Projektowanie projektów w zarządzaniu projektami: krótki przewodnik

Faza projektowania projektu jest pierwszym krokiem podczas planowania projektu. Przygotowuje scenę dla fazy inicjowania projektu i planowania projektu oraz ważnych dokumentów, takich jak karta projektu i plan projektu.

Co to jest projektowanie projektów?

Projektowanie projektu to proces burzy mózgów, w którym zespół zarządzający projektem zaczyna myśleć o projekcie z perspektywy wysokiego poziomu, nakreślając cele, metodologie, zasoby i kryteria sukcesu w celu ustalenia podejścia do projektu, które zostanie przedstawione interesariuszom, a następnie rozpocznie się od rozpoczęcia projektu i fazy planowania projektu. Na tym etapie projektu podejmowane są decyzje dotyczące sposobu zarządzania i rządzenia.

Następnie, po fazie projektowania projektu, można stworzyć propozycję projektu, kartę projektu i plan projektu. Te dokumenty projektowe zostaną następnie wykorzystane do zarządzania fazą realizacji cyklu życia projektu.

Myślenie, które zachodzi podczas projektowania projektu, nie koncentruje się jednak tak bardzo na szczegółach, jak działa na wyższym poziomie w zakresie zarządzania projektem. Oprogramowanie do planowania projektów może pomóc w organizacji zarówno strategii wysokiego poziomu, jak i szczegółowych szczegółów projektu.

Na przykład ProjectManager ma wykresy Gantta do tworzenia szczegółowych harmonogramów, ale także tablice Kanban do łatwej współpracy w strategicznym aspekcie projektowania projektu. Zarządzaj strategią, planem, harmonogramem, wykonaniem i raportowaniem w jednym, łatwym w użyciu oprogramowaniu do zarządzania projektami. Wypróbuj za darmo już dziś.

Jaki jest cel procesu projektowania projektu?

Projekt projektu określa ogólną metodologię projektu, która zostanie zastosowana, oraz przegląd projektu. Opisuje główne rezultaty, produkty lub funkcje, które zostaną ukończone. Projekt projektu również z grubsza szacuje budżet i określa, jak monitorować i oceniać postępy. Interesariuszom można przedstawić więcej niż jeden projekt, który następnie może wybrać ten, który ich zdaniem najlepiej odpowiada ich potrzebom.

Dlaczego faza projektowania projektu jest ważna?

Projektowanie jest ważnym pierwszym krokiem w kierunku udanego projektu. Projekt projektu to strategiczna organizacja pomysłów, materiałów i procesów w celu osiągnięcia celu. Kierownicy projektów polegają na dobrym projekcie, aby uniknąć pułapek i zapewnić parametry umożliwiające utrzymanie kluczowych aspektów projektu, takich jak harmonogram i budżet.

Proces projektowania projektu: jak zaprojektować projekt krok po kroku

Istnieją kroki, które należy podjąć w celu zdefiniowania projektów projektów i opracowania strategii wdrażania. Są to najważniejsze kroki w projekcie. Dlatego chcesz zaangażować swój zespół i interesariuszy w proces, aby upewnić się, że obejmujesz wszystkie podstawy. Poświęć trochę czasu na dokładne ukończenie tego etapu.

1. Zdefiniuj wizję swojego projektu

Jaka jest Twoja wizja projektu? To nie jest jakaś nadzieja, ale wizja, która przewiduje problem, który wymaga rozwiązania. Oznacza to wyjaśnienie powodu projektu. Deklaracja wizji to formalny dokument określający potencjał projektu. Jest on prezentowany interesariuszom, aby pokazać wykonalność projektu i płynące z niego korzyści.

To nie jest długi, szczegółowy dokument. Możesz mieć krótką, idealistyczną wizję wyniku projektu; w końcu tak się sprzedaje projekt. Namaluj więc obraz sukcesu projektu i umieść go w szerszym kontekście.

2. Określ problem, który Twój projekt rozwiąże

Aby wesprzeć ten dokument wizji, musisz zidentyfikować problem, który wymaga rozwiązania. Dlatego często wymagana jest ocena potrzeb, dzięki której można zobaczyć przeszkody, jakie napotyka firma. Spowoduje to dostosowanie problemu, którym się zajmujesz, do organizacji i jej strategii. Dostarczy również niezbędnych danych do zaprojektowania optymalnego rozwiązania problemu.

Na początek, jakie informacje zbierasz? Jakie są źródła tych informacji i jak będziesz je gromadzić? Następnie przeanalizuj i określ problemy, w celu rozwiązania których tworzony jest Twój projekt. Zbierz te wyniki w dokumencie.

3. Oszacuj zasoby projektu, które będą potrzebne

Następnie musisz rozpoznać zasoby niezbędne do ukończenia projektu. Zasoby to wszystko, od ludzi, przez sprzęt, po obiekty niezbędne do pomyślnego zakończenia projektu.

Dobrym sposobem na poznanie zasobów jest podejście dziennikarzy do wiadomości, z pięcioma W: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Kogo potrzebujesz do realizacji projektu, jakie narzędzia do zarządzania zasobami są potrzebne, gdzie będą wykonywane prace, kiedy projekt się rozpocznie i zakończy, i dlaczego te zasoby są potrzebne?

4. Nakreśl cele swojego projektu

Nie możesz osiągnąć swoich celów, jeśli ich wcześniej nie zidentyfikowałeś. Cel to coś na końcu projektu, co jest zarówno obserwowalne, jak i mierzalne. Cel zbiega się z rozwiązaniem problemu.

Utwórz deklarację celu, która wyjaśnia, w jaki sposób cele są realizowane w projekcie. Aby zrobić to dobrze, zastosuj metodę SMART, która oznacza konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i zależne od czasu. Każdy cel powinien być zdefiniowany przez te terminy.

5. Uporządkuj strategię swojego projektu

Aby osiągnąć cele projektu, musi istnieć strategia. Strategia to proces mający na celu osiągnięcie celów projektu w ramach ograniczeń projektu, takich jak jego zasoby, harmonogram, budżet itp. W jaki sposób można stworzyć strategię, aby osiągnąć cele projektu?

Rozważ precedens i spójrz wstecz na podobne projekty z przeszłości oraz na to, co mogły pokazać pod względem zalet i wad zastosowanych strategii. Dobre praktyki zarządzania projektami zawsze stanowią dobry fundament, a następnie stopniowo budują strategię, tworząc ścieżkę do sukcesu.

6. Przygotuj plan awaryjny

Każdy kierownik projektu wie, że bardzo niewiele rzeczy przebiega zgodnie z planem. Potrzebny jest plan tworzenia kopii zapasowych, aby szybko i właściwie reagować na problemy pojawiające się w projekcie. Dlatego należy to uwzględnić w projekcie.

Poszukaj negatywnych zagrożeń związanych z projektem. Są osadzone w różnych miejscach, takich jak zespoły, którym może brakować umiejętności, mają nieuniknione nieobecności, rotacje itp. Harmonogramy mogą być nękane opóźnieniami. Zakres mógł być źle zdefiniowany. Koszty są niedoszacowane lub fundusze wysychają. Miej plan przeciwdziałania tym zagrożeniom.

7. Ustal plan ewaluacji

Projekt musi być zawsze w trakcie ewaluacji. Plan ewaluacji pomoże Ci monitorować projekt, a może nawet ostrzec Cię, gdy zacznie on zbaczać z toru. Skorzystaj z tego planu, aby przeanalizować elementy projektu, wyniki i wpływ.

Rezultaty to wymierne zmiany, podczas gdy wpływy to stopień osiągnięcia celów projektu. Dlatego plan ewaluacji jest szczegółowym dokumentem, który określa kryteria oceny skuteczności i efektywności projektu poprzez śledzenie postępów we wszystkich aspektach projektu.

8. Oszacuj koszty i stwórz budżet projektu

Budżet określa zasoby finansowe napędzające projekt. Budżet przypisze koszt do każdego z wymagań projektu. Tworzenie budżetu projektu oznacza sformalizowanie środków finansowych, które zostaną przeznaczone na projekt. Rozpoczyna się to od wyboru sposobu oszacowania kosztów, określenia wpływu i sporządzenia sprawozdania z oceny.

9. Utwórz propozycję projektu

Wszystko to prowadzi do wniosku projektowego, który wyjaśnia, dlaczego projekt powinien zostać zrealizowany i jakie płyną z niego korzyści. Podsumowuje się poprzednie kroki, rozpisując wizję projektu i krótki opis problemu, którego dotyczy. Następnie określ cele projektu i nakreśl strategię, która zostanie wykorzystana do osiągnięcia tych celów.

Przykład projektu

Menedżerowie projektów używają narzędzi do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta, do uporządkowania projektu. Oto prosty przykład projektu, który pokazuje, jak pomysły na projekt są dodawane do tego narzędzia do planowania projektu.

W tym przykładzie projektu przyjrzyjmy się projektowi budowlanemu. Jak widać na poniższym obrazku, w fazie projektowania projektu kierownicy projektów mogą korzystać z wykresów Gantta, aby dodawać główne zadania i rezultaty, a także budować strukturę podziału pracy projektu, aby nakreślić fazy realizacji projektu.

Wykresy Gantta w ProjectManager składają się z dwóch głównych części. Po lewej stronie znajduje się arkusz kalkulacyjny, który pozwala kierownikom projektów wprowadzić informacje, które posłużą do automatycznego wygenerowania harmonogramu projektu po prawej stronie. Ta oś czasu pokaże nie tylko zadania projektowe, ale także kamienie milowe, zależności między zadaniami i terminy dostarczenia produktów projektu.

Co ProjectManager może zrobić, aby pomóc w projektowaniu projektu

Projektowanie projektu wymaga dużo pracy, ale korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami ułatwia proces tworzenia konspektu, który szczegółowo opisuje różne części projektu. Oprócz używania wykresów Gantta do organizowania pomysłów projektowych na osi czasu projektu, możesz także używać tablic kanban do zarządzania przepływem pracy za pomocą ProjectManager.

Planuj przepływy pracy za pomocą tablic Kanban

ProjectManager ma funkcję Kanban, która została stworzona w celu wizualizacji przepływów pracy. Faza projektowania projektu obejmuje współpracę między członkami zespołu zarządzającego projektem, którzy będą musieli udostępniać pliki i komunikować się w czasie rzeczywistym, co można osiągnąć dzięki tablicom Kanban ProjectManager, które pozwalają zespołom projektowym lepiej komunikować się i ustrukturyzować projekt projektu.

Łatwo zobaczyć, w jaki sposób ten proces może ci służyć podczas projektowania projektu, ponieważ zbierasz więcej dokumentów, aby zdefiniować swój projekt. Następnie, po wykonaniu odpowiednich czynności, możesz użyć pulpitów nawigacyjnych ProjectManager w czasie rzeczywistym, aby śledzić postęp projektu.

Śledź projekty za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Pulpity nawigacyjne ProjectManager w czasie rzeczywistym pomagają kierownikom projektów śledzić koszty, harmonogramy i postępy projektu, gdy projekt staje się rzeczywistością. Te potężne pulpity nawigacyjne mogą być używane do śledzenia wielu projektów w portfolio.

Tylko solidne oprogramowanie do zarządzania projektami może obsłużyć wszystkie dane potrzebne do dobrego projektu. ProjectManager to oparte na chmurze narzędzie, które ma takie funkcje, jak wykres Gantta online, które pomagają planować, a także inne, które pomagają w alokacji budżetu i zasobów. Zobacz, jak może Ci pomóc, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.