12 sposobów na obliczenie i poprawę czasu reakcji leada

Masz trop. To wspaniale.

Ale to, co stanie się później, nada ton całej interakcji sprzedażowej – i odegra ogromną rolę w tym, czy ostatecznie zakończysz sprzedaż.

Wiele zależy od jednej kluczowej zmiennej – Twojego czasu reakcji.

Czym więc jest czas odpowiedzi na leady i dlaczego jest tak ważny dla Twojej strategii sprzedaży?

Cieszę się, że zapytałeś!

Jaki jest czas reakcji leada?

Lead to osoba, która wyraziła zainteresowanie Twoimi produktami lub usługami.

Innymi słowy, jest to ktoś, kto okazał się być realnym celem sprzedaży. To coś innego niż potencjalny klient, który pasuje do profilu klienta docelowego, ale nie wyraził jeszcze zainteresowania.

Czas reakcji potencjalnego klienta to czas, jaki zajmuje sprzedawcom odpowiedź na potencjalnego klienta.

Zwykle odnosi się to do początkowej wiadomości; jeśli potencjalny klient dociera do Twojej firmy, jak długo musi czekać, zanim otrzyma od kogoś odpowiedź?

Ewentualnie, ile czasu zajmuje sprzedawcy skontaktowanie się z osobą, która wyraziła zainteresowanie Twoim produktem i dlatego została leadem?

Jak ważne jest zarządzanie reakcjami na leady?

Prawdopodobnie już wiesz, że czas reakcji na leady i zarządzanie reakcjami na leady są ważne. A im krótszy czas odpowiedzi, tym lepiej.

Ale jak ważne są one?

Jeśli możesz skrócić średni czas reakcji na potencjalne zlecenie, zobaczysz wyższe wskaźniki zamknięcia. Jedno z badań wykazało, że 35-50% całej sprzedaży trafia do sprzedawcy, który odpowiada jako pierwszy. Inny stwierdził, że wskaźnik zamknięcia leadów wzrasta o 700%, jeśli odpowiesz w niecałą godzinę.

Jeśli potencjalny klient dotrze do wielu konkurujących ze sobą firm i jeden z nich zareaguje szybko, podczas gdy inne pozostaną w tyle, osoba, która wcześnie odpowie, prawdopodobnie wygra firmę.

Powodów jest wiele, w tym fakt, że większość klientów ceni sobie usługę. Twoja szybkość i natychmiastowość są nagradzane.

Podobnie kwalifikacja potencjalnego klienta spadnie dziesięciokrotnie, jeśli poczekasz na odpowiedź dłużej niż 5 minut. A 90 procent Twoich klientów oczekuje od Ciebie „natychmiastowej” odpowiedzi (definiowanej jako 10 minut lub mniej).

To duża presja na Ciebie i Twój zespół sprzedaży.

Ale nie martw się. Jesteśmy w tym razem.

Jak obliczyć czas realizacji?

Istnieje kilka różnych sposobów obliczania średniego czasu odpowiedzi.

Zwykle w twoim najlepszym interesie jest poleganie na zewnętrznym narzędziu, które pomoże ci obliczyć tę liczbę.

Na przykład w programie Microsoft Outlook możesz użyć MyAnalytics — aplikacji zwiększającej produktywność pracowników, która jest częścią usługi Office 365. Możesz też skorzystać z jednego z naszych innych najwyżej ocenianych narzędzi do analizy poczty e-mail programu Outlook.

Gmail, najpopularniejszy dostawca poczty e-mail na świecie, nie ma wbudowanego sposobu obliczania czasu reakcji potencjalnego klienta.

Dlatego stworzyliśmy EmailAnalytics.

EmailAnalytics to narzędzie analityczne dla Twojego konta Gmail. Możesz podłączyć go do dowolnej liczby kont (dzięki czemu możesz jednocześnie obserwować cały zespół sprzedaży) i mierzyć dziesiątki różnych wskaźników – w tym średni czas odpowiedzi.

Co więcej, uzyskasz dostęp do dynamicznych wizualizacji danych, dzięki czemu będziesz mógł intuicyjnie formułować wnioski na temat danych – i odkrywać nowe sposoby ulepszenia swojego podejścia do poczty e-mail.

12 sposobów na obliczenie i poprawę czasu reakcji leada

OK, podałem Ci najlepszy sposób obliczania czasu reakcji potencjalnego klienta.

Co się stanie, jeśli nie będziesz zadowolony z wyników, które znalazłeś?

Co zrobić, jeśli chcesz skrócić czas odpowiedzi na leady?

Poniżej przedstawiam 12 naszych najlepszych strategii zarządzania reakcjami na leady – i ostatecznie skracając czas, jaki zajmuje Twoim sprzedawcom odpowiedź na przychodzące leady.

1. Przyjmij naukowy sposób myślenia.

Najlepszym sposobem podejścia do zarządzania reakcjami na leady jest przyjęcie naukowego sposobu myślenia.

Przeprowadź eksperymenty, aby przetestować różne zmienne, przeanalizuj dane, sformułowaj wnioski, zaktualizuj swoje założenia i powtórz.

W sferze zarządzania reakcjami na leady oznacza to zmianę zmiennych, takich jak sposób zarządzania potencjalnymi klientami, sposób szkolenia sprzedawców oraz używane kanały komunikacji (i sposób ich wykorzystywania).

Wielokrotne obserwacje i ulepszenia doprowadzą w końcu do przełomów.

2. Ustal standardy.

Następnie zapoznaj się ze swoimi benchmarkami. Innymi słowy, jaki jest „dobry” czas reakcji na lead i jaki powinien być Twój cel?

Około 41 procent klientów spodziewa się otrzymać odpowiedź na wiadomość e-mail w ciągu 6 godzin od jej wysłania, a wiele marek stara się odpowiadać na wiadomości e-mail w ciągu 10 minut.

Zapoznaj się z naszym obszernym przewodnikiem po czasie odpowiedzi na e-mail, który zawiera kilka innych godnych uwagi badań dotyczących „dopuszczalnych” czasów odpowiedzi na e-mail.

Powinieneś strzelać, aby uzyskać najszybszy czas reakcji, bez względu na wszystko, ale powinieneś też mieć realistyczne oczekiwania.

3. Zautomatyzuj wszystko, co możesz.

Wprowadź jak najwięcej automatyzacji do swoich systemów zarządzania potencjalnymi klientami. Na przykład, gdy klient pobierze oficjalny dokument lub zdecyduje się na biuletyn e-mailowy, możesz automatycznie przekazać jego informacje członkowi zespołu sprzedaży.

Popraw czas odpowiedzi e-mail swojego zespołu o 42,5% dzięki EmailAnalytics

• 35-50% sprzedaży trafia do sprzedawcy, który jako pierwszy odpowie.
• Kontynuacja w ciągu godziny zwiększa Twoje szanse na sukces 7x .
• Przeciętny profesjonalista spędza 50% swojego dnia pracy na e-mailach.

WYPRÓBUJ ZA DARMO

Automatyzacja oszczędza Ci ręcznej pracy, często oszczędzając zarówno czas, jak i pieniądze. Ale co ważniejsze, przyspiesza proces i sprawia, że ​​jest on bardziej spójny, dzięki czemu tracisz mniej potencjalnych klientów i masz bardziej przewidywalne wyniki.

4. Mądrze przydzielaj leady.

Prawdopodobnie masz jakiś system, który „przekierowuje” prowadzi do różnych członków zespołu sprzedaży.

Na przykład oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami może automatycznie przekazywać szczegóły różnych potencjalnych klientów po kolei każdemu członkowi zespołu, rozdzielając potencjalnych klientów po równo. Jeśli w tym systemie wystąpią jakiekolwiek nieefektywności lub niespójności, całkowicie zakłóci to średni czas reakcji na leady – więc wypracuj problemy i usprawnij to, jak tylko możesz.

Unikaj przepracowania sprzedawców i staraj się o równomierną dystrybucję.

5. Korzystaj z wielu kanałów komunikacji.

Przez większość tego artykułu skupialiśmy się na poczcie e-mail. Poczta e-mail jest bezwzględnie najbardziej wydajną (i najbardziej uniwersalną) platformą komunikacyjną dostępną dla firm.

Ale inne kanały komunikacji też mają swoje zalety. Jeśli chcesz przyspieszyć czas reakcji, upewnij się, że korzystasz z wielu potencjalnych kanałów.

Na przykład możesz ułatwić potencjalnym klientom kontaktowanie się z Tobą przez telefon lub media społecznościowe.

6. Priorytetyzuj leady.

Czy zdobywasz leady? Musisz wiedzieć, że niektóre leady są wyraźnie bardziej wartościowe niż inne.

Lead, który idealnie pasuje do Twoich odbiorców, pochodzi z lukratywnego biznesu i który wydaje się chętny do zakupu, będzie o wiele bardziej wartościowy dla Twojej marki niż lead, który prawdopodobnie po prostu kopie opony.

W idealnym przypadku zapewnisz szybki czas reakcji każdemu potencjalnemu klientowi, który kontaktuje się z Twoją firmą, ale jeśli zostaniesz zmuszony do wyboru, powinieneś traktować priorytetowo swoich najlepszych i najlepiej ocenionych potencjalnych klientów.

Zawsze przechylaj swoją strategię zarządzania reakcją na leady na korzyść tych cennych możliwości.

7. Wzmocnij swoich przedstawicieli handlowych.

Skupiamy się na skróceniu czasu reakcji, więc naturalnie musimy skupić się na naszych respondentach – zespole przedstawicieli handlowych odpowiedzialnych za zawieranie transakcji. Musimy je wzmocnić!

Ok, więc jak to zrobimy?

Możemy dać handlowcom więcej narzędzi (i lepsze narzędzia) do reagowania na nowe leady. Możemy zwolnić harmonogramy naszych handlowców, aby nie byli tak obciążeni pracą, że szybkie reakcje stają się niemożliwe.

Możemy również pomóc sprzedawcom zrozumieć, że inna praca jest drugorzędnym priorytetem – i mogą zrezygnować ze spotkań administracyjnych, jeśli oznacza to zaspokojenie potrzeb potencjalnego nowego klienta.

8. Stwórz środowisko współpracy.

Zgodnie z tym pomocne jest zaprojektowanie i wspieranie kultury firmy, która sprzyja współpracy.

Upewnij się, że wszyscy członkowie Twojego zespołu sprzedaży wiedzą, że wspólna praca ma kluczowe znaczenie dla Twojej organizacji – i że ludzie nie wstydzą się prosić o przysługi lub je przyznawać.

Ułatwi to Twoim przedstawicielom handlowym wzajemną współpracę.

Jeśli istnieje trop wymagający odpowiedzi, a przypisany do niego przedstawiciel jest zajęty przez cały dzień, przedstawiciel może przekazać go innemu przedstawicielowi, którego harmonogram jest bardziej otwarty.

9. Wyznaczaj cele zespołowe i indywidualne.

Cele są ważne dla motywowania ludzi, wyznaczania kierunku i zachęcania do najlepszych wyników. Więc tak – wyznacz cele!

Wyznaczając cele, staraj się ustalać zarówno cele na poziomie indywidualnym, jak i cele zorientowane na zespół. Cele zespołu zachęcą ludzi do ściślejszej współpracy i współpracy w celu osiągnięcia czegoś lepszego dla organizacji.

Indywidualne cele dadzą Ci szansę na przybliżenie mocnych i słabych stron poszczególnych pracowników – i zrównoważenie ich w celu osiągnięcia wyższych indywidualnych wyników.

Będziesz potrzebować obu, jeśli chcesz odnieść sukces.

10. Oferuj nagrody.

Generalnie jestem zmotywowany. Lubię robić wszystko, co w mojej mocy, bez względu na stawkę. Ale wielu ludzi tak nie jest – potrzebują czegoś bardziej namacalnego, jeśli chcą dać z siebie wszystko.

Dlatego w Twoim najlepszym interesie może być oferowanie nagród i zachęt w celu skrócenia czasu reakcji. Jeśli przedstawiciel może stale utrzymywać średni czas reakcji wynoszący 5 minut, rozważ przyznanie mu premii pieniężnej lub specjalnego miejsca parkingowego.

Nawet niewielkie nagrody mogą w znacznym stopniu zachęcić do lepszych wyników.

11. Zbierz informacje zwrotne.

Poświęć czas na zbieranie opinii, zarówno od klientów, jak i od przedstawicieli handlowych. Czy Twoi klienci są zadowoleni z czasów odpowiedzi, które zapewniasz (i ogólnej komunikacji)?

Czy Twoi przedstawiciele handlowi mają pomysły, jak mogliby szybciej reagować? Czy coś w Twojej organizacji powstrzymuje ich przed szybszym reagowaniem?

To podejście „prosto z pyska konia” i jest niezwykle cenne. Poważnie potraktuj te uwagi i sugestie i rozważ wprowadzenie aktywnych zmian w swojej strategii sprzedaży, aby je uwzględnić.

12. Przestudiuj dane i znajdź sposoby na poprawę.

Pokazałem Ci, jak obliczyć średni czas odpowiedzi na leady, więc dobrze wykorzystaj tę wiedzę. W tym czasie przeanalizuj inne wskaźniki związane z Twoją aktywnością e-mailową, w tym liczbę wysłanych i odebranych e-maili oraz średnią długość wątku.

Pomysł polega na tym, aby poznać największe mocne i słabe strony związane z nawykami komunikacji e-mailowej i znaleźć sposoby na ich skorygowanie.

Tak długo, jak będziesz znajdować nowe pomysły, eksperymentować i ulepszać, w końcu osiągniesz postęp.

Jeśli chcesz obliczyć czas reakcji leadów i znaleźć lepsze sposoby na poprawę, potrzebujesz narzędzia takiego jak EmailAnalytics.

Integruje się bezpośrednio z Gmailem, aby nauczyć Cię wszystkiego, co musisz wiedzieć o nawykach przedstawicieli handlowych.

Dowiesz się nie tylko o ich średnim czasie odpowiedzi, ale także o e-mailach wysyłanych i odbieranych dziennie, godzinach i dniach największego natężenia ruchu oraz dziesiątkach innych wskaźników.

Przekonaj się sam! Po prostu zarejestruj się na bezpłatną wersję próbną już dziś i weź ją w swoje ręce. Bez karty kredytowej, bez oprogramowania do zainstalowania.