Jak utworzyć dokument inicjujący projekt (szablon w zestawie)

Zanim zaczniesz projekt — nawet zanim będziesz mógł go zaplanować — musisz najpierw szczegółowo zdefiniować projekt. Pozwala to kierownikowi projektu uzyskać poparcie kluczowych interesariuszy projektu i upewnić się, że wszystkie badania zostały przeprowadzone, aby przejść do fazy planowania bez żadnych problemów.

Dlatego tak ważny jest dokument inicjujący projekt (PID). Aby zrozumieć dlaczego, zdefiniujmy ten termin i porównajmy go z inną dokumentacją projektową. Przyjrzymy się jego znaczeniu i sposobom tworzenia dokumentu inicjującego projekt, w tym wszystkich jego wielu elementów. Możesz nawet pobrać bezpłatny szablon dokumentu inicjującego projekt dla programu Word, który pomoże Ci rozpocząć.

Co to jest dokument inicjujący projekt (PID)?

Dokument inicjujący projekt (PID) służy do dokładnego zdefiniowania projektu. Jest podobny do karty projektu, ale bardziej dogłębny. Jest używany przede wszystkim w metodyce PRINCE2, która jest akronimem oznaczającym PRojects IN Controlled Environments. PID jest liniowy i oparty na procesach, dzieląc projekt na określone etapy i jest najczęściej używany w Wielkiej Brytanii.

Chociaż dokument inicjujący projekt jest ostatnią częścią fazy inicjowania projektu, można go traktować jako podstawę planu projektu, który pojawia się w następnym etapie. Pomaga również uzyskać poparcie dla projektu od jego kluczowych interesariuszy i informuje zespół projektowy o tym, co ma nadejść.

Dokument inicjujący projekt to żywy dokument, który jest często przeglądany i poprawiany w całym cyklu życia projektu. Rzeczy się zmieniają i te zmiany muszą znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie inicjującym projekt. Jest to niezwykle ważny dokument z tych i innych powodów, do których wkrótce przejdziemy.

Można go również uznać za broń startową w wyścigu o ukończenie projektu. Po wytyczeniu toru wraz z dokumentem inicjującym projekt potrzebny jest pojazd, aby skutecznie go przejechać. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które przekształca PID w praktyczny plan projektu. Nasz solidny wykres Gantta pomaga planować i planować zadania i zasoby w projekcie, łączyć wszystkie cztery rodzaje zależności między zadaniami, aby uniknąć kosztownych opóźnień, a nawet filtrować ścieżkę krytyczną w celu identyfikacji najważniejszych zadań. Gdy plan jest już gotowy, ustaw linię bazową, aby uchwycić planowany wysiłek i porównać go z rzeczywistym wysiłkiem w czasie rzeczywistym. Pomaga to utrzymać projekt zgodnie z harmonogramem i budżetem. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego tworzenie dokumentu inicjującego projekt jest ważne?

Jest tak wiele powodów, dla których dokument inicjujący projekt jest ważny. Jest to prawdopodobnie najważniejszy dokument projektowy tworzony w fazie inicjacji, ponieważ zawiera większość innych dokumentów projektowych z tej fazy. W ten sposób dokument inicjujący projekt zapewnia pełne zrozumienie projektu przed przedstawieniem go komitetowi sterującemu i poproszeniem o wsparcie finansowe.

Innym ważnym aspektem dokumentu inicjującego projekt jest to, że stanowi on podstawę. Zarówno zarząd projektu, jak i kierownik projektu mogą się do niego odwoływać i śledzić swoje postępy. Robią to, zbierając dane dotyczące rzeczywistego procesu i porównując je z dokumentem inicjującym projekt. Może również pomóc zidentyfikować problemy, które mogą się pojawić i wpłynąć na zakres, koszt lub czas projektu.

Dokument inicjujący projekt jest również doskonałym narzędziem do szybkiego informowania nowych członków projektu. W jednym miejscu mogą dowiedzieć się wszystkiego, co powinni wiedzieć o projekcie, na przykład o jego przyczynach, uzasadnieniu biznesowym, ryzyku, sposobie zarządzania i nie tylko.

Co powinno znaleźć się w dokumencie inicjującym projekt?

Dużo rozmawialiśmy o tym, czym jest dokument inicjujący projekt i dlaczego jest ważny, ale nie omówiliśmy jeszcze szczegółowo, co zawiera. To może być najważniejsza część naszej dyskusji. W tym miejscu omówimy różne sekcje dokumentu inicjującego projekt i ich działanie.

Definicja projektu

Na początek dokument inicjujący projekt krótko podsumowuje projekt i przechodzi do krótkiego opisu następujących elementów.

• Cel: Powód projektu, czy to nowy produkt, wypełnienie niszy rynkowej itp.
• Cele i cele: Zdefiniuj cele, długoterminowe wyniki i cele, krótkoterminowe wyniki projektu.
• Kryteria sukcesu: wyjaśnij, w jaki sposób będziesz mierzyć projekt, aby określić, czy odniesie sukces, czy nie.
• Założenia i ograniczenia: wypisz, co zakładasz, że jest prawdą i co udowodniłeś, jeśli chodzi o to, co może wpłynąć na projekt.

Sprawa biznesowa

Uzasadnienie biznesowe jest dokumentem uzasadniającym projekt. Jest podobny do tego, co omówiono w definicji projektu, ale zawiera więcej szczegółów. Określi takie rzeczy, jak korzyści z projektu, jego koszt i ryzyko itp.

Zakres projektu

Tutaj nakreślisz wszystko, co należy zrobić, aby ukończyć projekt, w tym zdefiniować jego cele, ograniczenia i zarządzanie przepływem pracy.

Budżet projektu

Tutaj dokonasz możliwie najdokładniejszego oszacowania kosztów projektu. Odbywa się to za pomocą wielu różnych technik, ponieważ chcesz być jak najbliżej rzeczywistych kosztów, aby uniknąć utraty pieniędzy. Dlatego skorzystaj z opinii ekspertów, danych historycznych i podziel projekt na zadania oraz oszacuj koszty związane z tymi zadaniami, aby uzyskać swój budżet.

Oś czasu projektu

Posiadanie listy wszystkich wyników, działań i zadań pomoże Ci zaplanować projekt. Każde zadanie powinno mieć datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Następnie będziesz chciał umieścić zadania na wizualnej osi czasu, aby zobaczyć cały projekt na jednej stronie.

Powiązane: 12 najlepszych szablonów planowania projektów dla programu Excel

Podział projektu

Aby uniknąć przypadkowego przeoczenia zadania na osi czasu projektu, użyj struktury podziału pracy. Jest to hierarchiczny wykres drzewa z ostatecznym rezultatem na górze i wszystkimi innymi rezultatami, które cię tam prowadzą, rozgałęziając się stamtąd. Znajomość wszystkich produktów dostarczanych pomoże ci określić wszystkie zadania niezbędne do ich wytworzenia.

Plan zasobów

Zasoby to wszystko, czego potrzebujesz do realizacji projektu, w tym zespół, sprzęt, materiały itp. Ten dokument zawiera listę wszystkich tych zasobów, ile potrzebujesz każdego z nich i kiedy będziesz ich potrzebować. Wysiłki te będą skoordynowane tak, aby były jak najbardziej efektywne.

Plan ryzyka

Ryzyko jest nieodłącznym elementem wszystkich projektów, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, i należy je uwzględnić. Plan ryzyka określi te ryzyka i co z nimi zrobić, jeśli staną się one problemami w projekcie. Będziesz chciał wyznaczyć członka zespołu, aby na nie odpowiedział i ustalił priorytet, wpływ i prawdopodobieństwo wystąpienia.

Plan zarządzania zmianą

Zmiana to kolejna dana w projekcie, w której wchodzi w grę plan zarządzania zmianą. Tworzy proces zarządzania tymi zmianami, aby można je było przeglądać i zatwierdzać lub odrzucać. Jeśli zostanie zatwierdzony, plan będzie również wyszczególniał, w jaki sposób zmiana zostanie zakomunikowana i wdrożona w projekcie.

Role i obowiązki zespołu projektowego

Dokument ten określi role i obowiązki wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Wyjaśni również, komu należy się zgłosić i kto w zespole odpowie na wszelkie pytania członka zespołu. Zostanie to jasno zakomunikowane wszystkim przed rozpoczęciem projektu.

Kontrola projektu

Aby projekty przebiegały zgodnie z harmonogramem, menedżerowie muszą monitorować ich postępy i wyniki. Kontrole projektu są stosowane w celu zapewnienia, że ​​projekt jest zgodny z planem i budżetem, działa zgodnie z oczekiwaniami i spełnia standardy jakości.

Plan komunikacji

Zainteresowane strony muszą być na bieżąco informowane, ale nie muszą wchodzić w gąszcz projektu. Plan komunikacji określa, kto co musi wiedzieć, jak często powinien być aktualizowany i jaki jest jego preferowany sposób pozyskiwania danych. Plan komunikacji może również obejmować informowanie wszystkich członków zespołu projektowego.

Szablon dokumentu inicjującego projekt

Aby nie trzeba było tworzyć go od podstaw, dołączyliśmy bezpłatny szablon dokumentu inicjującego projekt dla programu Word. Przedstawia wszystkie różne sekcje, które zdefiniowaliśmy powyżej, i jest w pełni konfigurowalny, dzięki czemu możesz dodawać lub usuwać sekcje według własnego uznania. Dołączenie całej dokumentacji pomocniczej sprawi, że ten bezpłatny szablon inicjowania projektu będzie nieoceniony.

Dokument inicjujący projekt a plan projektu

Dokument inicjujący projekt może brzmieć jak plan projektu. Jak zobaczymy, gdy podzielimy to na różne komponenty, niektóre elementy są takie same. Na przykład oba będą miały harmonogram projektu, będą zajmować się zasobami i budżetem. Ale chociaż oba są podobne, nie są takie same.

Po pierwsze, dokument inicjujący projekt jest bardziej ogólny niż plan projektu. Plan projektu jest specjalnie zaprojektowany, aby nakreślić kroki, które zajmą projekt od początku do końca, czego wynikiem będzie produkt końcowy. Jest używany bardziej jako mapa drogowa, podczas gdy dokument inicjujący projekt jest szczegółowym przeglądem całego projektu, w tym powodu jego istnienia.

Inną różnicą między dokumentem inicjującym projekt a planem projektu jest to, że PID jest częścią PRINCE2. Jest mało prawdopodobne, aby znaleźć taką dokumentację w projekcie prowadzonym przez inną metodologię. Podejście kaskadowe miałoby podobny dokument, ale nazywa go kartą projektu, która obejmuje większość tego samego terenu.

Dokument inicjujący projekt a zarys projektu

Zarys projektu jest podobny do dokumentu inicjującego projekt pod względem zakresu, ale znowu różni się pod względem szczegółów. O ile PID otrzymuje informacje od komitetu sterującego, który podejmie decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu projektu, o tyle brief projektowy to krótki opis kluczowych elementów projektu.

Kierownik projektu lub kierownik projektu tworzy dokument inicjujący projekt. Zwykle rozpoczynają tworzenie PID po sporządzeniu i uzgodnieniu założeń projektu. W pewnym sensie inicjuje dokument inicjujący projekt. Pozwala to uniknąć konieczności wykonywania wielu szczegółowych prac, które są odrzucane przez zespół projektowy lub interesariuszy.

ProjectManager pomaga zarządzać projektem

Szablony są świetne, ale są statycznymi dokumentami, które wymagają ręcznych aktualizacji. Kiedy zarządzasz projektem, oczekujesz wydajności. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia wszystkie funkcje potrzebne do przejścia od fazy początkowej projektu do jego realizacji, monitorowania i kontroli. Nasze nieograniczone przechowywanie plików zapewnia centralne centrum do przechowywania wszystkich pomocniczych dokumentów projektowych z dokumentu inicjującego projekt, dzięki czemu są one zawsze pod ręką. Ale to dopiero początek tego, co nasze oprogramowanie może dla Ciebie zrobić.

Monitoruj swój projekt za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Po wykonaniu projektu menedżerowie są głęboko zaangażowani w monitorowanie i kontrolowanie projektu, aby upewnić się, że jest on zgodny z harmonogramem i budżetem projektu. Pulpity nawigacyjne projektów w czasie rzeczywistym zapewniają ogólny przegląd postępów i wydajności projektów. Przechwytują dane w czasie rzeczywistym i wyświetlają je na łatwych do odczytania wykresach i wykresach, które pokazują czas, koszt, obciążenie pracą i inne. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi nie wymaga konfiguracji. Jest gotowy, kiedy jesteś.

Utrzymuj produktywność zespołów dzięki funkcjom zarządzania zasobami

Jednym ze sposobów upewnienia się, że trzymasz się kursu, jest zarządzanie zasobami. Twoim najważniejszym zasobem jest oczywiście zespół projektowy. Możesz zapisać ich dostępność, w tym PTO i święta globalne, aby ułatwić przydzielanie im zadań. Następnie skorzystaj z oznaczonego kolorami wykresu obciążenia pracą, aby upewnić się, że nikt nie jest nadmiernie przydzielony. Jeśli tak jest, po prostu przenieś zasoby bezpośrednio z wykresu, aby zrównoważyć ich obciążenie pracą i utrzymać wydajność i produktywność.

Istnieje wiele innych funkcji, które pomagają w zarządzaniu zadaniami, takie jak wiele widoków projektów, które umożliwiają członkom zespołu pracę z wybranymi przez nich narzędziami, oraz funkcje zarządzania ryzykiem, które identyfikują i śledzą problemy, dopóki nie zostaną złagodzone. Zautomatyzowane przepływy pracy zwiększają wydajność, a ustawienia zatwierdzania zadań zapewniają dostarczanie wyłącznie wysokiej jakości. Dokument inicjatywy projektowej konfiguruje projekt, aby odnieść sukces, a ProjectManager upewnia się, że tak się stanie.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które łączy zespoły bez względu na to, gdzie się znajdują i kiedy pracują. Udostępniaj pliki, komentuj na poziomie zadania i nie tylko, aby wspierać lepszą współpracę. Dołącz do zespołów w firmach takich jak Avis, Nestle i Siemens, które używają naszego oprogramowania do skutecznej realizacji projektów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.