Zamówienia publiczne: rodzaje umów i najlepsze praktyki

Sposób, w jaki montujesz elementy potrzebne do wykonania projektu, nazywa się zaopatrzeniem, co jest fantazyjnym sposobem na określenie, w jaki sposób otrzymujesz towary i usługi potrzebne do projektu. Jeśli nie masz stałego lub przynajmniej zarządzanego zaopatrzenia w materiały potrzebne do realizacji projektu, zboczysz z kursu i zagrozisz sukcesowi projektu.

Kiedy potrzebujesz dostaw od strony trzeciej, ważne jest, aby zawrzeć umowę, aby upewnić się, że otrzymujesz to, czego potrzebujesz i jest dostarczane wtedy, gdy tego potrzebujesz. Wszystkie te szczegóły są określone w tak zwanej umowie o udzielenie zamówienia. Nie ma projektu, jeśli nie ma umowy o zaopatrzenie.

Podstawy kontraktowania zamówień

W zakupach jest wiele rodzajów kontraktów, ale zanim się nimi zajmiemy, musimy dobrze zrozumieć, czym jest zakup i dlaczego ma on kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Zaopatrzenie odnosi się do technik, ustrukturyzowanych metod i środków, których organizacja używa, aby uzyskać to, czego potrzebuje, w dobrej cenie i zgodnie z harmonogramem, przy jednoczesnym budowaniu silnych relacji z dostawcami i sprzedawcami.

Najpierw musisz zidentyfikować potrzebne towary lub usługi. Gdy już to wiesz, możesz zacząć przeglądać listę dostawców, którzy mogą dostarczyć Twoje wymagania w cenie mieszczącej się w granicach Twojego budżetu. Następnie przechodzisz do etapu negocjacji, aby upewnić się, że te potrzeby są spełnione. Kiedy tak jest, obie strony finalizują zamówienie zakupu ze zdefiniowaną ceną, dostawą i procesem płatności.

Następnie dostawy są dostarczane w uzgodnionym terminie, a dostawa jest kontrolowana w celu upewnienia się, że jest zgodna z umową. Następnie prowadzisz dobrą dokumentację administracyjną umowy i oszczędzasz papierkową robotę, tak jak w przypadku każdej transakcji biznesowej. Im płynniejszy ten proces, tym szczęśliwsi będą wszyscy zaangażowani i tym bardziej prawdopodobne jest, że zostanie zbudowana więź między obiema stronami, aby zapewnić, że przyszłe zamówienia również będą realizowane. Do realizacji udanego projektu niezbędna jest solidna umowa.

Co to jest kontraktowanie zamówień?

Kontraktowanie zamówień to proces budowania prawnie wiążących umów pomiędzy wykonawcami a dostawcami w trakcie zarządzania projektem. Kontrakty te są potrzebne do projektów w celu uzyskania potrzebnych materiałów, dostaw i usług.

Korzystanie z umów i zamówień pomaga kupującemu i sprzedającemu dojść do porozumienia w sprawie tych materiałów, towarów i usług. Umowa ta obejmuje płacenie faktur i spełnienie warunków umowy. Umowa w sprawie zamówienia jest prawnie wiążącym dokumentem pomiędzy kupującym a sprzedającym, który nie tylko określa relacje biznesowe, ale także chroni ich interesy.

Parametry kontraktowania zamówień obejmują wybór dostawcy i produktu, weryfikację dostawcy, decydowanie o warunkach w drodze negocjacji oraz zarządzanie tym procesem poprzez zamawianie, płatność i dostawę materiału, dostawy lub usługi.

Dlaczego kontraktowanie zamówień jest ważne?

Kontraktowanie zamówień jest ważne, ponieważ służy maksymalizacji zysków i utrzymaniu przedsiębiorstw na konkurencyjnym rynku. Umowa o udzielenie zamówienia daje obu stronom możliwość współpracy, mając pewność, że żadna z nich nie korzysta z drugiej. Pomaga również firmie zdywersyfikować swoje zasoby, aby pracować wydajniej, zlecając pracę stronom trzecim, które mogą to robić w bardziej opłacalny sposób.

Rodzaje umów zakupowych

Jeśli chodzi o umowy, istnieje więcej niż jeden sposób zawarcia umowy. Te różne rodzaje umów w zamówieniach niosą ze sobą różne rodzaje ryzyka dla jednej lub drugiej strony i są odpowiednie dla projektów budowlanych, których zakres jest mniej lub bardziej pewny od samego początku. Główne trzy rodzaje umów o udzielenie zamówienia to:

• Umowa o stałej cenie : Umowa o stałej cenie lub umowa ryczałtowa ma miejsce, gdy kwota zapłacona za materiały, towary lub usługi jest ustalana w momencie podpisania umowy i nie ulega później zmianie, niezależnie od tego, czy występują wpływy zewnętrzne lub wewnętrzne które podnoszą koszty lub opóźniają harmonogram. Zaletą tego typu umowy jest to, że jasno określa role i obowiązki obu stron w zakresie tego, co ma zostać dostarczone i ile to będzie kosztować. Są to najczęstsze, proste i łatwe w zarządzaniu rodzaje umów.
• Umowa dotycząca zwrotu kosztów: Umowa dotycząca zwrotu kosztów lub kontroli kosztów ma miejsce, gdy kupujący zgadza się zapłacić za materiały i sprzęt, a także wszelkie koszty pośrednie, takie jak wynagrodzenia i media, które są częścią wytworzenia produktu lub usługi. Aby było to opłacalne dla kupującego, przyznaje się mu stałą opłatę lub procent zysku ponad cenę kosztu. Nakłada to większość ryzyka na barki sprzedającego. Otrzymają zwrot dopiero po zweryfikowaniu wydatków. W przypadku zmiany zakresu projektu sprzedający ponosi wszelkie dodatkowe koszty. Aby było to opłacalne dla sprzedającego, wprowadzą dodatkowe koszty, które ograniczą dostosowania do minimum i poprawią wynik finansowy.
• Kontrakt na czas i materiały : Kontrakty na czas i materiały zwracają dostawcom koszty materiałów, których używają, i płacą za czas poświęcony na projekt. To sprawia, że ​​sprzedawca zachowuje się tak, jakby był pracownikiem zewnętrznym kontrahenta. Ta umowa sprawdza się najlepiej, gdy zakres projektu jest trudniejszy do zdefiniowania, ponieważ umowa pozwala na pewną elastyczność. Jednak w przypadku korzystania z jednej z tych umów nabywca będzie musiał zapewnić większy nadzór, aby upewnić się, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z harmonogramem i nie przekroczy budżetu.

Kluczowe procesy i najlepsze praktyki w umowach zakupowych

Chociaż umowa jest podpisana, to jeszcze nie koniec procesu. Jest oczywiście praca, która została zlecona i wykonana zgodnie z warunkami umowy.

Podkreśl przejrzystość

Jedną z rzeczy, które możesz zrobić, aby upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie, jest nadanie priorytetu przejrzystości w procesie zaopatrzenia. Uzyskanie większej widoczności wyników dostawców pomaga wzmocnić te relacje i działa na rzecz osiągnięcia najlepszych wyników dla wszystkich zaangażowanych.

Monitorowanie postępu

Będziesz chciał uważnie monitorować i zarządzać warunkami umowy, zwłaszcza wydatkami związanymi z pracą, aby obniżyć koszty. Zamiast korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, które muszą być stale aktualizowane i często niosą ze sobą ryzyko rozpowszechniania starszych wersji, lepiej zautomatyzować te procesy za pomocą narzędzia cyfrowego.

Skuteczność tożsamości

Kluczowe znaczenie ma również usprawnienie procesu zamówień. Gromadzenie i monitorowanie dostawców pomaga zapewnić spełnienie warunków umowy. Korzystanie z internetowego narzędzia do zarządzania projektami zmniejszy koszty, unikając błędów ręcznych, które mogą spowolnić pracę podczas dążenia do zgodności z umową.

Jak ProjectManager pomaga w zaopatrzeniu

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, monitorować i raportować zamówienia na projekt. Monitorowanie i śledzenie zamówień zapewnia, że ​​koszty i harmonogram są zgodne z warunkami i warunkami umowy. Są sposoby, aby to zrobić lepiej niż przy użyciu arkusza kalkulacyjnego.

Skorzystaj z naszego internetowego wykresu Gantta, aby zarządzać swoimi umowami. Wizualna oś czasu wykresu Gantta pozwala zobaczyć pełny cykl życia umowy w jednym miejscu i śledzić wszystkie zasoby i koszty z nim związane. Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia umowy. Po dodaniu aktualizacji statusu do narzędzia możesz przejrzeć swoje postępy, aby sprawdzić, czy warunki umowy są przestrzegane.

Dodaj koszty i zasoby do wykresu Gantta, a będziesz mógł zaplanować te materiały, których potrzebujesz w określonym czasie w projekcie. Ponieważ nasze oprogramowanie jest oparte na chmurze, wszystkie informacje o projekcie są w czasie rzeczywistym, co pozwala na śledzenie danych na żywo. Na przykład pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zbiera informacje i automatycznie oblicza je w celu wyświetlenia na czytelnych wykresach i wykresach, aby uzyskać ogólny widok odchyleń projektu, kosztów, czasu i innych.

ProjectManager.com to oprogramowanie w chmurze, które pomaga efektywniej organizować zamówienia i zarządzać nimi. Śledź umowy z nieograniczoną przestrzenią do przechowywania plików, planuj zamówienia oraz monitoruj i śledź ich postępy w czasie rzeczywistym, aby upewnić się, że wszystkie warunki umowy są spełnione. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.

.