Jak zarządzać projektami ad-hoc i żądaniami ad-hoc

Projekty rzadko idą zgodnie z planem. Zawsze istnieje możliwość uzyskania nowych danych, aktualizacji projektów lub produktów, recenzji lub dowolnej liczby zapytań w ostatniej chwili. Jak radzisz sobie z tymi doraźnymi żądaniami?

Ad-hoc oznacza, że ​​jest konkretny – coś, co się nie powtórzy. Projekty ad-hoc i żądania ad-hoc pojawią się w zarządzaniu projektami i musisz wiedzieć, jak sobie z nimi radzić.

Co to jest projekt ad hoc?

Projekt ad hoc to taki, który zdarza się nieoczekiwanie, zwykle w odpowiedzi na problem. Projekty są prawie zawsze planowane z wyprzedzeniem, ale zespół uruchamiany jest ad hoc bez czasu na jakiekolwiek wcześniejsze planowanie.

To jedna z rzeczy, które odróżniają projekt ad hoc od tradycyjnego projektu w zarządzaniu projektami. Innym jest to, że projekt ad hoc zwykle obejmuje szybką realizację. Projekty ad hoc koncentrują się również na jednym celu (lub grupie osób) i zwykle wykorzystują mniej zasobów, w tym członków zespołu.

Podsumowując, projekt ad hoc ma miejsce wtedy, gdy pojawia się coś, co wymaga natychmiastowej reakcji. Jak każdy projekt, czas na jego ukończenie jest ograniczony, ale ramy czasowe są prawie zawsze napięte.

Jak zarządzać projektami ad hoc: 5 najlepszych praktyk

Ponieważ projekt ad hoc wydaje się pojawiać znikąd, często nie poświęca się mu uwagi, jaką otrzymałby bardziej przemyślany projekt. Jednak nadal musisz śledzić i raportować postępy, aby sprostać strategicznym inicjatywom.

Jedną z najlepszych praktyk zarządzania projektami ad hoc jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które pozwala planować, planować i śledzić projekty w czasie rzeczywistym. Monitoruj zasoby i czas swojego zespołu za pomocą pulpitu nawigacyjnego na żywo. Konfiguracja nie jest konieczna. ProjectManager zbiera i oblicza dane, a następnie wyświetla czas, koszt, wariancję i inne. To jak natychmiastowy raport o stanie Twojego projektu ad hoc. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.

1. Nie lekceważ ryzyka

Gdy liczy się czas, łatwo jest iść na skróty. Projekty ad hoc mają zwykle mniej biurokracji, ale to nie znaczy, że należy ignorować ocenę ryzyka. Każda analiza finansowa powie, że ryzyko może zrujnować projekt. Chociaż nie będziesz mieć czasu na pełny plan zarządzania ryzykiem, musisz priorytetyzować ryzyka, które są prawdopodobne i mogą mieć negatywny wpływ na projekt.

2. Bądź elastyczny

Bez względu na to, jaką metodologię zastosujesz w swoich projektach, nie będziesz miał czasu na zaawansowane planowanie struktury wodospadu. Zwinne podejście projektowe lepiej nadaje się do projektów ad hoc. Są bardziej iteracyjne, co pozwala na szybkie przestawianie w razie potrzeby i zwykle pracują z mniejszą grupą podczas sprintów na mniejszą skalę.

Powiązane: Agile vs Waterfall i powstanie projektów hybrydowych

3. Nadal potrzebujesz planu

Nie ma wystarczająco dużo czasu, aby przejść przez wszystkie analizy due diligence, takie jak kosztorysy, które pozwolą na uruchomienie bardziej tradycyjnego projektu. Ale nawet projekt ad hoc wymaga ukierunkowania. Brak planu lub zarządzania żądaniami w celu zarządzania zasobami, wyznaczania terminów oraz ustalania priorytetów i przydzielania zadań może odbić się na niczym i stworzyć dłuższą oś czasu, niż możesz sobie na to pozwolić.

4. Standaryzuj wnioski o pracę

Istnieje wiele sposobów na przyspieszenie przepływu pracy, takich jak e-mail, SMS, wiadomości głosowe lub szybka wymiana osobista. Te metody mogą sprawiać wrażenie, że przyspieszają proces, ale w rzeczywistości stwarzają problemy. Utwórz przepływ pracy zgodny z ustalonym wzorcem, który może być scentralizowany, dostępny dla wszystkich, priorytetyzowany, a nawet komentowany w celu wspierania współpracy.

5. Ułatw przejrzystość

Każdy aspekt projektu powinien być widoczny dla wszystkich członków zespołu projektowego. Oznacza to aktualizacje i wszelkie zmiany. Musi istnieć centralne źródło prawdy, które zapewni zespołom hybrydowym, niezależnie od tego, czy pracują zdalnie, w różnych działach, czy korzystając z różnych narzędzi, potrzebną im widoczność.

Narzędzia do zarządzania projektami ad-hoc

Oprogramowanie do zarządzania projektami ma funkcje, które pozwalają kontrolować zarówno projekty, jak i projekty ad-hoc. Możesz ich użyć do zebrania zespołu i przypisania im zadań, z terminami, opisami i priorytetami. Dzięki temu piłka toczy się szybko i szybko na pokładzie Twojej drużyny.

Zespoły potrzebują narzędzia do współpracy, aby umożliwić im lepszą komunikację i współpracę. Może to być część oprogramowania do zarządzania projektami lub aplikacji do czatowania i przesyłania wiadomości, które łączą zespoły bez względu na to, gdzie się znajdują.

Wreszcie potrzebujesz narzędzia, które generuje raporty, zarówno do zarządzania projektem, jak i do informowania interesariuszy o jego postępach. Te raporty powinny umożliwiać filtrowanie danych, dzięki czemu można dostarczać szczegółowe informacje potrzebne kierownikom projektów, a także bardziej ogólne raporty dla interesariuszy. Im łatwiej udostępniać te raporty, tym lepiej.

Co to jest żądanie ad hoc?

Żądanie ad-hoc lub zadanie ad-hoc to żądanie, którego nie zaplanowano. Projekt ad hoc to większe przedsięwzięcie, ale definicja jest w zasadzie taka sama. Są poza zakresem projektu.

Innym sposobem spojrzenia na żądania ad hoc jest przerwanie i zabójca wydajności zespołu. Odciągają Cię od projektu i mogą powodować opóźnienia i koszty. Najgorszy scenariusz: żądanie ad hoc może wykoleić projekt i doprowadzić do niepowodzenia.

Żądanie ad-hoc może być wszystkim, od spotkania zwołanego w ostatniej chwili, odciągającego Cię od pracy nad terminem. Może to być papierkowa robota, ponownie przydzielona w ostatniej chwili lub ponownie delegowane zadania. Nawet odpowiedzi na e-maile mogą wchodzić w zakres żądania ad hoc. Wszystko, o czym nie wiedziałeś, że nadchodzi, a co odciąga cię od głównego nurtu twojej pracy, jest prośba doraźna.

Jak zarządzać żądaniami ad hoc: 5 najlepszych praktyk

Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami ad-hoc, żądania ad-hoc można kontrolować za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami.

Posiadanie narzędzia do zarządzania pracą pomoże Ci ustalać priorytety, współpracować, monitorować i raportować postępy Twoich żądań ad hoc. Oto kilka innych rzeczy, o których należy pamiętać podczas zarządzania żądaniami ad hoc.

1. Planuj

Tak, planuj. Chociaż nie możesz mieć planu na coś, o czym nie wiesz, że się wydarzy, możesz ustawić wystarczającą poduszkę na swój dzień, aby umożliwić ci odpowiadanie na żądania doraźne bez negatywnego wpływu na harmonogram. Użyj struktury podziału pracy, aby zmapować żądanie ad hoc.

Jeśli zezwolisz na zwinne podejście do zarządzania projektami w swojej pracy, pozwoli to na większą elastyczność, dzięki czemu możesz przechodzić od jednego zadania do drugiego, wiedząc, jak nadać priorytet tej pracy i utrzymywać komunikację w ramach współpracy z resztą zespołu. Zarządzanie zadaniami ad-hoc w systemie ad-hoc to jeden ze sposobów, aby być na bieżąco.

2. Filtruj żądania ad hoc

Zawsze będą żądania ad-hoc i niektóre z nich muszą zostać załatwione natychmiast, inne mogą poczekać, a niektóre mogą być nawet zignorowane. Ale czasami pojawiają się z wielką częstotliwością i mogą być przytłaczające.

Lider zespołu powinien być główną osobą we wszystkich doraźnych żądaniach, aby zespół był skoncentrowany na swoich zadaniach. Następnie lider zespołu może nadać priorytet żądaniom doraźnym i przydzielić pracę członkowi zespołu, który ma możliwość jej podjęcia.

3. Miej proces

Potrzebujesz procesu dla planowanej pracy i potrzebujesz go również dla żądań ad hoc. Tylko dlatego, że jest to żądanie ad hoc, nie oznacza, że ​​nie może być w systemie i śledzone. Upewnij się, że wszystkie żądania ad hoc trafiają do dowolnego narzędzia do zarządzania pracą, którego używasz.

Te prośby również powinny być dostarczane w narzędziu, ale czasami tak się nie stanie. Niezależnie od tego, skąd pochodzą, żądanie ad hoc musi znajdować się w narzędziu, aby było możliwe do zarządzania.

4. Śledź postęp

Bez narzędzia do śledzenia postępów pracujesz na ślepo. Musisz zarządzać żądaniami ad hoc, co oznacza znajomość obciążenia zespołu pracą w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz przypisać żądanie ad hoc, a następnie śledzić postęp prac.

Dlatego chcesz pracować z narzędziem w chmurze, które dostarcza dane na żywo, dzięki czemu wiesz dokładnie, gdzie zadanie i zespół są teraz, a nie wczoraj.

5. Przydziel zasoby

Możliwość zarządzania zasobami ad hoc wymaga narzędzi do zarządzania zasobami, które umożliwiają ponowne przydzielenie zasobów w razie potrzeby w celu wykonania pracy bez wpływu na inną pracę, która jest już w toku.

Czasami może to oznaczać poproszenie dodatkowych członków zespołu o obsługę żądań ad hoc. Posiadanie narzędzi do zarządzania zasobami, które mogą pokazać aktualną alokację Twojego zespołu, pomoże Ci lepiej sprzedać sprawę.

Jak ProjectManager pomaga w projektach ad-hoc

ProjectManager to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania pracą, które jest wystarczająco elastyczne, aby zarządzać projektami ad-hoc. Zautomatyzowane powiadomienia e-mailem i w narzędziu standaryzują proces żądania ad-hoc, a następnie zespoły mogą być przypisywane i współpracować w czasie rzeczywistym z menedżerami ds. przejrzystości i interesariuszami wymaganymi do śledzenia ich wysiłków.

Przyjmuj nowe żądania na tablicach Kanban

Żądania ad hoc można dodawać do tablic Kanban, aby można je było zintegrować z większym przepływem pracy. Menedżerowie mogą ustalać priorytety, dodawać opisy i przydzielać zadania członkom zespołu. Zespół może następnie zarządzać swoim backlogiem i wspólnie planować sprint, komentując na poziomie zadania. W międzyczasie kierownik projektu ma przejrzystość procesu i widzi przed sobą ewentualne wąskie gardła oraz realokuje zasoby w celu ich rozwiązania.

Efektywnie przydzielaj zasoby

Aby wiedzieć, kto w zespole może przyjąć żądanie ad-hoc, ProjectManager oferuje funkcje zarządzania zasobami w czasie rzeczywistym, takie jak wykres obciążenia. Wykres obciążenia jest oznaczony kolorami, aby ułatwić sprawdzenie, komu przypisano za dużo lub za mało zadań. Kierownik projektu może wtedy zrównoważyć obciążenie pracą i wykonać bardziej wnikliwe zadania.

Generuj raporty z postępów dla interesariuszy

Interesariusze, którzy złożyli wnioski ad hoc, będą chcieli wiedzieć, jak idą prace. W tym miejscu pojawia się funkcja raportowania ProjectManagera. Generuj rozbieżności, grafik i inne raporty za pomocą jednego kliknięcia. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te dane, które chcesz udostępnić zainteresowanym stronom, a następnie przekazać jako plik PDF lub wydrukować.

ProjectManager jest przeznaczony do zarządzania wszelkiego rodzaju projektami, w tym projektami ad-hoc, niezależnie od tego, czy Twój zespół znajduje się pod jednym dachem, czy jest rozproszony. Dzięki bezpiecznym grafikom zawsze znasz stan pracy swojego zespołu nad swoimi zadaniami, niezależnie od lokalizacji lub działu w organizacji. Posiadanie tego rodzaju kontroli i widoczności sprawia, że ​​żądania ad hoc nie obniżają wydajności.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje pracę i łączy zespoły hybrydowe. Ma elastyczność w obsłudze żądań ad hoc i zapewnia wydajną pracę Tobie i Twojemu zespołowi. Dołącz do dziesiątek tysięcy już korzystających z naszego oprogramowania w organizacjach od NASA po Nestles i Siemens. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!