Raportowanie wydajności projektów: krótki przewodnik

Aby projekt zakończył się sukcesem, potrzebujesz ogólnego obrazu informacji o wydajności pracy (WPI). Raportowanie wyników dostarcza tych informacji poprzez umieszczenie danych dotyczących pomiaru wyników, zapewnienia jakości i rozliczalności w kontekście.

Raporty wydajności (takie jak raport o stanie projektu) nie tylko pokazują kluczowe wskaźniki wydajności. Mogą również wskazać, gdzie jest miejsce na ulepszenia i zidentyfikować zagrożenia projektowe. Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w tym raportowaniu, ale najpierw przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo raportowaniu wyników projektu.

Co to jest raportowanie wydajności?

Raportowanie wyników to proces dokumentowania i definiowania projektów, produktów lub usług realizowanych przez firmę oraz mierzenia jej sukcesu za pomocą systemu raportowania obejmującego zakres, koszty, zapewnienie jakości i harmonogram. Raportowanie wydajności służy do określania, jak dobrze firma działa i czy spełnia swoje cele i zadania.

W tym celu zbierasz dane z konkretnej pracy i je analizujesz. Po zakończeniu tej analizy możesz zasugerować, jak usprawnić podejmowanie decyzji w procesach biznesowych.

Istnieją różne cele dotyczące raportowania skuteczności. Na przykład raport dotyczący wyników może koncentrować się na jednym projekcie lub członku zespołu, ale może również obejmować całą firmę. Raporty skuteczności zwykle zawierają te wspólne punkty danych:

• Cele i zadania firmy
• Wizja pięcioletnia
• Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
• Częstotliwość pomiaru KPI
• Źródło monitorowanych danych

Powiązane: 5 darmowych szablonów raportów projektu

Dlaczego raportowanie wydajności jest ważne?

Raportowanie wyników zapewnia wgląd w wyniki firmy i umożliwia śledzenie działań oraz przedstawianie mocnych i słabych stron.

Raport wydajności można również wykorzystać do porównania wydajności w porównaniu z konkurencją. Dzięki temu wiesz, gdzie się nie udajesz i możesz zwiększyć swoją przewagę konkurencyjną. Ale raportowanie wydajności może również monitorować pracowników.

Raportowanie wydajności umożliwia tworzenie raportów rocznych i zachowanie zgodności, jeśli Twoja firma podlega przepisom kodeksu i regułom branżowym. Jednak większość firm używa go do poprawy wyników biznesowych, a także tworzenia jasnej i skutecznej komunikacji.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami można efektywniej wykonywać i organizować zebrane dane. ProjectManager zbiera dane w czasie rzeczywistym, aby raportowanie było dokładniejsze. Pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie oblicza te dane i wyświetla je na łatwych do odczytania wykresach i wykresach, które pokazują metryki projektu, takie jak czas, wariancja i inne. Konfiguracja nie jest konieczna. ProjectManager daje natychmiastowy raport wydajności. Wypróbuj za darmo już dziś!

Jak wdrożyć raportowanie wydajności

Raportowanie wyników może się różnić w zależności od firmy. Jednak generalnie proces będzie przebiegał według podobnych kroków. Skorzystaj z tych wskazówek, aby utworzyć własny raport skuteczności:

1. Poznaj swoich odbiorców: kto jest Twoim docelowym odbiorcą raportu? Podczas gdy dyrektorzy są najbardziej prawdopodobnymi osobami, którym będziesz dostarczać raporty, wpłynie to również na pracowników firmy. W zależności od tego, dla kogo jest przeznaczony raport skuteczności, określ, czy jest on ogólny, czy szczegółowy, aby był dla nich przydatny.
2. Zdefiniuj cele: Następnym krokiem jest ustalenie, co chcesz zrobić w raporcie wydajności. Jaka jest misja Twojej firmy lub cele i zadania projektu? Dzięki temu możesz ocenić i zmierzyć swoje wyniki, aby sprawdzić, czy osiągasz te cele.
3. Napisz streszczenie: raport skuteczności będzie zawierał dużo danych, dlatego warto zacząć od podsumowania, które daje czytelnikowi krótki przegląd szczegółów. To streszczenie jest ważne, ponieważ zawiera jasne i zwięzłe podsumowanie faktów.
4. Udostępnij ocenę wyników: tutaj wyszczególniasz części firmy lub projektu, które oceniasz. Może to obejmować stan finansowy firmy lub projektu, porównania branżowe i niefinansowe dane ilościowe.
5. Niech to będzie wizualne: nic nie usypia szybciej niż nagrobek z tekstem. Dodanie wizualizacji nie tylko upiększa stronę, ale także zapewnia łatwo przyswajalne dane, które można zrozumieć na pierwszy rzut oka.
6. Nie zapomnij tego sprawdzić: błędy ortograficzne, gramatyczne lub inne literówki zmniejszą wpływ raportu i będą wyglądać nieprofesjonalnie. Najlepiej zlecić korektę innej osobie, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że wykryją drobne błędy.

Rodzaje raportów

Użyj raportu wydajności, aby porównać rzeczywisty projekt z planem. Możesz to zrobić dla różnych punktów danych. Sześć popularnych typów raportów skuteczności obejmuje:

• Raport o stanie projektu: rejestruje stan projektu w danym momencie jego cyklu życia. Raport o stanie jest obrazem aktualnego zakresu, czasu, kosztów i jakości projektu.
• Raport z postępów: odnotowuje, co zostało zakończone w projekcie od ostatniego raportu z postępów.
• Raport prognostyczny: Szacuje, co ma się wydarzyć w projekcie, takie jak przyszłe wyniki i oczekiwany status projektu w tym czasie. Służy to do lepszego wykorzystania zasobów.
• Raport trendów: porównuje wydajność projektu z tym samym okresem w poprzednim raporcie. Można to zrobić miesięcznie, kwartalnie, półrocznie lub rocznie.
• Raport wariancji: przedstawia różnicę między rzeczywistym a planowanym postępem projektu.
• Raport wartości wypracowanej: integruje zakres, harmonogram i wydajność kosztów przy użyciu technik zarządzania wartością wypracowaną. Raport ten jest często częścią raportu o stanie projektu.

Powiązane: Darmowy szablon raportu o stanie dla programu Excel

Jak analizować raporty dotyczące wyników i działać na ich podstawie

Po skonfigurowaniu raportów wydajności dla organizacji lub projektu następnym krokiem jest analiza tych raportów i podjęcie działań. Menedżerowie są zazwyczaj tymi, którzy mają za zadanie wykonywać tę pracę, chociaż często jest ona zlecana wyspecjalizowanym analitykom, którzy rozumieją Business Intelligence.

Dane, które musisz przeanalizować, mogą być ilościowe, takie jak wyniki sprzedaży i marketingu, lub jakościowe, takie jak odpowiedzi uzyskane w ankietach klientów. Bez względu na rodzaj danych, które analizujesz, potrzebujesz struktury, aby szczegółowo opisać proces, zaczynając od ustalenia celów, a kończąc na planie działania.

Ważne jest, aby określić czas trwania analizy, niezależnie od tego, czy jest to raport miesięczny, kwartalny czy roczny dotyczący projektu lub firmy. Ten przedział czasowy powinien być wystarczająco długi, aby można było zidentyfikować trendy w danych. Pomocne są raporty, które mogą filtrować dane, które nie dotyczą Twojej analizy.

Przeglądając dane, poszukaj tego, co wiąże się z celem Twojej analizy. Następnie zidentyfikuj i udokumentuj trendy, które widzisz, zwłaszcza to, co jest najważniejsze i zgodne z celami analizy. Następnie zechcesz podsumować wyniki i opracować plan działania, który pomoże Ci poprawić wyniki.

Jak rozpowszechniać informacje

Gdy już wykonasz całą pracę związaną z raportowaniem i analizą wydajności, musisz przekazać te informacje.

Sprawozdania muszą być upublicznione. Interesariusze będą oczywiście zainteresowani tym, co ujawniło raportowanie wyników. Aby jednak wprowadzić niezbędne ulepszenia, do których prowadzą Cię dane, Twój zespół również musi zostać poinformowany.

Wyniki analizy raportów skuteczności powinny być dostosowane do Twoich odbiorców. Niezależnie od tego, czy jest to notatka, e-mail, czy nawet raport dotyczący raportu, musisz wybrać najlepszy sposób dostarczania danych do odbiorców. Aby lepiej zrealizować swój plan działania, możesz również zwołać spotkanie.

Jak ProjectManager pomaga w raportowaniu wydajności

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które śledzi postęp Twojego projektu w czasie rzeczywistym. ProjectManager pomaga organizować zadania i zasoby w celu zaplanowania projektu. Posiada również funkcje do mierzenia wydajności i dzielenia się tymi spostrzeżeniami z interesariuszami i zespołem w celu wprowadzenia ulepszeń.

Twórz harmonogramy projektów na wykresach Gantta

Zanim będziesz mógł zmierzyć wydajność, musisz ustawić linię bazową. Podczas tworzenia harmonogramu projektu wykres Gantta ProjectManagera pozwala łączyć zależności, filtrować ścieżkę krytyczną i ustawić linię bazową. Gantt pozwoli Ci sprawdzić planowany w porównaniu z rzeczywistym nakładem pracy i tworzyć raporty w celu pomiaru wariancji projektu.

Dokładne śledzenie czasu w grafiku

Jeśli mierzysz wydajność poszczególnych członków zespołu, bezpieczne karty czasu pracy ProjectManagera dostarczają danych o tym, ile czasu zajmuje im wykonanie zadań. Ewidencja czasu pracy może również automatycznie wypełniać powtarzające się zadania i jeszcze bardziej usprawnić proces rozliczania płac, blokując grafiku po ich przesłaniu dla większego bezpieczeństwa.

Twórz raporty wydajności w kilka sekund

ProjectManager to także wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia raportów wydajności. Możesz generować raporty stanu i portfela, plany projektów, zadania, grafików, dostępności, obciążenia i wariancji. Wszystkie nasze raporty można dostosowywać, filtrować w celu wyświetlenia tylko żądanych danych i można je zapisać w formacie PDF, Excel lub CSV, aby pomóc w analizie i udostępnianiu wyników zainteresowanym stronom i zespołowi.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które planuje, monitoruje i raportuje wyniki projektu. Narzędzia do zarządzania zasobami pozwalają zespołom pracować na pełnych obrotach, a dzięki naszym wielu widokom projektów mogą pracować tak, jak chcą. Utrzymuj wydajność zespołów i projekty bez względu na to, gdzie i kiedy, dzięki ProjectManager. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!