5 kroków do zamknięcia projektu (lista kontrolna w zestawie)

W planowanie projektu wkłada się tyle czasu i wysiłku, że często zapomina się, że koniec projektu – zamknięcie projektu – jest równie ważne. Nawet gdy projekt jest ukończony technicznie, potrzeba dużo pracy.

Na przykład jest wiele zadań, które nadal musisz wykonać. Mogą być proceduralne, ale to nie czyni ich mniej ważnymi. Są zatwierdzenia, podpisy, płatności, a wszystko to może wydawać się pchaniem papierkowej roboty, ale powiedz to członkowi zespołu, który czeka na zapłatę.

Nie wspominając o tym, że kiedy kończysz jeden projekt, prawdopodobnie planujesz kolejny. Dlatego chcesz uzyskać wsparcie przy przejściu na tę zmianę. Będziesz musiał uwolnić zasoby, zarchiwizować dokumenty i nie zapomnieć o uhonorowaniu sukcesu projektu imprezą lub jakąś uroczystością. To też jest ważne.

Nasz darmowy szablon zamknięcia projektu jest doskonałym źródłem informacji, które pomoże Ci zapamiętać, co pozostało do zrobienia.

Co to jest zamknięcie projektu?

Zamknięcie projektu to ostatnia faza projektu. Dzieje się tak, gdy kierownik projektu weryfikuje, czy klient, interesariusz lub klient zaakceptował elementy dostarczane projektu. Jeśli projekt lub produkt jest w toku po projekcie, należy skonfigurować konserwację.

Kierownik projektu dokona również przeglądu całego projektu przed jego zamknięciem, oceni wydajność i porówna go z punktem odniesienia. Zespół projektowy będzie częścią tego procesu, oferując swoje obserwacje i informacje zwrotne, które są gromadzone w dokumencie wyciągniętym z lekcji. Zapewnia to wskazówki dotyczące przyszłych projektów.

Znaczenie zamknięcia projektu to coś więcej niż tylko podpisanie całej dokumentacji, wypełnienie wszelkich umów z dostawcami i zwolnienie zespołu do udziału w innych projektach. Upewnia się, że pierwotne cele projektu zostały osiągnięte i wiąże wszelkie luźne sprawy, takie jak ryzyko lub kwestie, które pozostały otwarte.

Kroki do zamknięcia projektu

Zamknięcie projektu to ostatnia faza Twojej pracy, to ostatni etap cyklu życia projektu i jak każdy inny aspekt projektu wymaga procesu. Poniżej znajduje się pięć kroków, które powinieneś podjąć, aby upewnić się, że zaznaczyłeś wszystkie I i przekreśliłeś wszystkie T, a także w pełni wykorzystałeś to doświadczenie.

1. Ułóż post mortem

Zarządzanie projektem to nie tylko zadania i zasoby, budżet i terminy, to doświadczenie, z którego możesz się ciągle uczyć. Chociaż powinieneś się uczyć przez cały czas trwania projektu, teraz jest świetny czas, aby spojrzeć wstecz bez presji i rozproszenia, które mogłyby osłabić twoją koncentrację.

Zbierz główny zespół, aby poprosić o opinie na temat tego, co zadziałało, a co nie. Zachęcaj do uczciwości. Dokumentując błędy i sukcesy projektu, budujesz katalog, który oferuje dane historyczne. Możesz wrócić i przejrzeć informacje pod kątem precedensów podczas planowania nowych projektów.

Projekty nigdy nie są samodzielnymi rzeczami, ale częścią kontinuum, w którym szczegóły mogą się różnić, ale ogólne metody zwykle pozostają takie same. Po zakończeniu każdego projektu powstaje bogactwo wiedzy.

2. Kompletna papierkowa robota

Jak już wspomniano, projekty generują ryzy dokumentów. Dokumenty te będą musiały zostać podpisane i zatwierdzone przez interesariuszy. Wszystko wymaga uwagi i musi być podpisane, co jest prawnym dowodem na to, że w rzeczywistości te dokumenty się zakończyły. Obejmuje to zamknięcie wszystkich umów, które mogłeś zawrzeć z partnerami wewnętrznymi lub dostawcami lub innymi zasobami, z którymi zakontraktowałeś.

Obejmuje to zajęcie się wszystkimi zaległymi płatnościami. Chcesz mieć pewność, że wszystkie faktury, prowizje, opłaty, premie, co masz, są opłacone. Uzupełnij wszystkie koszty związane z projektem. Nie robi się tego, jeśli nie jest za to opłacane.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w uporządkowaniu wszystkich tych dokumentów. ProjectManager działa jak centrum dla wszystkich plików projektu. Możesz je śledzić w naszym widoku listy, który jest czymś więcej niż zwykłą aplikacją listy rzeczy do zrobienia. Po pierwsze, możesz zobaczyć procent ukończenia każdej pozycji na liście. Teraz wiesz, czy ten wykonawca został opłacony i czy możesz podpisać umowę. Możesz nawet skonfigurować powiadomienia, aby upewnić się, że Twoje płatności są dostarczane na czas. Wypróbuj sam dzięki tej bezpłatnej wersji próbnej.

3. Zwolnij zasoby

Kompletujesz ekipę do projektu, a teraz musisz ich uwolnić. To proces formalny i kluczowy, który uwalnia ich do kolejnego projektu. Każdy zespół jest zbierany ze względu na mieszankę umiejętności i doświadczenia, które wnoszą do projektu. Projekt określa członków zespołu, z którymi będziesz chciał pracować, a każdy projekt będzie nieco inny, co znajdzie odzwierciedlenie w zespole zatrudnionym do jego realizacji.

Dotyczy to zarówno zasobów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Te zewnętrzne mogą być bardziej oczywiste, ponieważ zawarłeś z nimi umowę, a ta umowa będzie trwała. Po zakończeniu upewnij się, że wszyscy są w pełni opłaceni, aby mogli się podpisać i odejść. Ale zasoby wewnętrzne pozostają, więc musisz pamiętać, że ich czas poświęcony na projekt jest również ograniczony i możesz blokować projekty innych zespołów, jeśli nie zwolnisz swoich zasobów po zakończeniu projektu.

4. Dokumenty archiwalne

Ze starych projektów można wyciągnąć wnioski, dlatego regularnie spotykasz się ze swoim zespołem w trakcie projektu, a później wspominasz cały proces. Jednakże, jeśli nie masz archiwum, do którego można by wyciągnąć stare zapisy, wtedy cała wiedza, którą zdobędziesz, zostanie utracona z powodu złej organizacji i zarządzania. Ciężko pracowałeś, aby mieć świetną dokumentację projektową, nie zgub jej.

Powiązane: Co to jest dziennik decyzji projektowych?

Zanim zamkniesz projekt, zarchiwizuj wszystkie dokumenty oraz wszelkie notatki i dane, które mogą okazać się przydatne. Nawet jeśli nigdy nie masz do niego dostępu, istnieje potrzeba prowadzenia papierowej ścieżki pracy wykonanej w dowolnym projekcie dla innych osób w organizacji. Może to obejmować zespoły prawne lub zespoły HR, a nawet Twojego następcę. Nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś będzie musiał wrócić i odpowiedzieć na pytanie lub dowiedzieć się, jak rozwiązano stary problem. Potraktujcie to jak odkładanie zapasów na zimę.

5. Świętuj sukces

Jeśli brzmi to dla ciebie głupio, to znaczy, że nie wykonujesz swojej pracy. Nie ma nic głupiego w nagradzaniu zespołu za dobrze wykonaną pracę. Tworzy zamknięcie, o co chodzi w tej części projektu, ale także zasiewa ziarno, które zakwitnie w późniejszych projektach, gdy będziesz pracować z członkami starego zespołu.

Lista kontrolna zamknięcia projektu

Aby upewnić się, że prawidłowo zamknąłeś projekt, postępuj zgodnie z poniższą listą kontrolną zamykania projektu krok po kroku.

1. Zacznij od początku od utworzonego dokumentu zakresu projektu i upewnij się, że spełniasz wszystkie wymienione tam wymagania.
2. Upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały przekazane i podpisane przez interesariuszy, uzyskując ich akceptację i satysfakcję.
3. Inne dokumenty projektowe również muszą być podpisane przez odpowiednią osobę, w tym wszelkie zaległe kontrakty i umowy z dostawcami i innymi wykonawcami.
4. Po podpisaniu dokumentów przetwórz je i spłać wszystkie faktury oraz zamknij wszelkie umowy związane z projektem.
5. Dodaj wszystkie dokumenty razem, w tym sfinalizuj wszystkie raporty projektowe, a następnie uporządkuj je i zarchiwizuj jako dane historyczne do wykorzystania w przyszłości.
6. Wykorzystaj zebraną dokumentację, aby zidentyfikować i udokumentować wnioski wyciągnięte w trakcie projektu, w tym wszelkie informacje zwrotne od interesariuszy, aby nie popełniać tych samych błędów w przyszłych projektach.
7. Przypisz osobę wspierającą przejście do opieki nad projektem po zakończeniu, tak aby zamknięcie projektu było dokładne.
8. Zwolnij lub ponownie przydziel zasoby projektu, w tym Twój zespół i inny personel projektowy, a także sprzęt lub wynajmowane miejsca używane w projekcie.
9. Jeśli nie korzystałeś z oprogramowania do zarządzania projektami, zdobądź je, ponieważ pomaga kontrolować nie tylko cykl życia projektu, ale także proces dokładnego zamykania projektu.
10. Na koniec, ale być może najważniejsze, świętuj ze swoim zespołem projektowym. Wykonali swoją pracę i zasługują na uznanie oraz możliwość wypuszczenia energii do czasu rozpoczęcia kolejnego projektu.

Darmowe szablony pomagające w zamknięciu projektu

Jest wiele rzeczy do zapamiętania, kiedy zamykasz projekt. Nie chcesz przegapić żadnych krytycznych kroków i pozostawić niektóre dokumenty niepodpisane lub nie omawiać wyciągniętych wniosków, aby uniknąć tych samych błędów w następnym projekcie. ProjectManager to świetne oprogramowanie, ale także pierwsza strona internetowa do zarządzania wszystkimi projektami. Obejmuje to dziesiątki darmowych szablonów. Oto kilka, które pomogą Ci zrobić wszystkie drobiazgi niezbędne do prawidłowego zamknięcia projektu.

Szablon zamknięcia projektu

Wszystko, co musisz uchwycić podczas zamykania projektu, jest opisane w naszym bezpłatnym szablonie zamykania projektu dla programu Word. Możesz upewnić się, że interesariusze podpisali się na każdym dokumencie, wykonawcy otrzymali wynagrodzenie, a ich umowy zostały zamknięte, a Twój zespół został zwolniony z projektu, aby mogli rozpocząć pracę nad kolejnym.

Szablon lekcji

Zamknięcie projektu wymaga dużo pracy administracyjnej, ale powinien to być również czas na refleksję. Nasz bezpłatny szablon wyciągniętych wniosków dla programu Excel to doskonałe narzędzie do rejestrowania korzyści i problemów, które pojawiły się w trakcie cyklu życia projektu. Opisujesz, co się stało, jak wpłynęło to na projekt i co zrobisz inaczej w przyszłych projektach, aby uniknąć powtórzenia tych błędów. To klasyczny dokument zamknięcia projektu.

Szablon elementów akcji

Bezpłatny szablon czynności do wykonania dla programu Excel to świetne miejsce do wykorzystania wyciągniętych wniosków zebranych w powyższym szablonie i przekształcenia ich w plan. Gdy zobaczysz błędy, które popełniłeś w przeszłości, możesz sformułować plan działania, aby ich nie powtarzać. Ten darmowy szablon pozwala tworzyć zadania, przypisywać je członkom zespołu, dodawać priorytety, aby wiedzieć, co jest pierwsze, a nawet określać terminy i śledzić status.

Twój projekt jest zamknięty – użyj ProjectManager do następnego!

Teraz wiemy, że właściwe zamknięcie projektu pomoże Ci rozpocząć kolejny projekt na właściwej stopie. Jeśli planujesz i zarządzasz swoimi projektami w scentralizowanym oprogramowaniu do zarządzania projektami — takim jak ProjectManager — będziesz mieć dostęp do wszystkich swoich poprzednich projektów.

W ten sposób, kiedy planujesz nowy projekt, możesz szybko przejrzeć stare dokumenty, zadania, komentarze i szablony w systemie. Ułatwia też wdrażanie do kolejnego projektu, ponieważ członkowie zespołu powinni już być w systemie.

Twórz raporty dla potomnych

Oprogramowanie do automatycznego raportowania może być bardzo pomocne w tym procesie. ProjectManager pozwala menedżerom tworzyć raporty za pomocą jednego kliknięcia. Obejmuje to raporty, takie jak raporty grafiku, dzięki czemu możesz szybko zobaczyć godziny przepracowane przez członka zespołu przez cały czas trwania projektu. Możesz także tworzyć bardziej specyficzne dla interesariuszy raporty, takie jak raporty o stanie, raporty o odchyleniach lub raporty planu projektu. Wszystko to jest zautomatyzowane w naszym oprogramowaniu do zarządzania projektami, co pomaga jeszcze szybciej dotrzeć do końca projektu.

Oszczędność czasu i posiadanie przewagi w momencie rozpoczęcia nowego projektu to sposób na skuteczne ograniczenie czasu i kosztów. ProjectManager usprawnia projekt od początku do końca.

Częścią zamknięcia projektu jest umiejętność jego zaplanowania i wykonania. W tym miejscu pojawia się ProjectManager. Jako oprogramowanie oparte na chmurze umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi uzyskiwanie danych w czasie rzeczywistym podczas monitorowania i raportowania projektu. Ponadto Twoja dokumentacja jest łatwiej dostępna i bezpieczniejsza. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.