10 najlepszych strategii realizacji projektów

Czy Twojej organizacji nie udaje się wypełnić luki między strategią a realizacją projektu? To nie jest łatwe zadanie.

Na szczęście istnieją strategie (i narzędzia!), których możesz użyć do pokonania tych luk i nie jesteś sam w tym wyzwaniu. Dowiedzmy się, jak odpowiednie strategie i narzędzia mogą pomóc Ci wypełnić luki w promowaniu pomyślnej realizacji projektu. Usłyszymy od ekspertów i przeanalizujemy kluczowe wnioski, które liderzy projektów mogą natychmiast zastosować w swoich programach i projektach.

Co to jest realizacja projektu?

Podczas pięciu grup procesów cyklu życia projektu istnieje wiele celów i wyników dla każdej fazy. Po rozpoczęciu projektu i procesach planowania rozpoczyna się realizacja projektu.

Odnoszący sukcesy dyrektorzy generalni Ram Charan i Larry Bossidy definiują wykonanie w swojej książce Executive: The Discipline of Getting Things Done: „Wykonanie to specyficzny zestaw zachowań i technik, które firmy muszą opanować, aby uzyskać przewagę konkurencyjną. To dyscyplina sama w sobie”.

Realizacja projektu to trzecia faza cyklu życia projektu i jedna z najważniejszych faz projektu. W tej fazie skonstruujesz swoje rezultaty i zaprezentujesz je klientowi i kluczowym interesariuszom. Jest to zwykle najdłuższa faza cyklu życia projektu i przewidywalnie najbardziej wymagająca.

Kluczowym celem realizacji projektu jest dokończenie prac określonych w planie zarządzania projektem oraz realizacja kluczowych celów projektu. W tej fazie lider projektu koncentruje się na tych kluczowych procesach:

• Zarządzanie ludźmi
• Następujące procesy
• Przekazywanie informacji wszystkim kluczowym interesariuszom, sponsorom i członkom zespołu

Kiedy wykonujesz projekt, musisz zarządzać wieloma rzeczami: zasobami, kosztami, harmonogramem i nie tylko. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które ma wiele widoków projektów, które mogą to zrobić wydajniej. Twórz wykresy Gantta, przydzielaj zadania i śledź postępy, aby udostępniać dane interesariuszom i utrzymywać łączność zespołu projektowego w czasie rzeczywistym. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Etapy realizacji projektu

Realizacja projektu, podobnie jak zarządzanie projektami, jest podzielona na etapy, aby upewnić się, że nie zaniedbujesz niczego kluczowego. Osiem kroków projektu może się nieznacznie różnić w zależności od projektu i sposobu działania Twojej organizacji, ale poniżej przedstawiliśmy podstawy.

1. Wykonaj zakres projektu

Zaplanowałeś zakres projektu, zebrałeś wymagania i zdefiniowałeś go za pomocą struktury podziału pracy. Po sprawdzeniu poprawności tego zakresu nadszedł czas, aby wprowadzić go w życie. Obejmuje to również kontrolowanie zakresu, co jest częścią etapów monitorowania i kontroli projektu.

2. Zarządzaj swoim zespołem

Przydzielanie zadań zespołowi to dopiero początek; musisz monitorować ich pracę i upewnić się, że produkują z pełną wydajnością, monitorując ich obciążenie pracą i usuwając wszelkie wąskie gardła, które mogą blokować ich postęp.

3. Wprowadź zmiany

Prowadzi to do zmian, które są niezbędne w każdym projekcie. Bez względu na to, jak dobry jest Twój plan, nastąpią zmiany, które wpłyną na Twój harmonogram i budżet. Musisz monitorować projekt, rekomendować zmiany i podejmować działania naprawcze, aby pozostać na bieżąco.

4. Zaktualizuj interesariuszy

Twoi interesariusze są zainwestowani w projekt, a Ty musisz zarządzać ich oczekiwaniami. Jednym ze sposobów na to jest regularne komunikowanie się z nimi. Zarządzaj tą komunikacją, sprawdzając, jak często chcą być aktualizowane i jak wolą otrzymywać te aktualizacje.

5. Przeprowadź ćwiczenia budowania zespołu

Prawidłowe wykonanie ma miejsce tylko wtedy, gdy zespoły współpracują ze sobą. Ta współpraca obejmuje wiele rzeczy, takich jak narzędzia do ich łączenia, ale także zaufanie. Ćwiczenia budowania zespołu to sposób na wzbudzenie zaufania, szczególnie w przypadku nowych zespołów, które nie mają dużego wspólnego doświadczenia.

6. Świętuj kamienie milowe

Niektórzy mogą chcieć zachować obchody do czasu ostatecznej dostawy, ale posiadanie kamieni milowych, docenianie ich i nagradzanie zespołu w fazie realizacji to sposób na utrzymanie morale, co wpływa na produktywność.

7. Spotykaj się regularnie

Aby na bieżąco informować interesariuszy, musisz mieć jasny obraz wyników i postępów projektu. Istnieją narzędzia, które monitorują i raportują wydajność, ale trzeba też regularnie spotykać się z zespołem projektowym i otrzymywać raporty o stanie oraz informacje zwrotne.

8. Zmiany w dokumentach

Jak zauważyliśmy, zmiana jest częścią projektu. Możesz ulec pokusie identyfikacji i szybkiego reagowania na zmiany, co jest ważne. Ale bez dokumentowania tych zmian w planie projektu narażasz się na problemy. Te dokumenty dotyczące zarządzania zmianą oferują dane historyczne dla przyszłych projektów, ale także wyjaśniają działania w bieżącym.

Wyzwania związane z realizacją projektu

Jest więcej problemów niż opisaliśmy, ponieważ coś może pójść nie tak lub odbiegać od planu projektu. Dlatego tak ważne jest monitorowanie i śledzenie podczas realizacji. Oto kilka typowych problemów, na które należy zwrócić uwagę.

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy zakres projektu wykracza poza pierwotne cele. Może się to zdarzyć, ponieważ interesariusze chcą zmian, problemów związanych z łańcuchem dostaw i nie tylko. Twoim zadaniem jest przejrzenie każdej zmiany i nadanie im priorytetów lub odpowiednie ich zignorowanie.

Posiadanie zaufanego zespołu wymaga od wszystkich odpowiedzialności za swoją pracę. Bez odpowiedzialności będziesz mieć długie opóźnienia i wyższe koszty. Pociągnięcie do odpowiedzialności zespołu jest częścią skutecznego zarządzania zespołem.

Powinieneś opracować plan zarządzania ryzykiem w fazie planowania, który przyda się podczas realizacji projektu. Pozwala to identyfikować problemy w miarę ich pojawiania się i szybko na nie reagować.

Luki w wykonaniu

Organizacje, które wdrażają strategię wykonawczą, aby przekształcić cele strategiczne w wartość biznesową, odkryją „większy system” sukcesu — kierownictwo wyższego szczebla, kierownictwo średniego szczebla, kierownik projektu i zespół projektowy.

Na początku tego roku ukazała się kolejna książka zatytułowana Filling Execution Gaps autorstwa Todda Williamsa. Książka Williamsa idzie o krok dalej, aby wyraźnie zidentyfikować „sześć luk w realizacji”, które należy usunąć, aby osiągnąć powtarzalny sukces projektu.

Zgodnie z najnowszym badaniem PMI Pulse of the Profession 2017: „C-suite nadal koncentruje się w dużej mierze na formułowaniu i realizacji strategii pomostowych oraz rozwiązywaniu problemów technologicznych i biznesowych”. Badania Williamsa ujawniają luki, których nam brakowało.

Badania Williamsa identyfikują sześć podstawowych luk, które uniemożliwiają pomyślną realizację projektu:

• Brak wspólnego zrozumienia
• Niezaangażowani sponsorzy wykonawczy
• Niezgodność z celami strategicznymi
• Słabe zarządzanie zmianą
• Nieefektywny ład korporacyjny
• Przywództwo bez blasku

W rzeczywistości naprawianie każdej luki indywidualnie nie jest rozwiązaniem. Prawdziwym wyzwaniem jest znalezienie rozwiązań, opracowanie planów działania i wdrożenie strategii, aby naprawić wszystkie sześć luk. Według Williamsa nie jest to nauka o rakietach, ale zrozumienie, w jaki sposób każda luka wpływa na inicjatywy programowe, jest kluczem do najbardziej krytycznej fazy projektu: realizacji.

Zamykanie luki w egzekucji

Na zamknięcie luki składają się dwa elementy:

• Dopasowanie celów i celów planu strategicznego do planu wdrożenia
• Realizacja w programie i dostarczanie w ramach projektu rezultatów spełniających te cele

Zamykanie tej luki w realizacji, zwanej również luką strategii, jest jednym z najbardziej frustrujących wyzwań, przed jakimi stają dziś liderzy biznesu. Luka w realizacji to postrzegana luka między strategiami i oczekiwaniami firmy a jej zdolnością do realizacji tych celów i wprowadzania pomysłów w życie.

Szablon planu realizacji projektu

Jeśli szukasz szablonu realizacji projektu, mamy dla Ciebie bezpłatny szablon planu działania dla programu Excel, który zawiera opis kroków, które musisz podjąć. Zawiera listę osób przydzielonych do zadania, terminów, potrzebnych zasobów i nie tylko. Jest to dokument statyczny, ale jeśli nie jesteś gotowy na uaktualnienie do oprogramowania do zarządzania projektami, okaże się przydatny.

Strategiczne wskazówki dotyczące usprawnienia realizacji projektów

Przyjrzyjmy się niektórym strategiom promowania pomyślnej realizacji projektu.

1. Zacznij od celu w umyśle

Dobrym pomysłem jest rozważenie dostosowania strategii do przewidywanych wyników końcowych. Dużym problemem przy przechodzeniu od koncepcji do realizacji jest po prostu brak jasno określonych celów i zadań. Kierownicy, którzy nie mogą określić, co chcą osiągnąć, nie mogą oczekiwać, że liderzy projektów zrozumieją ich strategię i poprowadzą ich projekty z jakimkolwiek znaczącym wkładem.

2. Zdobądź wpisowe od swojego głównego zespołu

Dobrze zdefiniowany projekt pomaga zdobyć poparcie zespołu i interesariuszy. Wyjaśnienie wizji stojącej za decyzjami strategicznymi daje temu głównemu zespołowi głębsze zrozumienie tego, w jaki sposób ich wiedza i praca przyczynią się do większej całości. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami opartymi na współpracy to idealny sposób, aby wszyscy pracowali w zespole, jednocześnie mając na uwadze podstawowe cele.

3. Liderzy projektów przenoszą swoje projekty przez linię mety

Aby mieć pewność, że strategie zostaną wdrożone, upewnij się, że masz talent z odpowiednimi umiejętnościami kierowania projektem, aby zarządzać projektem. Inteligencja emocjonalna i samoświadomość nadal są podstawowymi umiejętnościami liderów projektów.

4. Zbuduj zespół o wysokiej wydajności

Dąż do zbudowania wysoko wykwalifikowanego zespołu, który może pomóc w określeniu właściwych strategii i dostosowań dla Twoich programów i projektów. Liderzy projektów, którzy potrafią dostosować swoją wizję i współpracować ze swoimi zespołami, z powodzeniem zrealizują kluczowe programy i projekty, a dostosowanie wizji i strategii do realizacji pomoże Ci zlikwidować te luki.

5. Monitoruj postępy i wydajność poprzez odpowiedzialność

Wdrażanie jakiejkolwiek strategii obejmuje spotkania w celu omówienia różnych wymaganych projektów i programów. Spotkania mają kluczowe znaczenie dla skupienia uwagi na tym etapie, aby wykonać następujące czynności:

• Zarządzaj ludźmi
• Śledź procesy
• Przekazuj informacje wszystkim kluczowym interesariuszom, sponsorom i członkom zespołu

Spotkania to świetny sposób na utrwalenie umów, udokumentowanie działań, zidentyfikowanie zagrożeń/problemów i pociągnięcie zespołu do odpowiedzialności za przestrzeganie ich w celu uzyskania wyników.

Utrzymuj otwartą linię komunikacji w całym projekcie. Upewnij się, że przed, w trakcie i po spotkaniach skontroluj zaległe działania, problemy i zagrożenia. Unikaj mikrozarządzania i dostosuj swój styl przywództwa do sytuacji i członka zespołu.

Więcej szablonów zarządzania projektami, które pomogą w realizacji projektu

Widziałeś już nasz darmowy szablon planu działania dla programu Excel, ale to tylko jeden z wielu oferowanych przez nas szablonów projektów. Dostępne są bezpłatne szablony dla każdej fazy projektu, w tym fazy realizacji. Oto kilka, które pomogą w egzekucji.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Częścią realizacji projektu jest upewnienie się, że spełnia on ograniczenia harmonogramu i budżetu. Nasz bezpłatny szablon pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel śledzi takie dane, jak zadania, obciążenie pracą, koszty i nie tylko. Oczywiście musisz wprowadzić dane, ale jeśli nie korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami w chmurze, najlepiej jest.

Szablon śledzenia zadań projektu

Innym sposobem na upewnienie się, że zadania przebiegają zgodnie z planem, jest skorzystanie z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań projektu dla programu Excel. Pozwala to porównać planowany wysiłek z faktycznym efektem, dzięki czemu można wykryć wszelkie anomalie i szybko je rozwiązać. To świetne narzędzie do zarządzania zadaniami, które może być również używane jako lista kontrolna zadań, śledzenie projektów i szablon analizy zadań.

Szablon grafiku

Kolejną ważną częścią fazy realizacji jest zarządzanie zespołem. Nasz bezpłatny szablon grafiku dla programu Excel pozwala śledzić ich czas pracy, obliczając koszt godzinowy, urlop i nadgodziny. Śledź, ile czasu spędzają na swoich zadaniach i uzyskaj inny widok projektu, aby pomóc Ci utrzymać go na bieżąco.

Korzystanie z ProjectManagera do realizacji projektu

Strategia i teoria zaprowadzą Cię tak daleko, jeśli chodzi o realizację: potrzebujesz odpowiednich narzędzi, aby zapewnić sukces Twojego planu projektu. ProjectManager posiada potężny zestaw narzędzi, które pomogą Ci zrealizować plan projektu.

Śledź wykonanie projektu w czasie rzeczywistym

Uzyskaj ogólny widok swojego projektu dzięki pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym. Nie jest wymagana konfiguracja, jak w przypadku innego lekkiego oprogramowania. Nasze narzędzie automatycznie zbiera i oblicza dane na żywo i wyświetla je na kolorowych wykresach. Zobacz sześć metryk projektu, które monitorują postęp i wydajność, od czasu i kosztów po obciążenie pracą i kondycję.

Efektywniej zarządzaj zadaniami

Pulpit nawigacyjny pozwala menedżerom monitorować projekt, a nasze narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają członkom zespołu wykonywać codzienne zadania. Nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie ma wiele widoków projektów, w tym widok listy, w którym członkowie zespołu mogą zobaczyć wszystkie przydzielone im zadania, priorytet zadania i termin. Aktualizowanie postępów, dodawanie komentarzy i załączanie plików zadań jest łatwe, dzięki czemu cała praca pozostaje skoncentrowana na projekcie. Przejrzystość jest kluczem do dobrego wykonania, a ProjectManager ma to w szranki.

Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci wdrożyć te strategie podczas realizacji projektu, jest ProjectManager. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz zobaczyć, co się dzieje, gdy się dzieje. Wypróbuj bezpłatnie dzięki 30-dniowej wersji próbnej.