Czy Twój system automatyzacji marketingu jest zgodny z RODO?

Najważniejsza zmiana regulacyjna dla marketerów od dziesięcioleci weszła w życie na początku tego lata, a już niektórzy szacują, że aż 93% firm nadal nie przestrzega przepisów. Mówimy oczywiście o unijnym ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO), które wymaga wyraźnej zgody mieszkańców UE na przechwytywanie lub wykorzystywanie ich danych w jakikolwiek sposób. Jest to jednak nie tylko znacząca zmiana – jest również prawnie wiążąca. Firmy, które nie przestrzegają nowych przepisów RODO, mogą spotkać się z grzywną w wysokości do 20 mln EUR lub 4% rocznych przychodów. W przypadku firm, które w przeszłości łamały przepisy dotyczące prywatności, te potencjalne kary są wystarczającą zachętą do lepszego przestrzegania praw konsumentów do prywatności.

RODO to nie wszystko złe wieści

Ale to nie wszystkie negatywne wiadomości. Istnieją już pewne wczesne sygnały, że RODO będzie miało również pozytywne skutki uboczne dla marketerów. Wyższa jakość danych, dodatkowe opcje personalizacji i bardziej zaangażowana baza potencjalnych klientów to powody, aby zachować zgodność z RODO, pod warunkiem, że Twoja organizacja gromadzi dane o klientach w UE. Ponadto po uzyskaniu zgodności z RODO większość organizacji powinna zauważyć poprawę ogólnego bezpieczeństwa danych po przeprowadzeniu bardziej rygorystycznych kontroli infrastruktury danych i systemów zarządzania informacjami.

Bądź świadomy wpływu RODO i postępuj zgodnie z nim

To powiedziawszy, przepisy te mają znaczące implikacje dla systemów automatyzacji marketingu. Biorąc pod uwagę ich odpowiedzialność za jakość danych w całym lejku, praktycy automatyzacji marketingu są na pierwszej linii frontu tych zmian. Może to mieć wpływ na gromadzenie, wykorzystanie, a nawet segmentację danych, dlatego niezwykle ważne jest, aby zrozumieć, jak dostosować swoje systemy automatyzacji marketingu do nowej rzeczywistości.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o kluczowych działaniach, które możesz podjąć, aby zapewnić, że infrastruktura automatyzacji marketingu Twojej organizacji będzie nadal zachwycać Twoich klientów i potencjalnych klientów, zachowując jednocześnie zgodność z RODO.

1. Przeprowadź pełny audyt wszystkich stron docelowych

Biorąc pod uwagę, że strony docelowe są często „pierwszymi liniami” w ścieżce automatyzacji marketingu, bardzo ważne jest, aby były zgodne z RODO. Choć może to brzmieć jak proste zadanie, może zająć dużo czasu, zwłaszcza jeśli masz dziesiątki stron docelowych, które służą jako punkty wejścia na ścieżkę potencjalnych potencjalnych klientów. Zalecamy sporządzenie wyczerpującej listy wszystkich stron docelowych, które w jakikolwiek sposób przechwytują dane klientów, a następnie przeprowadzenie audytu każdej z nich w celu zapewnienia zgodności z RODO.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że wszystkie formularze muszą wymagać wyraźnej zgody każdego konsumenta przed jakimkolwiek gromadzeniem danych. Proszenie konsumentów, aby po prostu wpisali swój adres e-mail w celu zapisania się na listę mailingową, nie jest już opcją. Każdy formularz musi teraz umożliwiać konsumentom wyrażenie zgody na każdy rodzaj wiadomości z Twojej organizacji oraz informowanie o tym, jakiego rodzaju wiadomości odbierają, a jakich nie chcą otrzymywać.

Ponadto, jeśli twoje formularze mają wstępnie zaznaczone pola zgody, te również muszą zostać wypełnione. W tej nowej rzeczywistości potencjalni klienci muszą wyraźnie powiedzieć, że chcą, aby ich dane były wykorzystywane. Warto również upewnić się, że polityka prywatności Twojej organizacji jest łatwo dostępna z każdej z tych stron docelowych. Zwiększy to zaufanie konsumentów do Twojej marki i wyeliminuje potencjalne pułapki w przyszłości.

2. Odpowiednio zaktualizuj swoją marketingową bazę danych

W połączeniu z audytem stron docelowych i formularzy marketerzy powinni aktualizować infrastrukturę swojej bazy danych marketingowych, aby była również zgodna z nowymi przepisami. Praktycznie rzecz biorąc, prawdopodobnie przełoży się to na stworzenie kilku nowych pól w obrębie własnej marketingowej bazy danych. To, jakie pola należy utworzyć, będzie się różnić w zależności od organizacji, ale najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie bardziej zaawansowanego zestawu pól uprawnień, które określają rodzaje komunikacji, na które potencjalni klienci zdecydowali się otrzymywać.

Upewnij się, że wszystkie nowe pola zgody na RODO są również śledzone w Twoim CRM i nie zapomnij przeprowadzić kilku testów, aby upewnić się, że przepływ danych również działa prawidłowo.

3. Przejrzyj swoje szablony e-maili i listy mailingowe

Następnym krokiem do zapewnienia zgodności z RODO na froncie automatyzacji marketingu jest przeprowadzenie pełnego przeglądu wszystkich szablonów wiadomości e-mail, aby upewnić się, że zawierają one zarówno link do anulowania subskrypcji, jak i link do polityki prywatności Twojej organizacji. Może to zabrzmieć niepotrzebnie, ale co zaskakujące, badania wykazały, że nawet 43% odbiorców wiadomości e-mail oznacza wiadomości jako spam, gdy nie ma łatwego sposobu na anulowanie subskrypcji. Nie pozwól, by to był ty.

Współpracuj z zespołem marketingowym, aby upewnić się, że wszystkie szablony wiadomości e-mail mają wyraźnie oznaczony link do anulowania subskrypcji, a także podaj link do polityki prywatności organizacji (która powinna zostać zaktualizowana, aby odzwierciedlała RODO). To szybka wygrana, która będzie miała znaczący wpływ zarówno na zgodność z RODO, jak i ogólną jakość danych.

W niektórych przypadkach warto ponownie zezwolić na pewne segmenty bazy danych w celu odświeżenia zgód dla potencjalnych klientów, którzy już zdecydowali się na marketing, ale mogą chcieć jeszcze bardziej doprecyzować informacje, które otrzymują od Twojej organizacji. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak ten artykuł, zalecamy odniesienie się do tego doskonałego podsumowania z Econsultancy, które zawiera kilka świetnych przykładów tego, jak wygląda wysokiej jakości kampania ponownego zezwolenia.

4. Powiadom nowych odwiedzających o plikach cookie i wykorzystaniu danych

Jednym z często pomijanych atrybutów RODO jest to, że nie tylko wymaga ono od firm uzyskania wyraźnej zgody od potencjalnych klientów przed komunikacją z nimi – wymaga również od organizacji powiadamiania potencjalnych klientów, w jaki sposób ich dane będą wykorzystywane, niezależnie od tego, czy będą one wykorzystywane. e-mailem w przyszłości. To wymaganie wpływa na wszystko, od plików cookie po ocenę leadów, więc zapewnienie zgodności z tym elementem ma kluczowe znaczenie.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, warto wywołać gromadzenie plików cookie na swojej stronie głównej – wystarczy prosty, jednozdaniowy opis z linkiem do polityki prywatności Twojej organizacji. A jeśli używasz punktacji leadów do prowadzenia działań związanych z automatyzacją marketingu, zalecamy również dodanie jednego lub dwóch wierszy do wszystkich formularzy wyjaśniających potencjalnym klientom, że przesyłane przez nich dane mogą zostać użyte do priorytetyzacji bazy danych. Podobnie jak w przypadku wszystkich kwestii związanych z RODO, automatyczne włączanie klientów do scoringu leadów już nie wystarcza – musisz dać im możliwość wyraźnego włączenia lub wyłączenia w zależności od ich preferencji.

5. Nie korzystasz z CRM? Nadszedł czas, aby zacząć

Wreszcie, jeśli Twoja organizacja nie używa jeszcze CRM do zarządzania danymi potencjalnych i klientów, teraz jest czas, aby zacząć. Biorąc pod uwagę, w jaki sposób RODO znacznie zwiększyło złożoność śledzenia preferencji prywatności użytkowników, przechowywanie danych potencjalnych klientów w izolowanych arkuszach kalkulacyjnych nie będzie już realną opcją dla większości organizacji.

Jeśli jeszcze nie wykorzystujesz CRM do wspomagania działań związanych z automatyzacją marketingu, teraz jest świetny czas, aby zacząć. Biorąc pod uwagę ilość preferencji dotyczących prywatności, które muszą być teraz śledzone i przechowywane w UE, warto zautomatyzować ten proces – nie tylko zaoszczędzi to czas Twojej organizacji na dłuższą metę, ale także zmniejszy ryzyko danych błędy lub błędne wysyłanie e-maili do potencjalnych klientów, którzy już zrezygnowali z niektórych komunikatów.

W podsumowaniu

RODO zwiastuje początek nowej ery dla marketerów. Firmy muszą nie tylko być bardziej czujne na to, jak wchodzą w interakcje z potencjalnymi i obecnymi klientami w UE, ale także powinny unowocześniać swoją infrastrukturę automatyzacji marketingu, aby dotrzymać kroku takim zmianom regulacyjnym.

Podejmując powyższe kroki, firmy mogą zapewnić, że ich strategia automatyzacji marketingu jest zgodna z RODO dla potencjalnych klientów w UE. Jeśli Twoja baza klientów znajduje się poza UE, może nie być konieczne podejmowanie tych działań. Ale jeśli jest jakakolwiek szansa, że ​​będziesz mieć potencjalnych klientów z UE zainteresowanych Twoimi treściami marketingowymi, zalecamy upewnienie się, że Twoja infrastruktura automatyzacji marketingu jest zgodna ze standardami RODO.

Jako marketer łatwo można ukołysać się do obojętności, jeśli chodzi o RODO. Nie było jeszcze wielu głośnych spraw dotyczących nowych przepisów, a większość firm nie podejmuje jeszcze masowych działań w celu ochrony prawa do prywatności swoich potencjalnych i potencjalnych klientów (pomimo dwuletniego okresu karencji w celu zapewnienia zgodności). Ale tej obojętności należy się teraz pozbyć, ponieważ organy regulacyjne wkrótce zaczną rozprawiać się z firmami, które nadal nie są zgodne z RODO.

Ale nie tylko unikanie konsekwencji regulacyjnych, marketerzy powinni postrzegać RODO jako doskonałą okazję do ponownego nawiązania kontaktu ze swoją bazą klientów i umocnienia dobrej woli, którą już zbudowali. Dokonując automatyzacji działań marketingowych zgodnych z RODO, organizacje mogą pokazać swoim klientom, że nie zależy im wyłącznie na sprzedaży produktów, ale także na prawdziwym budowaniu z nimi relacji opartej na zaufaniu.