Zarządzanie powtarzającymi się zadaniami w zarządzaniu projektami

Zdarzyło się to każdemu z nas. Opuszczenie spotkania lub ważnego zadania, które pojawia się co tydzień lub co miesiąc. Gdy jesteśmy głęboko zajęci pracą, może być trudno zapamiętać powtarzające się zadania. W zarządzaniu projektami przeoczenie powtarzających się zadań może szybko zepsuć projekt lub członek zespołu może przegapić ważną aktualizację.

Posiadanie powtarzających się zadań w ramach oprogramowania do zarządzania projektami jest niezbędne. Jeśli nie wierzysz, przekonamy Cię. Najpierw wyjaśnijmy, czym jest zadanie cykliczne, i podaj kilka typowych przykładów. Następnie omówimy, w jaki sposób można zaplanować powtarzające się zadania w ProjectManager, aby nigdy więcej nie martwić się o pominięcie któregoś z nich.

Co to są zadania powtarzające się?

Zadanie powtarzalne to praca wykonywana regularnie. W oprogramowaniu do zarządzania projektami zadanie cykliczne to zadanie, które można ustawić tak, aby ostrzegało użytkownika o terminie jego wykonania każdego dnia, tygodnia, miesiąca lub niezależnie od częstotliwości jego występowania.

Korzystanie z powtarzających się zadań pomaga usprawnić procesy. Uwalnia to zespoły od konieczności korzystania z innych narzędzi, takich jak kalendarze online lub fizyczne listy rzeczy do zrobienia, aby mieć te zadania na pierwszym miejscu. Więcej przestrzeni mentalnej można wykorzystać do pracy, zamiast rozpraszania się lub pomijania ważnych zadań, które się powtarzają.

Im bardziej oprogramowanie do zarządzania projektami może zautomatyzować procesy, tym mniej czasu członkowie zespołu są odciągani od pracy. Podczas gdy kalendarze online lub smartfony są pomocne, opuszczenie narzędzia oznacza wstrzymanie pracy i spowolnienie.

ProjectManager oferuje wiele opcji zarządzania zadaniami, takich jak niestandardowe przepływy pracy na tablicach Kanban i automatyzacja. Na przykład nasza funkcja powtarzających się zadań umożliwia użytkownikom tworzenie i edytowanie serii powtarzających się zadań i działa we wszystkich naszych widokach projektów. Oznacza to, że możesz pracować nad wybranym narzędziem i otrzymywać automatyczne alerty, które powiadamiają Cię o nadchodzących powtarzających się zadaniach. Nigdy więcej obejść, takich jak tworzenie unikalnych zadań, które będą przypominać Ci przez cały czas trwania projektu. Powtarzające się projekty oszczędzają czas i zapewniają produktywność zespołów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Przykłady powtarzających się zadań

Powtarzające się zadania, choć mogą wydawać się nieistotne, są ważne w zarządzaniu projektami. Zilustrowanie różnorodności i częstotliwości powtarzających się zadań może okazać się pomocne w zrozumieniu, jak ważne są one dla zarządzania zadaniami. Spójrzmy na kilka przykładów powtarzających się zadań.

Spotkania

Najbardziej oczywistym przykładem powtarzającego się zadania jest spotkanie. Prawdopodobnie codziennie lub co najmniej raz w tygodniu masz spotkania ze swoim zespołem. Następnie odbywają się spotkania w całej firmie, spotkania między działami w celu zachęcenia do współpracy itp.

Ale spotkania są ważne. Tak, mogą sprawiać wrażenie zasysania czasu, ale przy odpowiednim planie są doskonałymi narzędziami do dostarczania istotnych informacji o projekcie. Nawet jedno opuszczone spotkanie może mieć szkodliwy wpływ na projekt. Ale jeśli jesteś zbyt zajęty pracą, łatwo przegapić spotkanie. W tym miejscu powtarzające się zadanie może przypominać o spotkaniach projektowych.

Raporty

Oczywiście spotkania zespołu lub firmy to tylko jeden rodzaj powtarzających się zadań. Kierownicy projektów mają raporty o stanie, które zwykle przeprowadzają co tydzień. Dzięki temu kierownik projektu jest świadomy postępów i wyników swojego zespołu lub informuje interesariuszy, co jest niezwykle ważne.

Bez śledzenia Twojego projektu istnieje prawdopodobieństwo, że opóźni się on z harmonogramem lub przekroczy budżet, co może doprowadzić do nadmiernych wydatków lub czegoś gorszego. Interesariusze również muszą być na bieżąco, aby zarządzać swoimi oczekiwaniami i zapewnić, że projekt postępuje zgodnie z planem.

Innymi przykładami powtarzających się zadań mogą być inne rodzaje spotkań, czy to z kierownictwem, czy z klientami. Istnieją również inne raporty poza raportami o stanie. Raporty z projektów należy planować jako powtarzające się zadania, aby żaden z tych terminów nie przeszedł niezauważony.

Jak zaplanować powtarzające się zadania za pomocą ProjectManager

ProjectManager ma powtarzające się zadania w ramach swoich większych funkcji zarządzania zadaniami i oszczędza użytkownikom konieczności tworzenia każdego zadania indywidualnie. Korzystając z naszej funkcji powtarzających się zadań, możesz wykonać jedno zadanie i ustawić jego częstotliwość zgodnie z Twoimi potrzebami.

Po otwarciu karty zadania możesz dodać opis, dostosować tagi, terminy, priorytet, dodać załączniki i komentarz. Każde zadanie w naszym oprogramowaniu można przekształcić w zadanie cykliczne. Wystarczy, że zaktualizujesz ustawienia cykliczności w karcie zadania, która znajduje się pomiędzy terminem wykonania a priorytetem zadania.

Aby ustawić czas powtarzania, kliknij cykl, aby utworzyć wyskakujące okienko. Domyślnie ustawiono brak powtarzania, a menu rozwijane pozwala wybrać, czy ma się powtarzać codziennie, co tydzień, co miesiąc lub przez lata. Uwaga: zadanie możesz powtarzać w dni robocze i dni powszednie.

Następnie, ponieważ dotyczy to projektu, będzie data końcowa. W sekcji „końce” możesz kliknąć przycisk, aby wyświetlić ikonę kalendarza i wybrać datę zakończenia zadania cyklicznego. Możesz też wybrać przycisk po i zaplanować określoną liczbę zadań lub wystąpień dla powtarzających się zadań, po których zakończy się. Gdy klikniesz zapisz, gotowe.

Możesz edytować powtarzające się zadanie, tak jak każde inne zadanie w narzędziu. Zaktualizuj jedno zadanie, a zmiany zostaną odzwierciedlone we wszystkich zadaniach cyklicznych. Możesz również zastosować zmianę do tego pojedynczego zadania.

Zadanie cykliczne jest wyświetlane w różnych widokach projektu. Nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, ponieważ rozumiemy, że to, czego kierownik projektu może potrzebować do zaplanowania projektu, nie jest tym samym narzędziem, którego zespół projektowy używa do wykonania tego planu. Poniżej znajdują się funkcje, w których mogą występować powtarzające się zadania.

Tablice Kanbana

Tablice Kanban są doskonałym narzędziem do wizualizacji przepływu pracy w projekcie. Mają karty reprezentujące zadania, które przechodzą z kolumny do kolumny, gdy zadanie przechodzi z jednego etapu produkcji do następnego. Narzędzie można dostosować, aby tytuł każdej kolumny pasował do cyklu projektu.

Listy zadań

Kolejnym narzędziem preferowanym przez zespoły projektowe jest lista zadań. To coś więcej niż lista rzeczy do zrobienia, ale zbiór Twojej pracy, który pokazuje priorytet zadania, jego terminy, przydzielone osoby, jego status i procent wykonania.

Kalendarze projektów

Widok kalendarza projektu to projekt oglądany w formacie klasycznego kalendarza. Pokazuje miesiąc, daty, obciążenie pracą i projekty. Możesz wyświetlić kalendarz, aby pokazać termin i czas trwania lub zadanie i cesjonariusza. To dobry przegląd ważnych dat i popularny widok dla interesariuszy, którzy nie są zainteresowani gubieniem się w chwastach.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta to jedno z bardziej popularnych narzędzi do zarządzania projektami. Organizują Twoje zadania, łączą zależności i mogą wskazywać kamienie milowe projektu. Są niezbędnym narzędziem do planowania i tworzenia harmonogramów. To, co czyni nasze wykresy Gantta wyjątkowymi, to możliwość filtrowania ścieżki krytycznej i ustawienia linii bazowej. Po ustaleniu linii bazowej możesz śledzić planowany wysiłek w porównaniu z rzeczywistym wysiłkiem w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci dotrzymać harmonogramu.

Karty czasu pracy

Karty czasu pracy to bezpieczne dokumenty, które dodają zadania z wielu projektów i są automatycznie wypełniane w razie potrzeby. Po przesłaniu są one blokowane i dostarczane osobie uprawnionej do ich zatwierdzenia. Ponieważ karty czasu pracy są zwykle przesyłane co tydzień, posiadanie powtarzających się zadań pomaga członkom zespołu wykonać je na czas, a kierownik szybko je przegląda.

Szablony zarządzania zadaniami

Powtarzające się zadania są podstawą zarządzania czasem i użyteczną funkcją naszego oprogramowania. Ale jeśli nie jesteś gotowy na przejście na oprogramowanie do zarządzania projektami, oferujemy dziesiątki bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami. Skoro już rozmawialiśmy o zarządzaniu zadaniami, oto kilka darmowych szablonów zarządzania zadaniami, które możesz pobrać już teraz.

Szablon struktury podziału pracy

Zanim będziesz mógł zarządzać swoimi zadaniami, musisz wiedzieć, czym one są. Struktura podziału pracy (WBS) to hierarchiczny diagram drzewa, który pomaga zidentyfikować rezultaty projektu i zadania niezbędne do ich wykonania. Pobierz nasz bezpłatny szablon struktury podziału pracy dla programu Excel i upewnij się, że nie przegapisz żadnych kluczowych wyników podczas planowania zadań.

Szablon wykresu Gantta

Jak wspomniano, wykresy Gantta są popularnymi narzędziami do zarządzania zadaniami. Zawierają listę wszystkich twoich zadań, a następnie pokazują je na osi czasu. Możesz zobaczyć cały projekt w jednym miejscu, co pomaga lepiej zarządzać zasobami. Skorzystaj z bezpłatnego szablonu wykresu Gantta dla programu Excel, aby wizualnie śledzić swoje zadania projektowe.

Szablon śledzenia zadań projektu

Posiadanie powtarzających się zadań jest ważne, ale równie ważna jest możliwość śledzenia zadań, aby sprawdzić, czy wykonujesz je zgodnie z harmonogramem. Korzystając z naszego bezpłatnego szablonu ścieżki zadań projektu dla programu Excel, możesz wyświetlić listę zadań, terminy, priorytety i, co najważniejsze, status. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, które zadania są na czas.

powiązana zawartość

Oprócz oprogramowania online i bezpłatnych szablonów do pobrania dla programów Excel i Word, ProjectManager jest internetowym centrum zarządzania projektami. Publikujemy cotygodniowe blogi i mamy filmy instruktażowe, przewodniki i oficjalne dokumenty. Oto próbka naszej bezpłatnej zawartości związanej z zarządzaniem zadaniami.

• Kompletny przewodnik po zarządzaniu zadaniami
• Kompletny przewodnik po listach zadań
• 4 rzeczy, których potrzebuje każde narzędzie do zarządzania zadaniami

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, zarządzać i śledzić pracę. Korzystaj z powtarzających się zadań, automatyzacji i innych funkcji zarządzania zadaniami, aby utrzymać produktywność swoich zespołów i terminowość projektów. Narzędzia do zarządzania ryzykiem pomagają zarządzać pojawiającymi się problemami, a zarządzanie zasobami zapewnia równowagę obciążenia pracą zespołu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.