Definicja projektu: znaczenie projektu

Jaka jest dokładnie definicja projektu? Dużo mówimy o konkretnych aspektach zarządzania projektami, ale czasami warto zacząć od podstaw i zagłębić się w podstawy.

Aby w pełni zrozumieć koncepcje zarządzania projektami wysokiego poziomu, ważne jest, aby znać proste odpowiedzi. Kiedy możesz odwołać się do tej wiedzy, bardziej skomplikowane koncepcje są łatwiejsze do opanowania. Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy interesariuszem, podaj kolejną definicję projektu, pamiętając o tych wskazówkach dotyczących zarządzania projektami.

Definicja projektu

Projekt to zestaw zadań, które należy wykonać, aby osiągnąć określony cel lub wynik. W zależności od wielkości i zakresu projektu zadania te mogą być proste lub skomplikowane, ale wszystkie projekty można podzielić na cele i co należy zrobić, aby je osiągnąć.

Organizacje i osoby fizyczne zarządzają projektami o szerokim zakresie celów. Mogą one przybierać różne formy, od budowy budynku po planowanie wydarzenia, a nawet wypełnienie określonego obowiązku. Sprzedawcy detaliczni mogą na przykład realizować projekty, które poprawiają sposób śledzenia realizacji zamówień. Zespoły budowlane realizują projekty za każdym razem, gdy coś planują i budują — i tak dalej!

7 kluczowych terminów projektowych, które należy znać

Bez względu na projekt, istnieją uniwersalne terminy projektowe, które są używane niezależnie od rodzaju projektu, wielkości projektu lub jakiegokolwiek innego czynnika. Poznaj te siedem terminów jak własną kieszeń, a będziesz o krok do przodu przed rozpoczęciem projektu:

1. Cykl życia projektu

Cykl życia projektu odnosi się do pięciu faz, przez które muszą przejść wszystkie projekty, od początku do końca. Pięć faz cyklu życia projektu służy jako najbardziej podstawowy zarys, który podaje definicję projektu. Te pięć faz to inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i zamknięcie.

2. Zakres projektu

Zakres projektu jest kluczowym aspektem etapu planowania projektu. Pod wieloma względami jest to punkt wyjścia. Określenie zakresu projektu wymaga od kierownika projektu i jego zespołu określenia celów i zadań, uszczegółowienia rezultatów, tworzenia zadań, ustalania ważnych dat i nie tylko. Zakres projektu określa pożądane rezultaty oraz wszystkie specyficzne czynniki, które będą miały wpływ na ich osiągnięcie.

3. Interesariusz

Interesariusz odnosi się do każdego i wszystkich zaangażowanych w projekt. Interesariusz może być zaangażowany na każdym etapie projektu lub tylko w określony sposób. Analiza interesariuszy pomaga kategoryzować, w jaki sposób inwestorzy, członkowie zespołu, dostawcy, wykonawcy i nie tylko mogą wpływać na Twój projekt.

4. Dostarczane

Produkt dostarczany odnosi się do konkretnego wyniku (rezultatów) tworzonego przez projekt. Wyniki mogą być „materialne” lub „niematerialne”, co oznacza, że ​​mogą być produktem fizycznym lub czymś koncepcyjnym. Zazwyczaj rezultaty są potrzebą, która w pierwszej kolejności zainspirowała projekt. Jeśli ktoś zleca budowniczemu zaprojektowanie i wybudowanie przestrzeni biurowej, biuro jest namacalnym rezultatem.

5. Kamień milowy

Kamienie milowe to z góry określone osiągnięcia, które pomagają śledzić postępy w projekcie. Pomyśl o kamieniach milowych jako punktach kontrolnych. Te punkty kontrolne są ustalane przed rozpoczęciem projektu, więc kierownik projektu i zespół wiedzą, kiedy są na dobrej drodze do osiągnięcia rezultatów. Bez kamieni milowych trudno jest stwierdzić, czy projekt jest na drodze do sukcesu, czy też wymaga zmiany trasy.

6. Zasoby

Zasób to wszystko, co jest niezbędne do ukończenia projektu. W projekcie budowlanym materiały są podstawowym zasobem. To powiedziawszy, inne zasoby — takie jak czas, praca i sprzęt — są równie ważne. Kierownik projektu musi być w stanie zidentyfikować wszystkie zasoby projektu, aby utworzyć plan zasobów i odpowiednio zarządzać zasobami. Gdy zasoby nie są uwzględniane, łatwo jest nimi niewłaściwie gospodarować.

7. Zależności

Zależności projektu odnoszą się do tego, jak zasoby muszą być udostępniane i przydzielane w ramach projektu. Wiele projektów wykorzystuje te same materiały fizyczne do różnych celów i na różnych etapach. Zrozumienie tej zależności jest jedynym sposobem na zapewnienie wystarczającej ilości zasobów do obejrzenia. Podobnie wszystkie projekty są podzielone na zadania. Gdy jedno zadanie nie może się rozpocząć przed zakończeniem innego, zadania te współdzielą zależność.

Co to znaczy pracować nad projektem

Niezależnie od tego, czy jest to kierownik projektu, członek zespołu, czy jakikolwiek inny interesariusz projektu, są oni członkiem większego zespołu projektowego, a ich działania bezpośrednio wpływają na innych członków zespołu. Jak każdy zespół, „wygrywasz” lub „przegrywasz” jako jednostka, dlatego niezwykle ważne jest komunikowanie się i słuchanie innych członków zespołu, aby koordynować wysiłki i odnosić sukcesy. Większość wpadek i niepowodzeń projektowych wynika bezpośrednio ze słabej komunikacji lub braku współpracy.

Dlaczego to ma znaczenie, dopóki praca jest wykonywana? Praca nad projektem polega na zrozumieniu projektu jako całości, tak samo jak na wykonywaniu pracy. Jedynym sposobem, aby zobaczyć ten duży obraz, jest słuchanie zespołu i uczenie się od siebie nawzajem.

Co to jest zarządzanie projektami?

Proces zarządzania projektem rozpoczyna się od koncepcji projektu i trwa przez cały cykl życia projektu. Wymaga to szczegółowej znajomości zasobów firmy i sposobu ich przydzielania w celu realizacji zadań, obowiązków, wydarzeń i innych projektów.

Wiele branż opiera się na metodach zarządzania projektami i narzędziach do realizacji projektów. Kilka przykładów tych branż to budownictwo, IT, inżynieria, marketing i reklama. Każdy zespół pracujący razem, aby osiągnąć wspólny cel, angażuje się w jakąś formę zarządzania projektami.

Co robi kierownik projektu?

Kierownik projektu to coś więcej niż tylko kierownik w tradycyjnym tego słowa znaczeniu. Ta osoba jest liderem zespołu projektowego i nadzoruje każdy aspekt projektu, od początku do końca. Kierownik projektu zazwyczaj pisze plan projektu, prowadzi spotkania zespołu, przydziela zadania i przeprowadza testy kontroli jakości, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie. Kierownik projektu nie może jednak nosić całego projektu na plecach. Jednym z ich kluczowych obowiązków jest bowiem umiejętność powierzania członkom zespołu różnych obowiązków.

Z pomocą swojego zespołu kierownicy projektów stworzą harmonogramy i budżety projektów. Będą również tworzyć raporty projektowe przez cały cykl życia projektu.

Jak widać, ich obowiązki są rozległe, ale to nie znaczy, że są zbyt cienkie. W idealnym przypadku kierownik projektu tworzy fundament projektu — podobnie jak fundament domu. Następnie wyznaczają inne osoby do wykończenia każdego pokoju.

Definicja projektu: najlepsze praktyki zarządzania projektami

Niezależnie od projektu, wielkości zespołu czy czegokolwiek innego, istnieją praktyki, które wykładniczo zwiększają szanse na sukces. Równie ważne, jak osiąganie celów i osiąganie rezultatów, jest tworzenie pozytywnej kultury w projekcie. Te pięć wskazówek może wydawać się proste, ale robią różnicę na świecie:

Ustaw regularne odprawy zespołu

Łatwo jest spotkać się z zespołem „w miarę potrzeb”, ale gdy projekt się zaczyna, coraz trudniej jest znaleźć czas w harmonogramie wszystkich. Zamiast tego planuj regularne spotkania jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Spotkania te służą jako punkty kontrolne, podczas których członkowie zespołu mogą przekazywać sobie nawzajem aktualizacje, zgłaszać wątpliwości, zadawać pytania, wprowadzać poprawki i robić wszystko, czego mogą potrzebować. Kiedy te odprawy są już wbudowane w harmonogram, nikt nie czeka na spotkanie, aż pojawi się nieszczęście lub problem.

Delegat

Częścią tego, co daje definicję projektu, jest umiejętność delegowania. Niezależnie od tego, czy jest to kierownik projektu, czy członek zespołu, najprawdopodobniej w pewnym momencie będą potrzebować pomocy w zadaniu. Nie oznacza to po prostu przekazania zadania komuś innemu. Oznacza to, że każdy członek zespołu ma równe obowiązki. Zamiast tego najlepsi kierownicy projektów wiedzą, jak zrezygnować z części kontroli i przekazać członkom zespołu.

Poznaj zespół

Wszyscy członkowie zespołu zarządzającego projektem powinni znać swoje mocne i słabe strony oraz specjalizacje. Na przykład, jeśli członek zespołu potrzebuje informacji z innego działu, powinien dokładnie wiedzieć, kogo zapytać. Ta znajomość ogranicza stracony czas. Szczególnie ważne jest, aby kierownik projektu bardzo dobrze znał swój zespół.

Kiedy członek projektu wie o tych rzeczach, może podejmować decyzje, które opierają się na mocnych stronach członków zespołu, a nie na ich słabościach. Znajomość zespołu jest ogromnym aspektem tworzenia pozytywnej kultury w projekcie, ponieważ celebruje umiejętności wszystkich.

Świętuj kamienie milowe

Mówiąc o pozytywnej kulturze, nigdy nie lekceważ potęgi poświęcenia chwili na zaznaczenie osiągnięcia kamienia milowego. Osiągnięcie jednego oznacza, że ​​zespół poczynił znaczne postępy, a projekt nadal jest na dobrej drodze. Przynajmniej ważne jest, aby informować o osiągnięciu kamieni milowych podczas odpraw drużynowych. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie i poprawiają skuteczność zespołu.

Wybierz doskonałe narzędzia PM

Zarządzanie projektami to niezwykle złożona praca. Bez odpowiednich narzędzi łatwo popełnić błędy, zdezorganizować się, a nawet nie dokończyć projektu. Najlepszym sposobem ochrony projektu przed tymi błędami jest wybór narzędzi, które upraszczają cały proces.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami właśnie to robi. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami uwalnia pełen potencjał Twojego zespołu i projektu oraz przenosi efekt końcowy na nowe wyżyny. Kluczem do sukcesu jest znalezienie intuicyjnego, przyjaznego dla użytkownika oprogramowania do zarządzania projektami, które nie ma kompromisów w zakresie funkcjonalności.

Jak ProjectManager ułatwia zarządzanie projektami

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które sprawia, że ​​zarządzanie projektami jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Nasze oprogramowanie w chmurze pozwala całemu zespołowi pracować nad projektem w terenie lub w podróży, a nasz nowoczesny interfejs łączy funkcjonalność z przyjazną dla użytkownika nawigacją. Oznacza to koniec marnowania czasu na samo zapoznanie się z nowym narzędziem i więcej czasu na doskonalenie definicji projektu.

Planuj na wykresach Gantta

Planuj swoje projekty od początku do końca, korzystając z potężnej funkcji wykresu Gantta ProjectManagera, która pozwala na mapowanie zadań projektowych w fazach. Możesz nawet tworzyć zależności i wyznaczać kamienie milowe. Ponadto możesz importować pliki Excel i pliki Microsoft Project, więc przejście na nasze oprogramowanie jest bezproblemowe.

Śledź na pulpitach projektowych

Gdy zespół projektowy posuwa się naprzód z zadaniami, kierownicy projektów mogą śledzić każdą aktualizację statusu na naszym pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, który można spersonalizować, aby pokazać najważniejsze wskaźniki. Każda zmiana w zadaniu jest śledzona i automatycznie aktualizuje kolorowe, czytelne wykresy i wykresy. Monitorowanie postępów w Twoim projekcie nigdy nie było prostsze!

Uzyskaj wszystkie te funkcje i jeszcze więcej, korzystając z ProjectManager. Wszystkie te narzędzia są dostępne w naszym oprogramowaniu, aby pomóc Ci planować, śledzić i raportować projekt w czasie rzeczywistym. Zobacz, co może dla Ciebie zrobić, biorąc udział w 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej!