Wskazówki i szablony agendy spotkań na potrzeby produktywnej rozmowy z klientami w ramach marketingu cyfrowego

Opublikowany: 2021-10-23

Czy zdarzyło Ci się mieszać podczas spotkania z klientem? Masz do czynienia z nieoczekiwanym pytaniem dotyczącym wydajności lub nową promocją, którą klient w ostatniej chwili uruchomił w Twoim zespole? A może udział w staromodnej grze w niezręczność linii konferencyjnej? Spotkania powinny być produktywne i razem pchać zespół do przodu. Spotkania nigdy nie powinny być wyczerpujące ani rozpraszające, a właściwe tematy PPC muszą być omawiane, aby utrzymać związek w kierunku wspólnego celu.

Podstawą dobrego spotkania jest dobrze sporządzony program, który jest wysyłany na długo przed rozmową – najlepiej dzień przed spotkaniem, aby wszystkie strony miały chwilę na przejrzenie lub dodanie własnych sugerowanych punktów do rozmów. Poniżej znajduje się kilka wskazówek na temat tworzenia praktycznego planu spotkania z zakresu marketingu cyfrowego za pomocą 2 szablonów, których możesz użyć do własnych przyszłych spotkań.

Dlaczego agendy są tak ważne dla powodzenia spotkania?

Istnieje kilka powodów, dla których:

1) Agendy określają oczekiwania dotyczące tego, jak spędzimy czas, kto będzie brał udział i jakie tematy zostaną omówione.

2) Agendy redukują rozpraszanie uwagi i eliminują odgałęzienia, rozmowy na „króliczym szlaku”

3) Dobrze skonstruowana agenda sprawia, że ​​klient czuje się wysłuchany

4) Agendy mogą służyć jako zapis tego, jaka praca została wykonana na koncie

  • Jeśli wysyłasz swoje agendy za pomocą oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy, takiego jak Basecamp lub Asana – tym lepiej! Będziesz mieć bieżący dziennik wszystkich omawianych tematów i podjętych decyzji. Wysyłanie planów przez e-mail jest w porządku, ale sprawia, że ​​śledzenie przeszłych rozmów jest uciążliwe.

5) Agendy pozwalają wszystkim stronom opuścić swoje spotkania pełne zaufania i pewności, jakie dalsze kroki zostaną podjęte i jakie działania są potrzebne.

Powiedziawszy to – co sprawia, że ​​program jest dobry? Hanapin wymaga, aby wszystkie spotkania z klientami zawierały kilka kluczowych elementów specyficznych dla potrzeb marketerów cyfrowych:

1. Najpierw pozbądź się sprzątania

Przedmioty sprzątania mogą obejmować:

  • Ustal z góry konkretną długość spotkania, na wypadek, gdybyś miał trudny postój i musiał ograniczyć długość spotkania
  • Omów wszelkie nieobecności członków zespołu, uzupełnienia, nadchodzące święta, które mogą zakłócić przepływ pracy itp.
  • Jeśli konieczne jest dostosowanie przyszłych godzin spotkań, zaplanowanie QBR lub dodatkowe zespoły muszą być zapętlone w określonych typach spotkań, takich jak przegląd kreacji, audyt reklam na Facebooku, kontakt ze sprzedażą dotyczącą umów itp. – wprowadź te zmiany i wyślij kalendarz zaprasza, gdy wszystkie strony są jeszcze w trakcie rozmowy, jeśli to możliwe! Koordynacja zaproszeń na spotkania jest trudna i czasochłonna za pośrednictwem poczty e-mail, więc wykorzystaj konwersację w czasie rzeczywistym, aby uniknąć przygotowań do przyszłych spotkań.

2. Unikaj niespodzianek: Daj klientowi „co nowego?” punktor

  • Ten punkt porządku obrad może być tak prosty, jak: „Firma klienta / aktualizacje branżowe”
  • Werbalnie skonsultuj się z klientem, aby sprawdzić, czy coś nie jest ostatnio natarczywe na jego umysł. Czy zbliżają się nowe promocje? Czy ich zespół ds. treści wdraża nowy projekt? Czy produkowane są filmy? Czy rozmowy o budżecie odbywają się wewnętrznie? Daj klientowi czas na danie o tym, co dzieje się w jego branży. To ważny krok dla agencji, które czasami mogą czuć się oderwane od branży klienta. Jako zaufany partner powinieneś wiedzieć dokładnie tyle samo o wydarzeniach w ich branży, co klient. To zawsze wpłynie na Twoją strategię marketingową!

3. Uwzględnij miesięczne lub kwartalne prognozy budżetowe

  • Dotyk oparty na przewidywanych wydatkach budżetowych.
  • Pozwala to uniknąć nieprzyjemnych rozmów na temat alokacji budżetu. Może również zostać wykorzystany w rozmowie o skuteczności, jeśli dostrzegasz pewne możliwości lepszego wykorzystania budżetu na kampanie lub kanały KPI Rockstar.

4. Zachowaj prostotę sekcji aktualizacji wydajności i opracuj ją poprzez konwersację lub hiperlinki / zrzuty ekranu

Strategie, odbiorcy, kierowanie, kampanie… aktualizacje skuteczności mogą szybko się nadmiernie skomplikować. W trudnym programie aktualizacje wydajności można podzielić na 3 części:

1) Co działa dobrze:

  • Czy istnieją testy, które osiągają lub przekraczają docelowe KPI?
  • Przyjdź na spotkanie z rekomendacją, jak wykorzystać kluczowe wygrane, czy to poprzez przesunięcie budżetów, rozszerzenie kierowania w kierunku pozytywnego wzrostu, czy rozszerzenie drobnego testu.

2) Co działa słabo:

  • Co powoduje opóźnienia w wydajności?
  • Co możemy zrobić z tymi bolesnymi punktami i jaki jest ETA na te działania?

3) Kolejne kroki:

  • Działania, które należy podjąć, ze szczegółami, kto je wykona
  • Każde działanie powinno być zawsze powiązane z datą – terminem, w którym klient może oczekiwać wykonania pracy, lub terminem, w którym Twój zespół może oczekiwać informacji zwrotnej lub aktywów od klienta. Pamiętaj – ETA nie są tylko dla Ciebie! Mają być stosowane w każdym projekcie, niezależnie od tego, kto odpowiada za pęd do przodu.

5. Kilka kąsków mądrości kształtujących agendę dla marketerów cyfrowych:

  • Dołącz szczegóły konferencji, takie jak łącze do udostępniania ekranu, numer telefonu i pinezkę, aby klient nie musiał przekopywać się przez zaproszenie z kalendarza w celu uzyskania tych informacji.
  • Nikt nie lubi nieporęcznego programu!
    • Zamiast wklejać akapity z informacjami o ostatnim audycie lub projekcie wraz z obszernymi załącznikami, odwołuj się do innych e-maili na temat projektu lub użyj hiperłączy w agendzie , aby wszystkie strony miały łatwy dostęp do wątków projektu w Basecamp lub Asana, dokumentach i arkuszach Google, itp. Dzięki temu programy będą wolne od bałaganu i na temat.
  • Upewnij się, że data spotkania jest zawarta w temacie wiadomości e-mail lub wiadomości
    • Dzięki temu przeglądanie starych planów jest znacznie łatwiejsze, gdy interesują Cię pewne historyczne momenty w Twojej relacji agencja-klient.
    • Dotyczy to również raportów lub dokumentów kontrolnych — wskaż, kiedy raport został ukończony i okres, w którym dane zostały pobrane do przeglądu.
  • Użyj języka „my” zamiast „Dostarczę ci ten raport do piątku”. Jeśli masz innych członków zespołu, którzy zobowiązują się do pracy nad kontem, oznacza to ich udział i wzbudza zaufanie do zespołu. W końcu agencja to zespół, a relacja agencja-klient to także zespół! Tutaj nikt nie pracuje sam. To samo dotyczy dzwonienia do określonych członków zespołu, chyba że chcesz przygotować klienta na otrzymanie wiadomości e-mail od określonego członka zespołu.

Szablony agendy spotkań:

Przykład 1: Krótka wersja

Dzień dobry, w załączeniu tygodniowy raport z wyników. [Dokument dotyczący 90-dniowej mapy drogowej i statusu znajduje się pod tym hiperłączem.]

Czekamy na rozmowę jutro o 15:30 czasu wschodniego.

Porządek spotkania

  • Aktualizacje firmy / branży
  • Tempo budżetu
  • Aktualizacje wydajności:
    • Najlepsi sprzedawcy Google Ads / miejsca problemów i dalsze kroki
    • Najskuteczniejsze reklamy na Facebooku / problemy i kolejne kroki
  • Przedmioty działania:
    • Rozszerzenia reklam (data ETA)
    • X Recenzja (data ETA)
    • Promocja (data ETA)

Przykład 2: Szczegółowa wersja

Temat: X Nazwa klienta / agencji Digital Marketing Meeting Agenda – 13 listopada 2019 r.

Dzień dobry nazwa klienta i zespół,

Poniżej znajduje się link do dokumentu dotyczącego statusu i planu naszego jutrzejszego spotkania o godzinie 11:00 czasu EST. Daj nam znać, jeśli chcesz dodać dodatkowe punkty do naszej dyskusji. Czekamy na nasz telefon jutro! Informacje o konferencji: łącze Google Hangout do udostępniania ekranu
Telefon: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [link do dokumentu statusu]

13 listopada 2019 r. Porządek obrad:

1. Sprzątanie

  • Audyt sieci reklamowej Google został zakończony: zaplanuj czas na sprawdzenie.
  • Uwaga: nie będziemy mieć naszego spotkania w tygodniu Święta Dziękczynienia (27 listopada)

2. Firma klienta/Aktualizacje branżowe

3. Omówienie tempa i wydajności budżetu 1-12 listopada MTD

  • Wyszukiwarka Google: $X | Konwersje X | CPA: X USD – Osiągnięcie celu w zakresie idealnego tempa budżetowego (zwiększamy wydatki na kampanie o X, aby zniwelować różnicę ze względu na wysoką jakość, niski CPL).
    • Wyszukiwanie markowe: $X | Konwersje X | CPA: $X
    • Wyszukiwanie niemarkowe: $X | Konwersje X | CPA: $X
  • Sieć reklamowa Google: $X | Konwersje X | CPA: $X – przekroczenie idealnego tempa budżetowego w %
  • Reklamy na Facebooku/Instagramie: X $ | Konwersje X | CPA: $X – Prowadzenie % w idealnym tempie budżetowym

4. Przejrzyj cotygodniowe wyniki

[Link do raportu tygodniowego]

  • Najlepsi wykonawcy:
    • Krótkie uwagi na temat wydajności – co robi dobrze, jak wykorzystać te możliwości.
  • Miejsca problemów:
    • Co nie działa i co możemy zrobić, aby poprawić. [Hiperłącze do raportu, w którym zbadaliśmy słabych wykonawców – do udostępnienia ekranu i omówienia podczas spotkania.]

5. Kolejne kroki – elementy działania i ETA

  • Klient:
    • Czekamy na X przegląd i zatwierdzenie przed uruchomieniem kampanii Y. ETA: 15 listopada
  • Agencja:
    • Zakończone niedawno: cięcia niemarkowe zakończone 11-12 listopada
    • X grup reklam zostanie uruchomionych w poniedziałek 18 listopada
    • Utworzenie nowego arkusza tempa budżetowego – ETA: 18 listopada.
    • Udoskonalenie/rozszerzenie reklam lokalnych Google – 25 listopada
    • Przegląd zapytania do zakończenia 27 listopada

Poznając swojego klienta, w naturalny sposób odkryjesz, jaki program woli – czy potrzebuje wielu szczegółów, czy tylko krótkiego zarysu dyskusji. Upewnij się, że jest prosty, wykonalny i przewidywalny. Agendy nigdy nie powinny wydawać się czasochłonne, ale dobrze sprawdzają się w kierowaniu rozmową i ustalaniu priorytetów pracy, gdy nawiązujesz relacje marketingowe z klientami jako zaufana agencja.

Również – nie zapomnij wysłać krótkiego spotkania z kolejnymi krokami po spotkaniach! Może to być tak proste, jak poinformowanie klienta, że ​​dodałeś kolejne kroki i ETA do jego dokumentu statusu, lub może to być lista pralni z kolejnymi działaniami na koncie. To uspokoi wszystkich i określi oczekiwania z tygodnia na tydzień.