Kroki planowania spotkania: Jak zaplanować spotkanie

To zrozumiałe, dlaczego ludzie często narzekają na perspektywę spotkania. Mogą to być długie i niezbyt efektywne wykorzystanie czasu. Ale spotkania są ważne. To świetny sposób na komunikowanie się z grupą i sprawienie, by grupa lepiej ze sobą współpracowała. Aby usunąć piętno związane ze spotkaniami, naucz się planowania spotkań.

Co to jest planowanie spotkań?

Planowanie spotkania określa program spotkania. Obejmuje to, kto będzie obecny, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie, a także co będzie się działo w trakcie i po spotkaniu. Organizuje spotkanie, aby uniknąć marnowania czyjegoś cennego czasu, a także może tworzyć wytyczne dotyczące tego, kiedy można mówić, kto będzie prowadził spotkanie i kto sporządza protokół ze spotkania.

Korzystanie z ProjectManager, wielokrotnie nagradzanego oprogramowania do zarządzania projektami, może nie tylko rejestrować program spotkania i udostępniać go uczestnikom, ale także wyświetlać listę wszystkich działań utworzonych podczas spotkania. Zadania te można dodać do listy zadań, tablicy Kanban lub widoku kalendarza, przypisać do poszczególnych osób z terminami, priorytetami i uwagami. Możesz nawet dołączyć pliki do zadania, aby wszyscy opuścili spotkanie i mogli zacząć działać. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego planowanie spotkań jest ważne?

Spotkania to świetne narzędzie do efektywnego dostarczania informacji grupie ludzi. Istnieją oczywiście inne sposoby, takie jak e-mail lub dokumentacja, jednak spotkanie zapewnia przestrzeń do zadawania pytań i wyrażania opinii. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie przed przerwą w spotkaniu. Spotkania mogą również pomóc w budowaniu więzi w zespołach, które będą sprzyjać ściślejszej współpracy.

Spotkania są kluczowym środkiem komunikacji w projektach, ale często marnują czas, a nie dodają efektywności. Jennifer Bridges, PMP, pokazuje, jak zaplanować produktywne spotkanie.

Oto ujęcie tablicy w celach informacyjnych!

Etapy planowania spotkania

Planując produktywne spotkanie, musisz zadać sobie pytania: kto, co, dlaczego, gdzie i jak, częściej kojarzone z dziennikarstwem. Oto 6 kroków do skutecznego planowania spotkań:

1. Określ cel spotkania

Nie organizuj spotkania bez uprzedniego zrozumienia, dlaczego spotkanie powinno się odbyć. Jeśli nie ma dobrego powodu do spotkania, nie spotykaj się. Ale jeśli tak, to cel ten powinien być jasno określony i skoncentrowany. Nie chcesz odgryźć więcej, niż możesz przeżuć podczas spotkania.

2. Wyznacz cele spotkania

Spotkania powinny przenosić grupę ludzi z jednego punktu do drugiego, niezależnie od tego, czy chodzi o wyjaśnienie im jakiegoś tematu, czy też o przydzielenie pracy poszczególnym osobom. Przed rozpoczęciem spotkania upewnij się, że masz wyznaczony cel. W ten sposób możesz upewnić się, że cel został osiągnięty przed przerwą w spotkaniu.

3. Określ, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu

Nie każdy musi być na każdym spotkaniu. Nie zapraszaj osób, które nie są zainteresowane tematem spotkania. Zachowaj obecność tych, którzy są w jakiś sposób zaangażowani w temat spotkania.

4. Powiadom uczestników z wyprzedzeniem

Spotkanie powinno zostać ogłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby każdy mógł upewnić się, że ma zaplanowany czas w swoim kalendarzu. Nigdy nie zwołuj spotkania bez uprzedzenia. Mogą nie być w stanie uczestniczyć, a nawet jeśli mogą, będą zdenerwowani nagłością. Świadczy to o braku troski o swój czas.

5. Przygotuj treść spotkania

Przed posiedzeniem należy napisać agendę. Będzie to zarys tego, co będzie omawiane podczas spotkania. Jeśli potrzebujesz dodatkowej dokumentacji do rozdania, pamiętaj, aby ją wydrukować przed spotkaniem. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to być nieprzygotowanym. To nie jest profesjonalne.

6. Określ czas trwania spotkania

Spotkania mogą mieć tendencję do przedłużania się. Aby uniknąć spotkania, które nigdy się nie kończy, ustal limit czasu. Ile realnie potrzebujesz czasu na wykonanie tego, czego wymaga spotkanie? Tyle trwa spotkanie.

7. Utwórz plan spotkania

Wspomnieliśmy już o potrzebie porządku obrad. Teraz możesz to napisać. Zacznij od lodołamacza, aby każdy czuł się komfortowo, a następnie wypisz tematy, w tym wszelkie wnioski na wynos lub działania, które będą musiały zostać zakończone przed następnym spotkaniem.

8. Napisz protokół ze spotkania

Należy wybrać sekretarza do prowadzenia protokołów ze spotkań, które są krótkim podsumowaniem głównych punktów poruszonych podczas spotkania. Może to obejmować to, co powiedział lider spotkania i osoby obecne, a także wszelkie działania, które zostaną wykonane przed następnym spotkaniem.

Na koniec ważne jest, aby utworzyć protokoły ze spotkań, aby upewnić się, że Ty i członkowie Twojego zespołu nie zapomnicie o kluczowych punktach spotkania. Nasz bezpłatny szablon protokołów ze spotkań jest doskonałym narzędziem, które pomoże Ci w tym procesie.

Rób te wszystkie rzeczy, a członkowie zespołu nie będą jęczeć za każdym razem, gdy zwołujesz spotkanie, ale w rzeczywistości otrzymuj rozkazy wymarszu i ekscytuj się tym, co dalej.

Wyzwania związane z planowaniem spotkań

Spotkania mogą być zmorą istnienia członka zespołu, powiedziała Jennifer. Nie chodzi o to, że spotkania projektowe nie są ważne, po prostu czasami stanowią większy problem, na przykład:

• Mieć niewłaściwych ludzi na niewłaściwych spotkaniach
• Brak komunikacji w sprawie spotkania
• Brak jasności podczas spotkania
• Brak planowania spotkania

Jennifer zauważyła, że ​​ten ostatni punkt, jeśli zostanie odpowiednio zaplanowany, rozwiąże wszystkie inne problemy, które poruszyła. To sprawi, że spotkanie będzie produktywne i szczęśliwy zespół. Monitorowanie zdrowia i szczęścia twojego zespołu może nie wydawać się priorytetem, ale jeśli chcesz mieć udany projekt, musisz to zrobić.

Darmowe szablony planowania spotkań

ProjectManager oferuje wiele bezpłatnych szablonów zarządzania projektami dla programów Excel i Word, które można pobrać już teraz. Istnieją szablony obejmujące każdy etap projektu, w tym te trzy, które mogą pomóc w zorganizowaniu bardziej udanego spotkania.

Szablon protokołu spotkania

Aby ułatwić sporządzanie protokołów, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu protokołów spotkań dla programu Word. Jeśli ma miejsce, aby uchwycić, kto był obecny, program spotkania i wszelkie wnioski ze spotkania, a także kiedy odbędzie się następne spotkanie.

Szablon planu działania

Większość spotkań kończy się zadaniami, które są przydzielane uczestnikom do wykonania przed następnym spotkaniem. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu planu działania dla programu Excel, aby wyświetlić listę wszystkich tych zadań, przydzielonych im osób, harmonogram ich wykonania i nie tylko.

Szablon śledzenia zadań

Po rozpoczęciu wykonywania zadań przewidzianych w planie działania ważne jest, aby skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań dla programu Excel, aby upewnić się, że są one wykonywane zgodnie z harmonogramem. Możesz monitorować stan swojej pracy i upewnić się, że postępujesz zgodnie z planem.