Założenia projektu: krótki przewodnik

Robienie założeń jest zwykle niemile widziane. Jednak w zarządzaniu projektami założenia projektowe są niezbędne do planowania projektu. Ale czym różnią się założenia projektowe od założeń, które często wprowadzają nas w błąd w codziennym życiu?

Przyjrzyjmy się, jak założenia projektowe są definiowane w zarządzaniu projektami i dlaczego są tak ważne. Następnie dowiemy się o dzienniku założeń projektu oraz o tym, jak założenia różnią się od ograniczeń i ryzyka. Dla większej jasności podamy nawet przykład założenia projektu.

Jakie są założenia projektowe?

Założenie projektu jest używane w planowaniu projektu, aby określić czynnik, który jest prawdziwy, prawdziwy lub pewny, nawet jeśli nie ma dowodu. Musisz założyć, że przy planowaniu projektu są pewne prawdy.

Nie oznacza to, że wszystkie założenia projektu są prawdziwe; czasami są, a innym razem nie. Dlatego przy zakładaniu projektu trzeba być bardzo ostrożnym i dobrze go przeanalizować.

Założeniem w zarządzaniu projektami może być zdarzenie lub okoliczność, której oczekuje się w cyklu życia projektu. Możesz myśleć o tym jako o wykształconych przypuszczeniach. Kierownicy projektów zwykle mają wieloletnie doświadczenie i wyciągnęli wnioski z poprzednich projektów. To daje ich przypuszczeniom większą wiarygodność niż niektórzy nowicjusze.

Planowanie projektu opiera się na wielu założeniach. Im bardziej uzasadnione są te założenia, tym lepszy projekt. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga przekształcić założenia w realny plan projektu. Nasze interaktywne wykresy Gantta porządkują Twoje zadania, łączą zależności w celu uniknięcia opóźnień, a nawet filtrują ścieżkę krytyczną. Następnie możesz ustawić linię bazową, aby monitorować wariancje projektu w czasie rzeczywistym, aby pozostać na dobrej drodze. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Dlaczego założenia projektowe są ważne?

Założenia projektowe są ważne, ponieważ bez nich możesz iść do przodu. Po prostu nie ma możliwości udowodnienia wszystkiego w planie projektu. Szacujesz koszty, czas trwania i nie tylko. Założenia otwierają drzwi do projektu i jego planowania.

Identyfikując założenia projektu, możesz lepiej zrozumieć, czy cele i działania projektu są realistyczne i możliwe do osiągnięcia, biorąc pod uwagę ramy czasowe, które masz. Analiza założeń jest częścią zarządzania ryzykiem projektu.

Jeśli przeanalizujesz założenia projektu i okaże się, że są błędne, będziesz musiał zrewidować swój plan projektu. Dlatego założenia projektowe muszą być identyfikowane, śledzone i zarządzane przez cały cykl życia projektu.

Tworzenie dziennika założeń projektu

Aby identyfikować, śledzić i zarządzać założeniami, musisz stworzyć dziennik założeń projektowych. Jest to kluczowy element danych do tworzenia planu projektu i przeglądania go w trakcie realizacji projektu.

To właśnie w fazie inicjacji projektu kierownik projektu sporządzi dziennik założeń. Informuje o pisaniu karty projektu. Tutaj zrobisz wysokopoziomowe założenia. Założenia oparte na zadaniach, które są uważane za niższy poziom, powstają podczas realizacji projektu.

Chociaż tworzysz dziennik założeń projektu na wczesnym etapie projektu, powinien on być regularnie przeglądany i poprawiany. Następnie możesz zamknąć fałszywe założenia i kontynuować śledzenie aktywnych.

Tworząc dziennik założeń, pamiętaj o dołączeniu następujących informacji dla każdego założenia.

• Założenie daty jest rejestrowane
• Jaka to kategoria, np. budżet, harmonogram itp.
• Nazwij i opisz założenie
• Wpływ założenia, np. wysoki, średni lub niski
• Niepewność stawki założenia od wysokiej, średniej do niskiej
• Przypisz właściciela odpowiedzialnego za założenie
• Zdefiniuj plan działania, aby złagodzić wpływ, jeśli założenie jest prawdziwe
• Ustaw datę następnego przeglądu założeń
• Zwróć uwagę na status założenia, taki jak zamknięte lub otwarte

Założenia projektowe a ograniczenia projektowe

Założenia projektowe to jedna z wielu rzeczy, które kierownik projektu musi wziąć pod uwagę podczas pracy nad budowaniem planu projektu. Omówmy kilka innych rzeczy, które kierownik projektu musi zidentyfikować na początku projektu, aby pomyślnie go dostarczyć.

Jak już wspomnieliśmy, założenie projektowe jest tym, co uważa się za prawdziwe w projekcie. Może to być zdarzenie lub okoliczności, które prawdopodobnie wystąpią w trakcie cyklu życia projektu. Kierownik projektu jest w stanie poczynić takie założenia dotyczące projektu, ponieważ ma doświadczenie, potrafi zbadać dane historyczne i zasięgnąć porady ekspertów.

Ograniczenie projektu to ograniczenie projektu. Może to być wszystko, od budżetu po harmonogram i zasoby, które będą potrzebne do realizacji projektu. Według Księgi Wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK) Project Management Institute istnieje sześć ograniczeń w projektach: zakres, jakość, harmonogram, budżet, zasoby i ryzyko.

Podobnie jak w przypadku założeń projektowych, ograniczenia te są identyfikowane na początku projektu i tworzą granice, w których projekt będzie realizowany. Zazwyczaj istnieją dwa rodzaje ograniczeń. Ograniczenia biznesowe to kwestie wysokiego poziomu, które zależą od Twojej organizacji. Te ograniczenia rzadko się zmieniają. Ograniczenia techniczne to te, które ograniczają wybór projektu. Są one naprawione, a zmiany w nich wpłyną na plan projektu.

Różnice polegają na tym, że założenia są uważane za prawdziwe, ale ograniczenia są prawdziwe. Założenia wydają się być dobre dla projektu, podczas gdy ograniczenia nie. Jeśli założenie okaże się fałszywe, może to być złe dla projektu, podczas gdy fałszywe ograniczenia są dobre.

Założenia projektowe a ryzyko projektowe

Jasne jest, że założenia projektowe oznaczają coś, co się wydarzy. W podobny sposób można spojrzeć na ryzyko projektowe. Ryzyka mogą być dobre lub złe, ale są to również założenia. Jeśli ryzyko faktycznie pojawia się w projekcie, nie jest to już ryzyko, ale problem i problem, który należy rozwiązać lub wykorzystać.

Ale założenia projektowe i ryzyko projektowe, choć podobne, nie są takie same. Różnią się swoim punktem widzenia. W przypadku wystąpienia ryzyka, projekt ma pozytywny lub negatywny wpływ. Jeśli jednak założenie nie nastąpi w cyklu życia projektu, ma to wpływ na projekt.

Przykłady Założeń Projektu

Omówiliśmy założenia i ich znaczenie dla planowania projektu. Są tak krytyczną częścią planowania, że ​​musisz prowadzić dziennik założeń projektowych. Omówiliśmy również, w jaki sposób założenia projektowe mają podobieństwa z ograniczeniami i ryzykiem projektu oraz jak się różnią.

Zanim zakończymy, przyjrzyjmy się kilku przykładom. Przykłady założeń projektowych pomagają umieścić abstrakcyjne definicje w rzeczywistym świecie, czyli tam, gdzie istnieją w Twoim projekcie. Rzućmy okiem na niektóre założenia, które mogą pojawić się w trakcie zarządzania projektem.

Jednym z założeń, które przyjmujesz, jest to, że będziesz mieć wszystkie zasoby potrzebne do ukończenia projektu w dozwolonym czasie. To znaczy wykwalifikowani członkowie zespołu, sprzęt, materiały itp. Może zakładasz, że ci członkowie zespołu będą dostępni, a nie na wakacjach. Zakładasz, że ramy czasowe projektu nie będą miały miejsca podczas ważnego święta, które mogłoby zakłócić produkcję.

To może być coś tak trywialnego, jak założenie, że wszyscy interesariusze będą obecni na twoich spotkaniach. Może się wydawać, że nie jest to wielka sprawa, ale jeśli znasz oczekiwania swoich interesariuszy, nie będziesz mieć wszystkich informacji, których potrzebujesz, aby odpowiednio zaplanować.

Kolejnym założeniem jest to, że posiadany sprzęt jest w dobrym stanie. Powinien być utrzymywany i gotowy, abyś mógł, powiedzmy, produkować te gadżety, których rozpaczliwie potrzebuje rynek. Ale jeśli maszyny wymagają naprawy lub wymiany, nie możesz zaspokoić tego popytu przed konkurencją.

Tam są twoi dostawcy. Jeśli jesteś w budowie, musisz mieć materiały na miejscu w zaplanowanym terminie. Prawdopodobnie masz dobre relacje z dostawcami i dostawcami. Dostarczą zgodnie z oczekiwaniami. Ale jeśli nie, to projekt prawdopodobnie nie dotrzyma terminu, co może wywołać efekt domina, którego na pewno nie chcesz.

ProjectManager pomaga śledzić założenia projektu

Aby uniknąć tych fałszywych założeń, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które może śledzić dane na żywo. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które może śledzić założenia projektu w czasie rzeczywistym. Pozwala to kierownikom projektów na podejmowanie bardziej wnikliwych decyzji. Ponadto nasze narzędzia do zarządzania ryzykiem pomagają identyfikować, śledzić i ograniczać ryzyko w projektach.

Monitoruj w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów nawigacyjnych na żywo

Kierownicy projektów muszą sprawdzać swoje postępy i wydajność przez cały cykl życia projektu. Nasze pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają im widok na wysokim poziomie, kiedy tylko zechcą. Nie jest wymagana żadna konfiguracja, a nasze narzędzie automatycznie zbiera i oblicza sześć wskaźników projektu, które są wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach.

Zarządzaj zasobami, aby zachować harmonogram

Zakładasz, że Twoje zasoby będą działać zgodnie z oczekiwaniami. Jeśli zauważysz problem z obciążeniem na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, po prostu przełącz się na wykres obciążenia. Jest oznaczony kolorami, co ułatwia sprawdzenie, kto ma nadmierną alokację, a kto potrzebuje więcej pracy. Następnie zrównoważ obciążenie zespołu na podstawie wykresu. To takie proste.

Nasze narzędzie ułatwia również sprawdzanie dostępności zespołu podczas planowania zadań, śledzenie czasu, jaki spędzają oni na tych zadaniach za pomocą bezpiecznych grafików pracy oraz udostępnia im platformę współpracy do udostępniania plików, komentowania i lepszej współpracy. Jedynym założeniem, którego możesz być pewien, jest to, że ProjectManager pomoże Ci zrealizować udany projekt.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, planować i śledzić projekty. Nasze funkcje zarządzania ryzykiem, zadaniami i zasobami pomagają lepiej zarządzać projektami. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, które już korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.