Jak stworzyć platformę współpracy taką jak Microsoft Teams

Oprogramowanie wysokiej jakości jest teraz bardziej integralną częścią pracy niż kiedykolwiek. Tutaj porozmawiamy o tym, jak stworzyć platformę do współpracy, kosztach budowy tego rodzaju oprogramowania i jak możesz podejść do tego procesu.

Czym narzędzia współpracy dla biznesu różnią się od platform komunikacyjnych?

Praca zdalna od lat cieszy się coraz większą popularnością, ale rok 2020 dał nam wszystkim kopa tak mocno, że przez lata będziemy się bić. Zapotrzebowanie na wszelkiego rodzaju oprogramowanie do zarządzania zdalnymi zespołami wzrosło w ciągu ostatnich kilku miesięcy bardziej niż w całym 2019 roku. Serwery są tak obciążone, że zaczynają zawodzić.

Szczerze mówiąc, potrzebujemy więcej oprogramowania komunikacyjnego dla przedsiębiorstw w takich czasach i później.

Oprogramowanie komunikacyjne dla przedsiębiorstw to zbiorcza nazwa szeregu narzędzi, w tym narzędzi do współpracy.

Platformy komunikacyjne, takie jak Facebook Workplace, to w zasadzie sieci społecznościowe. Wspierają wiele aspektów komunikacji związanej z pracą. Oznacza to również komunikację o zajęciach pozalekcyjnych — dzielenie się zainteresowaniami, organizowanie spotkań po pracy i nie tylko. Ostatecznie Facebook Workplace i podobne platformy istnieją, aby zjednoczyć pracowników firmy poprzez zbliżenie ludzi do siebie i do firmy.

Z drugiej strony Microsoft Teams, Trello i Slack to narzędzia do współpracy zespołowej. Mniej chodzi o ducha korporacji, a bardziej o rzeczywistą pracę. I chociaż pomaganie pracownikom w tworzeniu więzi jest niezwykle ważne, niektóre firmy wolą nie robić tego za pomocą wewnętrznego oprogramowania. Firmy te wybierają platformy takie jak MS Teams i Slack.

Chcesz wiedzieć, jak stworzyć platformę współpracy, taką jak Microsoft Teams? Oto ogólny przewodnik.

1. Zacznij od analizy biznesowej

Zanim zaczniesz tworzyć oprogramowanie do współpracy, musisz przeprowadzić badania i przeanalizować dane . Sukces Twojego produktu zależy od jakości Twojej analizy, dlatego jeśli sam nie jesteś specjalistą, warto go zatrudnić. Jeśli planujesz zlecić rozwój firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania, wiele takich firm ma kierowników projektów i analityków, którzy mogą wykonać tę pracę za Ciebie.

Analiza biznesowa to szeroki temat sam w sobie i proces, który wymaga czasu i umiejętności zawodowych. Możesz zebrać informacje potrzebne do zbudowania skutecznej platformy komunikacji i współpracy w szablonie zwanym Lean Canvas.

Lean Canvas to zbiór pytań, na które odpowiedzi pomogą Ci uczynić Twój produkt tak dobrym, jak to tylko możliwe, a potem jeszcze lepszym:

• Jaki problem próbuje rozwiązać Twój produkt?
• Jak Twój produkt rozwiąże problem?
• Co jest wyjątkowego w Twoim produkcie?
• Kim są twoi konkurenci?
• Czy jest jakaś przewaga, której nie potrafią Twoi konkurenci?
• Dla kogo budujesz swój produkt?
• Jak planujesz mierzyć wydajność swojego produktu?
• Jak możesz promować swój produkt?
• Jak planujesz zarabiać?

Zwykle to kierownik projektu jest odpowiedzialny za zebranie i uporządkowanie tego wszystkiego oraz kilku dodatkowych informacji. Te informacje pozwolą ci na wstępne oszacowanie czasu i kosztów rozwoju. Szacunki te będą bardzo przybliżone i zmienią się co najmniej raz — kiedy ty i zespół zdecydujecie o potrzebnych funkcjach — ale prawdopodobnie więcej niż raz, ponieważ nowe pomysły mogą się pojawiać w dowolnym momencie, funkcje pojawiają się i znikają, a nowa technologia jest często wprowadzana . To jednak początek.

2. Zdecyduj, jakie narzędzia do współpracy online chcesz zbudować

Nawet na rynku narzędzi do współpracy istnieją różne rodzaje platform.

• Microsoft Teams to najnowsze narzędzie do współpracy zawarte w platformie Microsoft 365. Jego największą zaletą jest bezproblemowa integracja ze wszystkimi innymi narzędziami firmy Microsoft, w tym Skype dla firm.

• Slack to przede wszystkim komunikator. Jest to doskonałe narzędzie do współpracy zespołowej, ponieważ umożliwia tworzenie kanałów i podkanałów, wątków i wersji roboczych, przechowywanie plików i może łączyć się z szeroką gamą innych narzędzi, z których już korzystasz.

• Trello i Asana to narzędzia do zarządzania projektami, w których lider zespołu może dodawać zadania, przypisywać je członkom zespołu i przenosić je między tablicami (np. To Do — In Progress — Completed). Te platformy nie mają czatu w aplikacji, ale użytkownicy mogą dodawać komentarze do zadań. Oba oferują integrację ze Slackiem do komunikacji.

Musisz wiedzieć, jaki rodzaj oprogramowania do współpracy zamierzasz stworzyć przed rozpoczęciem tworzenia, ponieważ różne typy będą miały różne funkcje.

3. Stwórz koncepcję nawigacji

Koncepcja nawigacji to szkic Twojej platformy stworzony przez projektantów UI/UX. To jeszcze nie projekt — nie ma schematów kolorów, ikon ani czcionek. Szkic to zestaw ekranów, możliwie kompletnych, zbudowanych w celu stworzenia wizualizacji platformy. Jaki przycisk prowadzi gdzie? Jak układane są elementy? Co się dzieje po czym? Jak wszystko jest połączone? Koncepcja nawigacji pomaga Tobie i zespołowi wejść na tę samą stronę i zobaczyć produkt w podobny sposób.

4. Buduj prototypy

Zanim przejdziesz i wrzucisz wszystkie swoje pieniądze na produkt na pełną skalę, musisz zweryfikować pomysł. Uzbrojony w zebrane informacje, możesz sprawdzić, czy sam pomysł jest opłacalny i czy ktoś rzeczywiście potrzebuje Twojego produktu. Możesz zweryfikować pomysły za pomocą ankiet lub skorzystać z prototypów o średniej wierności .

Ten typ prototypu ma bardziej charakterystyczną wizualizację niż koncepcja nawigacji i ma na celu pokazanie grupie testowej użytkowników, co oprogramowanie będzie w stanie zrobić i jak. Dane uzyskane z informacji zwrotnych można wykorzystać do wprowadzenia poprawek w produkcie.

Po zweryfikowaniu swojego pomysłu możesz stworzyć strategię UX . To ostatni etap przedrozwojowy. Strategia UX obejmuje szczegółowy interfejs i prototypy o wysokiej wierności. Te prototypy nie są jeszcze kompletnym projektem — często są czarno-białe i mają uogólnione czcionki i przyciski — ale zapewniają dokładne zrozumienie tego, co się znajduje, gdzie i jak wszystko się łączy.

5. Wybierz model monetyzacji

Jeśli budujesz klon Slacka lub Trello do własnego użytku wewnętrznego, nie musisz na nim zarabiać. Jednak firmy rzadko budują tego typu oprogramowanie tylko dla siebie. Domyślamy się, że jeśli zastanawiałeś się, jak stworzyć witrynę lub aplikację do współpracy online, chcesz zaoferować ją jako usługę dla innych firm.

Jeśli chodzi o aplikacje do pracy, modele monetyzacji są dość standardowe. Używanie reklam jest zdecydowanie odradzane, ponieważ odciągają one uwagę ludzi od ich zadań. Można stosować płatności jednorazowe, ale generalnie nie są one zalecane. Najczęściej używane opcje uzyskiwania zwrotu z inwestycji dzięki narzędziom do współpracy i komunikacji to :

• Model subskrypcji
• Model Freemium

Model abonamentowy obejmuje płatności miesięczne lub roczne, zwykle z okresem próbnym. Model freemium ma miejsce, gdy oferujesz podstawowy zestaw funkcji bezpłatnie i dodatkowe funkcje za opłatą. Opłata za aplikacje freemium może być jednorazowa lub w ramach subskrypcji.

6. Zbuduj MVP/MLP

Obecnie rynek jest przesycony prawie wszystkim, w tym narzędziami do współpracy dla biznesu. Ważne jest, aby jak najszybciej uruchomić narzędzie do współpracy, aby zacząć zbierać dodatkowe dane i uzyskiwać wczesne przychody. Po to jest MVP, czyli minimalnie opłacalny produkt . Jest to platforma z podstawową funkcjonalnością, która jest uruchamiana pomiędzy stroną docelową a pełnym produktem.

Istnieje jednak alternatywa — MLP, czyli minimum lubianego produktu. Różnica polega na tym, że MLP kładzie duży nacisk na projekt interfejsu i użyteczność, a nie tylko funkcjonalność. Sprawiając, że Twój produkt jest kochany, pomagasz mu wyróżnić się na tle konkurencji.

7. Monitoruj metryki

Po uruchomieniu MVP lub MLP ważne jest monitorowanie jego wydajności . Dzięki ciągłemu monitorowaniu komentarzy i wskaźników, na które zdecydowałeś się podczas analizy biznesowej, będziesz wiedział, co jest dobrego w Twoim produkcie, a co wymaga więcej pracy. Pomoże to również w ustaleniu priorytetów kolejnych funkcji do uruchomienia.

Rozwój platformy współpracy: niezbędne funkcje

W zależności od rodzaju tworzonego narzędzia do współpracy funkcje będą się różnić. Postaramy się przedstawić najważniejsze funkcje różnych aplikacji, aby uzyskać pełniejszy obraz.

Czat

Aplikacje takie jak Trello i Asana nie mają tej funkcji, jak wspomnieliśmy, i jest to właściwie jedna z głównych skarg użytkowników na te platformy. Funkcjonalność czatu na platformie do współpracy jest niezbędna, jeśli chodzi o biznes. Prosta i łatwa komunikacja podnosi wydajność.

Aby komunikacja przebiegała płynniej, użytkownicy powinni mieć możliwość prowadzenia prywatnych rozmów jeden na jednego, a także czatów grupowych. Na przykład Slack ma #kanały — czaty poświęcone oddzielnym tematom lub projektom, do których ludzie mogą dołączyć i opuścić w razie potrzeby. Discord ma podobny system.

Szukaj

Użytkownicy muszą mieć możliwość wyszukiwania wiadomości na czacie lub zadania na tablicy. To oczywiste, prawda? Czasami użytkownicy muszą znaleźć wiadomości z kilku miesięcy , a czasami na czacie może być tysiąc wiadomości dziennie. Wyszukiwanie jest niezbędne do komunikacji i współpracy w pracy.

Połączenia głosowe i wideo

Nie od dziś wiadomo, że ludzie szybciej myślą i skuteczniej komunikują się na głos niż na piśmie. Dlatego wiele firm organizuje codzienne lub cotygodniowe spotkania, aby omówić problemy, z którymi się borykają. Jest to powszechne w przypadku tworzenia oprogramowania, na przykład — zespoły pracujące nad tym samym projektem spotykają się, aby omówić problemy i znaleźć rozwiązania, wyrzucając najdziwniejsze pomysły.

Kiedy piszemy, nadmiernie zastanawiamy się nad każdym słowem, żeby nie powiedzieć nic głupiego. Jednak w rozwiązywaniu problemów rozwiązanie, które wydaje się dziwne lub głupie, może w rzeczywistości popchnąć zespół we właściwym kierunku. Dlatego jeśli chcesz opracować aplikację taką jak Slack lub Microsoft Teams, będziesz potrzebować funkcji połączeń.

Udostępnianie plików

Nie każdy rodzaj pracy obejmuje wymianę plików, a dzięki usługom takim jak Dokumenty Google i Arkusze Google wystarczy udostępnić link w wiadomości. Jednak opcja upuszczenia pliku bezpośrednio do okna czatu jest cenna dla większości użytkowników. Czasami jest po prostu szybszy.

Pamięć współdzielona

Microsoft Teams umożliwia współpracę w dokumentach i udostępnia dysk współdzielony do przechowywania. Slack zawiera zakładki Pliki i Zapisane, na których użytkownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do wszystkiego, co nie jest zwykłym tekstem w wiadomościach. To, czy Twoja aplikacja powinna po prostu zapewniać dostęp do plików, czy możliwość wspólnej edycji dokumentów bez opuszczania aplikacji, będzie zależeć od rodzaju zespołów, które będą korzystać z Twojej platformy do komunikacji i współpracy.

Udostępnianie ekranu

Udostępnianie ekranu jest naprawdę cenne w przypadku zdalnej współpracy. Przeważnie jest to część funkcji rozmów wideo. Udostępnianie ekranów umożliwia członkom zespołu wspieranie tego, co mówią, za pomocą elementów wizualnych. Podczas wideokonferencji możliwe jest udostępnianie ekranów podczas tworzenia raportów i prezentacji. W negocjacjach i spotkaniach online z klientami lub partnerami użytkownicy mogą udostępniać diagramy i wykresy na poparcie oświadczenia. Udostępnianie ekranu przyda się, jeśli przedstawiasz projekt inwestorom lub raportujesz postęp projektu.

Przypisywanie / @wzmianki

Przypisywanie i wymienianie funkcji można zaimplementować w podobny sposób, dlatego zestawiliśmy je tutaj.

• Jeśli chcesz opracować narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Trello, musisz zaimplementować funkcję przypisywania zadań członkom zespołu.
• W Dokumentach Google można zaprosić osobę do wyewidencjonowania dokumentu, @wzmianka o niej w komentarzu.
• W przypadku komunikatora podobnego do Slacka wzmianka o użytkowniku na czacie grupowym przyciąga ich uwagę i, biorąc pod uwagę dodatkową funkcjonalność, może być wykorzystana do łatwego znalezienia wiadomości skierowanych do niego.

Schemat organizacyjny

Jeśli tworzysz oprogramowanie dla dużych zespołów lub organizacji, pomyśl o dodaniu schematu organizacyjnego. Pomoże to nowym pracownikom dowiedzieć się, z kim rozmawiają, lub znaleźć osoby, z którymi muszą porozmawiać o pewnych kwestiach. Na przykład, jako pisarz IT, czasami potrzebuję pomocy od programistów iOS, Android, backend i frontend. Mogę użyć schematu organizacyjnego, aby sprawdzić, kto jest dostępny z działu, którego potrzebuję, i przesłać mu wzmianki lub bezpośrednie wiadomości.

Moderacja administratora

Jeśli chodzi o współpracę biznesową, musi istnieć pewna kontrola nad tym, kto dołącza do jakich grup. Można wdrożyć system uprawnień, aby umożliwić kierownictwu firmy i liderom zespołów dodawanie lub usuwanie członków, przypinanie wiadomości i nie tylko. Najprostszą wersją tej funkcji jest, jak w przypadku większości komunikatorów, dodanie jednego administratora i kilku moderatorów. Inną opcją jest ustawienie kilku administratorów dla całego konta firmowego oraz moderatora dla każdego czatu grupowego. Ułatwi to komunikację monitorującą, ponieważ będzie to robić zespół ludzi, a nie jedna osoba lub ktokolwiek zechce.

Powiadomienia

Tworząc narzędzia do współpracy dla biznesu , pamiętaj, że użytkownicy nie mogą pozwolić sobie na przeoczenie wiadomości. Opcje powiadomień są koniecznością w każdym narzędziu komunikacyjnym, ale w narzędziu zorientowanym na pracę to jedna z najważniejszych funkcji.

Jeśli tworzysz aplikację mobilną, korzystaj z powiadomień push. Jeśli tworzysz witrynę do współpracy, użyj wyskakujących powiadomień, podświetlonych liczników nieprzeczytanych wiadomości w menu bocznym lub rozszerzenia przeglądarki.

Integracje

Większość firm pracuje dziś z różnymi narzędziami programowymi i niechętnie przestawia się na coś zupełnie innego.

Największym atutem Slacka jest prawdopodobnie ponad 800 integracji . Użytkownicy Slacka mogą zintegrować zewnętrzne edytory dokumentów ze Slackiem. Zamiast wewnętrznego kalendarza istnieją integracje z Kalendarzem Google i Kalendarzem Outlook. Slack można połączyć z Trello, Microsoft 365, Dyskiem Google, Jira i wieloma, wieloma innymi usługami.

Trello można zasilać za pomocą Dysku Google, Dropbox, Slack, Jira i innych.

Microsoft Teams ma również szereg integracji, choć nie tak dużo jak Slack. Z drugiej strony, Teams to oprogramowanie dla użytkowników Microsoft 365, co oznacza, że ​​zawiera wiele natywnych aplikacji, z których firmy korzystają od lat, więc może nie potrzebuje tylu integracji.

W zależności od pomysłu i budżetu wygodniejsze może być korzystanie z integracji zamiast opracowywania niektórych funkcji od podstaw.

Bezpieczeństwo

Biznes to pieniądze oraz wrażliwe dane handlowe i osobiste. Ochrona platformy komunikacji biznesowej i współpracy przed hakerami jest niezbędna. Współpracując z firmą outsourcingową, omów, jaką ochronę może wdrożyć Twój zespół. Twoja platforma musi być chroniona przed wszystkimi znanymi lukami. Wiadomości i pliki muszą być zaszyfrowane i należy używać uwierzytelniania wieloskładnikowego.

Silny backend

Serwery są podstawą narzędzi współpracy i komunikacji w biznesie. Wiadomości i pliki muszą być przechowywane przez długi czas, szybko dostępne, synchronizowane między urządzeniami w chmurze i dokładnie chronione.

Koszt stworzenia platformy współpracy

Jeśli tworzysz aplikację podobną do Microsoft Teams, prawdopodobnie najpierw zechcesz zacząć od aplikacji sieci Web lub aplikacji klasycznej, a następnie utworzyć aplikację mobilną później. Z drugiej strony usługa taka jak Slack może być najpierw aplikacją mobilną, a następnie aplikacją internetową. Ponieważ jednak tworzysz aplikację do pracy — zarówno zdalnie, jak i w biurze — prawdopodobnie będziesz potrzebować zarówno aplikacji mobilnej, jak i internetowej . Ale oczywiście nie musisz robić ich jednocześnie. Przeprowadź badania i ankietuj grupę docelową, aby określić, która platforma jest najważniejsza dla Twoich użytkowników.

Oto lista specjalistów potrzebnych do stworzenia aplikacji internetowej:

• 1 kierownik projektu
• 1 projektant stron internetowych
• 1 programista frontend
• 1-2 programista backendu
• 1-2 specjalista ds. zapewnienia jakości

W przypadku aplikacji mobilnej zespół będzie wyglądał tak:

• 1 kierownik projektu
• 1 projektant UI/UX
• 1 programista mobilny na każdą platformę (iOS i Android)
• 1-2 programista backendu
• 1 specjalista ds. zapewnienia jakości

Jeśli wybierzesz zarówno aplikację internetową, jak i aplikację mobilną, nie będziesz potrzebować dwóch kierowników projektów; wystarczy jeden. To samo dotyczy programistów zaplecza i kontroli jakości, ponieważ ten sam serwer może być używany do aplikacji mobilnych i internetowych, a kontrola jakości może testować zarówno aplikacje internetowe, jak i mobilne. Jednak testowanie na kilku platformach zajmie więcej czasu, więc warto zatrudnić kolejną kontrolę jakości, aby móc szybciej uruchomić aplikację. Zwykle testowanie aplikacji na Androida zajmuje najwięcej czasu.

Koszt stworzenia tylko witryny do współpracy będzie najniższy i wyniesie około 55 440 USD , a uruchomienie witryny zwykle zajmuje najmniej czasu: spodziewaj się czegoś około dwóch do czterech miesięcy.

Koszt stworzenia aplikacji do współpracy, takiej jak Microsoft Teams, dla jednej platformy mobilnej będzie wyższy niż koszt stworzenia aplikacji internetowej — około 61 600 USD i pięć miesięcy do roku rozwoju, w zależności od złożoności i liczby funkcji.

Według badań przeprowadzonych przez Buffer w 2019 r., praca zdalna nie zniknie — nawet wtedy, gdy świat wybudza się z pandemii. Ludzie szybko przyzwyczajają się do jego zalet. Nadszedł więc czas, aby zainwestować w oprogramowanie do współpracy.

Masz więcej pytań? Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś otrzymać konsultację i wycenę, napisz do nas, a my skontaktujemy się z Tobą.