Jak napisać plan działania (przykład w zestawie)

Co to jest plan działania?

W zarządzaniu projektami plan działania to dokument, który zawiera listę kroków działania potrzebnych do osiągnięcia celów i zadań projektu. W związku z tym plan działania wyjaśnia, jakie zasoby będą potrzebne do osiągnięcia tych celów, określa harmonogram zadań lub działań i określa, którzy członkowie zespołu będą potrzebni, aby to wszystko zrobić. W dalszej części tego przewodnika zdefiniujemy, jakie cele projektu, cele projektu, elementy działania i kroki działania.

Plan działania dokumentuje wykonanie planu projektu. Oznacza to, że jest to szczegółowa lista prac, które należy wykonać, aby zrealizować cele projektu, w tym czynności, które są zaangażowane w przejście od początku do końca projektu. Plan działania jest podobny do planu realizacji projektu i jest bardzo pomocny w fazie planowania i realizacji projektu.

Nie tylko ustalasz kroki działania i harmonogram, ale także określasz, kogo zgromadzisz, aby zespół projektowy pracował nad tymi zadaniami.

Powiązane: Darmowy szablon planu działania

Jak napisać plan działania dla zarządzania projektami w 10 krokach?

Korzyści płynące z planu działania są proste: nakreśliłeś teraz, jakie kroki działania i jakie zasoby są potrzebne do osiągnięcia wyznaczonych celów projektu. Mając to wszystko zebrane w jednym dokumencie zarządzania projektami, możesz skuteczniej zaplanować sposób realizacji planu projektu.

Ludzie są przytłoczeni żargonem zarządzania projektami, gdy muszą planować projekt, ale słowo działanie każdy może zrozumieć. Podstawy przygotowania planu działania dla dowolnego projektu obejmują następujące cztery podstawowe kroki planowania projektu:

1. Zdefiniuj cele projektu

Istnieje różnica między celami projektu a celami projektu. Cele projektu odnoszą się do celów wysokiego poziomu, które projekt osiągnie. Te generalnie są zgodne z planowaniem strategicznym i celami biznesowymi organizacji.

2. Zdefiniuj cele projektu

Cele projektu są znacznie bardziej szczegółowe niż cele projektu. Cele projektu odnoszą się do produktów i kamieni milowych, które należy wykonać, aby osiągnąć cele projektu.

3. Zdefiniuj kroki działania

Kroki działania to grupa powiązanych ze sobą zadań lub czynności, które muszą zostać wykonane w celu uzyskania elementów dostarczanych projektu.

4. Zidentyfikuj i ustal priorytety działań

Elementy działania to małe, indywidualne zadania, które składają się na kroki działania opisane w planie działania. Najpierw musisz zidentyfikować zależności zadań między nimi, a następnie przypisać tym elementom akcji poziom priorytetu, aby były wykonywane sekwencyjnie.

5. Zdefiniuj role i obowiązki

Teraz, gdy podzieliłeś pracę wymaganą do wykonania planu działania, musisz przypisać elementy działań do członków zespołu projektowego i zdefiniować ich role i obowiązki.

6. Przydziel zasoby

Podobnie jak w przypadku planu projektu, plan działania ma wymagania dotyczące zasobów. Zidentyfikowanie kroków działania i elementów działań pomoże ci zrozumieć, jakie zasoby są potrzebne do każdego zadania i odpowiednio je przydzielić.

7. Ustaw cele SMART

Twój plan działania musi być monitorowany i kontrolowany, aby zmierzyć jego wydajność. Dlatego ważne jest, abyś wyznaczył cele SMART dla swoich elementów działania, kroków działania i celów projektu. Cele SMART oznaczają konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe.

8. Ustal harmonogram swojego planu działania

Jako kierownik projektu musisz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby oszacować, ile czasu zajmie wykonanie czynności i kroków działania. Gdy to zrobisz, będziesz mieć oś czasu. Możesz użyć technik zarządzania projektami, takich jak wykresy PERT lub metoda ścieżki krytycznej, aby lepiej oszacować czas trwania planu działania projektu.

9. Napisz szablon planu działania

Utwórz lub użyj prostego szablonu planu działania, aby zbierać zadania, terminy i przydziały. Jest to miejsce, w którym wszystko, co związane z zadaniami, trafia do planu działania projektu, więc masz miejsce na wszystkie te kluczowe informacje.

Napisanie szablonu planu działania to świetny pomysł, ponieważ będziesz musiał używać tego formatu w całym projekcie. Dlatego stworzyliśmy darmowy szablon planu działania, który możesz pobrać.

10. Użyj narzędzia do zarządzania projektami

Użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby utrzymać się na zadaniu. ProjectManager posiada funkcje planowania projektu, które pomagają monitorować i raportować postępy i wydajność projektu. Uzyskaj ogólny widok planu działania dzięki naszym pulpitom nawigacyjnym na żywo. W przeciwieństwie do innych narzędzi, nie każemy Ci konfigurować pulpitu nawigacyjnego.

Jest gotowy do użycia w chwili, gdy otworzysz nasze narzędzia do planowania projektów. Co więcej, obliczamy różne metryki, takie jak wariancja projektu, obciążenie pracą i inne. Są wyświetlane w czytelnych wykresach i wykresach. Udostępnij je zainteresowanym stronom, aby w dowolnym momencie przekazywać im aktualne informacje na temat kroków działania. Brzmi dobrze? Wypróbuj nasze narzędzie za darmo, korzystając z 30-dniowego okresu próbnego.

Wskazówki, jak napisać plan działania

Kiedy masz już plan działania, jak z nim pracować, aby poprowadzić udany projekt? Oto kilka wskazówek, które pomogą w realizacji planu działania:

• Skoncentruj się na priorytetach i tym, co należy teraz, podczas określania kroków działania i ustalania harmonogramu planu działania
• Mark wykonał czynności zakończone
• Niech członkowie Twojego zespołu pracują na jednej platformie do zarządzania projektami
• Ustaw alerty
• Omów oczekujące lub ostatnie zadania

Przykład planu działania

Postępuj zgodnie z tym przykładem, aby zobaczyć, w jaki sposób plany działania są zwykle układane za pomocą oprogramowania do planowania projektów.

Zadania

ProjectManager może pomóc Ci zbudować plan działania, a następnie go zrealizować. Zbierz wszystkie zadania związane z krokami akcji w naszym widoku listy, który jest czymś więcej niż tylko lekkimi aplikacjami z listą rzeczy do zrobienia. W przeciwieństwie do nich, możemy ustalać priorytety działań, dostosowywać tagi i pokazywać procent wykonania każdego zadania. Nasze oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze udostępnia dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci stworzyć plan działania i się go trzymać.

Fazy ​​notatek i przypisania

Ważne jest, aby zanotować wszystkie fazy osi czasu projektu, aby wiedzieć, jakie kroki działania i zadania będą miały miejsce i kiedy. Będziesz także chciał ustalić role i obowiązki, aby zapewnić prawidłowe wykonanie pracy.

Śledź postęp

Po rozpoczęciu projektu będziesz musiał sporządzić wykres postępu wykonywanej pracy. To prowadzi nas do osi czasu, na której będziesz mieć datę rozpoczęcia i ukończenia każdego zadania, a także planowany czas jego realizacji, dzięki czemu możesz użyć tego jako punktu odniesienia i upewnić się, że się nie trzymasz Na celu. Oś czasu projektu możesz utworzyć na wykresie Gantta.

Uwaga Zasoby

Na koniec Twój plan działania będzie zawierał listę zasobów. Kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie i jakie materiały są zaangażowane? Jakie są te koszty? Powinieneś także mieć sekcję w planie działania na notatki, które nie należą do żadnej z innych kategorii. ProjectManager posiada funkcje zarządzania zasobami, które pozwalają na przydzielanie zasobów dla każdego kroku działania i zadania w Twoim planie działania.

Zarządzaj swoim projektem za pomocą planu działania

Przygotowanie planu to tylko pierwsza część zarządzania projektem. Pamiętaj, że nie jest to coś do pisania i odkładania, ale żywy dokument, który powinien towarzyszyć Ci przez cały cykl życia projektu. Jennifer Bridges, PMP, oferuje więcej wskazówek, jak napisać plan działania w poniższym filmie.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych:

Jak ProjectManager może pomóc w Twoim planie działania

Jeśli chcesz stworzyć plan działania, a następnie podjąć działania na jego podstawie poprzez wykonanie, monitorowanie i raportowanie projektu, wtedy przyda Ci się ProjectManager. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami może zaimportować Twój plan działania do internetowego wykresu Gantta. Teraz możesz organizować swoje zadania, łączyć zależności i wyznaczać kamienie milowe. Co więcej, możesz filtrować według ścieżki krytycznej. Po zakończeniu planowania ustaw linię bazową. Dzięki temu zawsze możesz zobaczyć planowany i rzeczywisty postęp projektu, aby pomóc Ci pozostać na dobrej drodze. Wypróbuj nasze narzędzie za darmo już dziś.

Stamtąd możesz przydzielać zadania i udostępniać zespołom platformę współpracy do komentowania i udostępniania odpowiednich dokumentów. Zależne zadania można połączyć, aby uniknąć wąskich gardeł, a gdy coś się zmieni, harmonogram można łatwo edytować, przeciągając i upuszczając daty rozpoczęcia i zakończenia.