8 kroków do lepszego zarządzania problemami

Problemy się zdarzają. A jeśli chcesz, aby Twój projekt odniósł sukces, musisz mieć plan, aby szybko i skutecznie reagować na wszelkie pojawiające się problemy. Te kroki są częścią procesu zarządzania problemami najlepszych praktyk i stanowią podstawową esencję dobrego zarządzania projektami.

Co to jest zarządzanie problemami?

Problemy to wszystko, co pojawia się w trakcie projektu, aby wpłynąć na plan. Problemy mogą być wcześniej zdefiniowanymi zagrożeniami lub nie. To, czego chcesz uniknąć, to forma kolektywnej amnezji projektowej, w której pojawiają się problemy i nigdy nie są rozwiązywane. (Problemy mają zabawny sposób na ponowne pojawienie się, gdy nie zostaną rozwiązane).

Zarządzanie problemami w projekcie rozpoczyna się od planu, który definiuje czynności i reguły biznesowe służące do zarządzania i kontrolowania problemów pojawiających się podczas projektu.

Rodzaje problemów projektowych

Oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby zarządzać problemami, jest ich identyfikacja. Może być wiele problemów, z których niektóre należą do tych czterech kategorii.

1. Główny problem: taki, który może utrudnić postęp lub pomyślne zakończenie projektu i wymaga natychmiastowej uwagi.
2. Okazja: nie wszystkie problemy są złe, niektóre mogą oferować nieprzewidzianą okazję.
3. Troska: nie jest poważnym problemem, ale jest to coś, czego chcesz być świadomy, ponieważ może przerodzić się w coś, co wymaga uwagi.
4. Sytuacja: to kolejna kwestia, która może być problemem lub poważnym problemem, ale rozwija się z sytuacyjnego punktu widzenia.

Przykładami tych problemów są problemy kadrowe dostawców, awarie techniczne, braki lub opóźnienia materiałowe oraz super udana promocja. Możesz zacząć rejestrować swoje problemy, korzystając z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia problemów.

Szablony są świetne, ale nie oferują możliwości zarządzania problemami oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager ma wiele widoków projektów, które pozwalają wszystkim członkom zespołu pracować tak, jak chcą. Na przykład istnieje widok listy zadań, który może zbierać zadania członka zespołu jako związane z problemem lub kilkoma problemami. Zobacz priorytet, status i więcej. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś!

8 kroków do spójnego zarządzania problemami

Tyle trzeba wiedzieć o zarządzaniu problemami. To duży temat, z którym każdy kierownik projektu będzie musiał się zmierzyć podczas swojego projektu.

W przeciwieństwie do ryzyka problem nie jest potencjalnym problemem. Problem dzieje się tu i teraz.

Zarządzanie problemami nie różni się od zarządzania projektem, ponieważ wymaga procesu i planu realizacji strategii. Te kroki pomogą Ci stworzyć ramy do kontrolowania problemów pojawiających się w Twoim projekcie.

1. Utwórz rejestr

Jedynym sposobem na rozpoczęcie jest zidentyfikowanie problemów i zebranie ich w dokumencie, dzięki czemu można zacząć odpowiadać i śledzić postępy w ich rozwiązywaniu. Najlepiej utworzyć wspólny dokument online. W ten sam sposób możesz zarządzać ryzykiem lub zmianami, chcesz zarządzać problemami, śledząc je w dzienniku lub rejestrze. Bez procesu lub narzędzia do zgłaszania problemu, zostanie on utracony w przetasowaniu projektu. Musisz zgłaszać problemy i powiadamiać innych, aby inni mogli potwierdzić, że problem nadal występuje.

2. Zgłoś niezwłocznie

Ważny jest czas. Jeśli zezwolisz na opóźnienie raportowania, stracisz możliwość rozwiązania problemu, zanim stanie się on zbyt duży, aby go naprawić lub będzie wymagał tak wielu zasobów, że pominie projekt. Komunikacja jest kluczowa, a kanały muszą być otwarte, aby jak najszybciej przekazać te informacje właściwym osobom. Jeśli zgłaszasz się szybko, lepiej jak najszybciej rozwiązać problem. Siedzenie na znanym problemie to proszenie o kłopoty.

3. Problemy z logami

Upewnij się, że ludzie wiedzą, kto może rejestrować problemy i że to robią. Jeśli nie ma kogoś, kto zarejestruje problem, będziesz mieć problemy, które przebiją się przez szczeliny. To powoduje więcej pęknięć w twoim projekcie, aż w końcu się rozpadnie. Chcesz prowadzić szczegółowy zapis tego procesu. Nie ma nic za małego. Może wydawać się to nieistotne, ale może być kluczem do odblokowania rozwiązania problemu. Dodatkowo dziennik stanowi narzędzie do archiwizacji do wykorzystania w przyszłości.

4. Przypisz akcje

Umieść także nazwę obok działania, aby jasno zdefiniować odpowiedzialność. Problemy są rozwiązywane tylko wtedy, gdy istnieje wyraźny właściciel, osoba, której zadaniem jest identyfikowanie, śledzenie i zamykanie problemu. Musisz mieć osobę punktową, która ma za zadanie wszystko, co jest związane z tą sprawą i nie odejdzie od niej, dopóki sprawa nie zostanie zamknięta. Odpowiedzialność ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu problemami.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu działania

5. Monitoruj postęp

Czy ludzie śledzą ich działania? Regularnie sprawdzaj status. Ważnym rozróżnieniem jest status sprawy. Jeśli problem został rozwiązany, ale zasoby nadal niepotrzebnie nad nim pracują, to jest to inny problem. Powiadamiaj wszystkich często. Aby zapobiec przydzielaniu niepotrzebnych zasobów do problemu, chcesz mieć pełną przejrzystość. Każdy musi znać status problemu, aby działać jak najefektywniej. Pulpity nawigacyjne projektu mogą informować wszystkich o stanie problemu.

6. Oceń wpływ

Zdefiniuj skalę eskalacji i upewnij się, że podejmowane działania są mierzone. Ale eskaluj odpowiednio. Nie chcesz wyrzucać wszystkich swoich zasobów tam, gdzie tylko niektóre są potrzebne. To powiedziawszy, nie chcesz również tworzyć niepotrzebnych przeszkód, aby zatrzymać szybki powrót do zdrowia.

7. Zatwierdź uchwałę

Upewnij się, że problemy są sprawdzane dwukrotnie po ich oznaczeniu jako rozwiązane. Chociaż istnieje właściciel problemu, musi być ktoś, kto zarządza procesem, aby mógł sprawdzić pracę i upewnić się, że jest ona zgodna z ogólnym projektem i celami strategicznymi organizacji. Tylko wtedy, gdy wszystkie te kaczki znajdą się w jednym rzędzie, można zamknąć sprawę.

8. Zamknij to

Wtedy dochodzimy do naszego ostatniego kroku. Zamknięcie sprawy. Usuń rozwiązane problemy z listy. To dobrze, prawda?

Darmowe szablony pomagające w zarządzaniu problemami

Zarządzanie problemami jest trudne bez oprogramowania do zarządzania projektami, które łączy zespoły w czasie rzeczywistym i pomaga menedżerom śledzić te problemy, gdy pracują nad ich rozwiązaniem. Ale jeśli nie jesteś gotowy do inwestowania w te narzędzia, istnieją inne sposoby zarządzania procesem zarządzania problemami. ProjectManager ma dziesiątki darmowych szablonów do zarządzania projektami, które mogą pomóc. Oto tylko kilka.

Szablon śledzenia problemów

Nasz darmowy szablon śledzenia problemów dla programu Excel zawiera wszystko, czego potrzebujesz do przechwytywania, śledzenia i rozwiązywania problemów pojawiających się w Twoim projekcie. Znajdują się tam kolumny opisujące problem, a następnie zwracające uwagę na jego potencjalny wpływ na projekt. Rozwijane menu pozwala ustawić priorytet, dzięki czemu wiesz, nad czym najpierw pracować. W szablonie gromadzone są również informacje o właścicielu wydania, datach i statusie.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Gdy już masz ten szablon śledzenia problemów, możesz go uzupełnić o nasz bezpłatny szablon pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel. Chociaż nie aktualizuje się w czasie rzeczywistym, tak jak w naszym oprogramowaniu, możesz go używać do śledzenia postępów i wydajności zespołu podczas pracy nad rozwiązywaniem problemów projektowych.

Szablon raportu o stanie projektu

Masz swoje problemy w szablonach, które mogą pomóc w śledzeniu postępów, ale będziesz także musiał zgłosić ten postęp swoim interesariuszom. Tutaj przydaje się nasz darmowy szablon raportu o stanie projektu dla programu Excel. Jest tu miejsce na dane potrzebne do aktualizowania interesariuszy, od najważniejszych najważniejszych projektów po te elementy działań, które wymagają natychmiastowej uwagi.

3 rzeczy, których należy unikać w procesie zarządzania problemami

Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby usprawnić proces zarządzania problemami. Równie ważne są te rzeczy, których musisz unikać. Podczas pracy nad zarządzaniem problemami upewnij się, że nie stosujesz tych złych praktyk.

1. Nieużywanie dziennika problemów: Może się wydawać, że dziennik problemów to tylko kolejny bezużyteczny kawałek papierkowej roboty. Gdy pojawią się problemy, po prostu je rozwiąż. Ale dziennik problemów to miejsce, w którym zespoły mogą identyfikować problemy, menedżerowie mogą analizować, śledzić i rejestrować ich rozwiązanie w celu wykorzystania ich w przyszłości.
2. Brak identyfikacji typu problemu: znajomość rodzaju problemu, z którym masz do czynienia, pomaga śledzić i przypisywać odpowiednich członków zespołu. Istnieją różnice między kwestiami technicznymi, procesami biznesowymi i zasobami i wymagają one różnych podejść.
3. Niezauważanie statusu problemu: Ponownie, może to wydawać się stratą czasu, ale znajomość statusu problemu (otwarty, zbadany, wdrożony, eskalowany lub rozwiązany) jest niezbędna podczas śledzenia problemów w całym projekcie.

Kierownik Projektu i Zarządzanie Problemami

Problemy są nieuniknione. Są częścią zarządzania każdym projektem. Dlatego ProjectManager, oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami i pracą, posiada proste narzędzia do zarządzania problemami, które śledzą problemy w czasie rzeczywistym.

Tablice Kanban dla przepływów pracy zarządzania problemami

Uzyskaj przejrzystość procesu swojego zespołu podczas identyfikowania i rozwiązywania problemów projektowych za pomocą tablic Kanban. Wiele widoków projektów oznacza, że ​​menedżerowie mogą planować za pomocą wykresów Gantta, podczas gdy zespoły pracują z tablicami kanban, które pozwalają im zarządzać zaległościami i wspólnie planować przebiegi. Menedżerowie mogą dostosować przepływ pracy, aby zautomatyzować zatwierdzanie zadań i nadzorować swoją pracę, aby w razie potrzeby ponownie przydzielić zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł.

Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym do śledzenia problemów

Dalszy nadzór zapewniają pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które nie wymagają konfiguracji. Pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie rejestruje dane projektu, analizuje liczby i wyświetla czas, koszt i inne dane na kolorowych wykresach i wykresach.

Raporty w celu dostrojenia procesu zarządzania problemami

Raportowanie jednym kliknięciem pozwala śledzić postępy i dostarcza szczegółowych danych do przedstawiania rozwiązania problemu zainteresowanym stronom. Wszystkie raporty, od raportów o stanie po grafików, można filtrować, aby pokazać tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Udostępnij zainteresowanym stronom jako plik PDF lub wydruk.

Kiedy złożysz to wszystko razem, ProjectManager jest idealnym oprogramowaniem do zarządzania problemami projektowymi. Rozpocznij za darmo już dziś!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o problemach projektowych, obejrzyj poniższy film instruktażowy.

Obejrzyj film o zarządzaniu problemami z projektami

Jeśli jesteś bardziej wizualnym uczniem, ProjectManager cię obejmuje. Na naszej stronie mamy setki filmów szkoleniowych i jeszcze więcej wpisów na blogu, które koncentrują się na każdym aspekcie zarządzania projektami. W tym samouczku wideo Jennifer Bridges, PMP, przedstawia podstawy zarządzania problemami projektowymi.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych.

Powodzenia w Twoich projektach!

Porada od specjalistów: problemem może być ryzyko, które pojawiło się w Twoim projekcie, dlatego warto odświeżyć, jak zarządzać ryzykiem projektowym. Istnieje proces zarządzania ryzykiem, który może również pomóc w zarządzaniu problemami.