8 wskazówek, jak organizować niezwykle udane wydarzenia osobiste

Gdy tylko wszedłem do pokoju, mogłem poczuć energię publiczności. W powietrzu wyczuwało się wyczekiwanie i podniecenie.

Wszyscy czekaliśmy, aż Seth Godin wygłosi przemówienie otwierające pierwszą w historii imprezę na żywo Copyblogger Media, Authority Intensive.

Wszyscy byli podekscytowani Sethem, ale jako członkowie społeczności Copyblogger byliśmy również zachwyceni, że możemy być razem, osobiście, wszyscy w jednym pokoju.

Czuliśmy się, jakbyśmy byli w środku wielkiego zjazdu rodzinnego ludzi, z którymi naprawdę chcieliśmy spędzać czas. Ludzi, których naprawdę lubimy .

Imprezy na żywo. Nie ma nic takiego jak oni.

Osobiste spotkanie ludzi może być niezwykłym doświadczeniem - zwłaszcza dzisiaj, kiedy tak wiele naszych rozmów odbywa się online.

Wydarzenia na żywo łączą społeczności w sposób, który po prostu nie może mieć miejsca w wirtualnym świecie.

Jeśli więc chcesz dodać wydarzenia na żywo do swojego repertuaru biznesowego, jak możesz to zrobić w sposób, który jest zabawny, opłacalny i naprawdę przydatny dla Twoich odbiorców?

Oto osiem praktycznych wskazówek, które pomogą Ci prowadzić własne wydarzenia - małe lub duże.

Krok 1: Włącz wydarzenia na żywo do swojego modelu biznesowego

Zanim zaczniesz planować wydarzenie, upewnij się, że wiesz, jak osobiste doświadczenie na żywo może pasować do Twojego obecnego modelu biznesowego.

Musisz zdecydować, w jaki sposób wydarzenie na żywo mogłoby uzupełnić Twoją obecną pracę.

Czy konferencja pomoże Twojej publiczności nawiązywać kontakty i nawiązywać kontakty? Chcesz zarabiać na imprezie, pobierając opłaty za bilety lub sprzedając je ze sceny?

Ważne jest, aby wyznaczyć jasne cele wydarzenia już na pierwszym etapie procesu planowania, ponieważ znacznie ułatwia to późniejsze podejmowanie decyzji. Twoje cele wydarzenia będą miały wpływ na wielkość wydarzenia, czas potrzebny na planowanie i wybór mówców.

Krok 2: Określ rozmiar wydarzenia

Następnie zdecyduj, jak duże ma być wydarzenie.

Kiedy wyobrażasz sobie swoje wydarzenie, czy wyobrażasz sobie duże wydarzenie z wieloma mówcami? A może widzisz kameralne warsztaty z małą grupą osób wykonujących interaktywne ćwiczenia praktyczne?

Zaufaj swojej intuicji. Znasz swoich odbiorców lepiej niż ktokolwiek inny i dobrze wiesz, co będzie dla nich skuteczne.

Katie z Wellness Mama i Wellness Media organizuje małe spotkania przy okrągłym stole dla członków swojej społeczności. Ogranicza rejestrację na każde wydarzenie do mniej niż 50 osób.

Ona też ma jasne cele związane z wydarzeniami. Pomaga uczestnikom w rozwiązywaniu najpilniejszych problemów związanych z blogowaniem i dziesięciokrotnym rozwijaniu ich firm w ciągu roku.

Megan Cain, która prowadzi firmę The Creative Vegetable Gardener, również specjalizuje się w prowadzeniu małych zajęć i warsztatów. Jej rada dotycząca prowadzenia wydarzeń na żywo to:

Zacznij od małych rzeczy! Pierwszym krokiem mogą być zajęcia, warsztaty lub spotkanie czytelników bloga. Lubię współpracować z innymi organizacjami, które pomogą mi promować moje zajęcia i zajmą się rejestracjami. Uczę w mojej lokalnej spółdzielni spożywczej i ogrodzie botanicznym i obaj mają biuletyny, które docierają do tysięcy ludzi.

Krok 3: Rozpocznij planowanie z jak największym wyprzedzeniem

Miejsca i firmy cateringowe szybko rezerwują, więc zacznij planować wcześnie - szczególnie w przypadku większych wydarzeń.

Jessica Commins, wiceprezes wykonawczy ds. Operacyjnych w Copyblogger Media (i jeden z głównych planistów wydarzeń w Copyblogger's Authority Intensive 2014 i Authority Rainmaker 2015) mówi:

Zacznij wcześnie i pozostań elastyczny. W przypadku mniejszych wydarzeń możesz prawdopodobnie uciec z kilkumiesięcznym czasem realizacji. Ale jeśli rezerwujesz więcej niż kilku prelegentów i planujesz zaoferować więcej niż 50 biletów, zdecydowanie zalecam wybranie daty, która jest co najmniej sześć miesięcy od pierwszego dnia planowania.

Musisz również zwrócić uwagę publiczności. W przypadku dużych wydarzeń możesz wysłać ogłoszenie „zapisz datę” z rocznym wyprzedzeniem.

Krok 4: Przemyślany wybór głośników

Wybór głośników to ogromna część prowadzenia udanych wydarzeń, a masz do wyboru szeroki wachlarz możliwości.

Czy potrzebujesz gościć znanych prelegentów? A może Twoi widzowie będą oczekiwać, że większość treści dostarczysz osobiście?

Jeśli zamierzasz zarezerwować prelegentów zewnętrznych, zastanów się nad celami wydarzenia i oczekiwaniami publiczności, a następnie opracuj kryteria doboru mówców.

Brian Clark, założyciel i dyrektor generalny Copyblogger Media, który wybiera prelegentów na konferencje Urzędu, ma dwa wymagania. Wszyscy mówcy muszą:

1. Wiedz, o czym mówią, ponieważ publicznie zademonstrowali swoją wiedzę i doświadczenie.
2. Umiejętność skutecznego uczenia innych tego, co wiedzą i robią.

Brian mówi:

Dzięki tym kryteriom jesteśmy w stanie wybrać najlepsze autorytety. Niektóre są dobrze znane, a niektóre są ukrytymi klejnotami, za którymi osobiście podążamy, ponieważ wiemy, że prowadzą własną rozmowę.

Po ustaleniu kryteriów dotyczących mówców możesz rozpocząć wyszukiwanie. Rozważ te źródła głośników:

• Autorzy Twoich ulubionych książek lub blogów
• Stowarzyszenia mówców
• Prelegenci na innych imprezach
• Znane osoby lub eksperci w Twojej branży

Krok 5: Stwórz plan przyciągania uczestników

Musisz opracować plan promocji swojego wydarzenia, zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą konferencję.

Trener biznesu Tommi Wolfe, który co roku prowadzi kilka średnich i dużych konferencji, mówi:

Nie lekceważ pracy wymaganej do wypełnienia twoich wydarzeń. Wymagane są umiejętności i wiedza, a także jest bardzo konkurencyjne.

Zacznij promować swoje wydarzenie tak wcześnie, jak to możliwe i stwórz plan obejmujący marketing e-mailowy, blogowanie gości, kampanie w sieciach społecznościowych, a nawet płatne reklamy.

Upewnij się również, że ustaliłeś realistyczne oczekiwania. Jeśli masz małą widownię, wypełnienie dużego pokoju może być trudne. Możesz zacząć od mniejszego wydarzenia i stamtąd rozwijać się.

Krok # 6: Przekaż zadania innym

Kiedy prowadzisz wydarzenie na żywo - szczególnie duże - będą do wykonania zadania, których nie możesz (lub nie chcesz) wykonać.

Jeśli możesz sobie na to pozwolić, zatrudnij pomoc. Jest mnóstwo profesjonalistów, którzy pomagają w prowadzeniu wydarzeń na żywo - planiści wydarzeń, pracownicy tymczasowi pomagający przy rejestracji, a nawet negocjatorzy kontraktów na imprezy.

Zaplanuj, aby uzyskać pomoc, której potrzebujesz, aby zachować zdrowie psychiczne i sprawić, by wszystko działało sprawnie podczas wydarzenia.

Krok # 7: Rozważ sprzedaż w trakcie lub po wydarzeniu

Kiedy ustaliłeś cele wydarzenia, czy zdecydowałeś, że chcesz zarobić na swoim wydarzeniu? Jeśli tak, być może złóż ofertę uczestnikom wydarzenia.

Mógłbyś:

• Zaoferuj uczestnikom sprzedaż dodatkową, na przykład mastermind lub program coachingu grupowego.
• Sprzedaj małe zajęcia online, które są logicznym „kolejnym krokiem” dla uczestników.
• Sprzedawaj bilety na następne wydarzenie na żywo.

Jeśli planujesz zorganizować coroczną konferencję, możesz przedsprzedać bilety na przyszłoroczną imprezę ostatniego dnia. Jeśli dobrze wykonałeś swoją pracę i ludzie uwielbiają Twoją konferencję, Twoi uczestnicy z radością zapłacą za bilet na następny rok.

Krok 8: Ucz się na błędach

Po zakończeniu wydarzenia uzyskaj opinie od uczestników. Możesz rozdać wszystkim uczestnikom prosty formularz oceny lub skorzystać z narzędzia do ankiet online, takiego jak SurveyMonkey.

Otrzymasz cenne informacje z opinii uczestników - co zadziałało, co nie, które głośniki dały radę, a które zbombardowały.

Powinieneś także przeanalizować swoje pierwotne cele wydarzenia i sprawdzić, czy je osiągnąłeś. Następnie zdecyduj, czy chcesz zaplanować kolejne osobiste warsztaty, spotkanie lub konferencję.

Już dziś zacznij planować własne wydarzenie

Jako sprytny sprzedawca treści wiesz, jak rozwijać swoją społeczność online i słuchać jej potrzeb. Jeśli więc słyszałeś, że Twoi odbiorcy chcą uczestniczyć w wydarzeniu osobiście (i myślisz, że zorganizowanie takiego wydarzenia może potencjalnie przynieść korzyści Twojej firmie), zacznij planować i przeprowadzać burzę mózgów.

Istnieje wiele sposobów dopasowania wydarzeń do celów biznesowych i zapewnienia uczestnikom niesamowitych inspiracji, możliwości budowania partnerstwa i innych usług. To może być najlepsza rzecz, jaką kiedykolwiek zrobiłeś dla swojej społeczności i firmy.

Zacznij dziś. Twoja owacja na stojąco czeka.

W jaki sposób włączysz wydarzenie na żywo do swojego modelu biznesowego?

Podziel się wrażeniami z uczestniczenia w wydarzeniach lub ich organizowania na LinkedIn…

Mamy nadzieję, że zobaczymy się w tym roku na Authority Rainmaker w Denver, Kolorado, w dniach 13–15 maja 2015 r.!