Inicjacja projektu: jak dobrze rozpocząć projekt

Wielkie projekty często zaczynają się od wielkich nadziei i oczekiwań. Ale jeśli faza inicjacji projektu nie powiedzie się, projekt może zboczyć z kursu i doprowadzić do katastrofy. Musisz od samego początku zakotwiczyć swój projekt, zapewniając mu strukturę. Pomysłów jest mnóstwo, ale posiadanie planu projektu i jego realizacja pozwala urzeczywistnić te nadzieje i pomysły.

Oczywiście istnieją inne fazy zarządzania projektami, ale inicjacja projektu jest pierwszym i często najważniejszym krokiem. Dzięki silnej fazie inicjowania projektu jesteś na najlepszej drodze do ukończenia projektu na czas iw ramach budżetu.

Co to jest inicjacja projektu?

Inicjacja projektu jest pierwszą fazą cyklu życia projektu. W tym momencie identyfikowana jest szansa lub powód dla projektu i opracowywany jest projekt, który ma wykorzystać tę okazję. Na tym etapie projekty są zatwierdzane lub odrzucane przez kluczowych interesariuszy, więc konieczne będzie przeprowadzenie studiów wykonalności i analizy kosztów i korzyści, aby upewnić się, że projekt ma wartość biznesową.

Inicjowanie projektu to pracowita faza projektu, w której trzeba przeprowadzić wiele planowania i badań, aby pomysł na projekt stał się rzeczywistością. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje wiele widoków projektów, takich jak wykresy Gantta, tablice Kanban i pulpity nawigacyjne projektów, dzięki czemu można śledzić ryzyko, zadania, czas i zasoby.

Jakie znaczenie ma faza inicjowania projektu?

Faza inicjowania projektu jest ważna z kilku powodów. Głównym powodem jest to, że na tym etapie kierownicy projektów gromadzą zespół projektowy i tworzą dokumentację projektową, aby przekonać interesariuszy o wartości projektu. Gdy ci interesariusze projektu zdecydują się kontynuować projekt, zespół zarządzający projektem może kontynuować fazy planowania projektu, realizacji projektu i monitorowania projektu, aż do zakończenia projektu. Projekty po prostu nie mogą się rozpocząć bez odpowiedniej fazy inicjacji zarządzania projektami.

Dokumentacja rozpoczęcia projektu

Jak wspomniano, dokumentacja inicjująca projekt pomaga projektom przejść od koncepcji do rzeczywistości. Oto najczęściej używane dokumenty inicjujące projekt, które pomogą Ci podkreślić korzyści płynące z Twojego projektu i zbudować podstawy planu projektu.

Na tym etapie zbierany jest zespół i tworzone jest uzasadnienie biznesowe w celu szczegółowego zdefiniowania projektu.

Sprawa biznesowa

Uzasadnienie biznesowe służy do wyjaśnienia powodu rozpoczęcia projektu. Przypadek biznesowy pokazuje, w jaki sposób wykorzystanie zasobów finansowych i innych wspiera potrzeby firmy. Uzasadnienie biznesowe będzie można dostosować, dopasowując je do rozmiaru i ryzyka propozycji projektu, ale strukturalnie będzie ono takie samo we wszystkich projektach. Nie zajmuje się kwestiami technicznymi, ale biznesowymi aspektami projektu i musi być kompleksowy.

W idealnej sytuacji uzasadnienie biznesowe powinno być łatwe do zrozumienia, logiczne i trafne. Kluczowe aspekty należy śledzić, mierzyć i uzasadniać. Musi również istnieć odpowiedzialność i zaangażowanie za dostawę i związane z tym koszty.

Struktura uzasadnienia biznesowego powinna wyglądać następująco:

• Przedmowa
• Spis treści
• Odprawa kierownicza, która zawiera informacje o tym, czym jest projekt, jakie będą wyniki tego projektu i dlaczego należy go podjąć
• Wprowadzenie wyjaśniające czynniki biznesowe, zakres projektu i finanse
• Wstępne oszacowanie kosztów, takie jak przybliżony rząd wielkości
• Analiza z założeniami i jakie będą koszty i korzyści, w tym ryzyko
• Podsumowanie wskazujące, jakie będą kolejne kroki
• Załącznik

Karta Projektu

Karta projektu określa cel projektu oraz sposób jego struktury i wykonania. W nim szczegółowo opisano wizję, cele, zakres i rezultaty projektu. Opisano również obowiązki zespołu projektowego i interesariuszy.

Ten kolejny krok pomaga jasno określić wizję i cele projektu. Definiuje zakres projektu i wymienia rezultaty.

Karta projektu zawiera również listę ról i obowiązków zespołu projektowego oraz określa klientów i interesariuszy projektu. W tym momencie projekt jest organizowany strukturalnie, dokumentuje plan projektu i wymienia wszystkie ryzyka, problemy i założenia.

Czarter zespołu

Karta zespołu jest podobna do karty projektu, tyle że koncentruje się na rolach i obowiązkach zespołu projektowego. Głównym celem tego dokumentu jest pomoc zespołom w lepszym zrozumieniu, w jaki sposób mogą współpracować, aby osiągnąć swoje cele.

Dokument inicjujący projekt (PID)

Dokument inicjujący projekt jest używany podczas zarządzania projektami w ramach PRINCE2. Dokument inicjujący projekt służy do definiowania elementów projektu, które wymagają zatwierdzenia przez interesariuszy, takich jak uzasadnienie biznesowe, zakres, ryzyko, kryteria sukcesu i inne ważne aspekty inicjowania projektu.

Kluczowe etapy fazy inicjowania projektu

Jak wspomniano powyżej, fazę inicjowania projektu można podzielić na kilka prostych kroków. Oto 5 kroków inicjowania projektu, aby rozpocząć większość projektów. Możesz dostosować ten proces inicjowania projektu, aby lepiej odpowiadał potrzebom Twojego zespołu.

1. Utwórz dokumenty inicjujące projekt

Jak stwierdzono powyżej, dokumenty inicjujące projekt są jednym z głównych rezultatów tej fazy. Dzięki karcie projektu, uzasadnieniu biznesowemu, dokumentowi inicjującemu projekt i innej dokumentacji wspierającej projekt, ustawiasz swój projekt na sukces.

2. Przeprowadź studium wykonalności

Po zatwierdzeniu uzasadnienia biznesowego następnym krokiem jest sporządzenie studium wykonalności, które dokumentuje potencjalne rozwiązania szansy lub problemu biznesowego, który projekt ma rozwiązać. Kieruje cię na właściwy sposób podejścia do projektu.

Studium wykonalności bada możliwości i dokumentuje, co jest wymagane do ukończenia udanego projektu. Zidentyfikuje również wszelkie inne rozwiązania, jeśli są dostępne. Zagrożenia i problemy są nakreślone w tym momencie, a także proponowane rozwiązania dla każdego z nich, jeśli wystąpią.

3. Zbierz zespół projektowy

Projekt nie może zostać zainicjowany bez zespołu: jest to kluczowa część rozwoju projektu. Następnie przedstawiamy opisy stanowisk dla osób, które będą realizować plan projektu, w tym ich cele i obowiązki.

Tworzenie zespołu projektowego wymaga jak najdokładniejszego zdefiniowania ról każdego członka, aby praca przebiegała płynnie. Rozpocznij od wyszczególnienia wszystkich obowiązków związanych z danym stanowiskiem i tego, komu osoba na tym stanowisku będzie podlegać.

Pomocne może być sporządzenie szczegółowego schematu organizacyjnego. Wymieniając umiejętności i doświadczenie potrzebne na każdym stanowisku, łatwiej jest obsadzić to stanowisko. Warto również zauważyć, czy wymagane są jakieś kwalifikacje. Oczywiście należy również określić kryterium wydajności, wynagrodzenie i warunki pracy.

4. Uzyskaj zatwierdzenie fazy inicjowania projektu

Przejrzyj dokumenty inicjujące projekt, aby upewnić się, że nie pominięto żadnych kroków, zanim poprosisz interesariuszy o zatwierdzenie. Ważne jest również, aby przejrzeć zidentyfikowane zagrożenia i sprawdzić, czy czegoś nie brakuje. Sprawdź, czy zmieniły się Twoje założenia i ograniczenia, zanim przejdziesz do kolejnego etapu.

Tylko poprzez właściwe rozpoczęcie projektu można go pomyślnie zakończyć. Przeprowadzając gruntowną fazę inicjacji projektu, jasno określasz zakres i budujesz świetny zespół, który doprowadzi ten projekt do pomyślnego zakończenia.

5. Przygotuj swój zespół na spotkanie otwierające projekt

Po zatwierdzeniu karty projektu konieczne będzie spotkanie inauguracyjne projektu z zespołem projektowym i klientem projektu. Podczas tego spotkania inauguracyjnego zostaną ustalone wspólne cele i oczekiwania dotyczące między innymi zakresu projektu, harmonogramu i rezultatów. Gwarantuje to płynne przejście do fazy planowania i realizacji projektu.

6. Skonfiguruj Biuro Zarządzania Projektami (PMO)

Biuro zarządzania projektami to fizyczna przestrzeń w biurze lub miejscu pracy, w której kierownik projektu i personel pomocniczy znajdują się podczas projektu. Mieści infrastrukturę komunikacyjną i wszelką technologię potrzebną do projektu.

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest ustalenie, gdzie powinno znajdować się biuro projektu, a następnie upewnienie się, że infrastruktura jest odpowiednio skonfigurowana z odpowiednimi narzędziami i sprzętem PMO.

Teraz nadszedł czas, aby nakreślić role i obowiązki osób w biurze projektowym oraz określić odpowiednie standardy i procesy. W tym momencie biuro projektowe może świadczyć usługi dla powierzonych mu projektów.

Szablony zarządzania projektami pomocne w fazie inicjowania projektu

Stworzyliśmy dziesiątki szablonów zarządzania projektami, które pomogą Ci zaoszczędzić czas podczas tworzenia dokumentacji inicjującej projekt. Oto kilka z nich.

Szablon przypadku biznesowego

Uzasadnienie biznesowe jest jednym z głównych narzędzi pokazujących interesariuszom projektu, że korzyści z projektu przewyższają potencjalne ryzyko lub ograniczenia. Dobre uzasadnienie biznesowe ma fundamentalne znaczenie dla przejścia projektów od pomysłu do realizacji.

Szablon Karty Projektu

Karta projektu to pierwszy krok w kierunku stworzenia w pełni opracowanego planu zarządzania projektem. Ten szablon pomaga zebrać ważne informacje, aby łatwo utworzyć kartę projektu.

Wzór Karty Zespołu

Karta zespołu pomaga kierownikom projektów zapewnić członkom zespołu jasność co do struktury zespołu oraz ich ról i obowiązków, co jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu zespołem.

Szablon mapy drogowej projektu

Ten szablon mapy drogowej projektu ułatwia tworzenie wizualnej osi czasu, którą można dołączyć jako część dokumentów inicjujących projekt. Jest to prosty sposób na szybkie udostępnienie osi czasu projektu z widoku wysokiego poziomu.

Korzystanie z ProjectManager poza inicjacją projektu

Po zakończeniu fazy inicjowania projektu nadszedł czas na sporządzenie planu projektu. Wypróbuj ProjectManager, nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami. Będziesz mieć dostęp do zestawu zaawansowanych narzędzi, które pomogą Ci planować, śledzić i raportować projekty.

Wykresy Gantta dla planów

Skorzystaj z naszych internetowych wykresów Gantta, aby przenieść swój projekt z fazy początkowej do fazy planowania. Zaplanuj swoje zadania i połącz zadania, które mają zależności. Ustalaj terminy i przydzielaj zadania członkom zespołu, aby każdy znał swoje obowiązki w projekcie. Możesz nawet dodawać komentarze i załączniki do zadań, aby członkowie zespołu mieli wszystko, czego potrzebują, aby rozpocząć.

Narzędzia do zarządzania zasobami, aby utrzymać projekt na właściwej drodze

Jeśli członek zespołu jest chory lub przeciążony, menedżerowie mają nawet możliwość zmiany przydziału zadań i redystrybucji obciążenia jednym kliknięciem za pomocą naszych narzędzi do zarządzania zasobami. Te zaawansowane funkcje pomagają zapewnić, że cała praca wykonana w fazach inicjacji przyniesie owoce.

powiązana zawartość

• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami na rok 2023
• Przewodnik zarządzania projektami
• Grupy procesów zarządzania projektami: krótki przewodnik
• Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami: czas, zakres i koszt
• 10 obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK)

Jest wiele do zaplanowania i monitorowania podczas inicjowania projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami online, takie jak ProjectManager, oferuje narzędzia do planowania i śledzenia, takie jak wykresy Gantta, pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym i listy zadań do zarządzania projektem od rozpoczęcia do zamknięcia. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc Ci w Twoich projektach, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.