Jak przeprowadzić ocenę potrzeb

Czego potrzebuje Twój projekt, biznes lub organizacja? To nie jest proste pytanie. Jednak odpowiedź na to pytanie nie powinna Cię przytłaczać. Wystarczy przeprowadzić ocenę potrzeb, aby dokładnie określić potrzeby projektu.

Co to jest ocena potrzeb?

Jak wspomniano powyżej, ocena potrzeb to proces mający na celu określenie potrzeb organizacji lub projektu. Odbywa się to poprzez identyfikację stanu bieżącego i stanu pożądanego, podobnie jak w przypadku analizy luk. Proces oceny potrzeb to systematyczny proces stosowany w wielu branżach i dyscyplinach, takich jak opieka zdrowotna, administracja biznesowa, HR i zarządzanie projektami.

1. Inicjacja
2. Gromadzenie i analiza danych
3. Produkcja końcowa

W zarządzaniu projektami ocena potrzeb może dotyczyć organizacji i czy projekt jest zgodny z jej potrzebami. Może być również używany jako systematyczny proces w ramach projektu, który ma na celu odkrycie, jak daleko różnią się obecne warunki projektu w porównaniu z warunkiem koniecznym do pomyślnego zakończenia.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami 2022

Proces oceny potrzeb rozpoczyna się od pytań, które pozwalają zidentyfikować potrzeby Twojego projektu, firmy lub organizacji. Następnie, po zidentyfikowaniu potrzeb, analiza luk określa, w jaki sposób wypełnić lukę między obecnym miejscem, w którym znajduje się organizacja, a miejscem, w którym ma być w przyszłości.

Po dokonaniu oceny potrzeb zechcesz przekształcić te ustalenia w kierunek dla swojego projektu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pomaga usprawnić ten proces. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z wieloma widokami projektów. Możesz wyświetlić listę pytań oceny potrzeb na naszych tablicach kanban, a wszystkie szczegóły są rejestrowane w wykresie Gantta, arkuszu, liście zadań i widoku kalendarza, co ułatwia przekształcenie odpowiedzi na te pytania w plan projektu. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Pytania do oceny potrzeb

Możesz użyć tych pytań, aby rozpocząć proces oceny potrzeb. Te przykładowe pytania sprawdzają się w każdej branży.

• Czy Twoje usługi i/lub produkty są dostarczane klientom na czas? Jeśli odpowiedź na to pytanie brzmi „nie”, musisz zbadać, dlaczego. Jeśli odpowiedź brzmi tak, będziesz chciał przyjrzeć się procesowi, aby zobaczyć, czy istnieją obszary, w których możesz jeszcze bardziej usprawnić operacje, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.
• Czy firma jest rentowna lub corocznie osiąga swoje cele finansowe? Jeśli nie zarabiasz ani nawet nie osiągasz celów, które sobie wyznaczyłeś, musisz zbadać obszary finansowe swojej firmy, aby dowiedzieć się, dlaczego. Jeśli tak, to pytanie, które należy zadać, brzmi: jak możesz zrobić jeszcze lepiej.
• Czy leady są regularnie generowane? Jest to pytanie związane ze sprzedażą Twojej firmy, ale także ze stroną finansową. Aby dokonać sprzedaży, potrzebujesz pewnej liczby potencjalnych klientów. Im więcej leadów, tym większe prawdopodobieństwo zawarcia transakcji. Dlatego generowanie leadów jest kluczowe, a jeśli pod tym względem pozostajesz w tyle, musisz dowiedzieć się, dlaczego.
• Czy firma ma jasną wizję? Deklaracja wizji jest dokumentem przewodnim dla każdej firmy. Jeśli ta deklaracja wizji nie jest jasna, wpłynie to negatywnie na każdy aspekt Twojej pracy. Jeśli jest to jasne, możesz regularnie sprawdzać ocenę potrzeb, ponieważ wizja może być aktualizowana w miarę rozwoju i zmian firmy.
• Czy jakość pracy jest stale monitorowana? Sukces każdej firmy zależy od jakości wykonywanej pracy. Jeśli nie masz narzędzia, które monitoruje tę jakość, aby upewnić się, że zawsze spełniasz oczekiwania dotyczące jakości, będziesz musiał je zdobyć. Jeśli taki masz, być może trzeba go ulepszyć.

Dlaczego ocena potrzeb jest ważna?

Jak powiedzieliśmy wcześniej, rozpoznanie potrzeb projektu może być trudne, zwłaszcza gdy jesteś w jego trakcie. Dzięki systematycznemu procesowi, w którym krok po kroku przechodzi się przez plan projektu, jest bardziej prawdopodobne, że wszelkie problemy, które nie zostaną spełnione, staną się oczywiste. Wtedy luka między potrzebą a obecnym stanem może zostać zamknięta.

Istnieją różne rodzaje oceny potrzeb, z których każda może ujawnić różne luki; może wypełnić lukę w wiedzy, praktykach, umiejętnościach lub narzędziach. Ocena potrzeb pomaga pokazać, co działa, a co nie w projekcie. Wtedy to, co nie działa, można naprawić. Pomaga to organizacji lub projektowi, ponieważ czyni go bardziej wydajnym.

Ocena potrzeb jest potężnym narzędziem planowania, ponieważ nie tylko ocenia potrzeby z jednego poziomu projektu lub organizacji, ale wszystkich poziomów. Otrzymujesz holistyczne podejście, w którym oboje dostrzegają potrzeby od wysokiego poziomu do szczegółowego. Pomaga to w przygotowaniu planu i zapewnieniu konkretnych działań, które należy podjąć w celu wprowadzenia ulepszeń.

Rodzaje oceny potrzeb

Nie ma jednego rodzaju oceny potrzeb, w rzeczywistości jest ich siedem. Na przykład możesz przeprowadzić analizę luk lub analizę rozbieżności, aby porównać wydajność z tym, co zamierzałeś. Jest też refleksja nad działaniem i refleksja w działaniu. Ten pierwszy spogląda wstecz, aby określić, co zostało zrobione dobrze, a co można poprawić. Ta ostatnia jest taka sama, tylko w przypadku działań, które obecnie się dzieją.

Możesz także prowadzić dziennik, dziennik, dziennik lub robić cotygodniowe przeglądy w ramach samooceny. Następnie jest ocena wzajemna, która polega na tym, że inni profesjonaliści przyglądają się pracy i zgłaszają się do Ciebie z opiniami i poradami. Ważna jest również obserwacja, po prostu pilnowanie zadań, gdy przechodzą przez procesy biznesowe.

Istnieje również coś, co nazywa się przeglądem incydentów krytycznych i audytem znaczących zdarzeń, które mogą zidentyfikować kompetencje firmy w zakresie zapewniania jakości. Wreszcie przegląd praktyki to rutynowy przegląd pracy, który może zidentyfikować potrzeby i to, co wymaga poprawy. Te siedem technik oceny potrzeb nie jest unikalnych dla zarządzania projektami, ale może mieć zastosowanie w wielu branżach.

Jak przeprowadzić ocenę potrzeb w 7 krokach

Aby uzyskać pełną ocenę potrzeb, która może zidentyfikować luki i najlepiej zaspokoić potrzeby Twoich projektów, zidentyfikowaliśmy siedem kroków. Te kroki są istotne w prawie każdej dyscyplinie lub technice, którą preferujesz.

1. Zidentyfikuj Sponsora Projektu

Sponsor projektu to nie tylko interesariusz, ale sponsor wykonawczy, który jest starszym liderem w organizacji. Ta osoba pomoże poprowadzić ocenę potrzeb i dostosować ją do celów większej organizacji.

Sponsor może również pozyskać wsparcie w ocenie potrzeb. Zajmują wystarczająco wysoką pozycję w organizacji, aby liderzy działów dostosowali się do procesu, co może usunąć przeszkody, które mogą blokować postęp. Sponsor otrzymuje akceptację od wszystkich zaangażowanych osób, oferując kierunek i, co ważne, finansowanie projektu. Dbają o to, aby każdy miał udział w powodzeniu procesu.

2. Utwórz model ROI

Określając zwrot z inwestycji (ROI) i korzyści, jakie projekt przyniesie organizacji, ocena potrzeb uzasadnia zaangażowanie finansowe.

Pokaże też, w szerszym sensie, wartość samego projektu. Projekt jest wart wysiłku, czasu i kosztów, ponieważ przyniesie znaczny zwrot z inwestycji. Część tego modelu zwrotu z inwestycji powinna zatem obejmować harmonogram kosztów, inwestycje kapitałowe i wymagania kadrowe dla projektu.

3. Zidentyfikuj niezbędne strumienie pracy

W tym momencie analizowany jest każdy dział, w tym strumienie pracy i członkowie zespołu. Aby ten krok zadziałał, musi istnieć przejrzystość.

Istnieją również strumienie pracy, które znajdują się poza organizacją, na przykład gdy projekty współpracują z dostawcami, wykonawcami i innymi organizacjami. Dlatego wszystkie silosy w projekcie muszą zostać usunięte, aby ten krok zadziałał.

4. Wywiad z liderami Workstream

Po zidentyfikowaniu strumieni roboczych związanych z projektem nadszedł czas, aby porozmawiać z liderami każdego z tych strumieni roboczych, aby zrozumieć ich proces. Będziesz chciał odkryć wszystkie problemy, których doświadczają. Zobacz także, jak ta ocena potrzeb wpłynie na ich pracę. Te ostatnie dane pomogą w rozwiązaniu wszelkich braków w potrzebach.

Otwierając kanały komunikacji między wszystkimi strumieniami pracy, które są częścią większego projektu, wspierasz lepszą komunikację w trakcie realizacji projektu. Pomaga to menedżerom, ale także zespołom pracującym nad projektem.

5. Spotkaj się z zespołami

Spotkałeś się z liderami Workstream, teraz czas na umówienie spotkań z ich zespołami. Chcesz rozmawiać z każdym członkiem zespołu, bez względu na to, w którym miejscu organizacji pracuje. Zespoły są twoimi żołnierzami na linii frontu i mają doświadczenie i perspektywę, które często nie znajdują odzwierciedlenia w zarządzaniu.

Zespoły mogą przedstawić ogólny pogląd na projekt, w którym pojawiają się pierwsze problemy. Mogą dostarczyć informacji, które są kluczowe do rozwiązania tych problemów.

Powiązane: 8 kroków do lepszego zarządzania problemami

Twoim zadaniem jest jasne określenie celów i zadań projektu. Zostaw czas członkom zespołu na zadawanie pytań i angażowanie ich w rozmowę. Niech członkowie zespołu będą szczerzy i wysłuchają ich skarg w bezpiecznej przestrzeni, bez osądzania i karania. Pokażą ci obszary w projekcie, które należy naprawić. Buduj ich zaufanie, a postanowienia są skuteczniejsze.

6. Wygeneruj zespół i harmonogram

Mając wszystkie skompilowane dane, nadszedł czas, aby zebrać zespół, który zareaguje na zgłaszane problemy i zaplanuje informacje w sposób, który przydzieli wszystkie różne części i zapewni odpowiedzialność w oparciu o potrzeby projektu.

Harmonogram ten jest udostępniany, przechowywany cyfrowo, aby wszyscy mieli do niego dostęp, a także fizycznie publikowany w miejscach publicznych, w których gromadzą się zespoły. Ulepszenia muszą być skutecznie komunikowane we wszystkich działach i zespołach.

7. Raport przedwykonawczy

Ten ostatni krok to moment, w którym dane i harmonogram uzyskują zatwierdzenie przez kierownictwo. Bez zgody na poziomie wykonawczym luki ujawnione podczas oceny potrzeb nie zostaną zamknięte. Kiedy już wszyscy zgodzą się co do dalszej drogi i dopiero wtedy można ją wdrożyć.

Przykład oceny potrzeb

Wyobraźmy sobie hipotetyczny przykład oceny potrzeb, aby uzyskać jaśniejszy obraz tego, o czym mówimy. W tym przypadku wyobrazimy sobie firmę produkcyjną, która ma problemy z terminową dostawą produktu do klientów. To byłby pierwszy krok, identyfikujący potrzeby biznesowe, które mają. Chociaż mogli przejść przez analizę, aby zdać sobie sprawę, że nie dotrzymują terminów produkcji.

Następnym krokiem byłoby wykonanie analizy luk, aby uzyskać wyobrażenie o obecnej sytuacji i luki między tym a pożądanym stanem. Może to prowadzić do problemów z metodą produkcji, potrzeb szkoleniowych Twojego zespołu lub bardziej wydajnych narzędzi. Załóżmy, że zakład zmodernizował ostatnio narzędzia, których używa do produkcji swoich produktów, ale zespół nie wykorzystuje potencjału nowego sprzętu.

Powiązane: Szablon analizy luk

Prowadzi to do następnego kroku, jakim jest ocena opcji szkoleniowych, aby umożliwić zespołom szybkie zapoznanie się z nowymi narzędziami. Będziesz musiał zbadać programy szkoleniowe, koszty, zwrot z inwestycji, zgodność z prawem, czas potrzebny na szkolenie i sposób zachowania konkurencyjności podczas tego procesu szkoleniowego. W tym momencie utworzysz raport wyjaśniający potrzeby szkoleniowe i rekomendujący drogę do przodu.

Szablony oceny potrzeb

Jeśli chcesz przeprowadzić ocenę potrzeb, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc, zwłaszcza gdy wdrażasz swój plan ulepszeń. Jeśli jednak nie jesteś gotowy, aby zrobić ten krok, mamy dla Ciebie bezpłatne szablony zarządzania projektami. Nasza strona zawiera dziesiątki szablonów zarządzania projektami dla każdej fazy Twojego projektu. Oto kilka, które pasują do oceny potrzeb.

Szablon zbierania wymagań
Ocena potrzeb oznacza zebranie dużej ilości danych. Nasz darmowy szablon do zbierania wymagań dla programu Word jest doskonałym narzędziem do zbierania wszystkich tych dokumentów. Jest strona tytułowa, w której można zidentyfikować potrzebę, sekcja planu projektu, w której opisano, jak wdrożyć swój plan, aby wypełnić znalezioną lukę, miejsce do zapisywania przemyśleń interesariuszy na temat celów i zadań oraz wiele innych.

Szablon elementów akcji
Przechodząc przez proces oceny potrzeb, wymyślisz zadania. Nasz darmowy szablon czynności do wykonania dla programu Excel pozwala je uchwycić. Teraz masz listę zadań, które musisz przypisać swojemu zespołowi. Dowiesz się, jaką pracę trzeba wykonać, jaki jest termin i nie tylko. Kto, co i kiedy jest początkiem harmonogramu.

Szablon planu projektu
Harmonogram, który rozpocząłeś z szablonem bezpłatnych elementów do działania, poprowadzi Cię do planu projektu, aby wykonać to, czego nauczyłeś się w ocenie potrzeb. W naszym bezpłatnym szablonie planu projektu dla programu Word znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz do wykonania planu projektu, od celów, przez czynności i zadania, po zasoby potrzebne do wykonania pracy.

Jak ProjectManager pomaga w ocenie potrzeb

Gdy masz już plan odpowiedzi na luki, które odkryłeś w ocenie potrzeb, możesz go skonfigurować w ProjectManager, oprogramowaniu do pracy i zarządzania projektami opartym na chmurze. Pomożemy Ci zaplanować zadania i zaplanować pracę, aby osiągnąć to, czego potrzebujesz na podstawie oceny potrzeb.

Organizuj zadania na interaktywnych wykresach Gantta

Uporządkuj wszystkie swoje zadania, planując, jak zaspokoić swoje potrzeby, korzystając z naszego internetowego wykresu Gantta. Możesz łączyć zależne zadania, aby uniknąć opóźnień, dodawać kamienie milowe w celu śledzenia postępów, a nawet filtrować ścieżkę krytyczną.

Teraz możesz zobaczyć cały harmonogram na osi czasu, aby uzyskać przegląd. Następnie ustaw linię bazową, a będziesz w stanie porównać zaplanowany wysiłek z rzeczywistym wysiłkiem w czasie rzeczywistym, aby dotrzymać tego harmonogramu.

Użyj wielu widoków projektu, aby pracować tak, jak chcesz

Gdy przypisujesz zadania zespołowe, mogą one działać w zwinnym środowisku, które nie jest odpowiednie dla wykresów Gantta. Dlatego oferujemy wiele widoków projektów, aby wszyscy byli zadowoleni.

Zespoły zwinne mogą używać tablic Kanban do zarządzania swoimi zaległościami i planowania przebiegów, podczas gdy menedżerowie mogą wgląd w swój proces, aby w razie potrzeby ponownie przydzielać zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł. Inni członkowie zespołu mogą chcieć mieć listę zadań lub widok kalendarza. To zależy od nich. Wszystkie poglądy są aktualizowane razem, więc zawsze istnieje źródło sygnału prawdy.

Śledź postępy i wydajność na pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Nawet jeśli Twoje zespoły mogą pracować nad różnymi widokami projektów, a nawet pracować zdalnie, nadal możesz monitorować ich pracę za pomocą naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym. Nie ma takiej konfiguracji, jak w przypadku lekkich narzędzi, a my automatycznie zbieramy dane w czasie rzeczywistym, obliczamy je, a następnie wyświetlamy wyniki na kolorowych wykresach, które śledzą sześć wskaźników projektu.

Oczywiście mamy raporty o stanie i nie tylko, które można filtrować i udostępniać zainteresowanym stronom za naciśnięciem klawisza. Dostosuj przepływ pracy, aby usprawnić procesy i dodaj zatwierdzenia zadań, aby kontrolować zmiany statusu. Ponadto współpracujemy do samego rdzenia, pomagając zespołom lepiej współpracować. Możesz nawet zapisać wszystkie dokumenty dotyczące oceny potrzeb do wykorzystania w przyszłości, ponieważ mamy nieograniczone miejsce do przechowywania plików.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe bez względu na to, gdzie, kiedy i jak pracują. Wiele widoków projektów i platforma współpracy pomagają zespołowi pracować bardziej wydajnie, a Ty masz przejrzystość tego procesu, aby utrzymać wydajność pracy dzięki narzędziom do zarządzania zasobami. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.