Przewodnik tworzenia idealnego kalendarza public relations na rok 2023

Jednym z najważniejszych elementów udanego public relations jest terminowość. Terminowość daje mediom i ich odbiorcom powód do dbania o Twoją markę. Walka polega na dopasowaniu tego, co jest aktualne dla Twojej marki, co jest aktualne dla docelowych mediów i co jest aktualne dla wszystkich odbiorców — wszystko w tym samym czasie. Wymaga to nie tylko nadążania za trendami w Twojej branży, ale także dostrzegania, że ​​nadchodzą one przed prawie wszystkimi innymi. Idealny przykład PR? Przewodniki po prezentach świątecznych. Kupujący zazwyczaj zaczynają o nich myśleć i czytać dopiero w listopadzie, ale działy PR i marketingu pracują nad nimi już wiosną lub latem. Potrzebujesz czasu, aby ułożyć swój plan, zareklamować media i zapewnić im wszystko, czego potrzebują, aby stworzyć przewodnik po prezentach przed rozpoczęciem świątecznych zakupów. Dlatego profesjonaliści odnoszący sukcesy w PR, tacy jak Ty, zasługują na piątkę za to, że to zadziałało. Jak możesz być na bieżąco z trendami, sezonami, tym, co robią media, co dzieje się w Twojej firmie i sprawić, by to wszystko działało razem? Jeśli jesteś jak którykolwiek ze znanych mi zawodowców PR, skrupulatny kalendarz z pewnością pomaga — kalendarz główny, który łączy kalendarz sezonowy z kalendarzem marketingowym Twojej marki i kalendarzami redakcyjnymi mediów, z których chcesz uzyskać relacje. Ten rodzaj kalendarza treści PR to coś więcej niż obszerna lista dat. Jest to strategia i projekt sam w sobie, mapujący wszystko, co jest potrzebne do pokrycia PR i działający wstecz od docelowego zasięgu, celów i kampanii. Ten przewodnik pomoże Ci stworzyć własny.

Co to jest kalendarz PR?

Kalendarz PR to kalendarz lub plan projektu, który odwzorowuje wszystkie kluczowe elementy wymagane do przygotowania i zabezpieczenia PR lub relacji w mediach. Może również mapować je w odniesieniu do innych ważnych kampanii marketingowych i wydarzeń biznesowych, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak harmonogram PR jest zgodny z resztą biznesplanu. Ważną informacją dotyczącą kalendarza PR jest to, że nie jest to tylko kalendarz dat publikacji lub ostatecznych terminów. W rzeczywistości rozkłada różne etapy procesu i wszystkie związane z nimi zadania na możliwą do zarządzania oś czasu. Wszystkie drobne terminy, spotkania i spotkania związane z kampanią oraz prośby o zasoby od zespołu projektowego i wyceny od kierownictwa. Wszystkie zadania, o których możesz pomyśleć z wyprzedzeniem, są wymagane, aby uzyskać świetny zasięg. Oczywiście wymagane czynności będą się różnić w zależności od indywidualnej strategii PR Twojej firmy. Próbka tego, co może znaleźć się w kalendarzu PR, obejmuje:

• Artykuły z datami lub inne relacje w mediach są transmitowane na żywo.
• Publikuj daty treści związanych z Twoją marką w ramach kampanii (np. ogłoszenie o przyznaniu nagrody, komunikat prasowy lub udostępnianie wiadomości w mediach społecznościowych).
• Terminy cytatów, które ty, twój zespół lub kadra kierownicza przekazujecie dziennikarzom.
• Terminy wysyłki próbek produktów do recenzentów i influencerów.
• Terminy składania ofert i nagród.

Wszystko, co musisz zrobić lub zapamiętać, aby pokryć teren, jest uczciwą grą.

Dlaczego zespoły PR i marketingu potrzebują kalendarza PR?

Istnieją już kalendarze biznesowe, kalendarze marketingowe, kalendarze treści i inne. Dlaczego kalendarze PR też muszą istnieć i dlaczego Twój zespół powinien je mieć? Czy to tylko ze względu na poczucie porządku? Cóż, tak i nie. Nie lekceważ wpływu, jaki przytłoczenie może mieć na wydajność i produktywność Twojego zespołu marketingowego. Jeśli ktoś nie wie, co się dzieje lub co należy zrobić, może to spowodować zamieszanie, które skutkuje opóźnieniami w projektach i błędami. Dlatego posiadanie kalendarza PR to coś więcej niż tylko organizacja i kodowanie kolorami. To jest o:

Łączenie public relations z innymi działaniami biznesowymi

Pomyśl o różnych kalendarzach w Kalendarzu Google jako o różnych warstwach PR i marketingu. Każdy z nich pokazuje osobny widok, ale wszystkie razem dają pełny obraz. Ogólny kalendarz biznesowy jest podstawą, na której powinno opierać się wszystko inne. Kalendarz marketingowy to druga warstwa — sposób, w jaki komunikujesz swój główny kalendarz swoim klientom poprzez takie rzeczy, jak premiery i kampanie. Kalendarz treści może być trzecią warstwą, która pokazuje, jakich treści użyjesz do realizacji tych kampanii. Potraktuj swój kalendarz PR jako ostatnią warstwę; pokazujące, jak wykorzystasz rozgłos i widoczność, aby wzmocnić swoje komunikaty marketingowe. Patrząc na nie wszystkie, możesz w pełni zrozumieć, w jaki sposób public relations łączy się z innymi działaniami biznesowymi i marketingowymi.

Planowanie PR wokół świąt i trendów

Innym sposobem, w jaki kalendarz PR ułatwi pracę całemu zespołowi, jest możliwość wcześniejszego zaplanowania sezonowych świąt lub trendów, do których Twoja marka może chcieć dołączyć w celu rozgłosu. Na przykład przewodniki po prezentach, o których mówiliśmy wcześniej. Te ważne, zależne od czasu kampanie mogą cię szybko wykraść, gdy ich nie masz — i pracy przygotowawczej, której wymagają — zaplanowanej z wyprzedzeniem. Dzięki kalendarzowi możesz obecnie blokować sezonowe trendy lub wydarzenia istotne dla Twojej branży i dodawać je do swojego kalendarza jako powtarzające się co roku pozycje — nigdy więcej się nie wymkną.

Łatwiejsza współpraca wewnętrzna i zewnętrzna

Wreszcie, kiedy współpracujesz tyle, ile wymaga tego public relations, masz do dyspozycji wiele różnych osób, za które jesteś odpowiedzialny — zewnętrznych współpracowników, takich jak dziennikarze i wydawcy, koledzy i współpracownicy oraz freelancerzy pracujący w Twojej firmie. Kalendarz PR można udostępnić wszystkim zaangażowanym w projekty, co ułatwi współpracę i komunikację bez utraty zewnętrznych terminów, które mogłyby poświęcić zasięg.

Zwroty rok do roku

Wreszcie kalendarz PR przyniesie rezultaty na nadchodzące lata. Pierwszy utworzony kalendarz będzie rozpoczynał się każdego roku po procesie planowania od szkieletu pomysłów. Treści – komunikaty prasowe, posty na blogach, kampanie itp. – można kreatywnie wykorzystać, oszczędzając znaczną ilość czasu. Jesteś więc gotowy do zorganizowania się dla swojego zespołu, kontaktów, z którymi pracujesz, i dla siebie. Gdzie zacząć?

1. Wybierz swój format

Najpierw musisz zdecydować, gdzie będzie znajdować się Twój kalendarz PR. O ile kocham papierowe kalendarze i markery, to nie polecam ich do całych planów marketingowych i PR. Oznacza to, że masz do wyboru stary, dobry arkusz kalkulacyjny, podstawowy kalendarz cyfrowy lub dedykowane narzędzie kalendarza redakcyjnego. Każda opcja ma swoje zalety i wady, więc weź pod uwagę potrzeby swojego zespołu.

2. Zdecyduj o typach treści

Gdy już zdecydujesz, gdzie będzie działać kalendarz PR, nadszedł czas, aby zacząć budować w nim swoje kampanie i procesy. Jednym z pierwszych kroków, których będziesz potrzebować, jest określenie rodzajów treści, które będziesz potrzebować do wdrożenia i wzmocnienia treści i zasięgu PR. Może to obejmować:

• Boiska
• Wydarzenia
• kampanie PR
• Treść bloga
• Posty/kampanie w mediach społecznościowych
• Wydrukuj zabezpieczenia

Jeśli to PR, to może (i powinno być) zaplanowane w kalendarzu. Dobrym sposobem uporządkowania rzeczy jest nadanie każdemu formatowi treści własnej kategorii w dowolnym narzędziu, którego używasz.

3. Zaplanuj swoją kadencję wydawniczą

Następnie zastanów się, jak „zapełniony” będzie Twój kalendarz. Innymi słowy, jak często chcesz publikować treści w ramach swojej strategii, niezależnie od tego, czy są to media „zarobione”, czy „posiadane”. Robiąc to, chcesz wziąć pod uwagę kilka różnych czynników. Przede wszystkim, na ile publikowanie posiadanych treści i zdobywanie zasięgu jest w stanie wykonać Twój zespół? Zwłaszcza jeśli angażujesz projektantów do tworzenia zasobów, kierownictwo do przedstawiania wycen i więcej pracy zespołowej, musisz zapewnić terminy dla reszty zespołu. Chcesz także zostawić wystarczająco dużo wolnego miejsca lub wolnego czasu, aby móc reagować na aktualne trendy i wydarzenia, gdy tylko się pojawią. Po drugie, jakie sezonowe trendy lub kampanie będą miały największy wpływ? Chcesz w jak największym stopniu skupić się na docelowych odbiorcach, ale warto też rozmieścić treści w „cichszych” czasach, gdy Twój zespół pracuje za kulisami nad dużym projektem, w którym firma zajmuje się PR i marketingiem zatrzymuje się na krótki czas. Gdy znasz ograniczenia, z którymi pracujesz, możesz wyznaczyć cele dotyczące rytmu treści, takie jak comiesięczne filmy, cotygodniowe posty na blogu i relacje prasowe oraz codzienne posty w mediach społecznościowych.

4. Przeprowadź burzę mózgów i dodaj pomysły dotyczące treści

Po ustaleniu struktury i rytmu kalendarza możesz rozpocząć burzę mózgów na temat treści i pomysłów PR oraz dodawać je do pustych miejsc w kalendarzu. Będziesz chciał przeprowadzić burzę mózgów, na przykład:

• Kąty historii do prezentacji mediów
• Treści gości i przywództwo myślowe
• Treści na Twojego bloga firmowego
• Kampanie w mediach społecznościowych i e-mailach
• Treści promujące wydarzenia, nagrody i inne PR

Będziesz także chciał w jak największym stopniu uporządkować rzeczy wokół odpowiednich tematów lub sezonowych trendów.

5. Dodaj treści specyficzne dla branży

Kalendarze PR zmieniają się w zależności od branży. Treść potrzebna dla jednej firmy może być zupełnie niepotrzebna dla innej. Zwrócenie uwagi na treści branżowe dopasowuje kalendarz do Twoich potrzeb. Rozważ dodanie następujących tematów:

6. Dołącz informacje kontaktowe

PR wymaga współpracy wielu osób. Aby stworzyć stały przepływ działań, dołącz informacje kontaktowe do całej potrzebnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. To zawiera:

7. Zadbaj o porządek w ruchomych częściach

Wreszcie, musisz faktycznie używać i konserwować swój nowy kalendarz. Wydaje się to oczywiste, ale sprawdzanie kalendarza redakcyjnego każdego dnia, gdy zaczynasz pracę, to nowy nawyk, który trzeba zbudować. Oto kilka sposobów na ułatwienie budowania tego nawyku:

• Ustal wytyczne dotyczące kodowania kolorami, aby informacje były łatwo przyswajalne dla „szybkich kontroli”.
• Zarezerwuj czas na aktualizację kalendarza co tydzień.
• Wywołaj kalendarz na spotkaniach zespołu (lub bezpośrednio po nich).

Dodatkowo, jeśli korzystasz z dedykowanego narzędzia kalendarza redakcyjnego, takiego jak kalendarz marketingowy CoSchedule, możesz planować treści, łącząc kalendarz z blogiem WordPress, profilami mediów społecznościowych i narzędziem do marketingu e-mailowego. Pozwala to na szkicowanie, a nawet planowanie treści wychodzących z tego samego kalendarza. Dedykowane narzędzia ułatwiają również dzielenie projektów na konkretne działania za pomocą szablonów projektów i zadań oraz innych funkcji, które mogą nie być dostępne w samodzielnie tworzonym arkuszu kalkulacyjnym. Kalendarz PR eliminuje przytłaczające uczucie żonglowania wieloma projektami w wielu krokach. Ale tylko wtedy, gdy kalendarz jest maksymalnie zmaksymalizowany, można osiągnąć cele PR. Skorzystaj z poniższych czterech pomysłów, aby jak najlepiej zoptymalizować swój kalendarz.

Bądź płynny

Twój kalendarz nie jest wyryty w kamieniu. Możliwości PR mogą pojawiać się losowo, niektóre wydarzenia będą wymagały działań później, więc bądź płynny w swoim podejściu. Powitanie zmiany lub reagowanie na sytuację często pobudza innowacje.

Uwzględnij czas realizacji

Najlepszy plan PR nie działa w pośpiechu. Uwzględnij właściwy czas realizacji między rozpoczęciem projektu a zakończeniem projektu. Obszerny harmonogram pozwala na wygodne dotrzymanie terminów i wprowadzanie zmian w treści.

Używaj odpowiednich hashtagów

Używaj odpowiednich hashtagów, aby powiązać treść z bieżącymi wydarzeniami. Tworzenie treści z wyprzedzeniem oszczędza czas, ale użytkownicy angażują się w trendy. Dbaj o aktualność treści, dodając hashtag.

Oceń poprzednie działania PR

Ocena działań PR z poprzednich lat ocenia sukcesy, wskazuje obszary do poprawy i pokazuje, jak najlepiej iść do przodu. Rozważ następujące pytania:

• Co sprawdziło się u Ciebie? Co upadło?
• Jakie pomysły przerosły oczekiwania? Jak można rozszerzyć te idee?
• Skąd zwróciłeś na siebie uwagę mediów?
• Skąd kluczowi konkurenci zwrócili uwagę mediów?

Stąd wykorzystaj swoje odpowiedzi, aby w przemyślany sposób opracować lub zmienić swój kalendarz PR.

Zacznij teraz

Kalendarz PR usunie tarcia i przytłaczające uczucie żonglowania wieloma projektami na wielu etapach. Jednak tylko wtedy, gdy go używasz. Jeśli nie masz jeszcze kalendarza, aby to wszystko załatwić, nadszedł czas, aby zacząć wprowadzać go do swojej strategii już teraz. Aby uzyskać pomoc w jego tworzeniu, wypróbuj nasz bezpłatny szablon kalendarza PR lub zapoznaj się z naszym oprogramowaniem już dziś. Ten post został pierwotnie opublikowany 1 lipca 2020 r. Został zaktualizowany 29 grudnia 2021 r. i ponownie 20 grudnia 2022 r.