Czym jest szczupłe zarządzanie portfelem? Szybki przewodnik

Posiadanie wielu projektów do zarządzania w portfelu może być zniechęcające. Musisz opracować strategię i zaplanować alokację zasobów, aby zapewnić, że każdy projekt ma to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebuje. Można to zrobić na wiele sposobów, a jednym z nich jest szczupłe zarządzanie portfelem.

Najpierw zdefiniujmy szczupłe zarządzanie portfelem, a następnie przyjrzyjmy się, jak to działa. Dzięki temu dowiesz się, czy jest to właściwa strategia zarządzania portfelem. Wyjaśnimy również, kiedy stosować oszczędne zarządzanie portfelem i jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w lepszym zarządzaniu portfelami.

Czym jest szczupłe zarządzanie portfelem?

Odchudzone zarządzanie portfelem to proces, w ramach którego strategia jest dostosowana do realizacji przy użyciu odchudzonego podejścia oraz zwinnych operacji i zarządzania portfelem. Odchudzone zarządzanie projektami jest częścią zwinnej metodologii, której celem jest zwiększenie wartości dla klienta poprzez usunięcie marnotrawstwa projektowego.

Zespół kierowniczy wyższego szczebla zastosuje zasady lean do zarządzania portfelem. Zespoły zarządzające portfelem dowiadują się o strategii przedsiębiorstwa i sposobach jej realizacji poprzez alokację budżetu. W ten sposób portfel inwestycji jest zarządzany przez cały cykl życia inwestycji poprzez zwinny rozwój i strategię biznesową.

Odchudzone zarządzanie portfelem robi to za pomocą pięciu zasad szczupłego zarządzania. Zasady te obejmują definiowanie wartości, mapowanie strumienia wartości, tworzenie przepływu, ustalanie przyciągania i dążenie do perfekcji. Tworzą ramy do stworzenia efektywnej organizacji wszystkich projektów w portfelu. Zarządzający portfelami mogą znajdować nieefektywności i usuwać je w celu zwiększenia wartości i obniżenia kosztów.

Oczywiście najpierw musisz znaleźć te nieefektywności. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania portfelem online, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować lepsze decyzje podczas zarządzania portfelem. Dysponujemy narzędziami do zarządzania portfelem Lean, takimi jak pulpit nawigacyjny portfela na żywo, który rejestruje sześć wskaźników w całym portfelu, aby uzyskać ogólny obraz wydajności i postępów. Nie jest wymagana żadna konfiguracja — jesteśmy gotowi, kiedy Ty. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Jakie są 5 zasad Lean?

Wspomnieliśmy już o pięciu zasadach Lean, ale biorąc pod uwagę, jak ważne są one dla Lean Management portfelem, zasługują one na trochę wyjaśnienia.

1. Wartość

Jest to określone przez potrzeby klienta z portfolio. Rzeczy do przemyślenia to harmonogram wytworzenia i dostarczenia produktu, jego cena oraz wymagania lub oczekiwania, które należy spełnić.

2. Mapowanie strumienia wartości

Wartość jest celem końcowym, a teraz musisz zmapować strumień wartości, który obejmuje wszystkie kroki i procesy definiujące sukces portfela. Oznacza to wszystko, od surowców po dostawę produktu końcowego. Chodzi o to, aby zidentyfikować, co nie tworzy wartości i wyeliminować te marnotrawstwo.

3. Tworzenie przepływu

Najpierw znajdź i usuń odpady ze swojego strumienia wartości. Następnie musisz upewnić się, że kroki płyną płynnie. Nie powinno być żadnych przerw, opóźnień ani wąskich gardeł. Może to być trudne w kontaktach z zespołami wielofunkcyjnymi, ale jeśli odniesiesz sukces, zwiększy to produktywność.

4. Ustanawianie ściągania

Przepływ szybciej przyniesie wartość dla klientów, co oznacza, że ​​klienci mogą pobrać produkt w krótszym czasie, niż to trwało. Pomaga to uniknąć składowania materiałów i usprawnia inwentaryzację sprzętu. Oszczędza pieniądze zarówno dla producenta, jak i dla klienta.

5. Dążenie do perfekcji

Doskonałość to cel, którego nie można osiągnąć, ale dążenie do niego zmniejsza ilość odpadów i oferuje klientom większą wartość. Dlatego chcesz, aby myślenie odchudzone stało się częścią Twojej kultury korporacyjnej. Każdy, kto dla ciebie pracuje, powinien być zaangażowany w tego typu szczupłe zarządzanie portfelem. Gdy dojdziesz do tego kroku, wrócisz do początku, ponieważ lean nigdy się nie kończy.

Kiedy stosować Lean Zarządzanie Portfelem

Odchudzone zarządzanie portfelem jest stosowane przez cały cykl życia portfela. Jest używany podczas zarządzania portfelem, aby upewnić się, że wszystkie projekty osiągają strategiczne wyniki biznesowe, jednocześnie poprawiając decyzje inwestycyjne.

Ważniejsze jest to, kto używa odchudzonego zarządzania portfelem i narzędzi odchudzonego zarządzania portfelem do zarządzania portfelem. Są to ludzie wysokiego szczebla w organizacji. Na przykład liderzy wykonawczy są kluczowi do skutecznego wdrożenia. Tworzą kulturę firmy i pomagają Lean rozwijać się w tym klimacie. Poza tym dają przykład.

Kluczowi gracze Lean Portfolio Management

Oczywiście zaangażowani są także kierownicy i przełożeni. Będą oni na co dzień wywierać wpływ szczupłego myślenia, ponieważ są odpowiedzialni za wdrażanie szczupłych technik i korzystanie z narzędzi do zarządzania portfelem szczupłym. Menedżerowie i przełożeni szkolą również zespoły realizujące zadania w projektach z portfela, które powinny pracować w sposób lean.

Jeśli masz w swojej firmie ekspertów merytorycznych, oni również są kluczem do skutecznego zarządzania portfelem. Są cennym zasobem, z którego zespoły powinny korzystać. Nawet pracownicy pierwszej linii, HR, klienci, dostawcy i personel zaopatrzeniowy muszą uczestniczyć w szczupłym zarządzaniu portfelem, aby zmaksymalizować redukcję odpadów i zwiększyć wartość dla klientów.

Kroki Lean Zarządzanie Portfelem

Aby szczupłe zarządzanie portfelem było skuteczne, musi zostać wdrożone w całej organizacji. Został zaprojektowany w celu holistycznego usprawnienia każdego działu na wszystkich poziomach wartości strategicznej. Aby osiągnąć ten cel, idealnie jest postępować zgodnie z tymi ośmioma krokami szczupłego zarządzania portfelem.

Ustal tematy strategiczne

Rozpocznij od wymyślenia tematów, które odzwierciedlają Twoje priorytety strategiczne, definiując strategie, przekształcając je w inwestycje i przypisując im cele. Powinny one być zgodne z wizją portfela. Upewnij się, że tworzysz jasno określone cele i wskaźniki do mierzenia ich wydajności. Korzystanie z mapy drogowej pomaga zobaczyć portfolio w różnych projektach i ich wzajemne powiązania. Plan działa również jako kanał komunikacji dla zespołów i interesariuszy.

Finansowanie, zarządzanie i przydzielanie strumienia wartości

Strumień wartości to działania, które wprowadzają w życie Twoje strategie i cele, aby dostarczać wartość klientom i Twojej firmie. Innymi słowy, dostosowanie inwestycji do zwrotów. Tutaj zaplanujesz budżet od góry do dołu, szacując, jakie fundusze będą potrzebne przy planowaniu zarządzania kosztami. Pamiętaj, aby monitorować planowane koszty w porównaniu z kosztami rzeczywistymi, aby być na bieżąco i zmieniać alokację w razie potrzeby.

Zarządzaj popytem

Popyt, czy to operacyjny, czy wynikający z prośby klienta, powinien być uszeregowany według priorytetów strategicznych i realizowany po zapoznaniu się z szacowanymi kosztami i oczekiwanymi korzyściami. Pozwala to na nadanie priorytetu pracy w całym strumieniu wartości i dostosowanie pracy do zapotrzebowania.

Korzystaj z ciągłego, adaptacyjnego planowania z planami działania

Plany nie są wykute w kamieniu. W szczupłym zarządzaniu portfelem należy stale przeglądać i dostosowywać się do zmieniającego się otoczenia, aby utrzymać wartość i wyeliminować marnotrawstwo. Mapy drogowe projektów są cennymi narzędziami w tym procesie, ponieważ pomagają menedżerom portfeli, dając im przegląd, w którym mogą strategicznie realokować zasoby w celu utrzymania wartości przy jednoczesnym wyeliminowaniu marnotrawstwa. Aby rozpocząć, wypróbuj nasz szablon planu działania.

Odbierz za darmo

Szablon mapy drogowej

Skorzystaj z tego bezpłatnego szablonu mapy drogowej dla programu Excel, aby lepiej zarządzać swoimi projektami.

Pobierz plik Excela

Optymalizuj wykorzystanie zasobów

Wykorzystaj w pełni swoje istniejące możliwości zasobów i zachowaj elastyczność, aby móc zmieniać alokację w miarę dostosowywania planów. Wymaga to dokładnego oszacowania zasobów. Skuteczne zarządzanie zasobami jest niezbędne i powinno być częścią narzędzi zarządzania portfelem lean, których używasz do optymalizacji wykorzystania zasobów.

Obsługa ciągłego dostarczania i raportowania

Ciągłe dostarczanie jest zasadą zwinnego rozwoju, często włączaną do szczupłego zarządzania portfelem jako część jego strumienia wartości. W tym celu zarządzający portfelami potrzebują danych w czasie rzeczywistym, aby podejmować skuteczniejsze decyzje dotyczące realizacji wartości i kosztów.

Kontroluj wyniki biznesowe

Śledź swoje cele za pomocą zdefiniowanych metryk i kluczowych wskaźników wydajności (KPI), aby określić odchylenia w planie i określić opcje adresowania i wprowadzania dostosowań w celu ograniczenia zakłóceń, które będą miały wpływ na strumień wartości. Pomaga to zmaksymalizować efektywność i zrealizować cele strategiczne.

Wdrażaj Lean Governance

Lean governance to nadzorowanie i podejmowanie decyzji w zakresie prognozowania i budżetowania, mierzenia wydajności portfela oraz koordynowania ciągłej zgodności. W ten sposób kroki podjęte w celu wdrożenia szczupłego zarządzania portfelem będą zawsze weryfikowane i udoskonalane w celu zwiększenia wartości i usunięcia marnotrawstwa.

ProjectManager i Lean Zarządzanie Portfelem

Korzystanie z narzędzia Lean do zarządzania portfelem, takiego jak ProjectManager, jest niezbędne do pomyślnego wdrożenia i wykonania Lean Management portfela. Nasze oprogramowanie jest oparte na chmurze, co oznacza, że ​​otrzymujesz dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować lepsze decyzje. Mamy wiele widoków projektów, takich jak wykresy Gantta, tablice Kanban, listy zadań, kalendarze i inne, dzięki czemu każdy dział może korzystać z narzędzi, których potrzebuje. Wszystkie widoki są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc istnieje jedno źródło prawdy.

Dopasuj wykonanie do celów strategicznych na mapie drogowej

Odchudzone zarządzanie portfelem zależy od możliwości zobaczenia wszystkich swoich projektów w jednym miejscu. Trzeba zauważyć, jak odnoszą się one do siebie, co kiedy potrzebne. Nasz widok mapy drogowej portfela pokazuje każdy projekt w Twoim portfolio na osi czasu wykresu Gantta. Widzisz daty rozpoczęcia i zakończenia w swoim portfolio, aby pomóc Ci efektywniej alokować zasoby. Mapę drogową można dostosować i filtrować, aby pokazać tylko to, co musisz zobaczyć, aby upewnić się, że osiągasz cele.

Zachowaj równowagę obciążenia pracą swojego zespołu

Aby wyeliminować marnotrawstwo i zwiększyć wartość dla klientów, musisz zmaksymalizować liczbę pracowników bez ich nadmiernej alokacji i wypalania. Nasze narzędzia do zarządzania zasobami pomagają sprawdzać dostępność zespołu, w tym święta globalne, ale także nadzorować obciążenie pracą w całym portfolio. Oznaczony kolorami wykres obciążenia pracą ułatwia zorientowanie się, kto jest przeciążony, a kto przydzielony niedostatecznie, na wakacjach lub przydzielony do zadania. Możesz dokonać ponownego przydziału bezpośrednio z widoku wykresu, aby zrównoważyć obciążenie pracą i utrzymać produktywność zespołu.

Możesz także dostosować raporty i uzyskać status portfela wygenerowany za pomocą zaledwie kilku naciśnięć klawiszy. Istnieją również inne raporty, takie jak karty czasu pracy, obciążenie pracą, wariancja i inne. Wszystkie raporty można filtrować, aby zobaczyć tylko te dane, które chcesz, a następnie łatwo udostępniać w różnych formatach zainteresowanym stronom, aby były aktualne.

powiązana zawartość

ProjectManager to nie tylko narzędzie do efektywnego zarządzania portfelem, ale także wiodące internetowe centrum zarządzania projektami. Co tydzień publikujemy wiele blogów i udostępniamy filmy instruktażowe, przewodniki i bezpłatne szablony dla programów Excel i Word, które można pobrać, aby pomóc w zarządzaniu portfolio. Oto tylko niektóre z naszych treści związanych z zarządzaniem portfelem.

• 5 zasad Lean: definicje i jak z nich korzystać
• Czym jest szczupła produkcja?
• Kompletny przewodnik po biurze zarządzania projektami (PMO)
• Kompletny przewodnik po zarządzaniu portfelem projektów
• Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga wdrożyć szczupłe zarządzanie portfelem. Nasze elastyczne oprogramowanie może działać w zwinnych środowiskach, bardziej tradycyjnych metodologiach, takich jak wodospad lub hybryda dla zespołów wielofunkcyjnych. Korzystaj z funkcji zarządzania zadaniami, zasobami i ryzykiem, aby projekt, portfolio lub program działały zgodnie z planem. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.