie na przekształcenie zapasów w sprzedaż. Oblicza się go, dzieląc całkowitą wartość zapasów firmy przez koszt sprzedanych towarów.

Metryka DSI może być przydatna do określenia, jak efektywnie zarządza się zapasami. Wysoki wskaźnik DSI wskazuje, że przekształcenie zapasów w sprzedaż zajmuje firmie zbyt dużo czasu, podczas gdy niski wskaźnik DSI może oznaczać, że firma może potrzebować większej ilości artykułów, aby zaspokoić popyt klientów.

Wyzwania związane z zarządzaniem zapasami

• Uzyskanie dokładnych informacji o zapasach

Jednym z największych wyzwań zarządzania zapasami jest uzyskanie dokładnych informacji o stanie zapasów. Niedokładne dane mogą utrudniać efektywne zarządzanie zapasami, ponieważ firmy mogą nie być w stanie przewidzieć zapotrzebowania klientów lub dokładnie zaplanować zamówień. Może to prowadzić do potencjalnie kosztownych strat w przypadku zamówienia zbyt dużej lub zbyt małej ilości zapasów.

• Zmieniające się wymagania klientów

Kolejnym wyzwaniem związanym z zarządzaniem zapasami jest radzenie sobie ze zmieniającym się zapotrzebowaniem klientów. Firmy muszą być w stanie szybko reagować na zmiany życzeń lub potrzeb klientów i odpowiednio dostosowywać procesy składania zamówień. Może to być trudne, ponieważ większość systemów zarządzania zapasami działa według ustalonego harmonogramu, co oznacza, że ​​złożenie i wysłanie nowych zamówień może zająć trochę czasu.

• Ograniczona przestrzeń dyskowa

Innym częstym wyzwaniem, przed którym stoją firmy, jest ograniczona przestrzeń dyskowa. Może to utrudniać przechowywanie dużych ilości zapasów, co może być konieczne w przypadku nagłej zmiany zapotrzebowania klientów lub opóźnień zamówień. Firmy muszą znaleźć sposoby efektywnego zarządzania zapasami i maksymalizacji wykorzystania dostępnej przestrzeni, aby mieć pewność, że mają wystarczającą ilość zapasów, aby sprostać wymaganiom klientów.

• Monitorowanie poziomów zapasów

Firmy muszą również mieć możliwość monitorowania poziomów zapasów w czasie rzeczywistym, aby mieć pewność, że zapasy są zawsze dostępne, a zamówienia klientów mogą być realizowane na czas. Wymaga to skutecznego systemu zarządzania zapasami, który może automatycznie śledzić sprzedaż i aktualizować poziomy zapasów. Zarządzanie zapasami może być trudne, ale dzięki odpowiednim narzędziom i procesom możliwe jest skuteczne zarządzanie poziomami zapasów i zaspokajanie potrzeb klientów. Optymalizując procesy zamawiania i korzystając ze spostrzeżeń opartych na danych, firmy mogą mieć pewność, że przez cały czas mają pod ręką odpowiednią ilość zapasów.

• Słabe procesy

Oprócz wyzwań wymienionych powyżej, firmy mogą również napotkać problemy związane ze złymi procesami. Może to obejmować brak jasnego zrozumienia, w jaki sposób należy składać zamówienia lub niewłaściwe śledzenie poziomów zapasów. Bez skutecznych procesów skuteczne zarządzanie zapasami i zapewnienie dostępności zapasów zawsze wtedy, gdy klienci ich potrzebują, może być trudne dla firm.

Wskazówki dotyczące zarządzania zapasami

Dla efektywnego procesu zarządzania zapasami poniższe wskazówki będą bardzo przydatne-

1. Audyt inwentarza

Regularne audyty rozwiązania do zarządzania zapasami są ważne, aby upewnić się, że towary są prawidłowo śledzone, poziomy zapasów są dokładne i że żadne przedmioty nie zostały zgubione ani skradzione.

2. Priorytetyzacja zapasów

Ustalenie priorytetów dla najlepszego systemu zarządzania zapasami może pomóc w zapewnieniu, że najpopularniejsze artykuły lub produkty o krótszym okresie przydatności do spożycia są zawsze dostępne. Może to pomóc zwiększyć sprzedaż i zadowolić klientów.

3. Praktykowanie zasady inwentaryzacji 80/20

Zasada 80/20 jest przydatnym narzędziem do zarządzania zapasami. Chodzi o to, że 80% Twojej sprzedaży pochodzi z 20% Twoich produktów, dlatego ważne jest, aby skupić się na tych artykułach, aby mieć pewność, że są one zawsze dostępne w magazynie i spełniają wymagania klientów.

4. Śledzenie wszystkich informacji o produkcie

Ważne jest, aby śledzić wszystkie informacje o produktach, takie jak jednostki SKU, opisy, wymiary, koszty własne i ceny detaliczne. Może to pomóc w zapewnieniu ciągłego zarządzania zapasami i przewidywaniu przyszłego popytu.

5. Zamawianie uzupełnień we własnym zakresie

Jeśli to możliwe, firmy powinny zamawiać swoje zapasy zamiast polegać wyłącznie na dostawcach. W ten sposób masz większą kontrolę nad tym, jakie produkty są zamawiane i kiedy dotrą.

6. Analiza wydajności dostawcy

Ważne jest, aby regularnie analizować wyniki swoich dostawców, aby można było zidentyfikować wszelkie problemy i wprowadzić ulepszenia w razie potrzeby.

7. Korzystanie z technologii, która dobrze się integruje

Technologia jest istotną częścią zarządzania zapasami, dlatego ważne jest, aby znaleźć system, który integruje się z innymi narzędziami i procesami. Pomoże Ci to łatwiej śledzić stany magazynowe i sprzedaż.

8. Inwestowanie w technologię zarządzania zapasami

Oprogramowanie do zarządzania zapasami może być niezwykle pomocne, jeśli chodzi o zarządzanie poziomami zapasów i przewidywanie zapotrzebowania klientów. Inwestycja w taki system może pomóc firmom lepiej zarządzać zapasami i ogólnie poprawić wydajność.

9. Śledzenie sprzedaży

Firmy muszą również śledzić swoje dane dotyczące sprzedaży, aby zrozumieć trendy klientów i przewidzieć przyszły popyt. W ten sposób mogą być pewni, że mają odpowiednie produkty w magazynie, gdy klienci ich potrzebują.

10. Bądź konsekwentny w sposobie otrzymywania akcji

Posiadanie spójnego systemu przyjmowania zapasów jest również ważne, aby zapewnić prawidłowe śledzenie pozycji i uniknąć powielania zamówień lub brakujących pozycji. Pomoże to zapewnić dokładne i aktualne poziomy zapasów.

Wniosek!

Posiadanie skutecznego systemu inwentaryzacji pomaga firmom ograniczać ilość odpadów, poprawiać dokładność i optymalizować poziom zapasów.

Opracowując odpowiedni plan zarządzania zapasami, wykorzystując spostrzeżenia oparte na danych i inwestując we właściwą technologię, firmy mogą uzyskać lepszy wgląd w swoje zapasy i upewnić się, że zawsze mają wystarczającą ilość zapasów, aby sprostać wymaganiom klientów.

Podobał Ci się ten post? Sprawdź całą serię w Dystrybucja