Co to jest umowa o zachowaniu poufności? Dlaczego najlepsze agencje i marki wykorzystują dokumenty i umowy NDA

Niezależnie od tego, czy nazywasz je umową o zachowaniu poufności (NDA), umową o zachowaniu poufności (CA), umową o zachowaniu poufności (CDA), czy czymś innym, ostatecznie odnosisz się do tego samego: NDA to umowa prawna, która określa dowiedz się, jak poufnie dzielisz się informacjami lub pomysłami.

Co to jest umowa o zachowaniu poufności i jak to działa?

Zwykle w pewnym momencie podczas wprowadzania nowego biznesu lub produktu będziesz musiał omówić poufne informacje z osobą trzecią, np. bankiem, inwestorem, księgowym lub innym.

Zamiast zakładać, że te rozmowy odbywają się automatycznie, możesz napisać umowę o zachowaniu poufności i poprosić daną osobę o jej podpisanie przed rozpoczęciem dyskusji. W związku z tym będą oni prawnie zobowiązani do nieujawniania szczegółów Twojej firmy lub produktu nikomu spoza Twojej firmy.

Rodzaj informacji, które można chronić za pomocą umowy NDA, jest mniej więcej nieograniczony. Często jednak obejmują one poufne informacje dotyczące osoby, kwestii prawnych lub szczegółów nowego produktu lub koncepcji, aby pomóc wynalazcy w ochronie praw autorskich lub patentu. Może to być niezwykle ważne dla agencji pracujących nad dużymi projektami.

Jak napisać umowę o zachowaniu poufności?

Zanim zaczniesz układać swoją umowę, ważne jest, aby wziąć pod uwagę poniższe punkty:

Jakie informacje obejmuje umowa NDA?

Chociaż nie musisz szczegółowo opisywać wszystkich swoich poufnych informacji w umowie o zachowaniu poufności (w końcu są one poufne!), powinieneś upewnić się, że umowa jest odpowiednio sformułowana, aby była jasna.

Musisz określić, kogo dotyczy umowa, dokładnie jakich informacji nie wolno ujawniać każdej ze stron i – co najważniejsze – co stanowi „ujawnienie”.

Dzięki dominacji mediów społecznościowych i łatwości swobodnych rozmów nie chcesz, aby coś prześlizgnęło się przez szczeliny, które mogłyby ostatecznie opóźnić sukces projektu.

Potrzebujesz strony internetowej do swojego najnowszego projektu? Sprawdź naszą listę agencji zajmujących się projektowaniem i tworzeniem stron internetowych i znajdź taką, która odpowiada wszystkim Twoim potrzebom!

Czy potrzebujesz pomocy prawnika, aby napisać umowę o zachowaniu poufności?

Krótka odpowiedź na to pytanie brzmi: Nie. Umowy o zachowaniu poufności mogą być skomplikowanymi dokumentami, ale prawnik nie jest potrzebny do sporządzenia umowy NDA (ani nawet jej przeglądania).

Jeśli jednak jest to możliwe, mądrym pomysłem jest zatrudnienie osoby z wykształceniem prawniczym, która pomoże Ci w stworzeniu umowy NDA i nakłonieniu wszystkich stron do jej podpisania — szczególnie jeśli masz do czynienia z wyjątkowo wrażliwymi informacjami. Prawnik lub zespół prawników może wychwycić luki, o których zapomniałeś zamknąć, lub użyć terminologii w umowie, która może Cię chronić w dalszej części drogi.

Jak restrykcyjna powinna być Twoja umowa o zachowaniu poufności?

Nie zapominaj, że w zależności od rodzaju informacji, które chronisz, druga strona może w pewnym momencie wymagać omówienia tego z kolegami lub innymi przyszłymi pracownikami.

Mogą również potrzebować utworzyć kopie informacji chronionych przez Ciebie do celów służbowych. Staraj się być jak najbardziej realistyczny, kiedy wyznaczasz granice swojej umowy.

Najlepsze firmy zajmujące się cyberbezpieczeństwem i zarządzaniem ryzykiem

Jak długo powinien trwać dokument o zachowaniu poufności?

Większość umów NDA zostanie ustanowionych w celu ochrony informacji przez 3-5 lat. Mając to na uwadze, nie ma ustalonego okresu, którego musisz użyć. Pamiętaj tylko, że gdy informacja zostanie opublikowana, nie będzie można jej ponownie chronić, więc rozsądnym rozwiązaniem może być ustawienie okresu NDA na nieco dłuższy niż obecnie się spodziewasz.

Jakiego rodzaju umowy NDA należy wymagać?

Jeśli jesteś jedyną stroną ujawniającą informacje, możesz zawrzeć umowę jednokierunkową. Jeśli jednak obie strony są ustawione do ujawniania sobie nawzajem informacji poufnych, należy to założyć jako „wzajemną” umowę NDA.

Po rozważeniu powyższego możesz zacząć układać NDA. Zazwyczaj można znaleźć pewne powtarzające się elementy umowy o zachowaniu poufności, a niektóre umowy mogą zawierać elementy dostosowane do potrzeb, w zależności od tego, jakie informacje są chronione itp.

Powszechnie używane elementy znalezione w większości umów NDA obejmują:

• Identyfikacja stron uczestniczących w spotkaniu lub zaangażowanych w porozumienie
• Zarys i definicja tego, co jest uważane za poufne w niniejszej umowie
• Zakres obowiązku zachowania poufności przez stronę otrzymującą
• Wszelkie wyłączenia z traktowania poufnego, np. wszystko, co wyraźnie nie jest chronione umową

Potrzebujesz wsparcia, aby rozwijać swoją firmę? Już dziś znajdź niezawodną agencję konsultingową, która pomoże Ci w opracowaniu ogólnej strategii biznesowej!

Przykładowy szablon umowy o zachowaniu poufności

Prawdopodobnie najlepiej jest przedstawić, na czym dokładnie polega umowa NDA, patrząc na szablon, z którego często korzystają firmy. Oto próbka tego, jak zwykle wygląda umowa NDA.

Jak zostało powiedziane, pierwszą rzeczą, którą należy wyjaśnić, jest to, kim są strony uwikłane w tę umowę. Strony informacyjne mają podać nazwę firmy, stan założenia i rodzaj osoby prawnej, a także adres strony.

„Strona ujawniająca” to ta, która chroni informacje, podczas gdy „strona otrzymująca” to ta, która ma dostęp do tych samych informacji.

Następnie ważne jest, aby uzgodnić podstawowe definicje kluczowych terminów. Strony powinny zwracać szczególną uwagę na pojęcia „tajemnicy handlowej” i „informacji poufnych”.

Chociaż różnica między nimi jest bardzo subtelna, najważniejsze jest tutaj dokładne zdefiniowanie, które rodzaje informacji lub które dokładne informacje podlegają każdemu z terminów.

To jest prawdopodobnie najważniejsza część NDA. Wszystko, co wykracza poza zakres informacji określonych w tej części umowy, jest informacją, którą odbiorca może swobodnie udostępnić każdemu.

Poniższe dwie sekcje służą upewnieniu się, że strona otrzymująca nie może publikować żadnych informacji zawartych w tajemnicach handlowych i informacjach poufnych.

Od strony otrzymującej można nawet oczekiwać, że zrobi to, co jest racjonalnie konieczne, aby zapobiec nieuprawnionemu ujawnieniu tajemnic handlowych. Zasady te powinny zostać nałożone na stronę przyjmującą nawet po zakończeniu relacji między stronami.

Następnie NDA zajmuje się wyjątkami. Najczęściej wyjątki te obejmują przypadki, w których prawo lub orzeczenie sądowe wymaga ujawnienia informacji uzyskanych przez stronę otrzymującą.

Odbiorca nie ma zakazu przekazywania takich informacji do sądu, ale nawet wtedy ma obowiązek wcześniej poinformować o tym ujawniającego.

Innym ważnym punktem jest zobowiązanie strony otrzymującej do zwrotu wszelkich poufnych dokumentów stronie ujawnianej, gdy tylko relacja między nimi zostanie rozwiązana.

Wreszcie ostatnia sekcja jest również niezwykle ważna, ponieważ określa, które hrabstwo lub państwo ma jurysdykcję nad umową. To może mieć znaczenie, więc bądź ostrożny i upewnij się, że dokładnie przestudiowałeś prawo danego kraju, stanu lub hrabstwa.

Najlepsze firmy konsultingowe

Dlaczego marki powinny stosować umowę o zachowaniu poufności?

Umowy o zachowaniu poufności mogą być bardzo przydatne, gdy nie masz pewności, czy poufne informacje, które ujawniasz, są chronione innymi przepisami, takimi jak prawo poufności lub prawo własności intelektualnej.

Ochrona Twoich pomysłów, patentów, niepublicznych danych księgowych, a także list klientów lub kontaktów może być niezbędna do uzyskania kluczowej przewagi konkurencyjnej nad konkurencyjnymi firmami.

Umowa o zachowaniu poufności jest szczególnie przydatna podczas rozmów biznesowych z potencjalnymi partnerami lub inwestorami, którzy na pierwszy rzut oka wydają się mało wiarygodni.

Jednak poufne informacje mogą zostać ujawnione również podczas zwykłych, codziennych operacji biznesowych, czasami nawet nieumyślnie. Dlatego podpisanie umowy o zachowaniu poufności ze wszystkimi pracownikami również może być rozsądnym pomysłem.

Kiedy agencje stosują umowę o zachowaniu poufności?

Istnieje wiele przypadków, w których ta umowa może być korzystna dla Twojej firmy. Oto niektóre z najczęstszych:

• Negocjowanie sprzedaży Twojego produktu, koncepcji, technologii, a nawet Twojej firmy
• Negocjacje licencyjne
• Outsourcing i podwykonawstwo projektu, zwłaszcza gdy jest on oparty na nowych technologiach i pomysłach
• Zatrudnianie pracowników, którzy będą mieli dostęp do informacji poufnych
• Omawianie poufnych informacji z potencjalnymi nowymi partnerami
• Przedstawianie nowych planów i pomysłów potencjalnym inwestorom
• Otrzymywanie wszelkich usług, które wymagają od agencji przekazania poufnych informacji biznesowych firmie świadczącej usługi (np. księgowość lub marketing cyfrowy)

Wniosek

Napisanie umowy o zachowaniu poufności nie jest bardzo czasochłonnym zadaniem, ale ważne jest, aby zrobić to dobrze.

Ogólnie zalecamy:

• Zastanów się, jakie informacje chcesz chronić przed pracownikami, podwykonawcami, partnerami lub inwestorami i dlaczego?
• Zastanów się, jak długo chcesz, aby umowa obowiązywała i jak restrykcyjna musi być, aby skutecznie chronić wymagane informacje
• Przydziel kilka dolców na rzecznika ds. jakości, który przygotuje umowę. Nie chcesz, aby Twoja firma ucierpiała z powodu niewłaściwego sformułowania lub innej drobnej zawiłości prawnej

Chcesz więcej takich artykułów? Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj je bezpośrednio do Ciebie!