Wyjaśnienie zasad i najlepszych praktyk Kanban

Kanban to wizualne narzędzie przepływu pracy, które pierwotnie używane jako system planowania Toyoty, jest teraz powiązane ze zwinną metodologią, szczególnie w tworzeniu oprogramowania DevOps. Może być również stosowany w tradycyjnych metodykach zarządzania projektami.

Wraz ze wzrostem popularności tablice Kanban znalazły zastosowanie w branżach poszukujących sposobu, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zobaczyć stan swojej pracy. Wymaga to komunikacji w czasie rzeczywistym i zrozumienia zasad kanban.

4 zasady Kanban

Metodą kanban rządzi zestaw zasad. Pozwala to na lepsze zarządzanie procesem, co poprawia płynność pracy. Metoda Kanban ciągle się zmienia i zawsze powinieneś szukać sposobów na ulepszenie tego procesu.

Te stopniowe udoskonalenia są podstawowym filarem zasad Kanban. Celem jest ciągłe doskonalenie procesów organizacji. Cztery zasady Kanban zostały opracowane z myślą o używaniu Kanban w taki sposób, aby zawsze maksymalizować korzyści dla procesu biznesowego.

Ulepszenia kanban obejmują lepszy przepływ, skrócenie czasu cyklu, zwiększenie wartości dla klienta i rozwój produktów, które zwiększają przewidywalność. Oczywiście są to kluczowe cele dla każdej firmy, która ma nadzieję na pozostanie w biznesie.

Przed zdefiniowaniem czterech zasad Kanban należy zauważyć, że oprogramowanie do zarządzania pracą zapewnia większą wydajność. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które wspiera komunikację w czasie rzeczywistym, zapewniając łączność zespołów hybrydowych, bez względu na to, gdzie i jak pracują. Zacznij korzystać z ProjectManagera teraz za darmo.

1. Wizualizuj przepływ pracy

Kanban został zaprojektowany w celu wizualizacji przepływu pracy. Każdy, kto chce wdrożyć metodę Kanban, będzie musiał zwizualizować swój przepływ pracy. Oznacza to umieszczenie swojego przepływu pracy na tablicy. Ta tablica, jak wspomniano powyżej, może być prawdziwą tablicą lub oprogramowaniem kanban. Następnie musisz szczegółowo opisać etapy procesu lub produkcji, które dostarczają usługę lub produkt.

Powoduje to, że tablica kanban z jednej strony jest bardzo prosta (zadania, działania i zrobione, które opisaliśmy wcześniej) lub może być bardzo złożona, w zależności od procesu. Gdy proces Twojej pracy znajduje się na tablicy, na przykład wszystkie elementy pracy, możesz zacząć wizualizować pracę, którą wykonuje Twój zespół.

Tablica może również zawierać tak zwane „swimlans”, czyli poziome linie, które dzielą tablicę kanban na sekcje w celu wizualizacji różnych rodzajów pracy w przepływie pracy. Oddziela to pracę, która przebiega zgodnie z podobnym procesem, od innych działań na twojej tablicy. Może być również używany do zarządzania więcej niż jednym projektem na jednej tablicy lub do zarządzania pracą poszczególnych osób.

2. Limit pracy w toku (WIP)

Praca w toku (WIP) to termin odnoszący się do zadań, nad którymi aktualnie pracuje zespół lub pojedynczego członka zespołu. Jest to ważna zasada Kanban, ponieważ może pomóc w zapobieganiu przeciążeniu pracą i usprawnieniu przepływu pracy.

Nazywany również systemem ściągania, ograniczenie WIP sprawia, że ​​bardziej prawdopodobne jest, że członkowie zespołu ukończą to, nad czym aktualnie pracują, niż przejdą do następnego zadania. Innymi słowy, zanim nowa karta Kanban zostanie przeniesiona do następnej kolumny, karta, nad którą aktualnie pracujesz, musi zostać oznaczona jako gotowa.

To, co to robi, to tworzenie pojemności w systemie. Zespół może teraz wykonywać nowe prace. Może minąć trochę czasu, zanim będziesz mógł ustalić, jaki jest limit WIP, i nie jest niczym niezwykłym, że zaczynasz bez limitu pracy w toku.

Celem Lean Kanban jest rozpoczęcie bez ograniczeń i monitorowanie WIP. Gdy zdobędziesz trochę doświadczenia i danych, będziesz w stanie podjąć bardziej wnikliwą decyzję, o ile ograniczyć PWT dla każdej kolumny na tablicy Kanban. Niezależnie od tego, na co zdecydujesz, dodanie liczby do kolumny to świetny sposób na poinformowanie zespołu i interesariuszy o ograniczonej zdolności.

3. Skoncentruj się na przepływie

Proces kanban polega na wizualizacji przepływu pracy, a tym samym na zarządzaniu nim w celu poprawy tego przepływu. Dlatego koncentracja na przepływie swojej tablicy jest naczelną zasadą Kanban. Te zasady są w porządku, dlatego po wykonaniu powyższych dwóch zasad Kanban możesz zacząć zarządzać przepływem.

Odbywa się to poprzez podkreślenie różnych etapów przepływu pracy i statusu pracy w każdej z tych kolumn. Zobaczysz przed sobą płynną żeglugę lub wąskie gardła z piętrzącą się pracą, co wpływa na twoją wydajność. To oczywiście zależy od tego, jak dobrze zdefiniowałeś przepływ pracy i jakie limity WIP zostały ustawione.

To, czego szukasz w szerszym sensie, to szybkość, z jaką Twoja praca przesuwa się od początku do końca przepływu pracy. Można to również nazwać strumieniem wartości. Ze względu na wizualną naturę tablicy kanban istnieje przejrzystość, która pozwala zespołowi na analizę systemu i wprowadzanie niezbędnych korekt w celu poprawy przepływu i skrócenia czasu wykonywania zadań.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przyjrzenie się pośrednim etapom oczekiwania lub pośrednim etapom wykonania i zobaczeniu, jak długo zadania pozostają na tych etapach przekazywania. Poprzez skrócenie czasu na etapie przekazywania można skrócić całkowity czas cyklu. Poprawa przepływu sprawia, że ​​Twój zespół pracuje płynniej i bardziej przewidywalnie. Lepsze prognozowanie oznacza dokładniejsze zobowiązania wobec klientów.

4. Ciągłe doskonalenie

Ponieważ kanban jest ewolucyjny, co oznacza zmianę, zawsze będziesz przeglądać i modyfikować swój proces kanban, aby poprawić przepływ. Można to zrobić, eksperymentując z małymi zmianami i wprowadzając stopniowe ulepszenia, którymi może łatwo zająć się cały zespół przy użyciu naukowej metody zarządzania.

To zarządzanie zmianą polegające na ulepszaniu współpracy i ewolucji eksperymentalnej za pomocą metody naukowej, pozwala sformułować hipotezę, przetestować ją i podejmować świadome decyzje w oparciu o tę metodę. Naukowe podejście do stopniowej zmiany jest podstawą zasad lean i Agile.

Dlatego właściciel produktu powinien zawsze oceniać proces w celu osiągnięcia ciągłej poprawy przepływu pracy. Każda zmiana jest monitorowana i mierzona, aby upewnić się, że robi to, czego chcesz i nie ma odwrotnego efektu.

Dane z systemu Kanban dotyczące świadczenia usług przez zespół można zbierać ręcznie na tablicy fizycznej lub automatycznie podczas korzystania z oprogramowania Kanban. Narzędzia cyfrowe często mają pulpity nawigacyjne i raporty, które monitorują i szczegółowo opisują te metryki, aby pomóc w ocenie wydajności.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie Kanban

Najlepsze praktyki Kanban

Oczywiste jest, że tablice Kanban są potężnym narzędziem do wspierania współpracy, zapewniania przejrzystości i utrzymywania wydajności zespołów, jednocześnie powoli poprawiając przepływ pracy i dokładność podczas przewidywania dostaw do interesariuszy lub klientów. Chociaż wymagane jest przestrzeganie czterech zasad Kanban, istnieją inne rzeczy, które można zrobić, aby jak najlepiej wykorzystać zarządzanie projektami Kanban.

1. System ściągania: Jak wspomniano, system ściągania polega na tym, że żadna nowa praca nie zostanie rozpoczęta, dopóki zadania, nad którymi się pracuje, nie zostaną zakończone. Jest to zasadnicza praktyka w produkcji szczupłej, która dobrze służy Kanban, ponieważ pozwala zespołom pracować na pełnych obrotach. Kontroluje przepływ zasobów w systemie, dzięki czemu są one wciągane do potoku tylko wtedy, gdy są potrzebne. System pull spełnia cel kanban, jakim jest wspieranie ciągłego przepływu i skrócenie czasu realizacji.
2. Limity WIP: Posiadanie limitów pracy w toku to najlepsza praktyka wywodząca się ze zwinnego programowania. Jak omówiliśmy w zasadach Kanban, jest to sposób na ograniczenie maksymalnej liczby zadań, nad którymi można pracować w kolumnie tablicy Kanban. Ograniczając WIP, łatwiej będzie dostrzec nieefektywność w przepływie pracy. Ze względu na układ tablicy kanban i wykorzystanie limitów WIP menedżer produktu może wyłapać wąskie gardła, zanim wpłyną one na zespół, i ponownie przydzielić zasoby, aby zapewnić nieprzerwany przepływ. Ale pomaga również codzienne spotykanie się z zespołem, aby uzyskać pętlę sprzężenia zwrotnego.
3. Koncepcja przepływu: Przepływ jest jedną z zasad lean thinking i oznacza sposób, w jaki praca przechodzi przez system. Koncepcja przepływu polega na tym, że potrzebujesz dobrego przepływu lub systemu, w którym praca przechodzi przez system w sposób stały i przewidywalny. Zły przepływ to system, w którym praca zatrzymuje się i rozpoczyna w kółko. Utrzymanie stałego przepływu oznacza szybszą i bardziej niezawodną dostawę. To większa wartość dla Twojego klienta, zespołu i organizacji.

Użyj tablic Kanban ProjectManagera

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą przeznaczone dla zespołów hybrydowych. Nasze narzędzie jest oparte na chmurze, co oznacza, że ​​właściciele produktów otrzymują dane w czasie rzeczywistym do analizy przepływu pracy, a zespoły są w stanie współpracować bez względu na to, gdzie pracują, jak i dlaczego pracują.

Współpracuj ze swoim zespołem

ProjectManager jest oparty na współpracy do rdzenia, co oznacza, że ​​wszyscy członkowie zespołu są połączeni i mogą w czasie rzeczywistym udostępniać dokumenty lub komentować swoje zadania innym członkom zespołu. Oznacz wszystkich członków zespołu projektowego i włącz ich do rozmowy. Powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji zapewniają, że wszyscy są zawsze na bieżąco.

Wiele widoków projektu

Ale nie każdy pracuje w ten sam sposób. Twoje zespoły Agile pokochają tablice Kanban, ale inne działy w Twojej organizacji mogą mieć bardziej tradycyjne sposoby zarządzania swoją pracą. Dlatego mamy wiele widoków projektów. Jeśli Twój zespół kierowniczy zarządza metodologią kaskadową, może skorzystać z naszych interaktywnych wykresów Gantta lub widoku arkusza, który jest podobny do wykresu Gantta tylko bez wizualnej osi czasu. Dostępna jest również dynamiczna lista zadań, a nawet kalendarz, który umożliwia znacznie więcej niż zapisywanie ważnych dat.

Śledź postępy w czasie rzeczywistym

Monitorowanie przepływu pracy to sposób na ciągłe doskonalenie. Nasze oprogramowanie śledzi dane w czasie rzeczywistym za pomocą naszego pulpitu nawigacyjnego na żywo. W przeciwieństwie do niektórych programów, które umożliwiają konfigurowanie pulpitu nawigacyjnego, nasz jest gotowy, gdy jesteś i automatycznie oblicza dane w czasie rzeczywistym i wyświetla je w postaci czytelnych wykresów i wykresów, aby pomóc w osiągnięciu ciągłej dostawy.

Istnieją również raporty, które można filtrować jednym kliknięciem, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Następnie udostępnij go zainteresowanym stronom, aby być na bieżąco. Funkcje planowania zasobów pomagają zrównoważyć przepływ pracy i narzędzia do zarządzania zadaniami, aby wszyscy pracowali wydajnie, czy to na tablicach Kanban, czy w jednym z naszych innych widoków projektów. Nasze oprogramowanie jest jedynym rozwiązaniem dla tego, jak pracujesz.

Zasoby metodologii Kanban

Jeśli szukasz głębszej wiedzy na temat kanban i tego, jak oprogramowanie Kanban może pomóc w płynnym i przewidywalnym działaniu systemu, zapoznaj się z tymi zasobami metodologii Kanban.

• Przewodnik po metodologii Kanban: Nasz ostateczny przewodnik po metodologii Kanban obejmuje wiele z tego, co omówiliśmy powyżej i idzie dalej w kierunku lean manufacturing, zwinnego tworzenia oprogramowania i scrum.
• Narzędzia programowe Kanban: Aby uzyskać więcej informacji na temat ProjectManagera, a konkretnie wszystkiego, co możesz zrobić z naszymi tablicami kanban, odwiedź naszą stronę z oprogramowaniem do tablic kanban, aby dowiedzieć się, jak lepiej organizować, tworzyć przepływy pracy i współpracować.
• Przewodnik zarządzania zapasami Kanban: Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat uruchamiania systemu Kanban, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu dotyczącym zarządzania zapasami Kanban. Odpowiada na wyzwania, oferuje wskazówki i korzyści.
• Krótki przewodnik po kartach Kanban: Karty Kanban są głównym elementem metodologii kanban. Opisują zadanie, pokazują, kto jest przydzielony, ustalają priorytet i nie tylko, o czym możesz się dowiedzieć w tym krótkim przewodniku.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe w celu zwiększenia produktywności. Dołącz do ponad 35 000 profesjonalistów, którzy już odnoszą sukcesy w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestles. Zacznij za darmo już dziś!