Jak stworzyć plan operacyjny, którego będziesz faktycznie używać?

Prawdopodobnie masz biznesplan, który pomoże Ci stworzyć system rozwoju i zaoferować perspektywy finansowe na przyszłość. Biznesplan jest często niezbędny, jeśli chcesz przyciągnąć inwestorów lub ubiegać się o finansowanie.

Możesz także mieć plan strategiczny, który wyznacza kierunek na najbliższe kilka lat. Ale co z planem operacyjnym?

Plan operacyjny jest jak instrukcja obsługi, która wyjaśnia, w jaki sposób zrealizujesz swój plan strategiczny. Obejmuje:

• Lista zadań i procesów w Twojej firmie
• Szczegółowe wyjaśnienie ról i obowiązków dla Ciebie i Twoich pracowników
• Harmonogram realizacji celów strategicznych

Różnica między planami operacyjnymi a strategicznymi

Chociaż łatwo jest pomylić plany strategiczne i operacyjne, działają one ramię w ramię i oferują różne korzyści. Na przykład:

• Plan strategiczny określa cele organizacji, podczas gdy plan operacyjny określa, co należy zrobić, aby te cele osiągnąć. Aby stworzyć plan operacyjny, musisz najpierw mieć plan strategiczny.
• Plan strategiczny obejmuje całą organizację, podczas gdy plan operacyjny jest wydziałowy. Różne działy mają unikalne funkcje do osiągania celów organizacyjnych. Załóżmy na przykład, że plan strategiczny zakłada wzrost przychodów o 10%. W takim przypadku plan operacyjny działu finansowego może obejmować obliczanie marż zysku, podczas gdy dział marketingu realizuje kampanie zwiększające sprzedaż.
• Plan strategiczny obejmuje określony okres, zwykle pięć lub dziesięć lat. W przeciwieństwie do tego, plan operacyjny wyszczególnia działania mające na celu wykonanie tej strategii w tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych lub rocznych terminach. Na przykład plan działu marketingu może obejmować tygodniowy harmonogram publikacji w mediach społecznościowych oraz miesięczny przegląd wskaźników zaangażowania.

Jak plan operacyjny pomaga startupom przetrwać — i działać szybciej

Plan może wydawać się bezowocnym rozmyślaniem o przyszłości — po prostu tworzysz jeszcze jeden dokument, który gubi się w Dropbox lub na Dysku Google. Ale to bardziej oznaka złego planu niż krytyka planowania.

Startupy mogą uważać, że są zbyt małe, aby potrzebować planu operacyjnego, a niektóre uzasadniają ograniczone planowanie lub brak planowania jako „zwinność”. Jednak według University Lab Partners, niezależnego projektu badawczego utworzonego we współpracy z University of California w Irvine, brak planowania jest jednym z głównych powodów niepowodzenia startupów.

Bez planu właściciele firm muszą codziennie ponownie rozważać i zmieniać priorytety działań firmy. Przynajmniej jest to czasochłonne; dość często prowadzi to do niespójnych, a nawet konkurencyjnych wysiłków, zamieniając prostą ścieżkę do strategicznych celów w krętą, zapętloną linię.

Plan operacyjny może również usprawnić pracę zespołową poprzez jasne określenie obowiązków, a co za tym idzie, odpowiedzialności. Każdy członek zespołu lepiej rozumie swoją rolę i oczekiwania. Każdy może wykonać swoją część, a każda część działa w kierunku celów strategicznych.

Plan operacyjny pomaga również w identyfikowaniu zamaskowanych informacji z innych obszarów działalności. Na przykład strategiczny cel zwiększenia marży może w planie operacyjnym wymagać od zespołu marketingowego zwiększenia świadomości na temat najbardziej dochodowych produktów. Żądanie to stanowi naturalną zachętę do współpracy z zespołami sprzedaży lub danych, które są właścicielami danych o marżach dla zapasów produktów.

Wreszcie plan operacyjny może poprawić produktywność. Pracownicy mogą pracować szybciej, ponieważ dokładnie wiedzą, co robić. Zadania, które nie prowadzą do celów operacyjnych i strategicznych, mogą zsunąć się z ich talerzy.

Badanie Gallupa wykazało, że jasność oczekiwań jest jedną z najbardziej podstawowych potrzeb pracowników — i ma kluczowe znaczenie dla wydajności. Jednak, jak wykazała inna ankieta Gallupa, tylko około połowa pracowników wie, czego oczekuje się od nich w pracy. Dobrze napisany plan operacyjny przekłada cele i oczekiwania na pismo.

Jak napisać plan operacyjny, który jest wart wysiłku

Aby stworzyć plan operacyjny, najpierw potrzebujesz planu strategicznego, który określi cele i ramy czasowe Twojej organizacji. Każdy projekt i zadanie w planie operacyjnym wiąże się z „dlaczego” twojego planu operacyjnego.

Na przykład, jeśli celem strategicznym jest zwiększenie rocznych przychodów o 40% w ciągu dwóch lat, istnieje wiele projektów — elementów planu operacyjnego — które mogą Cię tam zaprowadzić. Jak decydujesz, które projekty realizować?

• Spójrz na swoje dane. Gdzie są największe możliwości?
• Porozmawiaj ze swoim zespołem. Jakie powody generują najwięcej sprzeciwów dla sprzedaży lub powodują najwięcej problemów z obsługą klienta?
• Przeczytaj o swojej branży. Gdzie badania branżowe sugerują, że firmy zostawiają najwięcej pieniędzy na stole? Na przykład prawie 70% koszyków e-commerce jest porzucanych, a wiadomości e-mail o porzuconych koszykach mają imponujące współczynniki otwarć i klikalności.

Możesz zidentyfikować zróżnicowany zestaw potencjalnych projektów, które pomogą Ci osiągnąć cele strategiczne, takie jak:

• Prowadzenie kampanii marketingowej w mediach społecznościowych
• Publikowanie zasobu do pobrania, aby zachęcić do rejestracji przez e-mail
• Wdrożenie programu poleceń dla obecnych klientów
• Udział w targach branżowych

Ustalaj priorytety projektów w oparciu o ich prawdopodobny wpływ na Twój cel strategiczny, a następnie przydzielaj obowiązki członkom zespołu, dzieląc projekt na zadania, które można wykonać.

Na tym etapie zidentyfikuj (lub zapytaj!), czy pracownicy potrzebują dodatkowych zasobów. Na przykład, czy osoba realizująca kampanię społecznościową będzie potrzebować platformy automatyzacji do planowania postów z wyprzedzeniem lub przeglądania statystyk roll-upów dotyczących zaangażowania postów?

Podziel każdy wynik na poszczególne zadania i wyznacz terminy. Na przykład, aby utworzyć kampanię w mediach społecznościowych, podział może wyglądać tak:

• Dyrektor sprzedaży identyfikuje produkty lub usługi do promowania.
• Księgowy zapewnia budżet kampanii.
• Dyrektor marketingu pisze brief kreatywny, aby ustalić wytyczne dotyczące przekazu, i wyznacza członków zespołu do wykonania zasobów kreatywnych.
• Copywriter pisze trzy wersje kopii w celu przetestowania zaangażowania.
• Grafik tworzy zasoby graficzne do kampanii.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, możesz wykonywać wszystkie te role i obowiązki. Lub, jeśli masz tylko kilku pracowników, jedna osoba może zająć się wieloma funkcjami. Ważną pracą jest rozbicie i przydzielenie zadań.

Jeśli chodzi o ustalanie realistycznych terminów, pomaga to uzyskać wkład pracowników, zwłaszcza jeśli jedna osoba pracuje nad wieloma projektami lub wieloma częściami tego samego projektu. Uważaj jednak, aby dać pracownikom zbyt dużo czasu. Ludzie mają tendencję do zwlekania, gdy mają długie terminy, a prawo Parkinsona sugeruje, że „praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”.

Terminy zostaną przeoczone. Ale wyznaczenie terminu oznacza, że ​​będziesz wiedział, jak tylko zadanie nie zostanie zakończone na czas — dzięki czemu możesz rozwiązać problem i przywrócić większy projekt. Projekt podzielony na zadania z terminami to dobry znak, że masz solidny plan operacyjny.

Skąd wiesz, czy twój plan operacyjny działa?

Po ustanowieniu planu operacyjnego musisz określić wpływ swoich wysiłków — na szczegółowym poziomie. Na przykład, jeśli Twoim celem strategicznym jest zwiększenie bazy klientów, a Twój plan operacyjny obejmuje kampanię e-mail marketingu, kilka wskaźników KPI może pomóc zmierzyć sukces:

• Współczynnik otwarć e-maili, który odzwierciedla głównie siłę tematu
• Współczynnik klikalności, który ocenia skuteczność kopii i oferty
• Współczynnik konwersji strony docelowej, który mierzy trafność strony docelowej

Poskładanie wszystkiego w całość, od planu strategicznego, przez plan operacyjny, po wyniki, zadania i pomiary, może wydawać się zniechęcające. Niektóre ramy, takie jak cele i kluczowe wyniki lub OKR, mogą pomóc.

Dzięki OKR cele to cele, które Twoja firma chce osiągnąć, a kluczowe wyniki to sposób pomiaru postępów w osiąganiu tych celów. Możesz mieć OKR dla całej firmy, departamentów i indywidualnych — wszystkie zagnieżdżone w sobie — które pomagają połączyć pracę pracowników z ogólnymi celami.

Podsumowanie w celu oceny planu operacyjnego — i udoskonalenia następnego

Po zakończeniu projektu zaplanuj spotkanie pośmiertne. Podczas spotkania podsumuj projekt, przejrzyj wyniki i ustal, co zadziałało, a co nie.

Udokumentuj ćwiczenie, aby zidentyfikować najlepsze praktyki, a także obszary wymagające poprawy. Wziąłeś za dużo? Czy zadania nie były wystarczająco podzielone? Czy istniała pilna potrzeba brakującego zasobu?

Te informacje mogą pomóc w stworzeniu lepszego planu operacyjnego następnym razem. Może po prostu usprawnić proces planowania operacyjnego. To, co mogło zająć dni, może zająć tylko godziny, gdy ludzie zapoznają się z tym procesem.

Wynik? Proces, którego nikt się nie boi, plan, który zapewnia wszystkim synchronizację i najlepszą możliwą szansę na osiągnięcie ambitnych celów strategicznych.

Ilustracja autorstwa Sjoerda van Leeuwen