Techniki szacowania projektu: krótki przewodnik

Udany projekt zaczyna się od pomyślnego oszacowania. Aby właściwie zaplanować pracę nad wykonaniem projektu, musisz znać harmonogram, koszty, zakres, ryzyko i nie tylko. Wszystkie te rozważania są częścią technik szacowania projektów.

Techniki szacowania są pomocne przy podejmowaniu decyzji dotyczących rentowności projektu. Jeśli zdecydujesz się iść naprzód, są one niezbędne do dokładnego prognozowania projektów. Zdefiniujmy techniki szacowania projektu, w tym listę kontrolną tego, co wymaga szacowania, i zaoferujmy niektóre z bardziej popularnych technik, które można wdrożyć.

Jakie są techniki szacowania projektów?

Techniki szacowania projektów to narzędzia, które pomagają kierownikom projektów w prognozowaniu kosztów, czasu i innych zmiennych związanych z nadchodzącym projektem. Te techniki szacowania pozwalają na dokładniejszą prognozę kluczowych elementów w każdym projekcie i obejmują koszty, czas, zakres, ryzyko, zasoby i jakość. Szacunki alokacji zasobów są zwykle wykorzystywane w bardziej zwinnych operacjach IT.

Celem technik szacowania projektu jest pomoc klientom w zrozumieniu inwestycji niezbędnej do realizacji projektu. Kierownik projektu musi sprzedać projekt klientowi i przekonać go, że uzyska zwrot z inwestycji. Jeśli projekt zostanie zatwierdzony, kierownik projektu potrzebuje tych technik szacowania, aby opracować wykonalny plan dostarczenia projektu na czas iw ramach budżetu.

W szczególności techniki szacowania projektu obejmują przybliżoną kalkulację ceny, czasu lub innych mierzalnych aspektów projektu. Te techniki szacowania są niezbędne dla klientów, interesariuszy i procesu planowania projektu, ponieważ bez nich można zgadywać. Zamiast tego techniki szacowania projektu pozwalają obliczyć realistyczną liczbę.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc przy korzystaniu z technik szacowania. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które nie tylko pomaga oszacować koszt projektu, czas, zasoby i wiele więcej, ale także posiada funkcje potrzebne do planowania, monitorowania i raportowania tego projektu. Nasze wykresy Gantta umożliwiają oszacowanie czasu, kosztów i zasobów, które pomogą Ci zbudować harmonogram projektu, w tym strukturę podziału pracy, łączenie zależnych zadań w celu uniknięcia wąskich gardeł, a nawet filtrowanie ścieżki krytycznej. Po ustawieniu planu bazowego będziesz mógł automatycznie obliczyć wariancję podczas wykonywania projektu, aby pozostać na dobrej drodze. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Lista kontrolna szacowania projektu

Omówiliśmy podstawowe elementy, które powinny być częścią technik szacowania projektów, ale warto dowiedzieć się więcej o nich indywidualnie. Jak wspomniano powyżej, istnieje sześć głównych obszarów, które należy oszacować podczas badania lub planowania projektu. Są to koszt, czas, zakres, ryzyko, zasoby i jakość. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych elementów projektu.

1. Koszt

Koszt to to, co myśli większość ludzi, gdy myślą o technikach szacowania. Jest to zrozumiałe, ponieważ większość projektów jest omawiana w dolarach i centach. Projekty są inwestycją, a jeśli nie możesz uzyskać zwrotu z tej inwestycji, oznacza to, że nie udało Ci się zrealizować projektu.

Jeśli jesteś zaznajomiony z zarządzaniem projektami, to znasz potrójne ograniczenie: koszt, zakres i czas. Są to trzy główne siły, które wpływają na każdy projekt. Koszt to po prostu pieniądze; albo nie masz wystarczająco dużo, aby ukończyć projekt, albo wydajesz za dużo, a projekt kończy się kosztować znacznie więcej niż przewidywano. Żaden scenariusz nie jest idealny.

Dokładne prognozowanie kosztów projektu przed realizacją jest ważne dla Twojego klienta i interesariuszy. Ta liczba często decyduje o tym, czy posuwają się do przodu z projektem, czy nie. Pomaga również zarządzać oczekiwaniami klienta dotyczącymi projektu, więc ustalenie, ile będziesz potrzebować i kiedy będzie to potrzebne, to krytyczne szacunki projektu.

2 razy

Kolejnym filarem potrójnego ograniczenia jest czas. Odnosi się to do całkowitego czasu potrzebnego na ukończenie projektu i towarzyszących mu zadań. Jeśli wiesz, ile czasu zajmie Twojemu zespołowi wykonanie swoich zadań, zadania te można uwzględnić, aby zaoferować dość dokładne oszacowanie czasu.

Jest to niezwykle ważne dla kierownika projektu, gdy zaczyna on formułować plan i harmonogram projektu. Podczas gdy kierownicy projektów chcą wiedzieć, jak długo trwa projekt, a interesariusze projektu z pewnością są zainteresowani terminami, istnieją inne powody, dla których czas jest kluczowym oszacowaniem projektu.

Tak jak pieniądze dyktują finansowanie projektu, wiedza o tym, jak długo potrwa projekt, umożliwia kierownikowi projektu zaplanowanie niezbędnych zasobów. Koordynacja zasobów zależy od opracowanego harmonogramu. Czas również informuje, kiedy zostaną odebrane kluczowe produkty.

3. Zakres

Ostatnim potrójnym ograniczeniem jest zakres. Zakres projektu to po prostu wszystko, co musi zostać wykonane w projekcie, aby został pomyślnie dostarczony. Innymi słowy, kierownicy projektów muszą oszacować, ile pracy jest zaangażowane, aby otrzymać końcowy produkt. Dzięki temu, w tym z jakimi zadaniami się to wiąże, poznasz materiały niezbędne do wykonania projektu.

Zakres ładnie zazębia się z czasem i kosztami, tworząc potrójne ograniczenie i podstawę, na której muszą się opierać wszelkie dokładne techniki szacowania projektu. W rzeczywistości zakres, czas i koszt są tak współzależne, że są kluczem do zarządzania projektem.

Jeśli na przykład projekt wymaga więcej czasu, to albo zakres, albo koszt będzie musiał się zmienić. To samo dotyczy dodatkowych kosztów. To jak balansowanie z sukcesem projektu utrzymywanym przez te trzy nogi. Ale to nie znaczy, że są to jedyne szacunki wymagane do technik szacowania.

Powiązane: Darmowy szablon zakresu projektu dla programu Word

4. Ryzyko

Poza potrójnym ograniczeniem, ale nie mniej istotne jest ryzyko projektowe. Ryzyko to wszystko, co się nie wydarzy, a co się wydarzy i wpłynie na projekt. Ryzyko może być złe i jest najczęściej postrzegane jako negatywne, ale istnieją też pozytywne ryzyka, które mogą być szansami.

Niezależnie od tego, czy chcesz złagodzić, czy skorzystać z ryzyka, musisz oszacować, co może się wydarzyć, aby być przygotowanym. Techniki szacowania ryzyka obejmują identyfikację tego, co może się wydarzyć, i opracowanie planu reakcji na to. Może to nie obejmować wszystkich zasad, ale daje ci lepszą pozycję do działania.

To jest początek planu zarządzania ryzykiem. Będą również członkowie zespołu odpowiedzialni za identyfikację ryzyka, a jeśli pojawi się problem, będą członkowie zespołu, którzy są jego właścicielami. Oznacza to, że są odpowiedzialni za śledzenie postępów, które są łagodzone lub wykorzystywane na korzyść projektu.

5. Zasób

Zasoby to wszystko, czego potrzebujesz, aby wykonać projekt, w tym zespół, materiały, sprzęt i tak dalej. Naturalnie zasoby również wymagają technik szacowania. Nie chcesz rozpoczynać realizacji projektu, nie wiedząc, ilu podwykonawców będziesz potrzebować lub jakiego oprogramowania będzie używał Twój zespół.

Zarządzanie zasobami pomaga wiedzieć, czego potrzebujesz i kiedy jest to potrzebne, dzięki czemu nie ma opóźnień, ponieważ zespoły czekają na sprzęt podczas pracy nad zadaniami. Musisz również wiedzieć, kto jest dostępny i kiedy, aby można było im przydzielić pracę. Ważne jest, aby wiedzieć, komu przypisano jaką pracę, aby upewnić się, że ich alokacja jest zrównoważona.

Oczywiste jest, że chociaż potrójne ograniczenie obejmuje trzy najważniejsze czynniki w doprowadzeniu projektu do pomyślnego zakończenia, nie są sami. Z pewnością zasoby są krytyczne. Mogą być nawet trudniejsze do oszacowania, ponieważ często pochodzą od różnych dostawców, dostawców i osób z zewnątrz, które są poza kontrolą kierownika projektu.

6. Jakość

Ostatecznie projekt nie zakończy się sukcesem, jeśli nie zostaną spełnione oczekiwania jakościowe. Możesz dostarczyć projekt na czas, a nawet w ramach budżetu, ale bez spełniania wymagań stawianych przez klientów lub interesariuszy Twojego klienta, jest to nieudany projekt.

Jakość to spełnianie określonych przepisów lub oczekiwań, w zależności od projektu. Mogą istnieć ograniczenia środowiskowe lub produkt musi działać zgodnie z reklamą. Niezależnie od ograniczeń jakościowych, mogą one prowadzić do poświęcenia na projekt większej ilości czasu i pieniędzy.

Dokonanie dokładnego oszacowania oczekiwanego poziomu jakości informuje pozostałe pięć szacunków powyżej. W pewnym sensie wszystkie sześć szacunków projektów jest ze sobą powiązanych lub przynajmniej wzajemnie powiązanych. Jakiekolwiek oszacowania jakości, jakie przedstawisz, z pewnością wpłyną również na Twój koszt i czas, możliwy zakres, ryzyko i zasoby.

Rodzaje technik szacowania projektów

Teraz, gdy rozumiemy, co szacujemy, spójrzmy na niektóre z bardziej popularnych technik szacowania projektów. Projekty prawdopodobnie wykorzystają jeden lub więcej z nich podczas dokonywania szacunków, a im więcej użyjesz, tym większe prawdopodobieństwo, że Twoje szacunki będą dokładne.

1. Oszacowanie odgórne

Szacunki odgórne to technika szacowania, która rozpoczyna się od ogólnego czasu projektu, a następnie dzieli go na fazy, które są następnie dzielone na zadania. Jest to klasyczna technika szacowania, która wykorzystuje wygląd, taki jak struktura podziału pracy (WBS).

Jest to powszechnie stosowane, gdy klient żąda, aby projekt został ukończony w określonych ramach czasowych. Ta technika szacowania projektu działa dobrze w tym scenariuszu, ponieważ masz blok czasu i możesz podzielić go na działania, aby dotrzymać terminu.

2. Oszacowanie oddolne

Jest to odwrotność powyższej techniki szacowania. Zamiast dzielić oś czasu na zadania, szacujesz każde zadanie i łączysz je w oszacowanie całego projektu.

Jest to dokładniejsza metoda, ponieważ użycie mniejszych zadań do zbudowania większego harmonogramu pozwoli lepiej oszacować czas potrzebny na ukończenie projektu. Problem polega na tym, że ta technika szacowania zajmuje więcej czasu.

3. Szacowanie analogiczne

Szacowanie analogiczne to technika, w której kierownik projektu patrzy na poprzedni, podobny projekt i bada jego zmienne, aby oszacować czas i koszt bieżącego projektu. To porównanie działa najlepiej, gdy jest więcej danych, które prowadzą do większej dokładności.

Jest to technika szacowania odgórnego, ponieważ kierownik projektu najpierw szacuje koszty projektu, a następnie dzieli je na mniejsze części. Ta technika szacowania jest pomocna, gdy masz ograniczone zasoby szacowania.

4. Oszacowanie parametryczne

To kolejna technika szacowania, która wykorzystuje dane z poprzednich projektów. W tej technice szacowania podejmowane są próby dostosowania danych, aby odzwierciedlić różnice między poprzednim projektem a nowym, który szacujesz.

Pobierając szczegóły z poprzedniego projektu i dokonując ich proporcjonalnej oceny, kierownik projektu może dokładniej oszacować bieżący projekt. Nazywa się to czasami modelowaniem parametrycznym.

5. Estymacja trzypunktowa

Często przy szacowaniu od dołu do góry stosuje się szacowanie trzypunktowe. W tym przypadku zamiast szacować czas trwania pojedynczego zadania, stosuje się trzy szacunki. Jedno to optymistyczne oszacowanie, drugie pesymistyczne i wreszcie najbardziej prawdopodobne przypuszczenie. Średnia z nich zostanie wykorzystana jako rzeczywiste oszacowanie.

Możesz być zaznajomiony z szacowaniem trzypunktowym, jeśli kiedykolwiek korzystałeś z programu, techniki oceny i przeglądu (PERT). Wykorzystuje również tak zwaną średnią ważoną jako technikę szacowania w celu dokładniejszego prognozowania.

6. Ocena eksperta

Zdecydowanie najczęstszą techniką szacowania jest szukanie pomocy ekspertów lub osób z doświadczeniem w zarządzaniu danym typem projektu. Z pewnością jest to szybsze i łatwiejsze niż wykonywanie obliczeń. Ludzie mają tendencję do ufania innym, którzy przeszli przez podobne doświadczenie.

Jest to elastyczna technika szacowania, której można używać do szacowania odgórnego lub oddolnego. W niektórych przypadkach eksperci i doświadczenia nie są zgodne z Twoim obecnym projektem. Eksperci nadal mogą być pomocni, ale ich opinie powinny być łagodzone innymi technikami szacowania.

Techniki szacowania i kierownik projektu

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga przekształcić techniki szacowania w plany i harmonogramy projektów. Nasze oprogramowanie dostarcza dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu kierownicy projektów mogą śledzić postępy i wydajność na bieżąco. Korzystanie z oprogramowania jest najlepszym narzędziem w Twoim arsenale do dostosowywania planów, gdy szacunki są wyłączone. Techniki szacowania to wykształcone domysły, ale dane w czasie rzeczywistym to fakty.

Monitoruj koszty w czasie rzeczywistym

Upewnienie się, że Twoje szacunki są dokładne i że nie przekraczasz wydatków, jest trudne. Brak możliwości śledzenia tych kosztów może oznaczać kłopoty dla powodzenia projektu. Dlatego dysponujemy pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym, które zapewniają ogólny widok projektu, automatycznie obliczając i wyświetlając sześć wskaźników, w tym koszty. Aby uzyskać głębsze zanurzenie, dostępne są karty czasu pracy i raporty dotyczące kart czasu pracy, kosztów i nie tylko, które można dostosować, aby skupić się tylko na tym, co chcesz zobaczyć.

Śledź zakres

To samo dotyczy zakresu projektu. Dokonałeś dokładnego oszacowania, ale czy projekt się tego trzyma? Dysponujemy narzędziami do zarządzania zasobami, które pozwalają śledzić obciążenie zespołu projektowego. Jeśli są nadmiernie przydzielone lub niedostatecznie przydzielone zadaniami, może to oznaczać kłopoty. Rzut oka na oznaczony kolorami wykres obciążenia i wyraźnie widać, kto czym się zajmuje. Następnie możesz zrównoważyć obciążenie pracą z wykresu, aby utrzymać produktywność zespołu i pozostać na dobrej drodze.

Ważne są techniki szacowania. Menedżerowie projektów mogą korzystać z naszego wykresu Gantta lub widoku arkusza, aby zaplanować projekt i określić koszty, czas, zakres i nie tylko. Ale kiedy projekt się zaczyna, guma trafia na drogę. Lepiej mieć narzędzie do zarządzania projektami, które może monitorować w czasie rzeczywistym i śledzić Twój czas, zakres i koszty, aby osiągnąć sukces.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, monitorować i raportować projekty w całym ich cyklu życia. Nasza platforma współpracy oznacza, że ​​możesz łatwo udostępniać pliki i współpracować niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie, czy pracujesz zdalnie. Dołącz do zespołów NASA, Siemens i Nestle, które już korzystają z naszego narzędzia. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.