10 systemów produktywności do wypróbowania, które faktycznie działają

Kto nie chce być bardziej produktywny?

Cóż, jednym ze sposobów na to jest wdrożenie systemu produktywności. A jest z czego wybierać!

Rzućmy okiem na 10 najpopularniejszych systemów zwiększania produktywności, które możesz wypróbować.

Co to jest system produktywności?

System produktywności to w zasadzie dowolny zestaw strategii, procedur i filozofii zaprojektowanych, aby pomóc ludziom być bardziej produktywnymi.

Może to być prosty zestaw reguł, które, jeśli będą przestrzegane, mogą utrzymać Cię w zadaniu, lub sposób na uporządkowanie zadań do wykonania, aby ułatwić ich wykonanie (lub cokolwiek pomiędzy).

Ostateczne cele „produktywności” w tych systemach to połączenie lepszych:

• Priorytetyzacja. Częścią większej produktywności jest wiedza, na czym należy się skupić. Jeśli masz 8 godzin pracy i 10 godzin zadań, musisz wymyślić, które 2 godziny zadań porzucić lub delegować. W ten sposób maksymalizujesz wartość swoich 8 godzin pracy.
• Skupiać. Systemy produktywności również próbują poprawić Twoją koncentrację. Jeśli potrafisz wyeliminować rozpraszacze i zwracać uwagę wyłącznie na swoją pracę, skończysz na tym, że zrobisz więcej.
• Efektywność. Związane z tymi koncepcjami systemy produktywności próbują również zwiększyć ogólną wydajność. Innymi słowy, jednym z Twoich celów jest zwiększenie szybkości, z jaką możesz wykonywać zadania w satysfakcjonujący sposób.

Systemy produktywności, które działają

Bez zbędnych ceregieli rzućmy okiem na niektóre z najlepszych systemów produktywności, które możesz śledzić w 2021 r.:

1. Podstawowa lista rzeczy do zrobienia.

To stary, ale smakołyk. I nie przewracaj oczami, chyba że naprawdę tego spróbowałeś!

Podstawowa lista rzeczy do zrobienia nie bez powodu jest klasyką. Pomysł jest prosty; podziel wszystkie swoje projekty, cele i obowiązki na łatwe do strawienia zadania.

Twórz listy tych zadań i ustalaj dla nich priorytety – priorytety A są pilne, priorytety B mogą poczekać kilka dni, a priorytety C mogą przez chwilę pozostać na backburner.

Ten system może być trudny do utrzymania w spójności i nie jest idealny dla wszystkich stylów pracy lub wszystkich osób.

Jest to jednak świetne miejsce na rozpoczęcie, jeśli nigdy wcześniej nie próbowałeś systemu produktywności.

2. Technika Pomodoro.

Technika Pomodoro ma skromne początki w latach 80. XX wieku, opracowana przez Francesco Cirillo. Podstawową ideą jest użycie timera, aby podzielić swój dzień pracy na krótkie sprinty, z przerwami pomiędzy nimi. Na przykład możesz pracować przez 25 minut, przerwać przez 5 minut i powtórzyć. Po 3 iteracjach tego cyklu możesz zrobić długą przerwę (od 20 do 30 minut).

Różne badania wykazały, że różne przedziały czasowe są „idealne”, a indywidualne preferencje bardzo się różnią. Trzeba więc trochę poeksperymentować, aby dowiedzieć się, który schemat pracy w skupieniu i naprzemiennej przerwy jest dla Ciebie najlepszy.

To powiedziawszy, robienie częstych przerw i skupienie się w czasie „koncentracji” jest świetnym sposobem na zwiększenie wydajności (i utrzymanie rozsądnie wysokiego morale).

3. Macierz Eisenhowera.

Matryca Eisenhowera nie zawiera żadnych wskazówek ani sugestii, jak pracować wydajniej. W swej istocie jest to prosty system ustalania priorytetów. Ale jeśli jest właściwie stosowany, każdego dnia może pomóc Ci osiągnąć znacznie więcej.

Matryca Eisenhowera jest czasami nazywana macierzą „pilne-ważne”, ponieważ kategoryzuje priorytety zadań zarówno pod względem pilności, jak i ważności. Pośpiech zadania odnosi się do tego, jak szybko musi zostać wykonane, a jego ważność to jego wpływ na długoterminowe cele.

Zadanie może być pilne, ale nie ważne i ważne, ale nie pilne.

Po prawidłowym podzieleniu zadań na kategorie w oparciu o pilność i ważność, możesz najpierw skoncentrować wszystkie swoje wysiłki na pilnych i ważnych zadaniach – i każdego dnia robić większe postępy.

4. System Get Things Done (GTD).

Pierwotnie zapoczątkowany przez Davida Allena (i temat jego popularnej książki o tym samym tytule), Getting Things Done to system produktywności zaprojektowany, aby pomóc Ci zwiększyć produktywność w czasie.

GTD to zasadniczo 5-etapowy proces:

Krok 1 to Capture, w którym zapiszesz wszystko, co zajmuje twój umysł (w tym wszystkie twoje zadania i bieżące zmartwienia).

Krok 2 to Wyjaśnij, w którym możesz przekształcić te chaotyczne myśli w zadania i elementy działania.

Krok 3 to Zorganizuj, w którym określisz priorytety zadań na podstawie pilności i ważności (brzmi znajomo?).

Krok 4 to refleksja, w której możesz dokonywać zmian według własnego uznania.

Krok 5 to Zaangażowanie, w którym możesz zacząć realizować swoje zadania jeden po drugim.

GTD zachęca również praktyków do podziału zadań na 6 obszarów w oparciu o horyzont czasowy:

• bieżące działania
• obecne projekty
• obszary zainteresowania
• Cele na 1-2 lata
• wizje długoterminowe
• i ogólne cele życiowe.

5. System Zen do zrobienia (ZTD).

Stworzony przez Leo Babauta i zainspirowany GTD, system Zen to Done (ZTD) kieruje się podobnymi zasadami.

ZTD różni się od GTD, ponieważ bardziej koncentruje się na rozwoju osobistym i optymalizacji nawyków niż na poszczególnych zadaniach i projektach.

W ramach ZTD będziesz postępować zgodnie z podobnym procesem w GTD, przedstawiając wszystkie swoje myśli i ostatecznie redukując je do kilku „najważniejszych zadań” (MIT), które chcesz wykonywać każdego dnia.

Z biegiem czasu ocenisz i poprawisz swoje nawyki, systemy i zachowania, trzymając się rutyny i wypełniając MIT bez rozpraszania się.

6. Dzienny system trifecta.

Codzienny system produktywności trifecta to sposób na uproszczenie i uporządkowanie ogólnych celów pracy. Chodzi o to, aby skupić się na 3 głównych rzeczach, które chcesz osiągnąć każdego dnia; możesz je zapisać wieczorem przed pracą lub rano.

Jeśli wykonasz wszystkie 3 rzeczy w ciągu dnia, wygrywasz! To takie proste.

Oczywiście ta strategia ma kilka słabości. Nie wszystkie zadania i cele mają taką samą wagę i nie wszystkie są łatwe do oszacowania, więc sprowadzenie ich do „3” może być trudne.

Jest to jednak świetny sposób, aby zawęzić koncentrację i poczuć się dobrze z realizacją codziennego celu.

7. Rejestrowanie pocisków.

Popularny wśród hipsterów jakiś czas temu bullet journaling to coś więcej niż tylko projekt artystyczny, który można pochwalić się na Instagramie. Opracowany przez Ryder Carroll jako rozwiązanie, które pozwala zachować koncentrację i produktywność pomimo ADHD, możesz użyć bullet journalu, aby osiągnąć większą produktywność w prawie każdej dziedzinie życia.

Dzienniki punktowe zazwyczaj opierają się na piśmie odręcznym (i dziennikach dosłownych), aby uporządkować myśli.

Stworzysz indeks, określisz swoje cele i przećwiczysz „szybkie rejestrowanie”, które opiera się na systemie symboli i skrótów, aby stworzyć zwięzły sposób pisania i komunikacji – i sam stworzysz ten system.

Jest tu dużo miejsca na elastyczność i indywidualne dostosowanie. Nie jest to idealne rozwiązanie dla wszystkich, ale jeśli podoba Ci się pomysł odręcznego pisma i myślisz o nim częściej niż nie, może to być idealne.

8. Podejście „zjedz żabę”.

Nie martw się. W tym systemie nie jemy prawdziwych żab. Chyba że…

Mark Twain powiedział kiedyś: „Jeśli twoim zadaniem jest zjeść żabę, najlepiej zrobić to z samego rana. A jeśli Twoim zadaniem jest zjedzenie dwóch żab, najlepiej najpierw zjeść największą”.

Cała idea systemu produktywności „zjedz żabę” polega na uporządkowaniu zadań i priorytetów od najtrudniejszych do najmniej trudnych.

Robienie najtrudniejszej rzeczy w ciągu dnia na początku zapewni Ci maksymalne skupienie, produktywność i energię, gdy to zrobisz – a gdy już to zrobisz, wszystko będzie domyślnie wydawało się łatwiejsze.

To bardzo proste, ale działa (przynajmniej dla niektórych z nas).

9. System tablic Kanban.

Tablica Kanban została zaprojektowana, aby pomóc Ci w wizualnej organizacji zadań. Możesz utworzyć różne kolumny reprezentujące różne etapy danego procesu, takie jak „burza mózgów”, „przygotowanie”, „wykonanie” i „kontynuacja”.

Następnie możesz tworzyć karty reprezentujące różnych klientów, projekty lub zadania i przenosić te karty w każdej kolumnie, gdy osiągasz nowe kamienie milowe.

Jest to korzystne, ponieważ jest wizualne – i można je upublicznić, dzięki czemu jest przydatne do organizowania się jako zespół.

Jednak nie wszystkie zadania można łatwo zredukować do postaci kart i kolumn, co gorzej nadaje się do abstrakcyjnych zadań i projektów.

10. System produktywności Seinfelda.

Tak, ten Seinfeld.

Według jednego z raportów Jerry Seinfeld pomógł promować i spopularyzować system produktywności oparty na spójności. Pomysł jest prosty.

Aby zachęcić się do pisania, Seinfeld zainwestował w wielki kalendarz ścienny i wstawiał czerwone X w każdy dzień, w którym udało mu się napisać. Z biegiem czasu przyniosło to głęboki efekt psychologiczny; zbudował powtarzalny nawyk i nie odważył się „zerwać łańcucha”.

Każdego dnia rozważał pisanie, byłby zmotywowany do osiągnięcia swojego celu – choćby nie z innego powodu niż umieszczenie czerwonego X w kalendarzu i utrzymanie dobrej passy.

Dzięki takiemu podejściu można wykazać się kreatywnością na wiele sposobów. Możesz się wynagrodzić w określony sposób. Możesz użyć czegoś innego niż kalendarz, aby śledzić swoje postępy.

Ale jeśli zainwestujesz w robienie czegoś konsekwentnie, robienie tego codziennie oraz wizualizowanie i/lub świętowanie tego może ułatwić wyrobienie sobie tego nawyku.

Wartość systemów produktywności

Dlaczego potrzebujesz systemu produktywności? Dlaczego nie możesz po prostu zapiąć pasa i pracować ciężej?

Cóż, szczerze mówiąc, prawdopodobnie możesz pracować ciężej. Ale pisanie na klawiaturze z większą siłą i spędzanie większej ilości godzin w biurze to tylko tyle.

Systemy produktywności zapewniają szereg korzyści, w tym:

• Prawdopodobnie już pracujesz tak ciężko, jak tylko możesz. Więc co naprawdę możesz zrobić, aby pracować lepiej? Systemy produktywności dają poczucie kierunku. Dają ci nowe strategie do wypróbowania, nowe priorytety do naśladowania i nowe potencjalne cele do wyznaczenia sobie.
• Ponieważ będziesz regularnie przestrzegać tego systemu, zyskasz również spójność. Zamiast wchodzić w dzień pracy bez planu i szybko zmieniających się priorytetów, będziesz mieć coś stałego, co cię zakotwiczy.
• Jedność zespołu. Jeśli zarządzasz zespołem, systemy produktywności są jeszcze bardziej cenne. Ponieważ możesz koordynować cały zespół wokół jednego systemu, możesz utrzymać wszystkich na tej samej stronie – i być może również zachęcić do większej współpracy.
• Wskaźniki sukcesu/porażki. Skąd wiesz, czy osiągasz swoje cele produktywności? Jak możesz stwierdzić, czy robisz wszystko dobrze? Dobre systemy produktywności mają jasne wskaźniki sukcesu i porażki; powinno być oczywiste, czy postępujesz zgodnie z systemem prawidłowo i czy robisz postępy w tym systemie.

Niezależnie od tego, czy chcesz trzymać się jednego systemu produktywności, czy też chcesz wypróbować kilka po kolei, jedno jest pewne; trudno jest stwierdzić, czy Twój system produktywności działa.

Czy robisz więcej niż zwykle? Mniej niż zwykle? Ten sam?

Jeśli nie masz spójnego i obiektywnego wskaźnika do śledzenia swoich postępów, nigdy nie będziesz w stanie ostatecznie odpowiedzieć na to pytanie…

Dlatego stworzyliśmy EmailAnalytics.

Podłącz do EmailAnalytics – zajmuje to tylko minutę. Gdy to zrobisz, będziesz mógł rozpocząć śledzenie całej aktywności związanej z pocztą e-mail, w tym godzin i dat największego obciążenia, liczby wysłanych i odebranych wiadomości e-mail, średniego czasu odpowiedzi i nie tylko.

To najlepszy sposób na monitorowanie Twojej produktywności, obciążenia pracą i dziesiątek innych wskaźników związanych z Twoją pracą. Zarejestruj się na darmowy okres próbny już dziś i zobacz, jak działa!