Zarządzanie operacjami: kluczowe funkcje, role i umiejętności

Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą, czy małą firmę i bez względu na to, jaki produkt produkujesz lub świadczysz usługi, zawsze dążysz do zapewnienia najwyższej jakości i największej wartości dla swoich klientów. Jednym ze sposobów osiągnięcia tych celów jest zarządzanie operacjami.

Dowiedz się, czym jest zarządzanie operacjami i jakie są jego kluczowe funkcje. Omówimy również różne role i umiejętności wymagane do odniesienia sukcesu w tej rozwijającej się dziedzinie. Zarządzanie operacyjne można zastosować w dowolnej branży i pomoże Ci lepiej zarządzać każdym aspektem Twojej firmy.

Czym jest zarządzanie operacyjne?

Zarządzanie operacyjne (OM) to proces administrowania operacjami biznesowymi i/lub zarządzaniem produkcją w celu osiągnięcia określonych celów, takich jak zwiększona produktywność i wyższa rentowność. Odbywa się to poprzez tworzenie możliwie największej wydajności w różnych operacjach biznesowych, takich jak przekształcanie siły roboczej i materiałów w towary i usługi.

Aby zapewnić taką efektywność, zarządzanie operacyjne powinno koncentrować się na równoważeniu kosztów firmy z jej przychodami, ponieważ skutkuje to najwyższym możliwym zyskiem operacyjnym netto. Zasoby firmy, takie jak personel, materiały, sprzęt i technologia, są częścią procesu optymalizacji zarządzania operacjami.

Potrzeby klientów firmy i klientów skłaniają kierowników operacyjnych do nabywania, rozwijania i dostarczania tych towarów i usług. Inne strategiczne kwestie leżące u podstaw zarządzania operacjami obejmują wielkość zakładów produkcyjnych, sieci informatyczne i metody zarządzania projektami, takie jak poziomy produkcji w toku, pozyskiwanie surowców, kontrola jakości, obchodzenie się z materiałami i zasady konserwacji.

Zarządzanie łańcuchem dostaw w odniesieniu do zarządzania operacjami ma kluczowe znaczenie w kontrolowaniu zapasów i materiałów. Aby uniknąć marnotrawstwa, menedżerowie operacyjni muszą zrozumieć procesy firmowe i sprawić, by lepiej ze sobą współgrały. Obejmuje to logistykę, zrozumienie światowych trendów, zapotrzebowanie klientów i zasoby. Dlatego menedżerowie operacyjni muszą budować relacje z dostawcami, którzy mogą terminowo dostarczać opłacalne materiały, aby szybciej dostarczać towary do klientów.

Zarządzanie tymi zasobami w celu zwiększenia wydajności i zmniejszenia ilości odpadów wymaga oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zarządzać zasobami w czasie rzeczywistym. Zarządzaj zasobami ludzkimi i dodaj ich dostępność, w tym PTO i święta globalne, aby ułatwić przydzielanie pracy. Następnie zobacz w czasie rzeczywistym ich produktywność na naszym oznaczonym kolorami wykresie obciążenia pracą. Jeśli Twój zespół jest nadmiernie przydzielony, po prostu ponownie przydziel pracę z wykresu. Równoważenie obciążenia pracą zwiększa produktywność i poprawia morale, co również zwiększa produktywność. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

10 kluczowych funkcji zarządzania operacjami

Zarządzanie operacjami to coś więcej niż tylko zarządzanie zasobami, choć jest to część szerszego obrazu. Aby firma mogła lepiej funkcjonować, musi skupić się na każdym z wielu działów i sposobie ich funkcjonowania. Kierownik operacyjny musi przyjrzeć się różnym działom w firmie, aby upewnić się, że pracują wydajnie. Kiedy wszystkie części współpracują ze sobą, firma prosperuje. Ogólnie zarządzanie operacjami można podzielić na 10 kluczowych funkcji.

1. Finanse i Księgowość

Księgowość to wszystkie transakcje finansowe w firmie. Muszą istnieć zasady i procedury dotyczące wydatków, zarządzania danymi i sporządzania raportów finansowych. Ten ostatni jest jednym z najważniejszych aspektów finansów i księgowości, ponieważ dostarcza danych, które pokazują, gdzie są odpady, które można usunąć, oraz inne sposoby na zwiększenie wydajności, aby efektywniej prowadzić firmę bez większych wydatków.

2. Zarządzanie łańcuchem dostaw

Zarządzanie łańcuchem dostaw to proces kontrolowania towarów i usług w miarę ich przemieszczania się od surowców do wyrobów gotowych i dostarczonych. Celem jest usprawnienie kanału w celu zwiększenia wartości dla klientów i dla firmy produkcyjnej w celu osiągnięcia zysku i uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku. Menedżerowie operacyjni chcą zarządzać tym procesem, aby wypełnić swoje obowiązki wobec firmy.

3. Zarządzanie produkcją

Produkcja zamienia zasoby w towary i usługi. Dlatego zarządzanie produkcją polega na kontrolowaniu działań związanych z wytwarzaniem tych produktów. Obejmuje to planowanie, koordynowanie, monitorowanie, administrowanie i ocenianie jakości wejść i wyjść procesu produkcyjnego. Kierownik operacyjny jest odpowiedzialny za wszystkie operacje przemysłowe, takie jak jakość, koszt i ilość produkcji.

4. Zarządzanie zapasami

Kolejnym aspektem zarządzania operacjami są zapasy. Menedżerowie operacyjni muszą określić, jakie i ile zapasów potrzebują, aby zamówić produkt i kiedy go potrzebują. Obejmuje to możliwość śledzenia zapasów od momentu zakupu do cyklu produkcyjnego. Kierownik operacyjny śledzi trendy w biznesie, aby upewnić się, że firma ma wystarczającą ilość zapasów do realizacji zamówień, ale nie za dużo, aby zajmowało cenną przestrzeń magazynową. Musi również istnieć sposób powiadamiania operacji o niskim poziomie zapasów i konieczności ponownego zamówienia.

5. Zarządzanie jakością

Zapewnienie jakości wytwarzanego w firmie produktu lub usługi jest również przedmiotem zarządzania jakością. Zarządzanie jakością polega na przeglądzie zadań i działań produkcyjnych, aby upewnić się, że spełniają one określone oczekiwania jakościowe. Dlatego menedżerowie operacyjni opracowują politykę jakości oraz tworzą i wdrażają planowanie i zapewnianie jakości. Są również odpowiedzialni za kontrolę jakości i poprawę jakości.

6. Prognozowanie biznesowe

Menedżerowie operacyjni biorą udział w planowaniu produkcji towarów i usług, dostarczając analizy predykcyjne, które pomagają firmom oszczędzać zasoby i ograniczać wydatki. Aby to zrobić, używają prognoz biznesowych, które polegają na dokonywaniu świadomych przypuszczeń na podstawie określonych wskaźników biznesowych. Należą do nich wzrost sprzedaży i prognozy dla gospodarki. Im dokładniejsze są te prognozy biznesowe, tym lepsze korekty może wprowadzić firma, aby zoptymalizować swoje strategie i zmienić bieżące operacje, aby wykorzystać to, co ma nadejść.

7. Planowanie strategiczne

W rzeczywistości planowanie strategiczne jest dużą częścią zarządzania operacjami. To dlatego, że planowanie strategiczne polega na tym, że liderzy organizacji ustalają, jaka będzie ich wizja przyszłości. Wykorzystują tę wizję do określenia celów i celów firmy. Te cele i cele będą drogowskazem, za którym firma i jej pracownicy będą podążać poprzez planowanie wynikające ze strategii.

8. Zarządzanie procesami biznesowymi

Procesy biznesowe, często nazywane procesami operacyjnymi, to działania, które mają kluczowe znaczenie dla wartości dodanej firmy i utrzymania konkurencyjności na rynku. Te połączone zadania kończą się usługą lub produktem, więc są połączone z prawie wszystkim, za nadzorowanie których kierownik operacyjny jest odpowiedzialny.

9. Projektowanie produktu

Projektowanie produktu jest bardzo ważną częścią zarządzania operacyjnego, ponieważ menedżerom operacyjnym zależy na osiągnięciu wysokiego poziomu zadowolenia konsumentów. Projekt ma kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia klienta spośród niezliczonych wyborów, na które jest narażony. Twój produkt musi mieć coś, co daje mu przewagę konkurencyjną.

10. Zarządzanie zasobami ludzkimi

Zasoby ludzkie to rekrutacja, zatrudnianie, wdrażanie i zarządzanie pracownikami firmy. Chociaż historycznie zarządzanie zasobami ludzkimi i operacjami było oddzielne, występuje nakładanie się zadań administracyjnych, takich jak lista płac i inne kwestie administracyjne. Operacje wyjaśniają i moderują skutki działań związanych z zasobami ludzkimi. Poza wynagrodzeniem są szkolenia, komunikacja i personel.

Kluczowe role zarządzania operacjami

Zarządzanie operacyjne obejmuje zarządzanie procesami logistycznymi i całym łańcuchem dostaw, nadzorowanie produkcji i zapewnianie jakości, nawiązywanie i budowanie relacji z dostawcami, a także zamawianie, magazynowanie i zarządzanie materiałami. W związku z tym często istnieją różne role zarządzania operacjami. Niektóre wyróżniliśmy poniżej.

Kierownik operacyjny

Ogólnie rzecz biorąc, kierownik operacyjny jest odpowiedzialny za wszystkie działania związane z produkcją dowolnych towarów lub usług produkowanych przez firmę. Jest to stanowisko wyższego szczebla, które zajmuje się formułowaniem strategii, poprawą wydajności, pozyskiwaniem materiałów i innych zasobów oraz zapewnianiem zgodności.

kierownik zakupów

Kierownik zakupów jest szefem zespołu, który pracuje nad pozyskaniem materiałów niezbędnych do wytworzenia usługi lub produktu wytwarzanego przez firmę. Ich zadaniem jest pozyskanie najlepszej jakości materiałów w najniższych cenach. Oceniają również dostawców, negocjują kontrakty i oceniają jakość produktów.

Kierownik produkcji

Kierownik produkcji nadzoruje proces produkcyjny, koordynuje wszystkie związane z nim działania i dba o to, aby w razie potrzeby dostępne były wystarczające zasoby. Niektóre obowiązki należące do tego stanowiska zarządzania operacjami obejmują planowanie harmonogramów pracowników, szacowanie kosztów i przygotowywanie budżetów, aby upewnić się, że przepływ pracy spełnia wymagane terminy.

Menedżer HR

Menedżerowie zasobów ludzkich (HR) planują, koordynują i kierują funkcjami administracyjnymi firmy. Obejmuje to procesy zatrudniania i wdrażania nowych pracowników. Pełnią również rolę łącznika pomiędzy zarządem firmy a jej pracownikami. Będą doradzać kierownictwu w planowaniu strategicznym w odniesieniu do personelu.

Umiejętności zarządzania operacjami

Zarządzanie operacyjne jest kluczowym elementem prowadzenia każdego odnoszącego sukcesy biznesu. Ze względu na szeroki wachlarz obowiązków spoczywających na barkach kierownika operacyjnego, wymaga on szerokiego wachlarza umiejętności. Umiejętności te muszą wspierać strategie firmy i zwiększać efektywność, co oznacza, że ​​menedżerowie operacyjni potrzebują zarówno umiejętności twardych, jak i miękkich. Muszą posiadać techniczną wiedzę i umieć dobrze pracować w zespole. Poniżej przedstawiono niektóre umiejętności wymagane do skutecznego zarządzania operacjami.

• Umiejętność rozpoznawania i adresowania wymagań klientów
• Zarządzanie każdym członkiem zespołu
• Praca według zestawu standardów
• Zrozumienie automatyzacji, wprowadzania danych i oprogramowania
• Specjalizacja w przetwarzaniu danych
• Wiedza, jak opracowywać nowe produkty
• Stosowanie oceny ryzyka
• Strategia planowania
• Administrowanie budżetem
• Szybkie podejmowanie decyzji
• Rozwiązywanie problemów
• Silna komunikacja
• Bycie dobrze zorganizowanym
• Zarządzanie czasem
• Znakomity w pracy zespołowej i współpracy
• Bycie liderem
• Elastyczność
• Myśląc krytycznie
• Monitorowanie wydajności

ProjectManager pomaga w zarządzaniu operacjami

Do zadania tak wszechstronnego, jak zarządzanie operacjami, potrzebujesz oprogramowania, które ma szeroki zakres funkcji, które mogą dotyczyć wszystkich tych odmiennych dyscyplin. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga kierownikom operacyjnym planować, zarządzać i śledzić ich pracę w czasie rzeczywistym. Mogą udostępniać pliki, komentować i wykrywać problemy oraz szybko je rozwiązywać. Istnieje automatyzacja i powtarzalne zadania, które usprawniają procesy i zmniejszają ilość odpadów przy jednoczesnym zwiększeniu produktywności.

Planuj na solidnych wykresach Gantta

Zanim zautomatyzujesz przepływy pracy, musisz mieć plan. Nasze wykresy Gantta ułatwiają organizowanie zadań, łączenie wszystkich czterech typów zależności między zadaniami, a następnie ustalanie linii bazowej, aby uchwycić ten plan i porównać go z rzeczywistymi postępami. Możesz zobaczyć, gdzie jesteś w czasie rzeczywistym, a jeśli jesteś w tyle, ponownie przydziel zasoby, aby wrócić do harmonogramu. Menedżerowie operacyjni mogą również śledzić zasoby i koszty, aby zmieścić się w swoim budżecie.

Śledź postępy i wydajność na pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Planowanie to tylko część zarządzania operacjami. Plany te muszą być monitorowane. Po ustawieniu planu bazowego na wykresie Gantta możesz śledzić swoje postępy i wydajność we wszystkich widokach projektu. Ale aby uzyskać ogólny widok metryk projektu, będziesz chciał przełączyć się do pulpitu nawigacyjnego na żywo. Nie ma czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku innych lekkich rozwiązań programowych. Jesteśmy gotowi, gdy jesteś z łatwymi do odczytania wykresami i wykresami, które dostarczają danych w czasie rzeczywistym na temat obciążenia pracą, czasu, kosztów i innych.

Jeśli potrzebujesz więcej szczegółów, niż może dostarczyć pulpit nawigacyjny, możesz łatwo wygenerować jeden z kilku raportów za pomocą jednego naciśnięcia klawisza. Każdy raport, niezależnie od tego, czy jest to raport stanu, raport portfela, wariancja, czy inne, można filtrować, aby wyświetlić tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Łatwo jest również udostępniać raporty kierownictwu, aby byli na bieżąco.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które wspiera menedżerów operacyjnych. Korzystaj z funkcji zarządzania zadaniami, zarządzania ryzykiem i zarządzania zasobami, aby zachować porządek, analizować dane, lokalizować problemy i zapewniać płynne działanie. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.