Krótki przewodnik po kartach projektów

Projekty wymagają zatwierdzenia przed ich realizacją. Karta projektu to dokument dotyczący planowania projektu, który sprzedaje projekt interesariuszom i sponsorom. Jeśli będziesz w stanie wykazać jego rentowność i zwrot z inwestycji, prace dostaną zielone światło, aby iść do przodu.

Jednak każda karta projektu, która odniosła sukces, zawiera wiele elementów. Jeśli jesteś nowicjuszem w zarządzaniu projektami, szablon karty projektu może skonfigurować Cię tak, aby upewnić się, że spełniasz wszystkie główne punkty. Dołączyliśmy bezpłatną pomoc dotyczącą karty szablonu projektu jako przykład tego, co powinna zawierać karta projektu.

Czym dokładnie jest karta projektu? Poniższy krótki przewodnik pomoże ci lepiej zrozumieć, dzięki czemu podczas prezentacji kolejnego projektu będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby osiągnąć sukces.

Czym jest karta projektu?

Karta projektu to określenie zakresu, celów i osób uczestniczących w projekcie. Rozpoczyna proces definiowania ról i obowiązków tych uczestników oraz nakreśla cele i cele projektu. Karta identyfikuje również głównych interesariuszy i określa uprawnienia kierownika projektu na początku planu projektu.

Powiązane: Darmowy szablon karty projektu dla programu Word

Postępuj zgodnie z naszym krótkim przewodnikiem dotyczącym pisania i wykonywania karty zarządzania projektami poniżej.

Kluczowe elementy karty projektu

Dokumentem referencyjnym jest karta zarządzania projektami. Powinien określać te trzy główne punkty.

1. Jaka jest istota projektu? Jakie są cele i zadania projektu? Jak planujesz osiągnąć i osiągnąć te cele i zadania?
2. Dlaczego ten projekt istnieje? Zapewnij wspólne zrozumienie projektu. Karta powinna komunikować swoją wartość i/lub rację istnienia każdej osobie, która ma w niej udział, od zespołu po kierownika projektu, interesariuszy, sponsorów itp.
3. Czy możemy się zgodzić na ten projekt? Karta działa jako umowa pomiędzy sponsorem projektu, kluczowymi interesariuszami i zespołem projektowym. Odnotowując obowiązki każdej ze stron zaangażowanych w projekt, każdy ma jasność, jakie są jego obowiązki.

Jak stworzyć kartę projektu

Tak więc są to szerokie pociągnięcia i chociaż oświadczenie dotyczące projektu nie musi wchodzić w szczegóły, jest o wiele więcej kluczowych elementów niż te ogólne stwierdzenia. Pamiętaj, że sekcje przedstawione poniżej powinny być krótkie, ponieważ odnoszą się do bardziej szczegółowych dokumentów planowania projektu, takich jak określenie zakresu, budżet projektu, plan zarządzania ryzykiem lub zapytanie ofertowe.

1. Podaj informacje o projekcie

Ta pierwsza sekcja w karcie projektu zawiera ogólne informacje o projekcie, takie jak jego nazwa, opis i kto jest sponsorem projektu, kierownikiem projektu, członkami zespołu i interesariuszami.

2. Zdefiniuj role i obowiązki zespołu projektowego

Ważną funkcją karty projektu jest dokumentowanie, kim są członkowie Twojego zespołu oraz jakie są ich role i obowiązki. Powinieneś także zidentyfikować głównych interesariuszy. Zawsze ważne jest, aby zwrócić uwagę na interesariuszy w każdym projekcie, ponieważ to oni będą raportować i, w pewnym sensie, zarządzać ich oczekiwaniami. Im szybciej dowiesz się, kim są, tym szybciej zbudujesz produktywny plan zarządzania interesariuszami.

3. Zidentyfikuj cele projektu i cele projektu

Dla kierowników projektów ważne jest rozróżnienie między tymi dwoma. Cele projektu to korzyści wysokiego poziomu, które projekt powinien generować, podczas gdy cele projektu to konkretne kamienie milowe lub kroki, które są potrzebne do ich realizacji. Jeśli nie masz jasnego celu, Twój projekt nie trafi w cel.

4. Przedstaw uzasadnienie biznesowe

Karta projektu wymaga uzasadnienia biznesowego, ponieważ zasadniczo określa powody podjęcia projektu. Pomaga kierownikom projektów wyjaśnić, jakie są potrzeby biznesowe, które projekt ma zaspokoić oraz jakie są oczekiwane korzyści finansowe i zwrot z inwestycji dla interesariuszy projektu. Dobrym sposobem na sprzedaż projektu jest wyczucie, jakie korzyści projekt przyniesie sponsorom i interesariuszom. Dowiedz się, jakie są te korzyści i wymień je tutaj.

5. Zarys zakresu projektu

Jakie są elementy objęte i poza zakresem? Zakres to granice Twojego projektu, takie jak data rozpoczęcia i data zakończenia. Więc jakie są elementy w zakresie, takie jak te części procesu projektowego, w przeciwieństwie do zadań lub działań, które znajdują się poza procesem projektu krok po kroku? Przedstaw najważniejsze elementy i kamienie milowe projektu. Później, w fazie planowania, musisz utworzyć instrukcję zakresu, która bardziej szczegółowo opisuje zakres projektu.

6. Utwórz oś czasu projektu

Oś czasu projektu to uproszczona wersja harmonogramu projektu. Ta oś czasu projektu powinna przedstawiać kluczowe rezultaty, kamienie milowe i etapy projektu, aby interesariusze rozumieli całościowy obraz.

7. Zbuduj budżet projektu

Podczas tworzenia budżetu projektu bardziej szczegółowo omówisz, ale w tym miejscu chcesz uzyskać informacje na temat przewidywanych kosztów projektu. Zdefiniuj budżet projektu i kto będzie miał uprawnienia do wydatkowania. Uwzględnij szacunkowe koszty zdefiniowanych zadań, ale pamiętaj, że nowe wymagania projektu i zadania będą wymagały dostosowania tego budżetu.

8. Zanotuj kluczowe założenia i ograniczenia

Ważne jest, aby zapisać wszystkie założenia lub ograniczenia, które mogą mieć wpływ na rozwój lub realizację planu projektu. Zwracanie uwagi na kluczowe założenia jest bardzo ważne dla zarządzania interesariuszami, ponieważ ustalenie jasnych oczekiwań jest kluczem do sukcesu. Chcesz także mieć przynajmniej zarys tego, jak będziesz radzić sobie z ograniczeniami projektu. Jeśli nie omówisz tego teraz, będziesz musiał później nadrobić zaległości.

9. Rejestruj kluczowe ryzyka projektu

Zidentyfikuj wszystkie potencjalne zagrożenia, które mogą pojawić się w projekcie, aby nie dać się zaskoczyć. W tym miejscu będziesz chciał podkreślić najbardziej prawdopodobne lub mające wpływ zagrożenia, aby interesariusze byli ich świadomi na wczesnym etapie. Po tym powinien nastąpić rejestr ryzyka i plan zarządzania ryzykiem w planie projektu, w którym szczegółowo opisujesz, w jaki sposób rozwiążesz te zagrożenia i kto w zespole jest odpowiedzialny za ich wyłapanie i naprawienie.

10. Zdefiniuj wymagania projektowe i kryteria sukcesu

Zespół zarządzający projektem i interesariusze projektu muszą osiągnąć porozumienie w zakresie kryteriów sukcesu. Najczęstszymi aspektami określania sukcesu projektu są elementy potrójnego ograniczenia, czas, koszt i zakres. Jednak w zależności od projektu może istnieć wiele wymagań projektowych, takich jak poziomy tolerancji ryzyka i standardy jakości.

Szablon i przykład karty projektu

Napisanie karty projektu wymaga czasu i wysiłku i może być trudne, jeśli dopiero zaczynasz planowanie projektu. Ale nie musisz się martwić, możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu karty projektu, aby rozpocząć. Użyj go jako przykładu karty projektu do pracy.

Oprogramowanie może pomóc w zorganizowaniu czarteru

Nawet przy pomocy szablonu, karta projektu wymagała wiele pracy. Oprogramowanie do planowania projektów może pomóc w zorganizowaniu wszystkich informacji potrzebnych do stworzenia karty.

ProjectManager posiada dynamiczny widok listy, który robi więcej niż inne narzędzia programowe, które po prostu digitalizują twoją listę rzeczy do zrobienia. Dołącz pliki do każdej pozycji na liście, ustaw priorytet i dodaj tagi, aby łatwiej je znaleźć. Bądź na bieżąco, ustawiając terminy dla każdej pozycji. Pokażemy Ci procent ukończenia. Już dziś zbuduj swój statut prawidłowo i na czas, korzystając z darmowego ProjectManagera.

Jakie są zastosowania karty projektu?

Dokumentów niezbędnych do prowadzenia projektu jest bardzo dużo. Zanim zaczniesz, musisz stworzyć wiele, od planu projektu po budżet projektu i wiele więcej. Wszystkie te dokumenty szczegółowo opisują elementy, które ogólnie zaznaczyłeś w swoim oświadczeniu projektowym. Dlaczego więc potrzebujesz innego dokumentu, czy nie jest on zbędny?

Chociaż prawdą jest, że zamierzasz omówić ten grunt na poziomie szczegółowym, to jest twoje pierwsze przejście i jest powód, dla którego jest ono bardziej ogólne i wyprzedza wszystko inne. Poniżej przedstawiono trzy główne zastosowania dokumentu:

1. Potrzebujesz go do autoryzacji swojego projektu. Jest to dokument, który sprzedaje projekt Twoim interesariuszom i ogólnie określa, jaki będzie ich zwrot z inwestycji. To jak boisko do windy, więc musi sprzedać projekt.
2. Służy jako podstawowy dokument sprzedaży. Kiedy przedstawiasz to interesariuszom, mają teraz do dyspozycji podsumowanie, które mogą rozesłać lub zaprezentować, gdy podejdziesz do innych projektów, aby mogli skoncentrować swoje zasoby tam, gdzie są potrzebne.
3. Jest to dokument, który pozostaje z Tobą przez cały cykl życia projektu. Będziesz odwoływać się do tego przez cały czas, czy to na spotkaniach, czy też w celu pomocy w zarządzaniu zakresem. Karta działa jak mapa drogowa bez wszelkich drobiazgów, które odwracałyby uwagę od innych materiałów projektowych.

Wskazówki dotyczące pisania karty zarządzania projektami

Istnieje proces pisania karty projektu, który zaczyna się od poznania wizji projektu. Ta deklaracja wizji nie może być niejasna, ale musi uchwycić cel twojego projektu, definiując cel końcowy dla zespołu projektowego.

Wizja

Gdy masz już jasną wizję, możesz podzielić ją na bardziej praktyczne części.

• Cel. Wymień trzy do pięciu celów projektu, bądź SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.
• Zakres. Teraz nakreśl formalne granice projektu, opisując, w jaki sposób firma może się zmienić lub zmienić w wyniku realizacji projektu, a także zanotuj, co jest istotne dla zakresu pracy, a co nie. W ten sposób zachowujesz lepszą kontrolę nad projektem.
• Artykuły. Opisz każdy z produktów, które ma wyprodukować projekt. Kiedy już zdobędziesz je wszystkie, masz przyczółek na swojej karcie i jesteś gotowy, aby ruszyć dalej. Możesz użyć szablonu WBS, aby pomóc w identyfikacji materiałów dostarczanych.

Zorganizować

Kiedy budujesz strukturę swojego statutu, musisz zidentyfikować cztery podzbiory. Odbywa się to poprzez wymienienie następujących elementów:

1. Klienci/Użytkownicy końcowi. Aby uzupełnić tę listę, zadaj sobie pytanie: Kim jest klient i/lub użytkownik końcowy w kontekście tego projektu? Kim są klienci projektu? Czy istnieje konkretna osoba lub podmiot odpowiedzialny za akceptację wyników projektu?
2. Interesariusze. Jak wspomniano wcześniej, kluczowe znaczenie ma identyfikacja interesariuszy projektu. Są to osoby lub podmioty w ramach projektu lub poza nim, które są szczególnie zainteresowane tym projektem. Może to być kontroler finansowy nadzorujący koszty lub dyrektor generalny, ale ktokolwiek to jest, będzie miał nieco inny cel w zależności od swojej roli.
3. Role. Musisz przypisać kluczowe role i obowiązki osobom zaangażowanym w realizację projektu, od sponsora projektu, rady projektu i kierownika projektu. Po każdym wpisie pisze krótkie podsumowanie określające ich rolę i zakres odpowiedzialności w projekcie.
4. Struktura. Teraz musisz zdefiniować linie raportowania pomiędzy tymi różnymi rolami w projekcie. W tym celu użyj schematu organizacyjnego projektu. Przedstawia strukturę organizacji oraz relacje i role osób zaangażowanych w projekt.

Wykresy Gantta to tradycyjne narzędzie do planowania projektów. Zamieniają Twoje zadania i terminy w wizualne terminy. ProjectManager posiada wykres Gantta online i inne narzędzia do planowania, które pozwalają przypisywać zadania, śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Co więcej, możesz szybko przefiltrować ścieżkę krytyczną, a następnie ustawić linię bazową, aby porównać zaplanowany wysiłek z rzeczywistym wysiłkiem. Trzymaj się harmonogramu i trzymaj się budżetu, korzystając z ProjectManagera.

Realizacja

Masz wizję i zorganizowałeś różne części swojego projektu. Teraz musisz opracować plan ich wdrożenia. Składają się na to cztery części:

1. Plan. Jeśli zamierzasz wdrożyć, potrzebujesz planu wdrożenia. Jest to sposób na stworzenie atmosfery zaufania dla klientów i interesariuszy poprzez wymienienie faz, działań i ram czasowych cyklu życia projektu.
2. Kamienie milowe. Kamienie milowe wyznaczają główne fazy projektu i łączą mniejsze zadania w większe porcje pracy. Projekt powinien mieć tylko kilka z nich, dlatego są to kamienie milowe, ale są ważnym sposobem potwierdzenia ukończenia kluczowego elementu dostawy.
3. Zależności. Wymień wszystkie kluczowe zależności i ich znaczenie dla projektu. Są to zadania lub czynności, które są ze sobą powiązane, ponieważ będą miały wpływ na projekt podczas jego cyklu życia.
4. Plan zasobów. Jakie zasoby są zaangażowane w projekt? Podziel tę listę na robociznę, sprzęt i materiały. W ten sposób dowiesz się, czego potrzebujesz, zanim będziesz tego potrzebować, i będziesz w stanie dokładniej oszacować budżet. W miarę postępu projektu i wprowadzania zmian konieczne będzie dostosowanie planu zasobów. ProjectManager oferuje narzędzia do zarządzania obciążeniem i zasobami, które pozwalają szybko zobaczyć obciążenie pracą wszystkich osób, dzięki czemu w razie potrzeby można ponownie przydzielać zadania. Dzięki temu wszyscy nie są przepracowani lub niedopracowani.

Zagrożenia, problemy i budżet

Prawie skończyliśmy, ale żadna karta nie jest kompletna bez zebrania potencjalnych zagrożeń i problemów, które mogą wykoleić projekt. Obejmuje to założenia i ograniczenia związane z projektem.

Ryzyko to potencjalny problem, który może, ale nie musi, wystąpić w projekcie. Ryzyko nie zawsze jest negatywne, ponieważ istnieje coś takiego jak ryzyko pozytywne, i na to również powinieneś się przygotować.

Problem to coś, co już wystąpiło w projekcie. Zasadniczo ryzyko to czas przyszły, a problem to czas teraźniejszy, ale przy tworzeniu karty zarządzania projektami trzeba być przygotowanym na każdą ewentualność.

Wreszcie, mając wszystkie powyższe informacje, możesz naszkicować przybliżoną liczbę, ile będzie kosztować dostarczenie projektu w dozwolonym czasie. Następnie przedstawiasz swój statut, a po jego zatwierdzeniu i podpisaniu zaczyna się prawdziwa praca.

Zrób kolejny krok w planowaniu z ProjectManager

Karta kładzie podwaliny pod projekt. Zapewnia wizję i określa, gdzie zostaną umieszczone wszystkie części. To świetne ramy, ale to nie plan. Karta prowadzi do planowania projektu, a ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, którego potrzebujesz, aby zarządzać swoim projektem od początku do końca.

Wykresy Gantta do planowania

Przekształcenie karty w plan wymaga narzędzia, które jest wystarczająco elastyczne, aby reagować i dostosowywać się do wielu związanych z nim zadań. Widok projektu wykresu Gantta online wykonuje zadania i wypełnia oś czasu projektu, w której można łączyć zależności, aby później uniknąć wąskich gardeł. Ustawiaj kamienie milowe, szybko edytuj daty, a nawet przydzielaj pracę członkom zespołu.

Współpracuj przy zadaniach

Podczas przypisywania zespołów bardzo ważne jest, aby otrzymać jasne wskazówki. Menedżerowie projektów mają zbyt wiele do zrobienia, aby spędzać czas na mikrozarządzaniu swoimi zespołami.

ProjectManager ułatwia przypisywanie, ale także dzięki nieograniczonemu przechowywaniu plików, możesz dołączyć tyle dokumentów i obrazów, ile potrzeba do instrukcji. Komentarze można wprowadzać na poziomie zadania, więc między członkami zespołu zawsze jest otwarty kanał do komunikacji i współpracy.

Raport o wszystkim

Potężnym oknem do projektu jest funkcja raportowania, która tworzy szczegółowe raporty projektowe za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Menedżerowie mogą filtrować raporty, aby pokazać tylko to, co muszą zobaczyć, takie jak postęp zadania lub wariancja projektu. Raporty te monitorują projekt, aby utrzymać go w toku, ale można je również udostępniać zainteresowanym stronom, aby utrzymać ich na bieżąco.

Po napisaniu karty projektu i uzyskaniu zgody interesariuszy będziesz potrzebować odpowiednich narzędzi do zarządzania zakresem, zadaniami i zasobami projektu, aby zapewnić, że zrealizujesz go zgodnie z budżetem i zgodnie z harmonogramem. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które natychmiast raportuje, gdy statusy są aktualizowane, dzięki czemu wiesz, gdzie znajduje się Twój projekt i jak utrzymać go w kierunku pomyślnego zakończenia. Wypróbuj nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.