Struktura organizacyjna macierzy — krótki przewodnik

Jeśli musisz zarządzać wieloma projektami, zaleca się wprowadzenie macierzystej struktury organizacyjnej . Projekty mają wiele działań, od planowania zasobów po zarządzanie zadaniami i wszystko pomiędzy. Dlatego ta struktura organizacyjna nie powinna być sztywna, ale elastyczna i wydajna.

Każda organizacja jest w pewien sposób ustrukturyzowana, a struktura ta jest określona przez jej cele biznesowe i cele projektu. Sposób, w jaki ustrukturyzujesz obszary funkcjonalne organizacji, zapewni standard procedur operacyjnych i procedur. Określi również, czym zajmują się członkowie Twojego zespołu i jakie narzędzia do zarządzania projektami najlepiej nadają się do wykonywanej pracy.

W zarządzaniu projektami często wykorzystuje się macierzowe struktury organizacyjne, ponieważ odnoszą się one zarówno do produktu projektu, jak i funkcji tworzącego go kierownictwa. Przyjrzyjmy się bliżej tego typu strukturze organizacyjnej, aby określić jej zalety i wady w zarządzaniu projektami.

Czym jest macierzowa struktura organizacyjna?

Macierzowa struktura organizacyjna to połączenie dwóch lub więcej typów struktur organizacyjnych. Organizacja macierzowa to struktura łącząca te inne struktury organizacyjne, aby zapewnić im równowagę.

Zwykle istnieją dwa łańcuchy dowodzenia, w których członkowie zespołu projektowego mają dwóch szefów lub kierowników, kierownika funkcjonalnego i kierownika projektu. Role te są płynne i niestałe, ponieważ hierarchiczna struktura między tymi dwoma rodzajami menedżerów nie jest organizacyjnie zdefiniowana.

Ta matryca dwóch szefów będzie wykorzystywać najlepsze cechy zarówno schematów organizacyjnych, jak i stylów zarządzania, aby wzmocnić mocne strony i nadrobić słabości. W ten sposób, jeśli organizacja pracuje nad wytwarzaniem dwóch produktów lub usług jednocześnie, może zorganizować oba i wykorzystać tę dwoistość na swoją korzyść poprzez macierzową strukturę organizacyjną.

Zarządzanie wieloma projektami wymaga solidnego oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager posiada sekcję przeglądu, która zawiera mapy drogowe portfolio. Ten widok wykresu Gantta pozwala zobaczyć wszystkie projekty w portfelu na jednej stronie, aby lepiej zaplanować planowanie zasobów. Już dziś zorganizuj się lepiej, wypróbuj nasze narzędzie za darmo.

Jak działa macierzowa struktura organizacyjna?

Struktura macierzy to coś więcej niż tylko nakładanie się schematu organizacyjnego na inny. Korzystanie z organizacji macierzowych wymaga starannego planowania i narzędzi do współpracy zespołowej.

Struktury macierzy działają poprzez wspieranie współpracy między zespołami i wspólne planowanie zasobów w ramach projektów. Mówiąc najprościej, macierzowa struktura organizacyjna reorganizuje firmy w celu maksymalizacji ich produktywności i wykorzystuje dwa łańcuchy dowodzenia, aby uczynić je bardziej dynamicznymi.

Plusy i minusy macierzy struktury organizacyjnej

Matrycowa struktura organizacyjna nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Istnieją zalety i wady, które należy zrozumieć, aby wiedzieć, czy jest to właściwe rozwiązanie dla organizacji. Dodatkowo istnieją trzy rodzaje struktur macierzowych, które musisz znać przed podjęciem decyzji. Ale zanim dowiemy się o tych typach, oto główne zalety i wady korzystania ze struktury macierzy.

Plusy

Macierzowa struktura organizacyjna może przynieść korzyści Twojej firmie, ponieważ:

• Umożliwia dzielenie się wykwalifikowanymi zasobami między jednostki funkcjonalne i projekty, co ułatwia planowanie zasobów.
• Sprzyja lepszej komunikacji międzyfunkcyjnej, co poprawia współpracę w zespole i buduje bardziej dynamiczną organizację.
• Pomaga organizacjom szybciej osiągać swoje cele, dzięki większemu wykorzystaniu zasobów materialnych i ludzkich.
• Ta struktura jest świetna dla pracowników, którzy chcą poszerzyć swoje doświadczenie i umiejętności. Stawia ich w środowisku, które ułatwia naukę i daje możliwość rozwoju zawodowego.

Cons

Jak zwykle, są też pewne wady związane z wykorzystaniem macierzowych struktur organizacyjnych:

• Gdy członek zespołu podlega dwóm menedżerom, może wystąpić pewne zamieszanie dotyczące struktury hierarchicznej organizacji, a osiągnięcie równowagi sił między nimi może być trudne. Może to również stworzyć niepotrzebny konflikt.
• Ograniczone zasoby mogą stać się problemem, jeśli menedżerowie nie komunikują się podczas procesu planowania zasobów.
• W macierzowym schemacie organizacyjnym jest wielu menedżerów, co nie wszystkim się podoba. A posiadanie większej liczby osób na stanowiskach kierowniczych wpływa na koszty firmy.
• Członkowie zespołu mogą odczuwać napięcie związane z pracą w matrycowej strukturze organizacyjnej, ponieważ ich obciążenie pracą może być duże.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w lepszej współpracy, zapewniając przejrzystość struktury organizacyjnej macierzy. ProjectManager ma tablice kanban, kalendarze zarządzania projektami i wykresy Gantta, które pokazują menedżerom przepływ pracy ich zespołu bez wchodzenia im w drogę. Widzą, gdzie pojawią się potencjalne bloki produkcyjne, a tym samym przydzielają zasoby, aby kanały były otwarte. Inne funkcje zarządzania zasobami, takie jak wykres obciążenia, zapewniają równowagę zadań zespołu.

Rodzaje macierzowych struktur organizacyjnych

Główną różnicą między tymi typami struktur macierzowych jest równowaga sił między kierownikiem funkcjonalnym a kierownikiem projektu. Zobaczmy, jak się różnią.

Słaba organizacja macierzy

W słabej organizacji macierzowej kierownik funkcjonalny nadzoruje wszystkie obszary zarządzania projektami i jest najwyższym autorytetem w procesie podejmowania decyzji w całym projekcie. Z drugiej strony kierownik projektu ma znacznie niższe uprawnienia i musi odpowiadać przed kierownikiem funkcjonalnym.

Zrównoważona organizacja macierzy

W tego typu strukturze macierzowej kierownik projektu ma większy autorytet niż w słabej organizacji macierzowej. Kierownik funkcjonalny nadal pełni rolę głównego organu zarządzającego w procesie podejmowania decyzji.

Silna organizacja macierzowa

W silnej organizacji macierzowej kierownik projektu ma taką samą lub większą władzę niż kierownik funkcjonalny. Kierownik projektu ma kontrolę nad planowaniem zasobów i zarządzaniem zadaniami.

ProjectManager może pomóc w uruchomieniu struktury organizacyjnej Matrix

Biorąc pod uwagę złożoność macierzystej struktury organizacyjnej, bardzo ważne jest posiadanie odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami, aby upewnić się, że członkowie zespołu otrzymują swoje zadania w jasny i uporządkowany sposób. Dwóch szefów może stworzyć bałagan, więc posiadanie całej komunikacji projektowej w jednym oprogramowaniu jest niezbędne.

ProjectManager posiada sekcję „Moja praca”, która umożliwia członkom zespołu wgląd w wszystkie ich zadania w jednym miejscu, niezależnie od tego, czy przydzielił je im kierownik projektu lub funkcji. Dzięki temu mogą efektywniej zarządzać przepływem pracy, oznaczać postępy i dodawać komentarze dla menedżerów. Mogą również pracować nad zadaniami według projektów, jeśli chcą pozostać w jednym sposobie myślenia przed przejściem do innego projektu.

Dla kierowników projektów i funkcji, narzędzia do raportowania w ProjectManager mogą być niezbędne. Dzięki pulpitowi nawigacyjnemu projektu w czasie rzeczywistym i zaawansowanym funkcjom raportowania, kierownictwo może zawsze być na bieżąco z bieżącymi wydarzeniami. Z ProjectManagerem możesz stworzyć raport projektu za pomocą jednego kliknięcia. Nasze raporty obejmują raporty o stanie, raporty o zadaniach, raporty o odchyleniach, raporty o dostępności i nie tylko. Jest to wszechstronne oprogramowanie do zarządzania projektami, które odpowiada wszystkim w organizacji.

W przypadku wielu projektów macierzowa struktura organizacyjna może dać Ci przewagę, ale tylko wtedy, gdy Ty i Twój zespół jesteście wyposażeni w potężne narzędzia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zostało stworzone do zarządzania projektami o dowolnej wielkości i poziomie złożoności. Jego dane w czasie rzeczywistym informują menedżerów na bieżąco i zapewniają zespołom projektowym platformę współpracy. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.