Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu finansami firmy: oto kilka przydatnych wskazówek

Każda firma musi nadążać za swoimi finansami, ale może to być wyzwaniem. Pomimo najlepszych starań niektórych firm wydatki zawsze wydają się przewyższać dochody. Jednym ze sposobów, w jaki wiele firm próbuje sobie z tym poradzić, jest śledzenie wszystkich wydatków i przychodzących przychodów, aby mieć jasny obraz tego, na jakim etapie znajdują się finanse w danym momencie. Istnieje wiele wskazówek, które mogą Ci pomóc w zarządzaniu pieniędzmi, a w tym artykule omówimy niektóre z nich.

Zapisuj codziennie wszystkie wydatki swojej firmy

To proste, ale skuteczne. Za każdym razem, gdy wydajesz pieniądze, czy to na ekwipunek, czy sprzęt, zapisz je gdzieś. W ten sposób możesz zaplanować budżet na określone pozycje i zobaczyć, skąd pochodzą najczęstsze wydatki. Pomaga to również upewnić się, że w pewnym momencie wszystko opuści firmę jako przychód. Zawsze zapisuj swoje wydatki, aby zobaczyć, skąd pochodzą i ile wydano do tej pory na określone projekty lub produkty, zanim podejmiesz jakiekolwiek decyzje finansowe.

Śledząc wszystkie swoje wydatki w jednym miejscu (np. arkusz Excel lub arkusz kalkulacyjny Google), porównujesz, ile pieniędzy wychodzi i wpływa (co miesiąc) i określasz, czy Twoja firma jest na dobrej drodze, aby osiągnąć przewidywane przychody . Jeśli nie chcesz się tym przejmować, zawsze możesz zatrudnić księgowego. Jeśli zdarzy ci się być w Australii, biura doradcze z siedzibą w Perth mogą ci pomóc. Posiadają niezbędne umiejętności i wiedzę, aby Ci pomóc.

Przenieś wszystko do chmury

Chociaż może to wydawać się kłopotliwe, przeniesienie wszystkich danych do chmury może pomóc zaoszczędzić czas i energię. Jedną z takich usług, którą preferuje wiele osób, jest Mint.com (bezpłatne źródło informacji zarówno dla firm, jak i osób prywatnych).

Największą korzyścią z tego jest to, że możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkich swoich wydatków z praktycznie dowolnego miejsca — o ile masz połączenie z Internetem. Ułatwia to osobom, które często podróżują lub pracują zdalnie, mieć większą kontrolę nad finansami firmy, niż mogliby to zrobić za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i innych tradycyjnych metod. Pozwala również na dostęp nawet w przypadku awarii komputera, co oznacza, że ​​nie musisz się martwić o utratę jakichkolwiek informacji.

Przenosząc wszystkie swoje dane do chmury, możesz zrobić wiele rzeczy: upewnić się, że wydatki są śledzone i monitorowane, być na bieżąco z przychodami firmy, co miesiąc oceniać wyniki finansowe i monitorować, dokąd trafiają Twoje pieniądze. Twoja firma będzie mogła lepiej zarządzać swoimi finansami i podejmować świadome decyzje na podstawie tych danych, korzystając z rozwiązania takiego jak Mint.com od początku do końca.

Dobrym pomysłem jest również przechowywanie kopii paragonów na wypadek konieczności późniejszej weryfikacji.

Śledź godziny rozliczeń płac, aby łatwiej przygotowywać podatki

Innym świetnym sposobem na uproszczenie przygotowań podatkowych jest śledzenie, ile czasu każdy pracownik spędza w pracy. Prowadzenie szczegółowej ewidencji przepracowanych godzin w różnych celach, takich jak spotkania z klientami i prowadzenie badań, może pomóc w lepszym ustaleniu ich dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Śledząc w ten sposób godziny płacowe, będziesz miał jasne wskazanie, ile dokładnie pieniędzy zarobiła każda osoba pracująca w Twojej firmie. Jeśli pracujesz z kilkoma osobami, które wykonują podobną pracę, ale zarabiają różne kwoty, informacje te ułatwiają obliczenie należnych podatków itp., ponieważ nikt nie płaciłby więcej lub mniej podatków niż faktycznie są winni w oparciu o ich stanowisko w firmie.

Oprócz zapewnienia, że ​​wszystkie podatki są płacone prawidłowo i zgodnie z przepisami rządowymi, prowadzenie rejestru godzin płacowych w chmurze może pomóc w uniknięciu wszelkich potencjalnych kar związanych z podatkami.

Zarezerwuj czas na okresowe spotkania z księgowym lub doradcą finansowym

Profesjonalni doradcy mogą nie być w stanie powiedzieć Ci, jak Twoja firma powinna być prowadzona, ale rozumieją tajniki tworzenia finansów dla firmy. Zlecając im okresowe przeglądy wszystkich sprawozdań finansowych, zapewniasz, że nie ma kosztownych błędów, które mogłyby zakłócić przepływ środków pieniężnych lub doprowadzić do innych problemów.

A jeśli znajdą coś, co wygląda podejrzanie lub niepoprawnie, da im to szansę na szybkie usunięcie drobnych błędów, zanim wymkną się spod kontroli. Poza zapewnieniem cennego wglądu w bieżące wyniki (tj. miesięczne przychody w porównaniu z wydatkami), spotkanie z profesjonalnym doradcą może również dać Ci możliwość zasięgnięcia porady na temat planów na przyszłość, ile pieniędzy należy zaoszczędzić na nagłe wypadki i inne niezbędne wydatki itp.

Spotkanie może zająć od około godziny do kilku godzin, w zależności od tego, jak skomplikowane są Twoje finanse i co należy omówić. Jest to o wiele łatwiejsze niż samodzielne śledzenie wszystkich tych informacji — i potencjalnie przeoczenie czegoś, co może mieć poważne reperkusje dla Twojej firmy — przechodząc przez wszystko jeden po drugim, jednocześnie próbując zrównoważyć inne obowiązki.

Skonfiguruj automatyczny plan płatności

Jeśli są jakieś rachunki, które Twoja firma regularnie płaci co miesiąc, rozważ skonfigurowanie automatycznego planu płatności, abyś nie musiał się martwić, że zapomnisz, kiedy są należne. Konieczność odnalezienia faktur do opłacenia za każdym razem, gdy przychodzi czas na wpłatę kaucji lub opłacenie zaległych wydatków, może być żmudna. Możesz również mieć oprogramowanie do raportowania wydatków, które pomoże Ci śledzić wydatki i zaoszczędzić pieniądze na opóźnionych opłatach i innych karach, które mogą się pojawić w przypadku przekroczenia terminu płatności miesięcznych.

Dzięki tej metodzie wystarczy tylko raz wykonać pracę związaną z rejestracją. Potem wszystko, co musi się wydarzyć, to śledzić, kiedy zbliża się kolejna „data płatności automatycznej”, abyś wiedział, co należy wtedy zapłacić, zamiast śledzić każdy rachunek z osobna. Ponieważ niektóre rachunki zmieniają się co miesiąc, będziesz musiał zaktualizować informacje w pliku o tym, które rachunki są opłacane automatycznie i kiedy. Może to znacznie ułatwić sprawę, zwłaszcza jeśli nie jesteś świetny w zapamiętywaniu wszystkiego na własną rękę.

Dzięki zastosowaniu wielu nowoczesnych rozwiązań zarządzanie finansami firmy staje się dużo prostsze i prostsze niż kiedyś. Dzięki tym prostym krokom możesz łatwo kontrolować finanse swojej firmy i działać płynnie.

o autorze

Zeke Gavin jest niezależnym planistą finansowym, którego celem jest edukowanie młodszego pokolenia i wyposażenie ich w podstawową wiedzę finansową, aby pomóc im podejmować mądre decyzje dotyczące tego, gdzie zainwestować swoje pieniądze.