Jak zrobić plan zarządzania programem

Program to zbiór projektów, które są ze sobą powiązane i dlatego są wspólnie zarządzane w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności. Korzyści płynące z zarządzania podobnymi projektami sprawiają, że stoją one razem lepiej niż same.

Nie oznacza to jednak, że programy nie wymagają takiego samego skupienia lasera na planowaniu, jakiego wymagają poszczególne projekty. Plan zarządzania programem działa podobnie do każdego planu projektu, ponieważ definiuje zasady, procedury i procesy, których należy przestrzegać i osiągać cele i zadania programu.

Zarządzanie programami a zarządzanie projektami

Zanim wyjaśnimy, czym jest plan zarządzania programem, ważne jest, abyśmy byli wyraźni na temat różnicy między zarządzaniem programem a zarządzaniem projektami. Pod wieloma względami są podobne — z wyjątkiem jednej zasadniczej różnicy.

Ta różnica polega na tym, że w zarządzaniu projektami Twoje wysiłki są skierowane wyłącznie na szybkie wyprodukowanie końcowego produktu, bez wpływu na jakość i pozostawania w uzgodnionym harmonogramie i budżecie. Zarządzanie programami podąża jednak za gwiazdą przewodnią tworzenia korzyści dla organizacji dzięki synergii ze współzarządzania wieloma projektami.

Kolejna różnica polega na tym, że projekty można zlecać na zewnątrz. Organizacja prowadząca projekt pracuje dla interesariusza, który może lub nie może być częścią tej organizacji. Firma zajmująca się nieruchomościami wznosząca wieżowiec prawdopodobnie będzie szukać ofert od wykonawców budowlanych, zamiast realizować projekt we własnym zakresie.

Jednak programy są zarządzane prawie zawsze w ramach organizacji. Oznacza to, że kierownik programu nie jest pracownikiem kontraktowym, ale częścią większej firmy; a menedżer programu jest integralnie związany z ich celami strategicznymi i zadaniami.

Podsumowując, projekty są tymczasowe i dostarczają usługi lub produktu, a programy to grupa powiązanych ze sobą projektów, które są wspólnie zarządzane, aby uzyskać korzyści, których nie można osiągnąć indywidualnie.

Co to jest plan zarządzania programem?

Zarządzanie czymkolwiek wymaga planu, a to z pewnością dotyczy programów.

Plan zarządzania programem istnieje w celu zarządzania, wykonywania i kontrolowania programu oraz jego celów i zadań. Dlatego plan programu, podobnie jak każdy plan, nakreśli ogólny zarys i strategię programu. W tym celu program musi być jasno zdefiniowany i nakreślony jego zakres.

Plan jest opracowywany przez kierownika programu, który rozumie strategię i cele programu. Plan programu dotyczy bardziej korzyści niż rezultatów. Jego parametry sukcesu nie są takie same jak w przypadku projektu, ponieważ niekoniecznie wymaga dostarczenia wysokiej jakości na czas iw ramach budżetu. W przypadku planu programu sukces zależy od tego, w jaki sposób program spełnia potrzeby i korzyści organizacji.

Kluczowe elementy planu zarządzania programem

Każdy program będzie miał zależności i ograniczenia. Plan programu musi je identyfikować i uwzględniać w planie. Obejmuje to sposób, w jaki korzyści z programu będą realizowane poprzez jego zarządzanie.

Ponieważ program jest zbiorem wielu projektów, warto zawrzeć w planie mapę drogową. Mapa drogowa jest zwykle ustawiana jako oś czasu, na której zadania składające się na projekt są punktami, z datami rozpoczęcia i zakończenia. Ponieważ jednak jest to program, istnieje kilka projektów zmapowanych na osi czasu, co pomaga w opracowywaniu strategii i współpracy.

Plan będzie obejmował zarządzanie, strukturę organizacyjną oraz proces stosowany do planowania, kontroli i realizacji planu programu. Obejmuje to harmonogram, plan komunikacji, zamówienia, ryzyko, procedurę likwidacji i wszystkie inne ogólne aspekty tworzenia dowolnego planu projektu.

Musisz zdefiniować kluczowe rezultaty. Nawet program ma rezultaty, ponieważ składa się z projektów. Wyniki mogą nie być głównym powodem programu, ale są ważnymi kamieniami milowymi, które należy zrozumieć.

Wskazówki dotyczące tworzenia planu zarządzania programem

Tworząc plan zarządzania programem, należy pamiętać o pewnych rzeczach. Zwykle są podobne do tworzenia planu zarządzania projektem, ale pamiętaj o różnicach między nimi. Pamiętaj, że plan projektu jest ukierunkowany na rezultaty, ale programy mają bardziej strategiczny cel dla PMO.

Lista celów i zadań

To powiedziawszy, pierwszą rzeczą, jaką musi zrobić każdy, kto tworzy jakikolwiek plan, jest określenie, co próbuje osiągnąć. Wypisz cele i zadania, aby upewnić się, że Twój plan mieści się w tych parametrach. Nie możesz osiągnąć swoich celów, jeśli nie są one jasne.

Dlatego komunikacja, jak we wszystkich projektach, jest najważniejsza. Bez wyznaczonego kanału, określonej częstotliwości i odbiorców, do których kierowane są Twoje wiadomości, będą problemy.

Zaplanuj komunikację

Komunikacja obejmuje bieżące informowanie interesariuszy. W przypadku programów, interesariuszami są osoby w Twojej organizacji, zwykle na poziomie wykonawczym, które chcą zobaczyć zwrot z inwestycji odzwierciedlony w raportach dotyczących programu. Plan programu musi nakreślić te komunikaty, jak często iz jakimi materiałami, w tym określić ich oczekiwania.

Stwórz oś czasu

Następnie będziesz musiał uporać się z harmonogramem i zakresem wszystkich projektów w twoim programie. Oznacza to Twój całkowity budżet i sposób, w jaki rządzi on zakresem Twojego programu. Będziesz musiał znaleźć równowagę między tymi dwoma aspektami programu. Chociaż nie masz harmonogramu, który kończy się dostarczaniem wysokiej jakości, masz szereg mniejszych terminów związanych z każdym projektem, którymi trzeba zarządzać w planie programu.

Uwzględnij swoich interesariuszy

Upewnij się, że planujesz nie tylko z interesariuszami, ale także z zespołem. Ważna jest przejrzystość. Zespół jest na pierwszej linii frontu Twojego projektu i dostarczy Ci cennych danych poprzez swoje zaangażowanie i obserwację. Z kolei chcesz, aby znali plan programu, aby mogli dokonywać świadomych wyborów, gdy zostaną zmuszeni do działania.

Po spotkaniu z interesariuszami i zespołami odpowiedzialnymi za realizację różnych projektów, masz zarówno widok makro, jak i mikro projektu. Poinformuje to twój plan programu, gdy go sfinalizujesz.

Jak ProjectManager pomaga w planach zarządzania programami

Nie zapominaj, że całe to planowanie można ułatwić dzięki narzędziu do zarządzania programami online, takim jak ProjectManager. Nasze narzędzie online zapewnia dostęp do najbardziej aktualnych informacji, które umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji opartych na danych.

Zarządzanie programem jest trudne, ale jeszcze trudniejsze, jeśli przeskakujesz od projektu do projektu w celu zbierania danych. Dzięki naszemu widokowi Przegląd projektów otrzymasz listę wszystkich projektów w Twoim programie. Widzisz tytuł projektu, kto nim zarządza, zespół go realizujący i status. Z tego widoku wysokiego poziomu możesz zarządzać swoim programem.

Twórz niestandardowe pulpity programowe

W widoku Przegląd projektów możesz także organizować i grupować swoje projekty. Po wybraniu określonych projektów i pogrupowaniu ich w folderze można następnie filtrować według tej grupy w panelu Przegląd, który pokazuje sześć wykresów śledzących metryki programu, takie jak kondycja, obciążenie pracą i postęp. Dzięki temu wysokopoziomowemu widokowi postępu i wydajności programu możesz wykrywać problemy i wprowadzać zmiany w celu dostrojenia skuteczności programu.

Śledź swoje projekty za pomocą mapy drogowej

Innym potężnym narzędziem jest mapa drogowa programu, która gromadzi wszystkie projekty w programie i wyświetla je na osi czasu wykresu Gantta. Możesz zobaczyć wszystkie swoje programy aż do poziomu zadań w jednym miejscu i jak są ze sobą powiązane i czy są jakieś zależności. Ale to nie jest statyczny widok. Filtruj według cesjonariusza, kierownika projektu lub klienta, zobacz czas trwania, planowane daty rozpoczęcia i zakończenia i nie tylko. Pokaż interesariuszom kluczowe wskaźniki podczas prezentacji.

Aby dopasować zasoby do możliwości Twojego programu, mamy solidne zarządzanie zasobami dla całego programu. Funkcje ułatwiają śledzenie, zarządzanie i raportowanie zasobów w ramach programu. Nasza strona obciążenia pracą zapewnia narzędzia do równoważenia obciążenia pracą zespołów w celu zwiększenia produktywności.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie online, które pomaga zorganizować programy w celu maksymalizacji ich rentowności. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, dynamiczne mapy drogowe i raportowanie jednym kliknięciem zapewniają narzędzia do zarządzania, śledzenia i raportowania postępów i wydajności, aby dostosować program do ogólnych celów strategicznych. Zobacz, jak możemy pomóc w planowaniu zarządzania programem, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.