Zarządzanie wieloma projektami: 5 podstawowych wskazówek

Wystarczająco trudno jest zarządzać jednym projektem. Każdy projekt to tak naprawdę setki mniejszych projektów do kontrolowania — tyle czasu i energii zajmuje realizacja tylko jednego projektu na czas i w ramach budżetu!

Dlatego zarządzanie wieloma projektami jest wyzwaniem, które wymaga biura zarządzania projektami (PMO) lub doświadczonego kierownika projektu do zarządzania zasobami i członkami zespołu.

Zarządzanie wieloma projektami jest tak, jak się wydaje, praktyką menedżerską, w której kierownicy projektów prowadzą kilka projektów jednocześnie. Jest to sposób na optymalizację planowania zasobów i zarządzania zasobami w organizacji oraz bardziej efektywne wykorzystanie zasobów i członków zespołu we wszystkich projektach.

Co to jest zarządzanie wieloma projektami?

Zarządzanie wieloma projektami dotyczy programów i portfeli projektów. Programy to grupa powiązanych ze sobą projektów, a portfel projektów to tylko wszystkie projekty i programy organizacji. Zarządzanie projektami zawiera metodologie do zarządzania nimi zwane zarządzaniem programami i zarządzaniem portfelem projektów (PPM).

Zarządzanie wieloma projektami brzmi jak coś, do czego potrzebujesz certyfikatu, i tak, istnieją certyfikaty zarządzania wieloma projektami, takie jak te przyznawane przez instytut zarządzania projektami (PMI). Ale większość z nas nie jest kierownikami projektów, a mimo to ma za zadanie zarządzać kilkoma projektami jednocześnie. Zarządzanie wieloprojektowe to wyzwanie, które wymaga od kierowników projektów zwrócenia szczególnej uwagi na:

• Zarządzanie zasobami
• Śledzenie czasu
• Planowanie wydajności
• Planowanie projektu
• Planowanie
• Zarządzanie zespołem

Czy istnieje narzędzie do zarządzania wieloma projektami, które może nam w tym pomóc?

Tak, dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami i wykresowi Gantta do zarządzania portfelem projektów możesz zarządzać wieloma projektami bez długich godzin szkolenia i doświadczenia w zakresie zarządzania programami lub zarządzania portfelem projektów (PPM).

Znaczenie zarządzania wieloma projektami

Zarządzanie wieloma projektami może brzmieć jak zarządzanie portfelem projektów. Ale różnią się pod względem krytycznym. W tych różnicach tkwi znaczenie zarządzania wieloma projektami.

Kiedy kierownik projektu ma za zadanie prowadzić wiele projektów, jest odpowiedzialny za wykonanie pracy tak szybko, jak to tylko możliwe.

Zarządzanie wieloma projektami może pomóc w osiągnięciu tych celów, koncentrując się na planowaniu wydajności, ustalaniu priorytetów zadań i alokacji zasobów. Ważne jest, aby być na bieżąco z tym, co dzieje się w projekcie, aby w razie potrzeby móc przenosić zasoby z jednego projektu do drugiego.

Oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia narzędzia do zarządzania zasobami, umożliwiające bardziej efektywne zarządzanie programami i portfelami projektów. ProjectManager posiada narzędzia do planowania projektów zaprojektowane tak, aby na bieżąco informować o danych w czasie rzeczywistym, co pozwala lepiej alokować zasoby. Nasz pulpit nawigacyjny portfela zapewnia ogólny widok wszystkich projektów, automatycznie obliczając wskaźniki w wielu projektach. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Wyzwania zarządzania wieloma projektami

Jeśli kiedykolwiek próbowałeś zarządzać więcej niż jednym projektem, rozumiesz, jak trudne może być zarządzanie wieloma projektami. Praca nad kilkoma projektami w tym samym czasie (zwłaszcza tymi, które dzielą zasoby) może przesuwać granice nawet najbardziej kompetentnego i doświadczonego kierownika projektu.

Niektóre z tych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami koncentrują się wokół projektów, które są realizowane w tym samym czasie, ale w różnych działach. Te różne działy muszą koordynować swoje działania związane z zarządzaniem zasobami, ponieważ zmieniają się priorytety, a nawet strategie.

Następnie jest budżet projektu i harmonogram projektu, który można rozciągnąć na wiele projektów. Niektóre z tych projektów mogą być współzależne, co dodaje kolejną warstwę złożoności. Istnieje również środowisko projektowe, które jest kontekstem, w którym te wszystkie projekty mają miejsce.

Od złożonego raportowania po szybkie podejmowanie decyzji, które ma długoterminowy wpływ na wszystkie Twoje projekty, zarządzanie wieloma projektami może być bólem głowy. Dlatego istnieją narzędzia i techniki planowania zasobów, które pomogą Ci lepiej je kontrolować.

Narzędzia do zarządzania wieloma projektami

Zarządzając wieloma projektami, potrzebujesz narzędzi do zarządzania programami i portfelem projektów, które pomogą Ci ustalać priorytety zadań i przydzielać zasoby:

Zbieranie danych w czasie rzeczywistym

Narzędzie oparte na chmurze dostarcza dane dotyczące zarządzania projektami w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że zobaczysz wszystkie swoje projekty w trakcie ich realizacji, zobacz, gdzie udostępniać zasoby. Jeśli pracujesz z narzędziem do zarządzania zasobami, które przechwytuje obraz z wczoraj lub nawet godzinę temu, pracujesz w niekorzystnej sytuacji.

Zarządzanie zadaniami i czasem

Kolejnym narzędziem niezbędnym do zarządzania wieloma projektami jest zarządzanie zadaniami i śledzenie czasu. Potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci uporządkować zadania, niezależnie od tego, czy jest to lista zadań, czy tablica Kanban.

Zarządzanie zasobami

Wreszcie narzędzia do zarządzania zasobami są koniecznością. Niezależnie od tego, czy są to ludzie w Twoim zespole, czy sprzęt, materiały itp., musisz mieć sposób na planowanie i śledzenie postępów zasobów, aby upewnić się, że spełniają one kamienie milowe określone w harmonogramie projektu i planie zarządzania projektem.

A co z wykresem Gantta dla wielu projektów?

Wykresy Gantta są warsztatem każdego planu zarządzania projektami. Organizują zadania, ustalają terminy, kamienie milowe i pokazują cały harmonogram projektu na wizualnej osi czasu. Menedżerowie projektów używają ich do tworzenia harmonogramów, przypisywania zadań, sprawdzania konfliktów zasobów i wielu innych. Są podstawowym narzędziem do zarządzania harmonogramem projektu.

Czy wykresy Gantta można wykorzystać w zarządzaniu wieloma projektami? Tak, ale tylko wtedy, gdy ten wykres Gantta jest w stanie wyświetlić wszystkie Twoje projekty w jednym miejscu. To się nazywa mapa drogowa projektu. Wygląda jak wykres Gantta, tylko zamiast wizualizować oś czasu dla jednego planu projektu, pokazuje wszystkie projekty od początku do końca w jednym miejscu.

Ponieważ mapa drogowa pokazuje wszystkie Twoje projekty, łatwiej jest zobaczyć, gdzie możesz udostępniać lub przenosić zasoby, aby uzyskać większy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki. Nasz szablon mapy drogowej projektu jest idealny dla kierownika projektu, którego zadaniem jest prowadzenie wielu projektów.

5 podstawowych wskazówek dla lepszych wielu projektów

Narzędzia do zarządzania wieloma projektami pozwolą Ci tylko na tyle w zarządzaniu wieloma projektami. Narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami są tak dobre, jak osoba, która ich używa. Dlatego zdobądź odpowiednie narzędzie, a następnie zastosuj te pięć wskazówek, aby lepiej zarządzać wieloma projektami.

1. Plan, Plan, Plan: Nie możemy tego wystarczająco podkreślić. Planowanie projektu jest jedną z najważniejszych czynności, jakie może wykonać kierownik projektu, niezależnie od tego, czy pracuje nad jednym, czy kilkudziesięcioma projektami. Planowanie projektu daje Ci możliwość kontrolowania jak największej liczby działań w Twoich projektach. Obejmuje to zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zasobami, śledzenie czasu, planowanie wydajności, komunikację, plany awaryjne i wiele więcej.
2. Miej widoczność we wszystkich projektach: To, czego potrzebujesz, to widoczność wszystkich projektów, programów lub portfela projektów w jednym miejscu. Nie powinieneś przeskakiwać od aplikacji do aplikacji, aby planować projekty, zarządzać zasobami i komunikować się z członkami zespołu projektowego. To przepis na katastrofę. Na pewno przegapisz coś ważnego. Znajdź narzędzie do zarządzania portfelem, które pozwala zarządzać wszystkimi projektami w jednym miejscu.
3. Ustal priorytety: Musisz wiedzieć, co jest ważne, a co nie. Wszystko może wydawać się ważne iw idealnym świecie tak jest. Ale zarządzając wieloma projektami, musisz znać zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć cele projektu. Będą takie, które chciałbyś zrobić i inne, które prawdopodobnie można pominąć bez wpływu na harmonogram, budżet lub jakość projektu.
4. Delegowanie pracy: Menedżerowie projektów to świetni planiści, ale także świetni delegujący. Wiedzą, że nie mogą zrobić wszystkiego. Dlatego tworzą zespół zarządzający projektami posiadający umiejętności i doświadczenie potrzebne do wykonania zadania. To się komplikuje tylko wtedy, gdy zarządzasz wieloma projektami. Twoim zadaniem jest nadzorowanie zasobów i znajdowanie wydajności między projektami. Zajęta praca może przejść do członków Twojego zespołu.
5. Wiedz, co robią Twoje zespoły: Chcesz dać zespołom swobodę robienia tego, co robią najlepiej, ale z nadzorem. Jak to zrobić bez mikrozarządzania nimi i potencjalnego niszczenia zaufania, a tym samym ich produktywności? Potrzebujesz narzędzi do śledzenia czasu i zarządzania zasobami, aby mieć oko na ich pracę bez wchodzenia im w drogę. Zobacz, nad czym pracują, jaki jest stan tych zadań i czy ich obciążenie pracą jest zrównoważone tak, aby mogli pracować na pełnych obrotach.

Jak ProjectManager pomaga zarządzać wieloma projektami

Najlepszą wskazówką, jaką każdy kierownik projektu może uzyskać, zarządzając wieloma projektami, jest uzyskanie oprogramowania do zarządzania projektami, które może ułatwić wszystkie rzeczy, które muszą zrobić. ProjectManager to oparte na chmurze narzędzie, które organizuje Twoje projekty i zapewnia narzędzia do zarządzania zasobami niezbędne do zapewnienia terminowej realizacji każdego projektu, w ramach jego budżetu i spełniania oczekiwań jakościowych interesariuszy.

Najbardziej solidne zarządzanie zadaniami na rynku

Zarządzanie zadaniami w różnych projektach jest łatwe dzięki naszym funkcjom zarządzania zadaniami. Możesz przypisywać zadania, śledzić czas, jaki Twój zespół spędza na tych zadaniach i udostępniać im narzędzia potrzebne do współpracy i lepszej współpracy. Wiele widoków projektu nadaje się do zespołów hybrydowych, które pracują inaczej. Mogą wykorzystać listę zadań do zarządzania własną pracą. Menedżerowie mogą zobaczyć swój status i śledzić terminy, aby upewnić się, że osiągają kamienie milowe.

Zarządzaj swoim zespołem z łatwością

Utrzymuj swój zespół na widoku bez blokowania jego postępów dzięki narzędziom do zarządzania zespołem. Ponownie, wiele widoków projektu pozwala każdemu pracować tak, jak chce. Wszystkie aktualizacje statusu są udostępniane w całym oprogramowaniu, dzięki czemu wszyscy są zawsze na tej samej stronie. Menedżerowie otrzymują ogólny widok całego zespołu i tego, nad czym pracują, a wszystko to wymienione w jednym miejscu na stronie zespołu. Mogą zobaczyć, jakie zadania są im przydzielone, aby uzyskać widoczność, której potrzebują, aby upewnić się, że każdy projekt jest realizowany.

Planuj i śledź zasoby na wykresach obciążenia

Kluczowe jest również zarządzanie zasobami. Wykresy obciążenia dają menedżerom wgląd w obciążenie pracą ich zespołów w postaci wykresu oznaczonego kolorami, który umożliwia szybkie i łatwe sprawdzenie, komu przydzielono za dużo lub za mało zadań. Następnie ponownie przydziel te zadania bezpośrednio z wykresu obciążenia pracą i zachowaj równowagę obciążenia. Możesz także śledzić zasoby nieludzkie na Gantcie.

Twórz mapy drogowe portfela

Nasze funkcje zarządzania portfelem są idealne do zarządzania wieloma projektami. Dostępna jest mapa drogowa, która pokazuje wszystkie projekty na jednej osi czasu, aby pomóc w efektywniejszej alokacji zasobów. Nasz pulpit nawigacyjny portfela w czasie rzeczywistym zapewnia ogólny widok metryk we wszystkich Twoich projektach. Istnieją również raporty portfolio, które można wygenerować jednym kliknięciem. Wszystkie nasze raporty można filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, których potrzebujesz. Następnie udostępnij je zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco i cieszyły się ze swoich postępów.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga w planowaniu, śledzeniu i raportowaniu wielu projektów. Niezależnie od tego, czy zarządzasz jednym, czy kilkunastoma projektami, nasze narzędzie zapewnia dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować lepsze decyzje i funkcje, których potrzebujesz, aby je najlepiej realizować. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!