Implementacja procesu: krótki przewodnik

W miarę rozwoju firma musi szukać nowych procesów lub sposobów ulepszania już istniejących. Być może firma chce skalować i podtrzymywać swój wzrost lub zwiększyć produktywność i efektywność. Bez względu na cele, wdrażanie procesów polega na tym, jak osiągają te cele.

Jeśli chcesz usprawnić swoje procesy biznesowe, musisz wiedzieć, czym jest implementacja procesów i dlaczego jest tak ważna. Dodatkowo wyjaśnimy, czym jest plan wdrożenia procesu i jakie kroki należy wykonać, aby stworzyć proces wdrożenia. Następnie dowiesz się, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w zmniejszeniu ilości odpadów i zaoszczędzeniu czasu.

Co to jest wdrażanie procesów?

Implementacja procesów to strategiczne podejście do przyjęcia nowych procedur lub procesów biznesowych w organizacji. Firma wdraża zmiany, gdy chce usprawnić zadania, zwiększyć wydajność, zmniejszyć liczbę błędów lub napędzać rozwój biznesu. To tylko kilka przykładów, ale każda zmiana w procesach biznesowych wymaga wdrożenia procesu.

Jak możesz sobie wyobrazić, nie dzieje się to dla kaprysu. Cele biznesowe są osiągane poprzez ustrukturyzowany plan z jasnymi wytycznymi dotyczącymi sposobu realizacji strategii. Oznacza to wyszczególnienie zadań, które będą wykonywane w ramach codziennej działalności firmy. Obejmuje zarządzanie zmianą i dotyka każdego działu, dlatego zaangażowane są zasoby ludzkie.

Jednostki biznesowe, co zrozumiałe, obawiają się stagnacji. Samozadowolenie jest pierwszą oznaką, że firma ma kłopoty, ponieważ konkurenci zawsze szukają przewagi, którą mogliby wykorzystać. Wdrażanie procesów to sposób, w jaki firma może pozostać konkurencyjna dzięki ramom zarządzania zmianami.

Co to jest plan wdrożenia procesu?

Aby osiągnąć strategiczne cele przedsiębiorstwa, musi istnieć plan realizacji procesów. Jest to dokument określający kroki, które zaprowadzą zespół projektowy od miejsca, w którym się znajduje, do sposobu osiągnięcia wspólnego celu. Nazywa się to również planem strategicznym.

Plan realizacji procesu obejmuje strategię, proces i działania niezbędne do osiągnięcia celu strategicznego. Plany te są dokładne i obejmują wszystko, od zakresu planu wdrożenia po koszty, które go sfinansują, takie jak budżet. Wszystkie niezbędne kroki są wyszczególnione, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania projektu. Jest to podobne do zarządzania zmianami, które kontroluje zmiany i zarządza nimi przez cały cykl ich życia.

Posiadanie planu wdrożenia procesu komunikuje wysiłek zespołowi, dzięki czemu każdy wie, co ma być zrobione, kiedy to zostanie zrobione i kto co będzie robił. Posiadanie planu jest niezbędne do płynnej realizacji procesu. Bez planu przekształcenia strategii w możliwe do wykonania kroki nie ma mapy drogowej, która poprowadziłaby zespół projektowy od początku do końca.

Podejmując się tak dużego przedsięwzięcia o poważnych implikacjach biznesowych, mądrze jest korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby ułatwić pracę. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie planu wdrażania procesów w czasie rzeczywistym. Wykresy Gantta porządkują kroki na wizualnej osi czasu, aby pokazać projekt w jednym miejscu. Można przypisać zespoły i ustawić linię bazową, aby śledzić planowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku w czasie rzeczywistym. Teraz możesz mieć pewność, że dotrzymujesz harmonogramu i nie przekraczasz budżetu. Pobierz ProjectManager już dziś za darmo.

Dlaczego wdrażanie procesów jest ważne?

Realizacja procesów jest ważna z wielu powodów. Naszkicowaliśmy kilka powyżej, ale zasługuje na bliższe przyjrzenie się. Po pierwsze, jest to świetny sposób na przekształcenie zasobów projektu w produkt o wyższej jakości. Jeśli jesteś producentem, może to pomóc zmniejszyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników w ich pracy. Może również zapewnić bardziej spójne i niezawodne wyniki. Nawet jeśli mówisz tylko o dokumentacji, wdrożenie procesu może pomóc upewnić się, że wszyscy rzeczywiście podpisują się pod dokumentami.

Możesz także poprawić wydajność procesów, czy to poprzez powtarzalne procesy, czy automatyzację powtarzających się zadań, co usprawni przepływ pracy. Może to zmniejszyć ilość odpadów, pozwolić zespołom skupić się na bardziej złożonych zadaniach i pomóc w efektywniejszej alokacji zasobów. Pracownicy, którzy są zwolnieni z wykonywania prostych zadań, które można zautomatyzować, mogą podejmować więcej zadań.

Jeśli chcesz zachęcić do przestrzegania standardów branżowych, wdrożenie procesów może pomóc w dokumentacji, aby zapewnić przestrzeganie wszelkich przepisów regulujących Twoją działalność. Może pomóc ci trzymać się wytycznych dotyczących jakości, jeśli dokumentacja kieruje twoją pracą. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć te procesy organizacyjne i swoje w nich role, co prowadzi do lepszych wyników.

Wspomnieliśmy, że wdrożenie procesów ułatwia skalowanie firmy, zwłaszcza gdy zadania wymagają koordynacji wielu osób lub działów. Nowe procesy mogą pomóc w stworzeniu bardziej efektywnego systemu pracy. Prowadzi to do innych ulepszeń, gdy procesy są stale oceniane i rozwijane. Wreszcie, te ulepszenia obejmują lepsze monitorowanie i mierzenie wydajności, gdy używasz kluczowych wskaźników wydajności (KPI) do kluczowania sukcesu implementacji procesu.

Proces wdrożenia w 7 krokach

Aby czerpać korzyści z nowych procesów w Twojej firmie, musisz wiedzieć, jak je wdrożyć. Poniżej znajduje się siedem kroków, które pomogą Ci skorzystać z wdrożenia procesu.

1. Utwórz zespół projektowy

Realizacja procesu to wykonanie planu. Większość planów obejmuje wiele osób, więc pierwszym krokiem jest zebranie zespołu w oparciu o doświadczenie i umiejętności zaangażowanych osób. Posiadanie właściwych ludzi oznacza, że ​​możesz wykorzystać ich do burzy mózgów w celu lepszego podejścia. Najprawdopodobniej będziesz również pracować w różnych działach, co oznacza, że ​​musisz mieć zespoły, które są biegłe w pracy międzyfunkcyjnej.

2. Zdefiniuj swój proces biznesowy

Z właściwym zespołem na pokładzie, następnym krokiem jest zdefiniowanie celów. Możesz zastosować techniki, takie jak mapowanie procesów biznesowych, które pomagają wdrożyć lub udoskonalić procesy, na które celujesz. Będziesz także musiał przyjrzeć się wszystkim zadaniom w planie wdrożenia procesu i dowiedzieć się, jakich zasobów zespół będzie potrzebował do wykonania i pomyślnej realizacji projektu. Zespół może pomóc menedżerom we współpracy podczas opracowywania planu działania.

3. Wyznacz cele i zadania dla realizacji procesu

Podczas definiowania procesu biznesowego będziesz mieć cele i zadania do spełnienia. Po podjęciu decyzji ważne jest, aby użyć analizy luk, aby wytyczyć ścieżkę do osiągnięcia swoich celów. Analiza luk określa, gdzie jest Twoja firma i gdzie chce być. Wyznaczanie celów i zadań ma kluczowe znaczenie, aby Twoja firma wiedziała, jak dotrzeć tam, gdzie chce.

3. Sporządź plan wdrożenia

Po burzy mózgów z zespołem, zdefiniowaniu procesów biznesowych oraz ustaleniu celów i celów wdrożenia nowych procesów, nadszedł czas na napisanie planu. Powinieneś mieć wszystko, czego potrzebujesz, na przykład zasoby niezbędne do realizacji projektu. Teraz musisz zdefiniować zadania, które zajmą Cię od początku do końca. Uwzględnij etapy projektu, czas trwania i ramy czasowe oraz role i obowiązki wszystkich zaangażowanych osób.

5. Dołącz do swojego zespołu

Aby wdrożenie procesu zakończyło się sukcesem, zespół musi zrozumieć nowe procesy biznesowe. Obejmuje to prawdopodobnie szkolenia, warsztaty, seminaria, prezentacje lub korepetycje i mentoring zespołowy.

6. Wdróż swój ulepszony proces biznesowy

Teraz jesteś gotowy do wdrożenia procesów z jasnymi celami i konkretnym celem poprawy. Na tym etapie będziesz chciał monitorować proces, aby upewnić się, że osiągasz swoje kamienie milowe. Posiadanie mierzalnych wskaźników KPI zapewnia osiągnięcie docelowej strategii wdrażania.

7. Przeprowadź Przegląd Powdrożeniowy

Po wykonaniu planu wdrożenia procesu będziesz chciał go przejrzeć, aby zobaczyć, co poszło dobrze, a gdzie poszło źle. Pomaga to w informowaniu o nowych planach wdrażania procesów, ale może być również przydatne w udoskonalaniu kroków, aby zapewnić osiągnięcie zdefiniowanych celów.

ProjectManager pomaga we wdrażaniu procesów

Zarządzanie realizacją procesu wymaga wielu różnych narzędzi. Musisz zarządzać zespołami, zasobami, kosztami oraz monitorować swoje postępy i wydajność, aby upewnić się, że dotrzymujesz harmonogramu planu wdrożenia. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które posiada funkcje potrzebne do planowania, zarządzania i śledzenia projektu w czasie rzeczywistym.

Użyj wielu widoków projektu

Wielofunkcyjne zespoły wymagają zestawu potężnych narzędzi, które są ze sobą zsynchronizowane. Menedżerowie sporządzają plan wdrożenia na wykresie Gantta, który porządkuje zadania, łączy wszystkie cztery rodzaje zależności, a nawet filtruje ścieżkę krytyczną. Zespoły będą używać różnych narzędzi do wykonywania tych zadań. Jeśli pracują w zwinnym środowisku, będą chcieli mapować nasze sprinty za pomocą widoku tablicy Kanban, aby zarządzać swoimi zaległościami i planować sprinty. Jeśli są producentami, mogą preferować nasze solidne listy zadań. Niezależnie od narzędzia, z którego korzystasz, wszystkie dane są aktualizowane jednocześnie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy współpracują nad tymi samymi aktualnymi informacjami.

Śledź postępy w czasie rzeczywistym

Gdy masz plan wdrożenia na wykresie Gantta, możesz ustawić linię bazową. To przechwytuje plan i pozwala porównać go z rzeczywistymi postępami. Uzyskaj ogólny widok całego projektu dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu w czasie rzeczywistym. Gromadzi dane w czasie rzeczywistym i wyświetla je w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które pokazują czas, koszt, obciążenie pracą i inne. Nie wymaga czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku lekkiego oprogramowania. Jest gotowy, kiedy jesteś. A jeśli chcesz uzyskać więcej informacji, skorzystaj z naszych konfigurowalnych narzędzi do raportowania, które można również udostępniać, aby informować interesariuszy.

Aby upewnić się, że wdrożenie procesu działa przy dostępnych zasobach, aby osiągnąć cele biznesowe, musisz zarządzać każdym etapem planu wdrażania procesu. Nasze oprogramowanie oferuje funkcje zarządzania zadaniami, ryzykiem i zasobami, które pomagają osiągnąć cele, niezależnie od tego, czy dotyczą projektu, wdrożenia procesu czy planu zarządzania zmianami.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie procesu wdrażania. Nasza platforma współpracy umożliwia zespołom udostępnianie plików, komentarzy i nie tylko, niezależnie od tego, czy znajdują się w różnych działach, czy w różnych strefach czasowych. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.