Prawne zarządzanie projektami: szybki przewodnik z bezpłatnymi szablonami

Projekt jest często uważany za coś czysto fizycznego, na przykład budowę. Prawda jest taka, że ​​projektem może być każda praca, która ma początek i koniec. W tym celu branża prawnicza również ma projekty.

Prawnicze zarządzanie projektami jest dobrze znane prawnikom, nawet jeśli niekoniecznie używają tego wyrażenia. Efektem końcowym ich projektów jest zazwyczaj umowa, testament lub dowolna liczba wyników.

Co to jest prawne zarządzanie projektami?

Prawne zarządzanie projektami ma miejsce wtedy, gdy zasady zarządzania projektami są stosowane do świadczenia usług prawnych. Jest to metoda, którą kancelarie wykorzystują do prowadzenia projektów dla swoich klientów z większą produktywnością. Nie różni się to tak bardzo od tradycyjnego zarządzania projektami.

Kiedy kancelarie zatrudniają zarządzanie projektami prawnymi, pomagają zwiększyć satysfakcję swoich klientów przy jednoczesnym utrzymaniu rentowności kancelarii. To sytuacja korzystna dla wszystkich stron. Praca prawna, która wchodzi w zakres zarządzania projektami prawnymi, może obejmować wszystko, od postępowania sądowego lub pracy niespornej.

Prawnik zazwyczaj zostaje kierownikiem projektu w kancelarii. Odgrywają rolę w zespole prawniczym, pomagając klientom i realizując cele kancelarii. Ponieważ projekty mają charakter tymczasowy, wszystkie kwestie prawne (bez względu na ich dyscyplinę) można uznać za projekty, a zatem podlegają one wskazówkom prawnego zarządzania projektami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zespołom prawnym w organizacji zadań. ProjectManager posiada interaktywne wykresy Gantta, które możesz udostępniać swojemu zespołowi i klientom. Możesz łączyć zadania zależne, ustawiać kamienie milowe i ustawiać plany bazowe. Będziesz mógł śledzić rzeczywisty i planowany wysiłek w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci dotrzymać harmonogramu. Możesz także zarządzać pracą z listami zadań, tablicami Kanban, pulpitami nawigacyjnymi i nie tylko. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Prawny proces zarządzania projektami

Jak w każdym zarządzaniu projektami, istnieje proces prawnego zarządzania projektami. Można go podzielić na trzy podstawowe zasady:

1. Planowanie
2. Aktualizacja interesariuszy
3. Mierzenie postępów i wydajności

Nie różni się to od tego, za co każdy kierownik projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie dowolnym projektem. Zobaczysz, że proces zarządzania projektami prawnymi też nie różni się tak bardzo. Wynika z tych pięciu kroków.

1. Zdefiniuj cele projektu i zakres projektu prawnego

Ten krok zaczyna się od zebrania informacji i wymagań klienta. Musisz znać biznes, potrzeby klienta i czego od Ciebie oczekuje. Po zakończeniu badań spotkaj się z klientem i uzgodnij fazy projektu, rezultaty i ich pożądany rezultat. Porozmawiaj także o zakresie projektu, jak długo projekt potrwa i jakie będą koszty. Po podjęciu decyzji uzgodnij warunki rozliczeniowe. Będziesz także chciał poruszyć ryzyko i inne kwestie, które mogą wpłynąć na zaangażowanie.

2. Planowanie projektu

Teraz masz wystarczająco dużo informacji, aby podzielić projekt na etapy i zadania. Będziesz także chciał stworzyć standardy wydajności, według których możesz zmierzyć projekt. Gdy masz już pełną listę zadań, musisz uporządkować je na osi czasu. W tym momencie montujesz również zespół projektowy, zarówno po stronie firmy, jak i klienta. W tej chwili również szacujesz budżet projektu. Na koniec musisz stworzyć plan komunikacji i plan zarządzania ryzykiem.

3. Wykonaj plan

To jest etap, na którym wykonujesz legalną pracę. Przypiszesz odpowiednich prawników do pracy nad właściwymi zadaniami poprzez przypisanie zadań i zdefiniowanie delegowania uprawnień. Kierownik projektu w razie potrzeby udzieli zespołowi terminowych, obiektywnych i konkretnych informacji zwrotnych, a także będzie zarządzał wydajnością i morale zespołu. Obejmuje to ułatwianie współpracy między zespołem i aktualizowanie klientów na temat postępów w projekcie.

4. Monitorowanie i mierzenie postępów

Podczas realizacji projektu musisz zmierzyć jego postęp i wydajność, aby upewnić się, że jest zgodny z Twoim planem. Oznacza to śledzenie postępu faz i zadań, unikanie rozszerzania zakresu, wąskich gardeł, zwolnień, spełnianie oczekiwań klientów i wszelkich innych nieefektywności, które mogą opóźnić lub wykoleić projekt. Będziesz także musiał kontrolować projekt, gdy pojawią się problemy, które mogą wpłynąć na Twój czas, koszt lub zakres.

5. Przegląd poprojektowy

Projekt nie kończy się, dopóki kierownik projektu i zespół nie ocenią wyników pod kątem zakresu projektu. W tym momencie musisz zidentyfikować wszystko, co poszło nie tak, aby nie powtórzyło się to w przyszłych projektach. Powinieneś spotkać się z klientami, aby omówić opinie związane z projektem, aby uzyskać lekcje, które można zastosować w przyszłych projektach. Wszelkie wyciągnięte wnioski należy udokumentować i udostępnić firmie, aby były one dostępne dla przyszłych zespołów jako odniesienie.

Prawny Kierownik Projektu

W zależności od wielkości firmy i rodzaju projektów, możesz rozważyć zatrudnienie kierownika projektu prawnego. Prawny kierownik projektu to profesjonalista, który planuje i zarządza operacjami prawnymi przy użyciu połączenia metodologii pracy prawnej i zarządzania projektami. Jest to stosunkowo nowa pozycja, która w ciągu ostatniej dekady rozwinęła się do tego stopnia, że ​​większość średnich i dużych firm prawniczych posiada przynajmniej jedną.

Ci prawnicy są zatrudniani w celu określenia zakresu projektu. To oni prowadzą spotkania inauguracyjne, pozostają w kontakcie z prawnikami i zarządzają relacjami z klientami w projekcie. Odpowiadają również za śledzenie postępów prac po wykonaniu projektu.

Część tego monitorowania obejmuje budżet i koszty naliczone w trakcie projektu. Informacje te pomagają utrzymać projekt na dobrej drodze, ale także tworzą raporty o stanie, które są przedstawiane interesariuszom przez kierownika projektu prawnego w celu ich aktualizacji.

Umiejętności kierownika projektów prawnych

Menedżer projektów prawnych to rozwijająca się pozycja w branży prawniczej, która zapewnia działowi prawnemu techniki zarządzania projektami w celu obsługi usług prawnych i procesów prawnych. Istnieją określone umiejętności, w których prawniczy kierownik projektu musi być biegły, w tym tradycyjne umiejętności zarządzania projektami. Obejmuje to zarządzanie złożonymi projektami pod presją, posiadanie umiejętności przywódczych do zarządzania zespołami, umiejętność rozwiązywania problemów oraz umiejętność krytycznego i strategicznego myślenia.

Oczywiście kierownik projektu prawniczego musi również biegle posługiwać się wiedzą prawniczą. To nie znaczy, że muszą ukończyć studia prawnicze i zdać adwokaturę. Pomocna będzie jednak znajomość procesu prawnego i języka. Często kierownik projektu prawnego pochodzi ze środowiska asystentów prawnych lub asystentów prawnych.

Certyfikacja zarządzania projektami prawnymi

Posiadanie szkolenia z zarządzania projektami jest zawsze przydatne. Istnieje certyfikat zarządzania projektami, taki jak Project Management Professional (PMP) oferowany przez Project Management Institute (PMI), który może być bardzo pomocny w zrozumieniu, jak zarządzać projektem prawnym i pomóc w znalezieniu pracy jako kierownik projektu prawnego.

Nie musisz posiadać certyfikatu, aby zakwalifikować się na to stanowisko, ale wykształcenie prawnicze z doświadczeniem w zarządzaniu projektami sprawi, że będziesz bardziej atrakcyjnym kandydatem. Istnieje organizacja o nazwie Legal Project Management (LPM) Institute, która oferuje szereg kursów i certyfikacji LPM. Ale często wystarczy przeszkolenie jako asystent prawny lub praca nad projektami prawnymi, aby wbić stopę w drzwi.

Wynagrodzenie kierownika projektu prawnego

Według Glassdoor, kariera prawnika jako kierownika projektu prawnego ma średnią podstawową pensję w wysokości 86 565 USD. Jest to średnia krajowa, z najniższym zakresem widma wynoszącym około 57 000 USD, a najwyższym to około 132 000 USD.

Prawne narzędzia do zarządzania projektami

Istnieje niewiele rozwiązań programowych zaprojektowanych specjalnie do zarządzania projektami prawnymi, chociaż każde narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga w procesach zarządzania projektami, okaże się pomocne w planowaniu, monitorowaniu, śledzeniu i raportowaniu projektu. Pomocne będzie również dowolne narzędzie z funkcjami zarządzania zadaniami.

Posiadanie pulpitu nawigacyjnego, który monitoruje projekt i pozwala uzyskać wgląd w postępy i wydajność projektu, pomoże Ci dotrzymać harmonogramu i utrzymać budżet. W związku z tym potrzebne będą również narzędzia do raportowania, które generują różne raporty, które są bardziej szczegółowe i można je udostępniać zainteresowanym stronom.

Najlepiej też mieć narzędzie do współpracy, aby łączyć zespoły, niezależnie od tego, czy pracują w Twoim biurze, czy w biurze satelitarnym znajdującym się w innym miejscu. W firmie będą również współpracować różne działy, więc platforma współpracy, która jest łatwa w użyciu dla wszystkich, jest dodatkowym atutem.

Szablony zarządzania projektami prawnymi

Jeśli nie jesteś gotowy, aby wypróbować oprogramowanie do zarządzania projektami prawnymi, istnieją szablony, które mogą pomóc w zarządzaniu projektami prawnymi w celu utrzymania zadowolenia klienta. Wszystkie poniższe szablony są dostępne do bezpłatnego pobrania.

Szablon budżetu projektu

Projekty prawne mają budżety, a ten bezpłatny szablon budżetu zbiera wszystkie szczegóły finansowe, w tym szacunkowe, dzięki czemu wiesz, ile pieniędzy będziesz potrzebować na układ, aby zarządzać swoim projektem.

Szablon wykresu Gantta

Ten darmowy szablon wykresu Gantta dla programu Excel pomoże Ci zorganizować wszystkie zadania dla zespołu zarządzającego projektami po lewej stronie, z datami rozpoczęcia i zakończenia, priorytetami i nie tylko, podczas gdy po prawej stronie zobaczysz cały projekt na osi czasu z zadania i paski czasu trwania.

Szablon rejestru ryzyka

Wszystkie projekty są ryzykowne. Identyfikacja ryzyka, a następnie śledzenie problemów, które pojawiają się w Twoim projekcie, to sposób, w jaki służysz swojemu klientowi. Ten bezpłatny rejestr ryzyka dla programu Excel umożliwia zdefiniowanie każdego ryzyka według priorytetu i jego potencjalnego wpływu na projekt.

Szablon harmonogramu pracy

Zarządzanie zespołami oznacza posiadanie jasnego wyobrażenia o tym, kto co robi i kiedy. Ten bezpłatny szablon harmonogramu pracy pozwala uporządkować tygodniowy harmonogram pracy zespołu i lepiej zarządzać przepływem pracy, aby wszyscy pracowali wydajnie.

Jak ProjectManager pomaga w prawnym zarządzaniu projektami

Szablony są statyczne i wymagają konserwacji, która odciąga Cię od ważniejszych zadań. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które automatyzuje intensywną pracę i łączy Twoje zespoły w czasie rzeczywistym za pomocą poczty e-mail i powiadomień w aplikacji, aby wszyscy byli na bieżąco z aktualizacjami i komentarzami podczas współpracy w biurze lub gdziekolwiek indziej.

Łatwe tworzenie harmonogramów zespołu

Planowanie zespołów jest łatwe dzięki ProjectManager. Po utworzeniu planu na wykresie Gantta mogą pracować nad dowolnym z wielu widoków projektu, które im się podobają, listą zadań, arkuszem, kalendarzem lub tablicą kanban. Ta ostatnia wizualizuje przepływ pracy i daje zespołom autonomię w zarządzaniu zaległościami i wspólnym planowaniu zadań. Menedżerowie projektów uzyskują przejrzystość procesu i mogą realokować zasoby, jeśli widzą potencjalne wąskie gardła, aby zespoły mogły pracować na pełnych obrotach.

Śledź zarejestrowane godziny

Ewidencja czasu pracy nie tylko usprawnia rozliczanie, ale także daje kierownikom projektów wgląd w to, ile czasu ich zespół pracuje nad zadaniami, co jest przydatne, gdy klienci chcą wiedzieć, jaka praca i gdzie idą ich rozliczane godziny. Karty czasu pracy mogą automatycznie wypełniać przydziały i są blokowane po przesłaniu kierownikowi projektu, aby nie można było ich modyfikować.

Śledź postępy w czasie rzeczywistym

Menedżerowie projektów mogą uzyskać głębszy wgląd dzięki raportom dostępnym jednym kliknięciem, zawierającym grafików, rozbieżności w projekcie, koszty i nie tylko. Te raporty można filtrować, aby pokazać tylko te dane, które chcesz zobaczyć, a następnie udostępniać zainteresowanym stronom. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym śledzą sześć wskaźników projektu, aby uzyskać przegląd postępów i wydajności, kiedy tylko chcesz, bez skomplikowanej konfiguracji. Są gotowi, kiedy ty.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą zespołów hybrydowych i wystarczająco elastyczne, aby pracować w usługach prawnych, usługach profesjonalnych, IT, budownictwie lub dowolnym projekcie. Dołącz do ponad 35 000 profesjonalistów korzystających już z naszego narzędzia w organizacjach takich jak NASA, Siemens i Nestles. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś!