Jak korzystać z dziennika decyzji projektowych w celu uzyskania optymalnych wyników

Projekty to seria decyzji. Idealnie, każda decyzja powinna być wynikiem dokładnych badań, doradztwa zespołu i danych historycznych. Menedżerowie projektów używają dziennika decyzji do informowania interesariuszy o tym, kto autoryzował decyzję i jak do niej doszło.

Dziennik decyzji to krytyczne narzędzie komunikacji, które wszyscy kierownicy projektów muszą zrozumieć. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, szablonów lub po prostu notatnika, aby śledzić decyzje. Ale zanim przejdziemy do tego, jak to zrobić, lepiej zrozummy definicję dziennika decyzji projektowych.

Co to jest dziennik decyzji?

Dziennik decyzji to zapis decyzji, które prowadzą do wyboru, którego dokonujesz w trakcie projektu. Może to być informacja o spotkaniu, zapis lub dokument dotyczący projektu — wszystko to jest kompilowane w dzienniku decyzji i przekazywane sponsorowi projektu.

Problemy z komunikacją są śmiercią dla projektu. Dziennik decyzji służy jako narzędzie komunikacji, które dostarcza informacje pomocnicze dla interesariuszy. Decyzje nie są podejmowane tylko na zaplanowanych spotkaniach: mogą być również podejmowane na spotkaniach okazjonalnych lub pomiędzy kilkoma członkami zespołu. Dziennik decyzji dokumentuje wszystkie te informacje.

Dziennik decyzji jest zatem listą krytycznych decyzji, które zostały uzgodnione w trakcie projektu. Chociaż dziennik decyzji projektowych nie jest używany przez wszystkich zaangażowanych w zarządzanie projektami, zdecydowanie zyskuje na popularności.

Dlaczego potrzebujesz dziennika decyzji?

Decyzje mogą podjąć lub przerwać projekt. Interesariusze mają żywotny interes w podejmowanych decyzjach. Podobnie jak są one regularnie aktualizowane prezentacjami interesariuszy i raportami o stanie, tak dziennik decyzji wyjaśnia, dlaczego podjęto decyzje i kto je autoryzował.

Dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla projektów i chociaż główny świat zarządzania projektami mógł jeszcze nie w pełni objąć dziennikiem decyzji, zawsze używał dokładnej dokumentacji. Dokumentacja oferuje dane historyczne niezbędne do planowania przyszłych projektów, a także stanowi część planu zarządzania ryzykiem przy podejmowaniu decyzji.

Dziennik decyzji może być jedynie przypomnieniem przebiegu działań. W cyklu życia projektu podejmuje się wiele decyzji, a czasami ludzie w zespole projektowym potrzebują przypomnienia, aby uniknąć niepotrzebnego konfliktu. Wyjaśnia również, kto podjął tę decyzję i dlaczego, co może pomóc zespołowi się nie zgodzić.

Posiadanie dziennika decyzji projektowych jako jedynego źródła prawdy, dostępnego dla wszystkich i łatwego do dzielenia się z interesariuszami jest niezbędne do prowadzenia udanego projektu. ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które łączy hybrydowe zespoły, menedżerów i interesariuszy z narzędziem do zarządzania pracą w czasie rzeczywistym.

Zachowaj dziennik decyzji projektu, dziennik zmian, dziennik problemów, dziennik ryzyka, dziennik akcji, dziennik nalotów, rejestr zagrożeń lub dowolny dziennik, którego używasz w widoku listy zadań naszego oprogramowania. Możesz załączać pliki, udostępniać je zespołowi i otrzymywać powiadomienia o dodawaniu nowych elementów. Dołącz do ponad 35 000 użytkowników na całym świecie i zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManagera już dziś.

Elementy dziennika decyzji

Dziennik decyzji pomaga w analizie zmian, ponieważ przechwytuje kluczowe dane decyzyjne. Zasadniczo przypomina arkusz kalkulacyjny. Każda kolumna opisuje konkretną część decyzji. Oto niektóre z elementów, które powinny znaleźć się w każdym dzienniku decyzji:

• Nazwa projektu: Utrzymuje wszystkie decyzje podjęte w projekcie razem
• Kierownik projektu: osoba odpowiedzialna
• Numer identyfikacyjny: Przypisz jeden do każdej decyzji, aby łatwiej było się do niego odnieść
• Tytuł decyzji: Tytuł decyzji odróżnia ją od innych podejmowanych w trakcie cyklu życia projektu
• Data: kiedy podjąłeś decyzję i związane z nią terminy
• Obszar: Który aspekt projektu omawiasz
• Opis: przegląd podjętej decyzji
• Uzasadnienie: Powód decyzji i wszelkie przytoczone komentarze lub spory
• Alternatywy: inne opcje, które omówiłeś, ale zrezygnowałeś
• Oczekiwany wpływ: krótko opisz, co Twoim zdaniem zmieni decyzja
• Współtwórcy: Lista wszystkich, którzy przyczynili się do podjęcia decyzji
• Podpis zatwierdzający: Podpis , zwykle od kierownika projektu

Przykład dziennika decyzji

Stwórzmy teoretyczny przypadek, aby przejść przez ten proces. Dla naszego przykładu z dziennikiem decyzyjnym rozważmy plac budowy, który zastanawia się, czy użyć stali, czy drewna podczas wbudowywania mniejszego zaplecza do większego budynku.

Dziennik decyzji zawierałby wszystkie dane wyszczególnione powyżej, takie jak nazwa projektu, imię i nazwisko kierownika projektu, identyfikator, a tytuł mógłby być podobny do „Ramka Backhouse”. Zaangażowane osoby to co najmniej kierownik projektu, architekt i wykonawca.

Dyskusja może dotyczyć ceny kontra bezpieczeństwa. Zbierz te zalety i wady i dodaj je do dziennika decyzji projektowych. Poznaj wpływ i alternatywy, takie jak wpływ stali na budżet, a drewno może wymagać dodatkowych elementów stabilizujących. To sposób na zapoznanie się z najlepszymi praktykami i sprawdzenie, która jest najbardziej odpowiednia dla projektu.

Podejmij decyzję, zanotuj ją w dzienniku i poproś kierownika projektu o podpisanie. Następnie dostarcz dokument interesariuszom projektu, powiedzmy właścicielowi nieruchomości, który zlecił wykonanie prac. Daje to interesariuszom kontekst do dyskusji i decyzji, a także kieruje podwykonawcami podczas tworzenia struktury.

Jak korzystać z dziennika decyzji

Korzystaj z dziennika za każdym razem, gdy w projekcie zostanie podjęta decyzja. Niekoniecznie oznacza to drobne decyzje, ale im więcej, tym lepiej. Dołącz wszelkie decyzje, które mają wpływ na projekt. Są szanse, że w pewnym momencie interesariusze się zdenerwują i zażądają wyjaśnienia, dlaczego to, to lub tamto zostało zrobione. Dziennik decyzji jest sposobem na komunikowanie się z nimi, a także wspieranie decyzji.

Dlatego dziennik decyzji projektowych nie jest ważny, gdy go piszesz, ale bardziej, gdy masz możliwość obrony swojej decyzji. Jeśli zostaniesz zakwestionowany lub decyzja zostanie zakwestionowana, dziennik jest po to, aby cię wesprzeć.

Jeśli dziennik decyzji zostanie zrewidowany, należy to odnotować w rekordzie decyzji. Ty również chcesz udokumentować tę decyzję. Wyjaśnij, dlaczego podjęto decyzję i dlaczego została zmieniona. Następnie zaktualizuj dziennik i utwórz nowy, odzwierciedlający zmianę.

Szablony dziennika decyzji

Możesz samodzielnie sporządzić dziennik decyzji w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym, a nawet w edytorze tekstu, ale istnieje wiele bezpłatnych szablonów dzienników decyzji, które zawierają to za Ciebie, jeśli jest to łatwiejsze. Oto kilka z bardziej popularnych, które znaleźliśmy w Internecie.

Przykładowe szablony

SampleTemplates ma ponad dziewięć różnych szablonów dziennika decyzji dla plików PDF i Word. Przecinają one wiele różnych branż, więc powinieneś być w stanie znaleźć szablon, który odpowiada Twoim konkretnym potrzebom.

Szablony SłówOnline

WordTemplatesOnline zawiera bezpłatne szablony dziennika decyzji dla programów Excel, Word i PDF. Oferują wiele różnych szablonów dzienników dla różnego rodzaju spotkań biznesowych, takich jak wytyczne i zasady dotyczące planów emerytalnych, jeden, który rejestruje kluczowe decyzje i zagrożenia, inne, które obejmują priorytet, status i inne.

Oczywiście szablony są statyczne i nie można ich używać do efektywnej współpracy. Zamiast używać szablonu dziennika decyzji, lepiej jest używać oprogramowania do zarządzania decyzjami i śledzenia zmian w projekcie.

Jak ProjectManager pomaga w dziennikach decyzji

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które łączy zespoły hybrydowe i pomaga im pracować bardziej produktywnie. Dzięki wielu widokom projektu, które pasują do stylu pracy każdego i danych w czasie rzeczywistym, aby wspierać współpracę i lepiej monitorować projekty, ProjectManager jest również doskonałym sposobem śledzenia procesu podejmowania decyzji.

Użyj pulpitów nawigacyjnych do śledzenia wskaźników KPI

Zanim podejmiesz decyzję, potrzebujesz danych, które dadzą Ci lepszy wgląd w problem. Pulpit nawigacyjny ProjectManagera w czasie rzeczywistym i raporty z jednego kliknięcia automatycznie zbierają metryki projektu. Pulpit nawigacyjny śledzi czas, koszty, obciążenie pracą i nie tylko, zapewniając natychmiastowy raport o stanie.

Twórz wizualne przepływy pracy za pomocą tablic Kanban

Zamiast używać statycznego szablonu jako dziennika decyzji, użyj widoku tablicy Kanban. Tablica Kanban to wizualne narzędzie, które pokazuje przepływ pracy. Możesz ustawić każdą kolumnę jako jedną z kategorii w swoim dzienniku decyzji, a karty mogą przechwycić odpowiednie dane. Następnie możesz użyć tej funkcji, aby przypisać i śledzić postęp tej zmiany po jej autoryzacji.

Śledź swój plan na wykresach Gantta

W rzeczywistości możesz zaplanować wszystkie zmiany dokonane w projekcie za pomocą wykresu Gantta ProjectManagera. Po prostu przełącz się z widoku Kanban na widok wykresu Gantta, a zobaczysz pracę ułożoną na osi czasu projektu. Teraz możesz dodawać zależności, filtrować ścieżkę krytyczną i ustawić linię bazową, aby śledzić zaplanowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które łączy zespoły hybrydowe bez względu na to, gdzie się znajdują, w jakim dziale pracują lub jakie mają umiejętności, i daje im narzędzia do lepszej współpracy. Nasze oprogramowanie do zarządzania pracą zawiera narzędzia do zarządzania zasobami, karty czasu pracy i nie tylko, które pomogą Ci pracować wydajniej. Dołącz do zespołów w NASA, Nestles i Siemens, które już korzystają z naszego oprogramowania. Zacznij korzystać z ProjectManagera już teraz.