Organizowanie zespołów e-mail: scentralizowane i zdecentralizowane struktury zespołu

Rozbudowując swój program e-mail marketingowy, z pewnością będziesz mieć trochę problemów. Gdy Twoja firma się rozrasta, więc coraz więcej zespołów zwraca się do Ciebie o wsparcie e-mailowe, a Ty jesteś proszony o dostarczanie coraz większej liczby kampanii, Twój zespół e-mailowy również się rozwinie. Ale jak zorganizować swój zespół, aby osiągnąć długofalowy sukces?

Decyzja o tym, jak zorganizować zespół w wielkim schemacie Twojej firmy i wszystkich jej segmentów, to poważna decyzja — i może wpływać na Twój proces przez wiele lat.

Dwie główne struktury zespołów e-mailowych, które musisz wybrać, są scentralizowane i zdecentralizowane. Ale co to dokładnie oznacza?

Scentralizowane zespoły to podstawowa grupa o jednolitym froncie, która obsługuje wiele funkcji biznesowych, obszarów geograficznych lub produktów.

Zdecentralizowane zespoły stosują strategię dziel i rządź, z różnymi krajami lub produktami budującymi oddzielne zespoły i unikalne kampanie.

Ale skąd wiesz, która struktura zespołu jest właściwa dla Twojej marki?

Plusy i minusy scentralizowanego zespołu e-mail

Jedna z głównych zalet scentralizowanej organizacji poczty e-mail jest praktycznie w nazwie. Kiedy cała strategia, pisanie i projektowanie pochodzi z tej samej grupy, w efekcie otrzymujesz bardziej spójne kampanie w różnych segmentach. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, scentralizowana organizacja poczty e-mail może być również dobrze naoliwioną maszyną, tworzącą powtarzalny proces, który wykorzystuje mocne strony różnych członków zespołu.

Z drugiej strony scentralizowane zespoły mogą stać się zbyt duże. Utrzymywanie członków zespołu na określonym ścieżce pracy może utrudniać kreatywność i eksperymentowanie. Im więcej osób jest zaangażowanych w proces pojedynczego e-maila, tym dłużej może to potrwać. 23% marketerów uważa, że ​​proces zatwierdzania wiadomości e-mail jest zbyt uciążliwy ze względu na liczbę zaangażowanych osób. Marketerzy spędzają średnio 3,9 godziny na zarządzaniu recenzjami e-maili i uzyskiwaniu akceptacji.

Plusy i minusy zdecentralizowanego zespołu e-mail

Ponieważ zdecentralizowane organizacje marketingowe są podzielone na mniejsze jednostki, zespoły mogą być bardziej zwinne i bardziej skoncentrowane na potrzebach swoich unikalnych klientów. Kampanie na całym świecie lub między różnymi segmentami klientów będą bardziej istotne dla użytkownika końcowego, gdy zdecentralizowani pracownicy będą mogli podejmować decyzje. Mniejsze grupy oznaczają również, że zatwierdzanie może przebiegać szybciej, a organizacje mają większe szanse na testowanie A/B nowych pomysłów .

Chociaż zdecentralizowane zespoły mogą dostarczać subskrybentom bardzo istotne wiadomości e-mail, istnieje ryzyko, że firma i marka jako całość ulegną rozdrobnieniu. Standardy przesyłania wiadomości, brandingu i strategii mogą być trudniejsze do wyegzekwowania, gdy masz zespoły działające niezależnie — a to wiąże się z ryzykiem niespójnego doświadczenia subskrybenta.

Jaką strukturę zespołu e-mailowego wybrać?

Zarówno scentralizowane, jak i zdecentralizowane zespoły poczty e-mail mają zalety i wady, więc skąd wiesz, który jest najlepszy? Frustrująco, odpowiedź brzmi „to zależy”. Na szczęście mamy dane, które pomogą Ci podjąć decyzję.

Pytaliśmy marketerów w firmach różnej wielkości na temat organizacji ich zespołów. Generalnie firmy na całym świecie preferują strukturę scentralizowaną, a 67% korzysta z tej metody. Pozostałe 33% stanowią zdecentralizowane zespoły pocztowe.

Oto kilka dodatkowych spostrzeżeń, które znaleźliśmy:

Jeśli Twoja firma jest mała, wybierz scentralizowaną

Aż 86% firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników wybiera scentralizowany zespół poczty e-mail. Ma to sens, ponieważ na tym etapie prawdopodobnie nie ma wystarczającej liczby pracowników poczty e-mail, aby rozłożyć ich na wiele różnych segmentów. Gdy w firmie jest mniej niż 100 pracowników, prawdopodobnie cały zespół poczty e-mail jest w stanie działać w miarę szybko.

Firmy średniej wielkości mają możliwości

Jaki jest „punkt krytyczny”, w którym scentralizowany zespół staje się zbyt duży, aby zarządzać jako jedna jednostka? Według naszych badań posiadanie scentralizowanego zespołu nie wypadało z większości, dopóki nie trafisz do firm zatrudniających 10 000 lub więcej pracowników. Struktura zespołu była jednak mniej przejrzysta w przypadku firm średniej wielkości.

Zespoły scentralizowane są nadal preferowane przez firmy zatrudniające 500-999 i 1000-1999 pracowników, odpowiednio 65% i 63% organizacji utrzymuje to wszystko razem. Jednak w tym zakresie rozmiarów firm dane zaczynają skłaniać się ku decentralizacji.

To, czy średniej wielkości firma powinna zdecydować się na scentralizowaną czy zdecentralizowaną strukturę zespołu poczty e-mail, zależy w dużej mierze od tego, jak zorganizowana jest Twoja firma. Czy cała Twoja organizacja obsługuje podobną bazę klientów? Jeśli tak, scentralizowana organizacja marketingowa może pomóc w utrzymaniu spójnego doświadczenia subskrybenta. Jeśli jednak masz silne i wyróżniające się jednostki biznesowe, które obsługują unikalne rynki, segmenty klientów lub geolokalizacje, zdecentralizowana organizacja może pomóc Twojemu zespołowi poczty e-mail być bliżej odbiorców i prowadzić bardziej trafne kampanie.

W dużych firmach króluje zdecentralizowany

Nic dziwnego, że firmy zatrudniające 10 000 lub więcej pracowników przez większość czasu wybierają zdecentralizowane zespoły marketingowe. Grupowanie organizacji pocztowych według lokalizacji jest najpopularniejszą metodą decentralizacji, na którą wybiera ją 20% największych firm.

Posiadanie różnych e-mail marketerów posiadających różne produkty lub usługi w firmie to kolejny wybór dla dużych zespołów. 12% firm zatrudniających 2000-9999 pracowników wybiera tę metodę, a 17% z ponad 10 000 firm pracowniczych robi to samo. Innym sposobem, w jaki megafirmy dzielą e-maile, są podziały według działów, takie jak B2B i B2C, o czym informuje 9% firm.

Jak Litmus pomaga zdecentralizowanym zespołom wysyłać świetne e-maile Program pocztowy MINDBODY jest mocno zdecentralizowany, z wieloma zespołami odpowiedzialnymi za własne kampanie. Dzięki lakmusowi w centrum procesu tworzenia wiadomości e-mail, zespół zapewnia niezmiennie doskonałe wrażenia subskrybenta dla wszystkich wiadomości e-mail MINDBODY. Przeczytaj ich historię →

Ciekawi Cię, w jaki sposób Litmus może pomóc Twojej marce w ciągłym wysyłaniu świetnych e-maili, bez względu na to, jak zorganizowany jest Twój zespół? Porozmawiaj z ekspertem Litmus, aby dowiedzieć się więcej.

Znajdź odpowiednią dla siebie strukturę organizacyjną

33% zespołów zajmujących się e-mailami planuje wydać więcej na personel w nadchodzącym roku i będą musieli zdecydować, jak zorganizować nowych pracowników. Decydując, co jest najlepsze dla Twojej organizacji, weź pod uwagę wielkość, strukturę i strategię firmy . Wyraźne rozróżnienia między liniami produktów, kategoriami klientów lub krajami nadają się do zdecentralizowanych zespołów. Wraz z rozwojem firmy rośnie też prawdopodobieństwo, że scentralizowany zespół będzie zbyt duży, aby efektywnie nim zarządzać. W przypadku zespołów w mniejszych firmach, które chcą pozostać przy scentralizowanym zespole poczty e-mail, należy przejrzeć proces zatwierdzania wiadomości e-mail pod kątem szybkości.

Usprawnij proces sprawdzania wiadomości e-mail dzięki Litmus Proof Dzięki Proof jako scentralizowanemu narzędziu do zbierania opinii możesz usprawnić współpracę, uzyskać lepszą widoczność i skrócić cykle recenzji. Dowiedz się więcej →