Czy VoIP jest tego wart dla małej firmy?

Niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym sklepem pracującym w domowym biurze, czy masz zespół złożony z wielu osób, potrzebujesz telefonu służbowego. Pytanie, z którym boryka się wielu właścicieli firm, brzmi: czy system telefonii biznesowej, taki jak system VoIP , jest tego wart. Faktem jest, że w prawie każdym scenariuszu odpowiedź na to pytanie jest głośnym „tak”. Potrzebujesz systemu, który ułatwi i wydajną komunikację z klientami, dostawcami, partnerami i pracownikami, a system telefoniczny VoIP może to zrobić za Ciebie.

Protokół głosowy przez Internet (VoIP)

Usługi telefoniczne VoIP są prowadzone przez Internet, w przeciwieństwie do tradycyjnych usług telefonicznych, które działają za pośrednictwem linii telefonicznych. Dźwięk jest digitalizowany i przesyłany przez Internet, ale całkowicie w czasie rzeczywistym. Nie ma opóźnień i nadal możesz łączyć się z tradycyjnymi telefonami stacjonarnymi. W przeszłości połączenia VoIP były wygodne, ale miały znacznie niższy standard jakości połączeń. Jednak wraz z rozwojem i udoskonaleniem technologii, połączenia VoIP są nie do odróżnienia od innych połączeń.

Jedną z wielkich zalet VoIP jest to, że można go zintegrować z dowolnym obecnym systemem. W ogóle nie ma potrzeby uaktualniania ani zmiany systemu. Wystarczy dodać funkcję VoIP i gotowe. Korzystając z VoIP, możesz odblokować wiele przydatnych funkcji, takich jak możliwość wykonywania i odbierania połączeń na firmowej linii telefonicznej przy użyciu dowolnego telefonu lub urządzenia. Możesz być połączony ze swoją firmą, klientami i partnerami bez względu na to, gdzie jesteś. Oto kilka innych korzyści płynących z korzystania z VoIP w małej firmie.

Jest skalowalny

Nie ma wątpliwości, że większość ludzi chce rozwijać swój biznes. Kiedy tak się dzieje, nie tylko przynosi to większe przychody, ale także niesie ze sobą wyzwania. Być może będziesz musiał zatrudnić więcej pracowników, możesz potrzebować więcej infrastruktury, sprzętu i ulepszonej obsługi klienta. Dzięki VoIP możesz szybko i łatwo dodać numery wewnętrzne dla nowych pracowników oraz funkcję IVR, jeśli zajdzie taka potrzeba. Oczywiście, jeśli zmniejszysz poziom, możesz również łatwo zmniejszyć skalę. Wielu dostawców usług VoIP wysyła nawet pocztą nowe telefony po dodaniu numerów wewnętrznych, więc nie będziesz potrzebować techników ani połączeń serwisowych, aby wszyscy się połączyli. Bez dodatkowych linii, bez dodatkowych punktów sprzedaży i bez dodatkowego wysiłku. Potrzebna infrastruktura jest już na miejscu, bez względu na to, dokąd chcesz prowadzić swoją firmę.

Ulepszone połączenie

W przeszłości konfiguracja nowego systemu telefonicznego w biurze wymagała wiele pracy. Przewody musiały być poprowadzone przez budynek i podłączone do gniazdek, a technicy musieli czasem spędzać godziny na ustawianiu rzeczy. To był bałagan, a wdrożenie zajęło wieczność. Tak nie jest w przypadku VoIP. Możesz szybko i łatwo uzyskać dostęp do usługi telefonicznej VoIP za pośrednictwem istniejącego połączenia internetowego. Żadne nowe okablowanie nie jest potrzebne, a obecne połączenia szerokopasmowe będą działać idealnie. Dzięki usługom VoIP opartym na chmurze nie potrzebujesz nawet więcej sprzętu. Możesz po prostu uzyskać do niego dostęp za pomocą swoich obecnych urządzeń i gotowe. Ponieważ dźwięk jest przesyłany jako pakiet danych cyfrowych, jest tak wyraźny, jak każda transmisja strumieniowa lub rozmowa wideo, z której już korzystasz.

Efektywność kosztowa

Prowadzenie małej firmy oznacza konieczność upewnienia się, że każda inwestycja jest wydajna i efektywna. Odnosi się to nawet do twojego systemu telefonicznego. VoIP to niedroga opcja, która nie wymaga konserwacji i sprzętu, który może podnieść koszty. Jest łatwy w konfiguracji, prosty w obsłudze i nie wymaga konserwacji ani napraw. Dodawanie nowych linii można wykonać kilkoma kliknięciami klawiatury, a okablowanie w Twoim budynku może pozostać niezmienione. Co więcej, systemy telefoniczne VoIP są zwykle bardziej przystępne cenowo niż standardowe linie telefoniczne, ponieważ nie płacisz za całą tę infrastrukturę.

Wszystkie funkcje, których potrzebujesz

Jeśli chodzi o biznesowy system telefoniczny, potrzebujesz funkcji. Potrzebujesz blokad, transferów, przekierowania połączeń, poczty głosowej, identyfikatora rozmówcy i wszystkiego innego, co pozwoli Ci łączyć się z klientami i nigdy nie przegapić próby kontaktu. Rozmowy przez VoIP są digitalizowane, co oznacza, że ​​są szybko nagrywane i mogą być łatwo przesyłane jako pliki cyfrowe. Możesz otrzymywać wiadomości głosowe pocztą e-mail lub SMS-em, dzięki czemu możesz mieć ich kopie pod ręką przez cały czas. Pliki te można następnie zapisać w Twoim CRM lub innych bazach danych, dzięki czemu zawsze będziesz mieć rekord. W razie potrzeby można je przekazać innym i nic nie ginie w tłumaczeniu z dźwięku do notatnika. VoIP umożliwia również prowadzenie wideokonferencji, co dodaje warstwę łączności i komunikacji z zespołem.

Praca zdalna i w podróży

W dzisiejszych czasach jesteśmy połączeni, gdziekolwiek się udamy, a do tego potrzebny jest również telefon służbowy. VoIP umożliwia osobom spędzającym czas poza biurem lub pracującym zdalnie stały dostęp do firmowej linii telefonicznej. Ponieważ więcej osób niż kiedykolwiek pracuje w domu, jest to niezwykle cenne. W większości przypadków wiąże się to z prostym rozwiązaniem, takim jak aplikacja mobilna, która będzie kierować przychodzące i wychodzące połączenia biznesowe za pośrednictwem usługi VoIP. W ten sposób nigdy nie przegapisz telefonu od klienta lub potencjalnego klienta, bez względu na to, skąd pracuje Twój zespół.

Może to radykalnie poprawić obsługę klienta, ponieważ pozostawianie wiadomości głosowych bez wiedzy, czy ktoś odpowie, może być frustrujące lub wypróbowanie kilku różnych numerów telefonów, aby spróbować się połączyć. Pracownicy, którzy pracują zdalnie, w pełnym wymiarze godzin lub na grafiku hybrydowym, nie będą musieli mieć różnych numerów telefonów w zależności od tego, gdzie pracują danego dnia. Łączność jest bezproblemowa i prosta dzięki VoIP.

Pierwotnym pytaniem na początku tego artykułu było to, czy VoIP jest tego wart dla małej firmy. Biorąc pod uwagę wszystkie te zalety, nie ma wątpliwości, że korzystanie z VoIP w systemie telefonicznym małej firmy ma wiele zalet i zalet. Wszystko to sugeruje, że jest to więcej niż warte zachodu i coś, co powinieneś prowadzić w swojej firmie, bez względu na jej wielkość.

o autorze

Amanda Witman jest niezależną pisarką i redaktorką, której pasją jest przekazywanie pomysłów mających na celu poprawę życia czytelników.

Ma doświadczenie w public relations rządowym, ale ma doświadczenie w pisaniu dla wielu sektorów, w tym branży finansowej, technologicznej, kulinarnej, środowiskowej i sportowej. Amanda mieszka w sercu Kraju Amiszów w Lancaster w Pensylwanii z mężem, trzyletnią córką, niemowlęciem i nadopiekuńczym kotem.