Jak przekazywać informacje zwrotne pracownikom: przykłady i najlepsze praktyki

Wydobycie z pracownika tego, co najlepsze, wymaga czegoś więcej niż wydawania mu poleceń. Oczywiście potrzebują wskazówek, ale opinie pracowników tworzą rozmowę, która edukuje zarówno pracownika, jak i pracodawcę. To wzajemnie korzystna relacja oparta na zaufaniu, komunikacji i rozwoju kariery.

Co to jest informacja zwrotna od pracownika?

Informacja zwrotna od pracownika to wymiana informacji między pracownikiem a pracodawcą. Może to być spotkanie formalne, na przykład spotkanie zasiadane lub dokument pisemny, ale bez względu na to, jak się odbywa, wykorzystanie informacji zwrotnych od pracowników ma kluczowe znaczenie dla stworzenia najlepszego środowiska pracy, z którego korzystają wszystkie strony.

Informacje zwrotne od pracowników powinny być wyrażane z szacunkiem i taktem. Może również ustanowić działania, które skutkują zarówno pracownikiem, jak i pracodawcą, którzy czerpią więcej ze swojego związku.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma nieograniczone miejsce na pliki do zbierania opinii pracowników oraz funkcje umożliwiające wdrożenie dowolnego planu działania. Nasze liczne widoki projektów pozwalają pracodawcom i pracownikom pracować na narzędziach, z którymi czują się komfortowo.

Dlaczego opinie pracowników są ważne?

Informacje zwrotne od pracowników są ważne, ponieważ pomagają pracownikom poczuć się wysłuchanymi i częścią firmy, a nie trybikami w maszynie, które tylko wypłacają wypłatę. Umożliwia to pracownikom cięższą pracę i daje im poparcie dla tej pracy, co cieszy pracodawcę, ponieważ prowadzi do większej produktywności.

Okazywanie zainteresowania pracą i opiniami pracowników buduje ich zaufanie i pomaga w utrzymaniu pracowników. Dając pracownikom poczucie ich umiejętności i mocnych stron oraz słuchając ich sugestii, które często są bardzo pomocne, ponieważ znajdują się na pierwszej linii firmy, dajesz im poczucie wartości i dumy z pracy.

Rodzaje informacji zwrotnych pracowników

Istnieje wiele rodzajów informacji zwrotnych od pracowników, od nieformalnych po formalne, ale przyjrzyjmy się tylko dwóm rodzajom informacji zwrotnych od pracowników i wyjaśnijmy, czym one są.

Pozytywne opinie

W tym miejscu rozpoznajesz i doceniasz osiągnięcia pracownika. Często dopiero wtedy, gdy zrobią coś złego, pracodawca zaangażuje się w pracę z pracownikiem. Jest to błąd. Pochwal pracownika za osiągnięcie kamienia milowego, wykonanie pracy przed terminem lub w ramach budżetu. Pozytywna informacja zwrotna jest potężna w motywowaniu pracowników.

Konstruktywna informacja zwrotna

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których pracownik popełnia błąd lub pojawia się problem, którym pracownik musi się zająć. W takich przypadkach konstruktywna informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla zauważenia problemu i zaproponowania rozwiązania bez alienacji pracownika do tego stopnia, że ​​spada morale i ucierpi na tym jego praca.

10 przykładów opinii pracowników

Oto 10 przykładów opinii zespołowych, których możesz użyć do przekazania informacji zwrotnej swoim pracownikom.

Przykłady pozytywnej opinii

• „Świetna praca nad tym projektem. Przyszedł wcześnie, a jakość była znakomita”.
• „Doceniam to, że zawsze przychodzisz punktualnie i jesteś gotowy do pracy”.
• „Dziękujemy, że zostałeś trochę po pracy, aby wyrzucić ten produkt. Doceniam dodatkową pracę, którą w to włożyłeś”.
• „Zawsze masz uśmiech na twarzy, który jest zaraźliwy i utrzymuje wszystkich w pracy w dobrym nastroju”.
• „Dzięki za zwrócenie uwagi na tę nieefektywność. Posłuchaliśmy Twojej rady i ulepszyliśmy produkcję dzięki Twojemu wkładowi. Doceniamy Twoje spostrzeżenia”.

Przykłady konstruktywnych informacji zwrotnych

• „Jakość twojej pracy jest znakomita, ale poświęcasz zbyt dużo czasu na szczegóły, które nie są tak ważne. Spróbuj skupić się na większych punktach.”
• „Doceniam to, że dzień jest długi i wszyscy jesteśmy związani do piątej i chcemy iść do domu, ale kiedy jest praca w terminie, która nie jest ukończona do końca dnia, wymaga zostania do późna, aby ją dokończyć”.
• „Wykonujecie świetną robotę, ale jesteśmy organizacją zorientowaną na klienta i potrzebujemy, abyście zaprezentowali się w profesjonalny sposób. Daj mi znać, jeśli jest coś, co mogę dla ciebie zrobić, aby to osiągnąć”.
• „Musisz być w pracy o dziewiątej, ale spóźniłeś się. Jeśli dzieje się coś, w czym potrzebujesz pomocy, daj mi znać. Zrobię, co w mojej mocy, ale to nie fair w stosunku do reszty zespołu, która zaczyna punktualnie.
• „Obserwowałem cię na linii produkcyjnej. Robisz świetną robotę. Pozwól, że pokażę ci kilka sztuczek, aby szybciej uruchomić widżet”.

Film: Jak przekazywać opinie pracownikom

Naucz się sztuki konstruktywnej informacji zwrotnej podczas zarządzania zespołem, oglądając ten krótki film z trenerem zarządzania projektami, Jennifer Bridges.

Jennifer omówiła często denerwujący proces udzielania informacji zwrotnej, pozytywnej lub negatywnej. To jeden z najtrudniejszych aspektów zarządzania ludźmi i zdecydowanie jest po części sztuką, a po części nauką.

Jennifer zaleca przekazanie opinii, gdy opadnie kurz. W środku kryzysu w pracy, kiedy napięcie rośnie, zwykle nie jest najlepszym sposobem na otrzymanie jakiejkolwiek informacji zwrotnej. Raczej idealnie jest ustalić czas na rozmowę jeden na jeden.

Wskazówki dotyczące opinii pracowników

Zaleca następujące wskazówki, których powinieneś przestrzegać, zanim zdecydujesz się przekazać opinię:

• Miej jasny cel: wiedz, dlaczego przekazujesz informacje zwrotne.Jaki jest zamierzony rezultat? Czy jest to dla ich dobra, aby wzrastać w ich pracy? A może masz poczucie, że jesteś na szczycie swojej drużyny? Sprawdź się, zanim coś powiesz, aby zapytać, czy dokładnie przemyślałeś powód udzielenia informacji zwrotnej.
• Powiadom swoich pracowników z wyprzedzeniem: Daj swoim pracownikom ostrzeżenie.Jeśli informacja zwrotna jest częścią zwykłego formalnego procesu recenzji, odpowiednie powiadomienie jest zwykłą uprzejmością, aby poinformować ich, że przekażesz opinię. Dobrą praktyką jest również otwartość na słuchanie ich opinii, więc najlepiej jest dać im czas na przygotowanie się.
• Zacznij od pozytywów: dobrze jest doceniać ludzi za wszystkie dobre rzeczy, które robią.Liderzy zespołów, którzy zawsze znajdują negatywy, zostaną tylko uniknięci, więc uznaj rzeczy, które robią dobrze. Zacznij od czegoś pozytywnego, czy to rezultat, czy zachowanie: „Zauważyłem, że tę część zadania wykonałeś naprawdę dobrze, ale wyglądało na to, że masz problemy z innym elementem”, więc zacznij od pozytywu.
• Zadawaj pytania: jeśli mówisz o produkcie, niech zaczynają się od: „Opowiedz mi o produkcie, z którym pracujesz?”„Opowiedz mi więcej o grupie, z którą pracujesz, aby wykonać to zadanie”. Niech się otworzą, więc zacznij od dialogu. Odkryłem, że wiele razy wchodzę w sytuację, myśląc, że wszystkie moje informacje są poprawne i dokładne, i być może otrzymałem te informacje z innych źródeł niż ta osoba. Zawsze dobrze jest poznać drugą stronę medalu, ich perspektywę i być może kilka dodatkowych faktów, zanim zaczniesz od konstruktywnej opinii. Możesz otworzyć się i znaleźć inne informacje, których nie byłeś świadomy.
• Bądź szczery i konkretny: dobrze jest być szczerym;chcesz powiedzieć prawdę o tym, do czego się odnosisz i być konkretnym. Unikaj ogólnych stwierdzeń typu „Naprawdę denerwujesz zespół”. Jeśli proszą o konkretny przykład, a ty nie możesz go podać, trudno jest pozostać wiarygodnym i godnym zaufania, więc podaj im konkrety. Poinformuj ich, jak wpłynęło to na projekt, osobę w zespole, sam zespół lub tę konkretną organizację. Zastanów się, czy jest to produkt, którego nie produkują, czy zachowanie.
• Zaproponuj sugestie i wsparcie: uderzenie kogoś w głowę i pozostawienie go po sobie nie jest najlepszym podejściem.Daj im kilka sugestii. Niech wiedzą: „Mnie też to spotkało. Pamiętam, że zrobiłem to kilka razy w naszym innym projekcie i była to dla mnie lekcja. Oto kilka rzeczy, które wypróbowałem i które naprawdę pomogły mi w tych obszarach. Daj im coś do pracy, daj im sugestię lub zaoferuj wsparcie, „Daj mi znać, jak mogę cię wesprzeć. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz dodatkowych szkoleń. Jeśli ta osoba nadal przeszkadza ci w zespole lub innej organizacji, wróć i daj mi znać. Porozmawiam z ich kierownikiem. W ten sposób zajmujesz się czymś, czym oni nie muszą się zajmować.
• Zaoferuj kolejne kroki: po omówieniu konkretnego scenariusza i zaoferowaniu kilku sugestii lub innych zasobów, kontynuuj, aby nie pozostawić ich w zawieszeniu.Potraktuj to bardziej jako szansę rozwojową. Możesz śledzić i dać im znać, że jesteś zaniepokojony i wspierasz. Nie tylko ich o coś nękasz.
• Zakończ czymś pozytywnym: Ponownie, są to ludzie w naszym zespole, a my chcemy nawiązać i pielęgnować dobre relacje.Są dobrymi członkami zespołu i wymagają wsparcia.

Zaproponuj konkretne rozwiązania lub zaproponuj wspólną burzę mózgów. Przekazywanie opinii bez jasnych wniosków nie jest pomocne i prawdopodobnie nie przyniesie żadnych rezultatów. Mamy nadzieję, że ta sesja tablicy okazała się przydatna. Dzięki za oglądanie!