Co to jest zarządzanie projektami Lean?

Wszystkie firmy muszą zarabiać, aby zachować wypłacalność i utrzymać się na rynku. Potrzeba rentowności jest jasna — najtrudniejsza jest droga do osiągnięcia tego celu.

Jednym ze sposobów jest dostarczanie klientom większej wartości przy jednoczesnym tworzeniu mniejszej ilości odpadów dla firmy. Jest to powszechnie nazywane szczupłym zarządzaniem projektami.

Co to jest zarządzanie projektami Lean?

Zarządzanie projektami szczupłymi koncentruje się na dostarczaniu projektu produkcyjnego o większej wartości i mniejszej ilości odpadów. Czyni to poprzez systematyczne eliminowanie marnotrawstwa w strumieniu wartości szczupłego procesu produkcyjnego.

Aby działać, szczupłe zarządzanie projektami opiera się na ciągłym doskonaleniu. Oznacza to, że każdy proces w ogólnym strumieniu wartości biznesowej jest ulepszany dzięki zastosowaniu zasady większej wartości i mniejszej ilości odpadów.

Lean Manufacturing została opracowana przez Toyotę, dlatego używa japońskich słów w odniesieniu do eliminacji odpadów w systemie produkcyjnym (muda), odpadów powstałych w wyniku przeciążenia (muri) oraz odpadów powstających w wyniku nierównomiernego obciążenia pracą (mura).

Metodologia Lean Manufacturing obejmuje pięć zasad Lean, wartość, strumień wartości, system ciągnący, ciągły przepływ i doskonałość. O tych dowiemy się poniżej.

Jakie są zalety Lean Project Management?

Wprowadzenie Toyota Production System (TPS) pozwoliło firmie samochodowej zwiększyć wartość dla swoich klientów. Dowód jest w budyniu; (wówczas) mały producent samochodów stał się jednym z największych producentów samochodów na świecie. Chociaż termin lean manufacturing pojawił się dopiero w latach 90., korzyści płynące z zarządzania projektami lean były oczywiste. Oto niektóre:

• Większy wgląd w proces produkcyjny
• Większa kontrola, lepsze podejmowanie decyzji i wzmocnienie zespołów
• Zwiększa produktywność i morale
• Zapewnia alternatywne sposoby dostarczania produktów za drzwi
• Szybsze projekty dzięki konieczności reagowania na mniej problemów
• Zwiększa zyski, ponieważ zwiększa się wartość dodana i zmniejsza się ilość odpadów
• Większa satysfakcja klienta

Gdy firmy czerpią te korzyści, mają więcej środków na inwestycje w pracowników, narzędzia i sprzęt. Stwarza to efekt kuli śnieżnej, tworząc jeszcze większą wartość i zmniejszając jeszcze więcej odpadów z systemu produkcyjnego. To sytuacja korzystna dla obu stron w najlepszym biznesowym sensie.

Aby czerpać wszystkie te korzyści, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które zapewnia widoczność i łączność. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które udostępnia dane w wielu widokach projektu. Na przykład widok listy może oznaczać zadania, dodawać priorytety i wyświetlać aktualny stan zadania. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Definicja projektu Lean

Zarządzanie projektami Lean zostało opracowane w produkcji, ale od tego czasu zasady Lean rozprzestrzeniły się na wiele różnych branż. Projekt lean to po prostu taki, w którym jest ciągłe doskonalenie.

To sprawia, że ​​jest częścią większego środowiska zarządzania projektami zwinnymi, ponieważ jest elastyczny i chętny do zmian w razie potrzeby. Wszystko sprowadza się do dostarczania wartości klientom i interesariuszom, co jest takie samo, niezależnie od tego, czy produkujesz samochód, czy aplikację.

Jednym z aspektów szczupłego projektu, który wyróżnia go spośród tradycyjnie zarządzanych projektów, jest stosowanie pięciu zasad szczupłego zarządzania projektami. To pierwszy krok w szczupłym projekcie; zidentyfikowanie pięciu zasad Lean, a następnie zastosowanie ich w projekcie.

5 zasad Lean

Zdefiniujmy pięć zasad lean. Zasady te istnieją już od jakiegoś czasu, ale zostały skodyfikowane w 1997 roku przez Lean Enterprises Institute (LEI).

1. Wartość: Wartość jest określana przez klienta, klienta lub interesariusza. Wartość może być jakością, harmonogramem lub ceną Twojego rezultatu — choć prawdopodobnie jest to część wszystkich trzech. Dowiedz się, jakich wymagań potrzebujesz i jakie oczekiwania spełnić.
2. Strumień wartości: Zdefiniowałeś wartość, teraz nadszedł czas, aby zmapować wszystkie etapy i procesy w Twoim cyklu produkcyjnym. Ta sekwencja kroków jest znana jako strumień wartości w szczupłym zarządzaniu projektami. Zidentyfikuj wszystkie działania, które muszą mieć miejsce w projekcie, w tym projektowanie, zaopatrzenie, produkcja, HR, administracja i inne. Pomocne jest narysowanie tej mapy strumienia wartości na jednej stronie, aby zilustrować przepływ zasobów.
3. Ciągły przepływ: nie powinno być żadnych punktów, które stworzą wąskie gardła lub przerwą produkcję. Według LEI: „Spraw, aby etapy strumienia wartości występowały w ścisłej kolejności, aby produkt lub usługa miały ciągły przepływ w kierunku klienta”. Często wymaga wielofunkcyjnych zespołów, ale skutkuje większą produktywnością.
4. Pull System: Jest to sytuacja, w której klient, klient lub interesariusz „wyciąga” produkt lub usługę z projektu w razie potrzeby. Innymi słowy, ulepszenia poprzedniego kroku prowadzą do szybszego wprowadzania produktów na rynek. Zaletą systemu ciągnącego jest brak magazynowania i składowania. Oszczędza to pieniądze dla firmy, które można następnie przekazać swoim klientom.
5. Perfekcja: Ostatnim krokiem jest rozpowszechnienie filozofii w całej firmie. Lean to ciągłe doskonalenie. Dlatego wszyscy w firmie muszą zawsze dążyć do poprawy siebie i procesów, w które są zaangażowani. Często potrzeba kilku przejść, aby uzyskać wartość i naprawdę zredukować marnotrawstwo.

A co z zarządzaniem programem Lean?

Projekty nie przebiegają porządnie, jeden po drugim. Bardziej prawdopodobne jest, że kierownicy projektów są odpowiedzialni za nadzorowanie wielu projektów. Portfolio to wiele projektów, ale program to wiele powiązanych projektów. Te również mogą skorzystać na szczuplejszym podejściu.

Podczas zarządzania programem możesz korzystać z pięciu zasad Lean. Patrząc na wszystkie swoje projekty przez pryzmat szczupłego zarządzania programami, znajdujesz obszary, w których wśród projektów jest marnotrawstwo. Następnie możesz określić wartość i udostępnić zasoby, aby pomóc wszystkim projektom lepiej współdziałać.

Chociaż nie jest to tak dobrze znane, jak szczupłe zarządzanie projektami, szczupłe zarządzanie programami jest tylko kolejnym przykładem piątej zasady szczupłej doskonałości. Jeśli zasady Lean pomogą projektowi, pomogą też programowi. Ciągłe doskonalenie oznacza poszerzanie zasięgu podejścia szczupłego i informowanie go o wszystkich aspektach Twojej działalności.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu projektami Lean

Mapowanie strumienia wartości na papierze to dobry początek, ale oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Ci znaleźć i wyeliminować marnotrawstwo. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które łączy zespoły i dostarcza dane w czasie rzeczywistym, ułatwiając podejmowanie decyzji.

Twórz plany projektów od początku do końca

Znalezienie wartości i usunięcie marnotrawstwa wymaga zobaczenia całego projektu w jednym miejscu. Wyświetl wszystkie zadania i określ, które są opiekunami, a które są niepotrzebne. Wykres Gantta online ProjectManagera pozwala mapować projekt i identyfikować zależności zadań, które mogą powodować wąskie gardła. Dostępny jest również filtr do wykresu ścieżki krytycznej, który pozwala zobaczyć najbardziej wydajny sposób wykonania projektu i uniknąć tych kroków, które nie dodają wartości.

Twórz elastyczne przepływy pracy na tablicach Kanban

Przejrzystość jest kluczem do szczupłego zarządzania projektami. Dynamiczne tablice kanban umożliwiają kierownikom projektów wgląd w cykl produkcyjny bez przeszkadzania swoim zespołom. Tymczasem zespoły mogą zarządzać swoimi zaległościami w zadaniach i planować, jak wykonywać swoją pracę. Mogą komentować zadania i otrzymywać powiadomienia e-mailem lub w aplikacji, gdy pojawi się odpowiedź lub aktualizacja pracy.

Równoważenie obciążenia pracą zespołu w locie

Równoważenie obciążenia jest również podstawą do szczupłego zarządzania projektami. Nasze funkcje zarządzania zasobami pozwalają zobaczyć przydziały Twojego zespołu na kolorowym wykresie, który pokazuje, kto ma za dużo lub za mało przydziałów. Następnie możesz dokonać ponownego przydziału bezpośrednio z wykresu obciążenia pracą, aby Twój zespół pracował na pełnych obrotach.

Upewnij się, że wydajność jest osiągana dzięki pulpitom nawigacyjnym

Zespoły mogą pracować tak, jak chcą dzięki naszym wielu widokom projektów, kierownicy projektów mogą uzyskiwać dane o swoich postępach dzięki raportom za pomocą jednego kliknięcia i widokowi wysokiego poziomu z pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym. Istnieją nawet raporty i narzędzia do zarządzania programem lean, takie jak mapa drogowa, która pokazuje wszystkie projekty w Twoim programie w jednym miejscu. Potrzebujesz elastycznego narzędzia, takiego jak ProjectManager, aby uruchomić szczupły projekt.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje zadania, zespoły i projekty w celu zwiększenia produktywności i usprawnienia procesów. Narzędzie zostało zaprojektowane tak, aby zwiększać wartość i ograniczać marnotrawstwo, tak jak nakazuje szczupłe zarządzanie projektami. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów w firmach tak różnorodnych, jak Bank of America czy Ralph Lauren, którzy używają naszego narzędzia do lepszej współpracy. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.